Fakturierung

Immer, wenn du an Kunden eine Rechnung stellst, fakturierst du eine Leistung oder ein Produkt. Diese Rechnungslegung an den Kunden wird Fakturierung genannt. Die dabei ausgestellte Rechnung oder Faktura stellt die Basis für jeden in der Buchhaltung zu erfassenden Geschäftsvorfall dar. Neben dieser Fakturierung solltest du wissen, wie du die Faktura eigentlich erstellst, welche Pflichtangaben sie beinhalten musst, wie du bei der Auslandsfakturierung vorgehst und welche Regelungen für Kleinunternehmer gelten. Zu all diesen Themen erfährst du hier mehr.

Das erwartet dich heute:

Fakturierung

Vorfakturierung und Nachfakturierung

Je nachdem wann du die Rechnung erstellst, wird unterschieden in:

    • Vorfakturierung: Die Fakturierung erfolgt noch vor der Zusammenstellung der Lieferung an den Kunden. Ein jederzeit ausreichend hoher Lagerbestand ist dafür jedoch unabdingbar.
    • Nachfakturierung: Hierbei erfolgt die Rechnungserstellung nach der Zusammenstellung der vom Kunden bestellten Ware. Die Faktura wird entweder der Lieferung beigelegt oder nachträglich an den Kunden gesendet.

Vorfakturierung

Mit der Vorfakturierung ist gemeint, dass der Kunde die Rechnung mit oder vor der Warenlieferung erhält. Dies soll eine schnelle Abwicklung der Lieferung ermöglichen. Die Voraussetzung für dich als Unternehmer ist, dass du einen ausreichend hohen Lagerbestand hast, damit du garantiert liefern kannst.
Besonders beliebt ist die Vorfakturierung bei standardmäßigen Warenlieferungen, die gemeinsam mit der Rechnung geliefert werden. Dazu gehören etwa elektronische Artikel, Kleidung und andere Güter. Die Faktura dient dem Kunden als Bezahlungsanleitung, aber auch der Packabteilung als Checkliste. Das Unternehmen spart sich zusätzliche Portokosten und Aufwand, da die Rechnung direkt mit der Ware geschickt wird.
Das hilft auch dabei, die eventuelle Rückgabe von Waren zu ermöglichen. Denn der Kunde schaut sich die Ware an und überweist erst, wenn er sich sicher ist, dass er alle Produkte behalten möchte. So sparen sowohl Kunde als auch Unternehmen Zeit und Mühe.

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung hingegen besteht darin, dass du die Rechnung erst nach der Bestellung der Waren erstellst. Du legst sie der Lieferung bei oder verschickst sie nachträglich. Beim nachträglichen Versand solltest du darauf achten, dass Portokosten entstehen. Wenn die Rechnungen nicht schnell verschickt werden, verzögert sich der Zahlungsprozess.

Bei komplizierteren Aufträgen zum Beispiel ist eine Nachfakturierung jedoch unvermeidbar. Das gilt häufig auch für Dienstleistungen, da du erst nach umfangreicher Planung oder sogar erst nach Durchführung der Aufgaben weißt, wie viel Arbeit zu berechnen ist. Ebenso ist bei großen Projekten die Nachfakturierung üblich, etwa in der Baubranche.

Pflicht zur Rechnungsstellung: Warum geht es nicht ohne Fakturierung?

Gemäß §14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG bist du als Unternehmer, der eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt, verpflichtet nach Ausführung deiner Leistung eine Rechnung auszustellen. Dafür hast du 6 Monate Zeit. Auch für abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, wie z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen und/oder Ausfuhrlieferungen besteht diese Verpflichtung. Nicht verpflichtet bist du, wenn der abgerechnete Umsatz nach § 4 Nr. 8–28 UStG steuerfrei ist. Das betrifft z.B. Leistungen aus Heilberufen.

Bei einem Verkauf an einen privaten Endverbraucher besteht eine derartige Verpflichtung nicht (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 UStG). Demgemäß musst als Unternehmer einem privaten Kunden keine Rechnung ausstellen. Du kannst es allerdings, falls der Kunde es wünscht. Das ist beispielsweise beim Onlineverkauf an Privatpersonen oft ein Streitpunkt. Die privaten Kunden haben hierzu keinen Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung für die im Onlineshop erworbenen Waren. Laut § 368 BGB haben Privatkunden nur einen Anspruch auf Erteilung einer Quittung, die ihnen bescheinigt, dass sie den von dir geforderten Betrag gezahlt haben.

