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Rechtssicher Rechnungen erstellen & versenden!

Rechnungsvorlagen sind nicht GoBD-konform, daher empfiehlt sich ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevDesk mit dem du nur in wenigen Klicks Rechnungen schreiben und direkt versenden kannst!

Mehr zum Rechnungsprogramm
Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 22, 2022

Rechnungsvorlagen

Rechnungen schreiben kann mit jeder Menge Aufwand verbunden sein: Stimmen die Pflichtangaben wie Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum, ist der Rechnungsbetrag korrekt und ist der Steuerbetrag eigentlich UStG-konform ausgewiesen?

Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Word oder Excel helfen dir dabei, korrekte Rechnungen zu erstellen. Worauf du bei Musterrechnungen achten musst, erfährst du nachfolgend: 

Kostenlose Vorlage für Rechnungen für Word, Excel und PDF

Mithilfe unserer Rechnungsvorlagen für Word, Excel oder als PDF kannst du im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, die allen rechtlichen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entspricht.

Beachte die GoBD:

Geschäftsunterlagen, die mit Word oder Excel erstellt werden, sind nicht GoBD-konform – hierfür empfehlen wir dir eine Rechnungssoftware wie sevDesk. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur GoBD.

Zum Rechnungsprogramm

Pflichtangaben auf der Rechnung

Damit eine Rechnung vollständig ist (und somit auch deine Kunden und Kundinnen gegebenenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt), ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Welche Punkte hier genau abgebildet werden müssen, ist per Gesetz über § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG geregelt. Die folgenden Vorschriften beziehen sich auf Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro brutto. Für Kleinbetragsrechnungen unter dieser Grenze gelten andere Regelungen.

Rechnungen, die du erstellst, müssen folgende Angaben enthalten:

  • den Namen und die Anschrift des ausstellenden bzw. leistenden Unternehmens
  • Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
  • deine Steuernummer und/oder USt.-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum des Dokuments
  • die Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • die Menge der gekauften Produkte bzw. der Art der Leistungen (inklusive Umfang)
  • den genauen Zeitpunkt der Lieferung bzw. der erbrachten Leistung
  • den verwendeten Steuersatz
  • eventuelle Rabatte
  • die Gesamtsumme und die Summe des Steuerbetrages
  • eventuell Angaben zur Steuerschuld des jeweiligen Adressaten

Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen der Rechnung mit und der Rechnung ohne Umsatzsteuer zu unterscheiden. Letzteres ist zum Beispiel der Fall, wenn die Kleinunternehmerregelung zum Einsatz kommt. Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe. Du musst also auf deiner Rechnung nicht zwingend ein Zahlungsziel angeben.

Tipps zur Rechnungserstellung

Über alle verpflichtenden Bestandteile von Rechnungen kannst du dich auch in unserem dazugehörigen Ratgeberartikel zu Pflichtangaben in einer Rechnung und zum richtigen Schreiben einer Rechnung informieren.

Zum Ratgeber Rechnungen schreiben

Rechnung nach Vorlage einfach und rechtssicher schreiben

Rechnungsvorlage-sevDesk
Kostenlose Rechnungsvorlage zum Herunterladen

Anleitung zum Ausfüllen:

  1. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers bzw. der Empfängerin an.

  2. Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:

  3. Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbaren System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen, nicht bei null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten, zum Beispiel: 06/2022-1321 (Monat/Jahr/Nummer).Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
    Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder des Erbringens der Leistung.

  4. Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen oder Konditionen.

  5. Unter dem Betreff ist Platz für einenKopftext: In diesen kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.

  6. Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an: Die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen ebenfalls angegeben werden.

  7. Unter den Positionen hast du Platz für deine Signatur und einen Hinweis, beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist. Das Zahlungsziel ist allerdings keine Pflichtangabe.

  8. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext: Dort trägst du noch mal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN oder Kontonummer, BIC oder Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin.

  9. Vorlage speichern oder ausdrucken: Zum Verschicken per E-Mail die Rechnungsvorlage als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Rechnungsvorlagen für individuelle Bedürfnisse

Weitere Rechnungsvorlagen in der Übersicht

Kleinbetragsrechnung Muster

Eine Kleinbetragsrechnung erstellst du ohne Probleme mit unserem Kleinbetragsrechnung Muster.

Stornorechnung Muster

Du möchstest eine Rechnung stornieren? Dann verwende dieses kostenlose Stornorechnung Muster!

Rechnungskorrektur Muster

Falls sich ein Fehler in deiner Rechnung findet, kannst du auf unser Rechnungskorrektur Muster zurückgreifen.

Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer kannst du mit unserer Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer erstellen.

Sponsoring Rechnungsvorlage

Egal, ob du eine Sponsoring Rechnung als Privatperson oder als Gewerbetreibender stellst, eine Sponsoring Rechnungsvorlage unterstützt dich bei der Rechnungsstellung!

Proformarechnung Vorlage

Erstelle eine Proformarechnung mit unserer kostenlosen Vorlage für Word und Excel!

