Rechnungsvorlagen

Kostenlose Vorlage für Rechnungen für Word, Excel und PDF

Mithilfe unserer Rechnungsvorlagen für Word, Excel oder als PDF kannst du im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, die allen rechtlichen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entspricht.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Damit eine Rechnung vollständig ist (und somit auch deine Kunden und Kundinnen gegebenenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt), ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Welche Punkte hier genau abgebildet werden müssen, ist per Gesetz über § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG geregelt. Die folgenden Vorschriften beziehen sich auf Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro brutto. Für Kleinbetragsrechnungen unter dieser Grenze gelten andere Regelungen.

Rechnungen, die du erstellst, müssen folgende Angaben enthalten:

 
• den Namen und die Anschrift des ausstellenden bzw. leistenden Unternehmens
• ‍Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
• deine Steuernummer und/oder USt.-Identifikationsnummer
• ‍das Ausstellungsdatum des Dokuments
• die Rechnungsnummer (fortlaufend)
• die Menge der gekauften Produkte bzw. der Art der Leistungen (inklusive Umfang)
• den genauen Zeitpunkt der Lieferung bzw. der erbrachten Leistung
• den verwendeten Steuersatz
• ‍eventuelle Rabatte
• ‍die Gesamtsumme und die Summe des Steuerbetrages
• eventuell Angaben zur Steuerschuld des jeweiligen Adressaten

Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen der Rechnung mit und der Rechnung ohne Umsatzsteuer zu unterscheiden. Letzteres ist zum Beispiel der Fall, wenn die Kleinunternehmerregelung zum Einsatz kommt. Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe. Du musst also auf deiner Rechnung nicht zwingend ein Zahlungsziel angeben.

Rechnung nach Vorlage einfach und rechtssicher schreiben

Anleitung zum Ausfüllen:

1. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers bzw. der Empfängerin an.  
2. Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
   • Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbaren System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen, nicht bei null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten, zum Beispiel: 06/2022-1321 (Monat/Jahr/Nummer).
   • Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
   • Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder des Erbringens der Leistung.
3. Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen oder Konditionen.
4. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext: In diesen kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.  
5. Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an: Die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen ebenfalls angegeben werden.
6. Unter den Positionen hast du Platz für deine Signatur und einen Hinweis, beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist. Das Zahlungsziel ist allerdings keine Pflichtangabe.
7. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext: Dort trägst du noch mal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN oder Kontonummer, BIC oder Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin.
8. Vorlage speichern oder ausdrucken: Zum Verschicken per E-Mail die Rechnungsvorlage als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.  

Rechnungsvorlagen für individuelle Bedürfnisse

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• Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer (in der Regel für Kleinunternehmer!)
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