Wie schreibst du deine Faktura?

Der Gesetzgeber hat auch hier eigene Vorstellungen, die du besser erfüllen solltest. Du machst dir damit dein Leben als Unternehmer nicht nur einfacher, sondern ersparst dir auch viel Ärger mit dem Finanzamt und deinen Kunden.
Wenn du dich mit der Formulierung deiner Rechnung von der breiten Masse des Unternehmertums abheben willst, damit deine Kunden dich im Gedächtnis behalten, kannst du zum Beispiel folgende Formulierungen für die Berechnung der Leistung oder Lieferung wählen:

  • Für Arbeiten und Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Rechnung: …
  • Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen folgende Lieferungen und Leistungen: …
  • Schön, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben! Der Auftrag ist jetzt erledigt und dafür berechnen wir: …

Perfekt bist du, wenn du dich, quasi als Einstieg, erst einmal bei deinem Kunden für den Auftrag oder die Bestellung bedankst. Du fällst dann nicht sofort mit der Tür ins Haus und die geforderte Rechnungssumme ist leichter verdaubar. Hierfür eignen sich folgende Formulierungen:

  • Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir haben gern für Sie gearbeitet./Wir haben gern geliefert.
  • Ihr neues Logo ist aussagekräftig und passt genau zu den Leistungen, die Sie anbieten. Viel Erfolg damit!
  • Wenn Sie mit der Zusammenarbeit ebenso zufrieden waren wie wir, empfehlen Sie uns doch weiter!

Pflichtangaben einer Faktura

Für jeden Unternehmer sind die Pflichtangaben auf einer Faktura bindend. Eine gültige Rechnung, die das Finanzamt akzeptieren soll, muss folgende Pflichtangaben enthalten:

  • den Namen und die Anschrift deines Unternehmens
  • den Namen und die Anschrift deines Kunden
  • die Steuernummer oder die UID-Nummer deines Unternehmens
  • das Datum der Ausstellung der Rechnung
  • eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und die Art der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistungen
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • den Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer, den Steuersatz und der sich daraus ergebende Bruttobetrag
  • statt dem Steuersatz den Hinweis auf die Steuerbefreiung

Damit du keine Rechnungsangaben vergisst, kannst du diese Checkliste gern verwenden.

Checkliste Rechnungspflichtangaben

Über einem Rechnungsbetrag von 250 € brutto sind die vorstehenden Pflichtangaben gültig. Liegt der Rechnungsbetrag darunter, handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen, für die Erleichterungen gelten.

Für Kleinbetragsrechnungen sind folgende Pflichtangaben notwendig:

  • den Namen und die Anschrift deines Unternehmens
  • der Tag der Rechnungsausstellung
  • die Menge und die Art der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistungen
  • den Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer, den Steuersatz und der sich daraus ergebende Bruttobetrag
  • statt dem Steuersatz den Hinweis auf die Steuerbefreiung

Dein Finanzamt wird im Rahmen des Vorsteuerabzugs lediglich Rechnungen akzeptieren, die mit einer ordnungsgemäßen Rechnungsnummer versehen sind. Die fortlaufende Rechnungsnummer soll darüber hinaus sicherstellen, dass jede von dir ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann. Das spielt im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt eine große Rolle. Versäumst du es als Unternehmer, eine ausgestellte Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann der Betriebsprüfer die sachliche Richtigkeit der Buchführung infrage stellen.

Vorteile der Fakturierung

Die Fakturierung bietet viele Vorteile. Zum einen erfüllst du damit rechtliche Vorgaben und erhältst Transparenz über alle Preise, Zahlungseingänge und ausstehende Rechnungen. Zum anderen verbesserst du damit deine Liquidität. Der geforderte Zahlungszeitraum hilft dir dabei, Geldeingänge einzuplanen und so besser mit deinem Budget umzugehen.
Indem du das Mahn– und Rechnungswesen auslagerst, zum Beispiel in eine Software für Fakturierung, kannst du dir außerdem viel Arbeit und Zeit sparen. Die Auslagerung senkt deine Kosten und sorgt dafür, dass du automatisch den Überblick behältst.
Einen besonderen Vorteil bietet die Vorfakturierung. Wann immer diese möglich ist, solltest du dich dafür entscheiden, denn so hast du weniger Aufwand und sparst Portokosten, da du die Rechnung nicht separat verschicken musst. Bei der nachträglichen Fakturierung hingegen ist eine haargenaue Abrechnung aller versendeten Waren und erbrachten Dienstleistungen möglich, was je nach Kontext ebenfalls viele Fakturierung Vorteile bietet.

