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Christian Wöllecke

Christian Wöllecke

November 17, 2022

Rechnung auf Englisch schreiben

Im internationalen Geschäft zwischen EU-Staaten und Drittländern sind Rechnungen auf Englisch längst eine Selbstverständlichkeit. Wird eine Rechnung auf Englisch angefordert, solltest du Fachbegriffe korrekt übersetzen und die Rechnung nach den Anforderungen des Finanzamtes gestalten.

Erfahre in diesem Beitrag, wie du mithilfe von Formulierungsbeispielen im Handumdrehen eine Rechnung auf Englisch schreiben kannst und welche Tipps und Tricks es für die Erstellung der englischen Rechnung gibt.

Was du bei einer Rechnung auf Englisch beachten musst

Wenn du von englischsprachigen Geschäftspartnern bzw. Geschäftspartnerinnen aus einem EU- oder Drittland um eine Rechnung auf Englisch gebeten wirst, dann macht es einen guten Eindruck, wenn du diesem Wunsch nachkommst.
Wichtig ist, dass du die Rechnung zusätzlich auch in deutscher Ausführung in deiner Buchhaltung ablegst, denn die Abgabenordnung sieht Deutsch als Amtssprache vor.

Tipp zur einfachen Rechnungserstellung

Du kannst einfach eine Rechnung mit zwei Seiten erstellen, die beide denselben Inhalt haben, nur eben einmal auf Deutsch und einmal auf Englisch.

Diese Angaben gehören in eine Rechnung auf Englisch

Wenn du eine Rechnung auf Englisch schreiben möchtest, musst du, wie auch bei der deutschen Rechnung, einige Pflichtangaben beachten. Diese sind insbesondere:

  • Name des leistenden und empfangenden Unternehmens: Du musst die vollständigen Firmennamen und Adressen der Unternehmen aufführen. Im Englischen wird dieser Punkt üblicherweise als „personal information“ bezeichnet bzw. die Daten des Kunden als „customer information“.
  • Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr).: Die USt-IdNr und Steuernummer kannst du am einfachsten gleich auf jede Rechnung setzen. Ob die Infos nötig sind, hängt auch von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Zusätzlich sollte auch die USt-IdNr des Kunden angeführt werden, wobei diese englisch als „VAT-ID“ bezeichnet wird.
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Jede Rechnung benötigt eine fortlaufende Rechnungsnummer, „invoice number“ genannt.
  • Ein Datum der Rechnungslegung, das „invoice date“.
  • Leistungszeitraum und Leistungsdatum: Du musst angeben, in welchem Zeitraum die Leistung erbracht wurde bzw. wann die Produkte geliefert wurden. Dieser Tag kann identisch mit dem Rechnungsdatum sein oder auch davon abweichen. Im Englischen wird der Begriff „delivery date“ verwendet.
  • Produktbeschreibung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder das gelieferte Produkt. Achte hierbei darauf möglichst konkret zu sein. Unklare Beschreibungen sind vom Finanzamt nicht gern gesehen.
  • Preis und Menge: Die Kosten musst du exakt aufführen, ebenso die gelieferte Menge, wobei du Einzelpreise, Steuerbetrag und Gesamtpreise nennen musst, um die Rechnung möglichst transparent zu gestalten.
Noch einfacher mit der Rechnungsvorlage

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Wichtige deutsche Begriffe auf Englisch

Hier findest du auf einen Blick die wichtigsten deutschen Begriffe einer Rechnung auf Englisch. Falls du eine Rechnungsvorlage benutzt, solltest du prüfen, ob die Begriffe dort korrekt verwendet werden.

Deutscher Begriff Englischer Begriff
Steuernummer tax number
Umsatzsteuer-ID VAT-ID
Rechnungsnummer invoice number
Rechnungsdatum invoice date
Leistungsdatum delivery date
Produkt- oder Leistungsbeschreibung product description
Produktpreis product price
Nettopreis subtotal without VAT

Wichtige Formulierungsbeispiele auf Englisch

Englische Rechnungen schreiben kostet oft eine Menge Zeit, denn schließlich soll die Rechnung professionell sein und jede Formulierung genau passen. Doch du brauchst nicht mühsam einzelne Wörter übersetzen, sondern kannst direkt einige gängige Formulierungen nutzen.

Einige Formulierungsbeispiele haben wir hier für dich zusammengestellt:

Phrase Übersetzung ins Englische
„Im Anhang erhalten Sie die Rechnung für …“ Please find attached our invoice for …
„Der Gesamtbetrag beläuft sich auf …“ The total amount due is …
„Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen auf das unten angegebene Konto“ Payment should be made within 30 days only to the following account.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!“ Thank you for your order!
„Wir freuen uns darauf, wieder mit Ihnen zu arbeiten.“ We look forward to doing business with you again.

So akzeptiert das Finanzamt Rechnungen auf Englisch

Die deutschen Finanzämter sind nach § 87 der Abgabenordnung nicht dazu verpflichtet, eine Rechnung auf Englisch zu akzeptieren, auch wenn dies immer öfter passiert. Ganz grundlegend heißt das:

  • Es muss auf Anfrage eine deutsche Version der Rechnung für das Finanzamt vorliegen, da dies die hiesige Amtssprache ist.
  • Du solltest am besten zwei identische Versionen erstellen, eine englische und eine deutsche.
  • Wichtig ist, dass jeweils alle Pflichtangaben nach UStG enthalten sind.

Mit einem Rechnungsprogramm wie sevDesk machst du dir die Sache einfach. Englische Rechnungen schreiben klappt im Handumdrehen mit einem professionellen Rechnungsdesign und entsprechenden Musterrechnungen, die automatisch mit deinen Daten befüllt werden. Auf diese Weise kannst du Rechnungen auch einfach ins EU-Ausland oder in ein Drittland schicken.

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Das musst du bei englischen Rechnungen in andere Länder beachten

Rechnungen auf Englisch in Drittländer

Bei der Rechnungsstellung in Drittländer brauchst du zunächst einen Ausfuhrnachweis, den du für das jeweilige Drittland beim Zoll oder einer Spedition bekommen kannst.

Die Erhebung der Umsatzsteuer unterscheidet sich je nach Rechnung an Regelunternehmer, an Privatpersonen oder Kleinunternehmer und ob mit dem Drittland eine Vereinbarung zum Reverse-Charge-Verfahren besteht. Bei Regelunternehmern und Regelunternehmerinnen erfolgt die Entrichtung der Umsatzsteuer in der Regel am Leistungsort.

Rechnungen auf Englisch in EU-Länder

Innerhalb der EU findet das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung, wenn eine Rechnung zwischen Regelunternehmer gestellt wird. In diesem Fall führt der Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin die Umsatzsteuer am Leistungsort ab.

Wird die Rechnung allerdings an eine Privatperson oder an Kleinunternehmer gestellt, muss der Rechnungssteller bzw. die Rechnungsstellerin die Umsatzsteuer abführen.

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