Rechnungsvorlage mit Differenzbesteuerung

Bei der Differenzbesteuerung Rechnung musst du beachten, dass du die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweist. Diese Vorlage hilft dir dabei!

Rechnungsvorlagen für Projekte

Du planst größere Projekte? Diese Vorlagen helfen dir:

Anzahlungsrechung Muster

Vermeide Zahlungsausfälle bei längeren Aufträgen und verwende dieses Anzahlungsrechnung Muster!

Abschlagsrechnung Muster

Für eine Abschlagszahlung kannst du dieses Abschlagsrechnung Muster verwenden, wenn du einen Teil einer Gesamtrechnung darstellen willst.

Akontorechnung Muster

Du willst von deinen Kunden eine Vorauszahlung erhalten? Dann verwende dieses Akontorechnung Muster! 

Pauschalrechnung Muster

Du hast viele Aufträge mit Pauschalpreisen? Dann nutze unser Pauschalrechnung Muster!

Schlussrechnung Muster

Für den Abschluss vieler Leistungen suchst du ein Schlussrechnung Muster? Dann nutze diese Vorlage mit allen Angaben!

Sammelrechnung Muster

Du hast mehrere Aufträge eines Kunden? Nutze unser Sammelrechnung Muster für Word und Excel!

Du willst mehr zu den Rechnungsarten wissen?

Je nach Rechnungsart unterscheiden sich auch die nötigen Pflichtangaben, die die Rechnung enthalten sollte. Erfahre in unserem Ratgeber alles rund um Abschlagsrechnungen, Pauschalrechnungen, Teilrechnungen und vielem mehr!

Zum Ratgeber Rechnungsarten

Rechnungsvorlagen für deine Rechtsform

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Wenn du Rechnungen erstellen willst, die die Kleinunternehmerregelung berücksichtigen, dann ist unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen das Richtige für dich.

Rechnungsvorlage für Freiberufler

Du arbeitest als Freiberufler oder Freiberuflerin? Dann lade dir unsere Rechnungsvorlage für Freiberufler herunter!

Honorarrechnung Muster

In einem freien Beruf musst du eine Honorarrechnung ausstellen, wofür du diese Vorlage verwenden kannst!

Privatrechnung Vorlage

Als Privatperson kannst du unsere Rechnungsvorlage für Privatpersonen verwenden.

Du bist Freiberufler oder Kleinunternehmer?

Die korrekte Rechnungsstellung ist Teil deiner Buchhaltung, daher ist es besonders wichtig, dass diese gesetzeskonform ist. Unser Rechnungsprogramm für Freiberufler unterstützt dich dabei & entspricht den GoBD Teste es jetzt kostenlos!

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Rechnungsvorlagen für deine Branche

Rechnungsvorlage für Handwerker

Arbeitest du als Handwerker oder Handwerkerin? Dann nutze unsere spezielle Rechnungsvorlage für Handwerker.

Rechnungsvorlage für Fotografen

Als Fotografin oder Fotograf kannst du unsere Rechnungsvorlage für Fotografen herunterladen.

Rechnungsvorlage für Musiker

Als Musiker kannst du diese Vorlage mit allen notwendigen Angaben herunterladen.

Rechnungsvorlage für die Gastronomie

Diese Rechnungsvorlage für die Gastronomie enthält alles Wichtige für deine Rechnungsstellung.

Dolmetscher Rechnungsmuster

Mit diesem Dolmetscher Rechnungsmuster sparst du Zeit beim Schreiben von Rechnungen.

Rechnungsvorlagen für das Ausland

Du hast Kunden im Ausland? Dann helfen dir:

Reverse Charge Rechnungsvorlage

Für das Reverse Charge Verfahren ist ein Hinweis auf der Rechnung nötig, den die Reverse Charge Rechnungsvorlage bereits enthält.

Rechnungsvorlage in Englisch

Englischsprachige Kundinnen und Kunden wissen es zu schätzen, wenn du unsere Rechnungsvorlage auf Englisch zur Rechnungsstellung nutzt.

Muster für Rechnung in die Schweiz

Du hast einen Auftraggeber aus der Schweiz und musst eine Rechnung in die Schweiz stellen? Nutze dieses Muster für Rechnungen in die Schweiz!

Handelsrechnung Muster

Du lieferst Waren an Kunden außerhalb der Europäischen Union? Nutze unser Handelsrechnung Muster!

Du suchst eine zeitsparende & professionelle Alternative zu Rechnungsvorlagen?

Erstelle deine Rechnungen mit einer Faktura-Software wie sevDesk – rechtssicher und GOBD-konform!

Mit wenigen Klicks stellst du Rechnungen aus und sendest sie direkt aus der Rechnungssoftware von überall zu deinen Kundinnen und Kunden – einer der vielen Vorteile, eines Online Rechnungsprogramms.

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rechnungen schreiben in sevDesk
Rechnungsstellung mit sevDesk

Die Rechnungsstellung wird durch unsere Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer auch bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung erleichtert. Der Steuerbetrag wird nicht berechnet und ein entsprechender Hinweis ist automatisch auf der erstellten Rechnung zu finden.

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