Rechnung falsch ausgestellt
Im Unternehmensalltag kann es vorkommen, dass Leistungsempfänger oder Leistungsempfängerinnen eine falsch ausgestellte Rechnung erhalten. Wir zeigen dir in diesem Artikel typische Fehler bei der Rechnungserstellung. Erfahre zudem, wann du als Rechnungssteller oder Rechnungsstellerin eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung brauchst und welche Folgen bei einer falsch ausgestellten Rechnung drohen.
Wann eine Rechnung falsch ausgestellt ist
Bei der Bezeichnung „falsch ausgestellte Rechnung“ denken viele Verbraucher und Verbraucherinnen klassischerweise an einen falschen Rechnungsbetrag. Hierbei handelt es sich jedoch nur um eine der vielen möglichen Fehlerquellen. Denn abgesehen von Summen, die zum Beispiel falsch zusammengezählt wurden, kann eine Rechnung auch aus anderen Gründen fehlerhaft sein. Schon eine vergessene Pflichtangabe wie die Rechnungsnummer oder ein falscher Steuerausweis reicht dafür aus.
Mängel, die dazu führen, dass eine Rechnung als fehlerhaft und nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt angesehen wird, sind meist im UStG vorgeschriebene und vergessene Pflichtangaben, wie zum Beispiel:
- unvollständige Adressangaben des Rechnungsausstellers oder der Rechnungsausstellerin
- unvollständige Adressangaben des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin
- eine fehlende Umsatzsteuer ID bzw. Steuernummer
- ein fehlendes Rechnungsdatum (das Rechnungsdatum gleicht dem Ausstellungsdatum der Rechnung)
- eine fehlende Rechnungsnummer
- falsche oder unzureichende Beschreibungen der Produkte bzw. Dienstleistungen
- ein fehlender Lieferzeitraum
- rechnerische Fehler (auch mit Hinblick auf gegebenenfalls vorher vereinbarte Ermäßigungen)
- eine falscher Steuerausweis bzw. eine falsche USt.-Angabe
Das musst du tun, wenn die Rechnung falsch ausgestellt wurde
Je nachdem, ob eine Rechnung gerade erstellt oder versendet wurde oder bereits verbucht und bezahlt worden ist, unterscheidet sich das Vorgehen. Bei einer noch nicht versendeten Rechnung kannst du als Rechnungssteller oder Rechnungsstellerin einfach eine Rechnungskorrektur vornehmen.
Wurde die Rechnung schon bezahlt, musst du sie stornieren, indem du eine Stornorechnung erstellst. Wie du dabei vorgehst, haben wir dir in unserem Artikel „Stornorechnung“ beschrieben.
Fehlerhafte Rechnung beim Kunden ansprechen
Die meisten Rechnungsempfänger und Rechnungsempfängerinnen werden sicherlich Verständnis für eine fehlerhafte Rechnung haben, auch wenn es zu Problemen mit der Vorsteuer kommt. Fehler sind menschlich und passieren – gerade im hektischen Alltag!
Im Anschluss ist es jedoch wichtig, rasch zu handeln und den Kunden schnell zu kontaktieren.
Erkläre dem Leistungsempfänger oder der Leistungsempfängerin ehrlich, was vorgefallen ist, und sage zu, die neue, korrigierte Rechnung umgehend zu schicken. Gegebenenfalls kann es sich lohnen, den betroffenen Kunden bzw. die betroffene Kundin im Zuge der nächsten Rechnung mit einem Rabatt zu bedenken.
Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung
Auch wenn du als Rechnungssteller oder Rechnungsstellerin bemüht bist, deine Rechnungen korrekt und vollständig zu erstellen, kann es durchaus sein, dass sich Fehler einschleichen. Wenn du jedoch weißt, an welchen Stellen es besonders häufig zu Fehlern kommt, kannst du deine Rechnungen dahingehend gezielt prüfen. So sparst du dir den Aufwand, rückwirkend eine Korrekturrechnung erstellen zu müssen.
Die sechs häufigsten Fehler bei der Rechnungserstellung sind unserer Erfahrung nach:
So vermeidest du falsch oder fehlerhaft ausgestellte Rechnungen
Vergessene Pflichtangaben sind ein leicht vermeidbarer Fehler, wenn du ein Rechnungsprogramm wie sevdesk benutzt. Denn eine professionelle Faktura-Software liefert über Rechnungsvorlagen und das integrierte Rechnungsdesign gleich alle benötigten Platzhalter mit. So vergisst du garantiert keine Pflichtangabe und kannst Rechnungen rechtssicher erstellen. Relevante Steuer- und Rechnungsbeträge werden automatisch ermittelt.
Sollte dir trotzdem einmal ein Fehler unterlaufen, so ist die Rechnungskorrektur oder das Erstellen einer Stornorechnung mit sevdesk einfach und schnell möglich.
Diese Strafen drohen bei falsch ausgestellten Rechnungen
Je nach Ausmaß und Willen, einen Fehler im Zuge der Rechnungserstellung zeitnah zu korrigieren, handelt es sich hierbei keineswegs um ein Kavaliersdelikt.
Ein wenig kulanter sind die Finanzbehörden allerdings beim Fehlen einzelner Pflichtangaben wie dem Rechnungsdatum oder dem Steuerbetrag. In diesen Fällen wird gegenüber Rechnungsstellern und Rechnungsstellerinnen in der Regel kein Bußgeld verhängt.