Nachteile der Fakturierung

Die Fakturierung stellt für die meisten Unternehmen keine Option dar, sondern ist verpflichtend. Daher solltest du dich mit den eventuell vorhandenen Nachteilen so gut wie möglich abfinden und eine praktische Lösung finden.
Ein Nachteil besteht darin, dass du durch die Rechnungsstellung mehr Arbeit hast. Wenn du Fehler begehst, erzeugt das viel Aufwand und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen. Umso wichtiger ist es daher, dass du dich gut mit den Anforderungen an eine Faktura auseinandersetzt.

fakturierung

Fakturierung für Auslandsgeschäfte

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Die üblichen Pflichtangaben für nationale Rechnungen gelten auch für ausländische Rechnungen. Darüber hinaus gelten folgende Regelungen:

    1.  Fakturierst du an Privatkunden oder Kleinunternehmer musst du die Umsatzsteuer mit dem entsprechenden deutschen Steuersatz ausweisen.
    2. Ist dein Kunde Unternehmer innerhalb der EU muss die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Auf der Rechnung muss sowohl deine als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden angegeben sein. Dein Kunde ist dann verpflichtet, die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug erhält er die Vorsteuer zurück. Dieser Prozess nennt sich Reverse Charge Verfahren. Ausnahmen gelten bei Telekommunikationsdienstleistungen. Du bist außerdem verpflichtet, auf der Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ zu vermerken.
    3. Ist dein Kunde Unternehmer aus einem Drittland musst du die deutsche Umsatzsteuer nicht berechnen. Da die Faktura im Drittland steuerbar ist, muss die Rechnungslegung formal den Vorgaben des jeweiligen Landes entsprechen.

Beispiel für die Auslandsfakturierung

Wenn du als deutsches Unternehmen deinen Sitz in Deutschland hast und an ein italienisches Unternehmen zum Beispiel Kekse verkaufst, dann stellst du eine Rechnung in deutscher Sprache. Diese sollte alle Pflichtangaben und die deutsche Umsatzsteuer enthalten.
In unserem Beispiel nehmen wir an, dass das italienische Unternehmen sich beschwert, weil es die Rechnung nicht versteht. Es verlangt von dir eine italienische oder zumindest englische Rechnung und kann außerdem mit der Angabe der Umsatzsteuer-ID-Nummer nicht viel anfangen.
Um das Partnerunternehmen nicht zu verärgern, solltest du eine gute Lösung suchen. Diese könnte etwa darin bestehen, dass du vorschlägst, per Gutschrift abzurechnen. So wärst du von der Rechnungsstellung entbunden und das italienische Unternehmen könnte in seiner eigenen Sprache und nach den in Italien geltenden Steuern abrechnen.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Du hast unterschiedliche Rechnungsarten zur Auswahl:

  • Rechnung
  • Teilrechnung
  • Vorauszahlungsrechnung
  • Abschlagsrechnung
  • Anzahlungsrechnung
  • Schlussrechnung
  • Storno-Rechnung
  • Gutschrift

Fakturierung für Kleinunternehmer

Du glaubst vielleicht, dass du fein raus bist, denn du bist Kleinunternehmer und berechnest sowieso keine Umsatzsteuer. Doch die Rechnungslegungsvorschriften gelten auch für dich. Nur die Angaben zum Steuerausweis entfallen.

Deine Checkliste sieht wie folgt aus:

  • dein vollständiger Name und die Anschrift deines Unternehmens und deines Kunden
  • deine Steuernummer oder so vorhanden deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum deiner Rechnung
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Menge und die Bezeichnung der gelieferten Produkte und/oder der sonstigen Leistung
  • der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • den Betrag

Du bist nicht verpflichtet darauf hinzuweisen, dass du Kleinunternehmer bist. Jedoch ist es zu empfehlen. Die Formulierung sollte so gestaltet sein:

  • „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“
  • „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“
  • „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“

Für alle Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Faktura Vorlage

Da du sicher mit Microsoft-Office-Produkten arbeitest, könntest du deine Faktura mit Word oder Excel erstellen. Damit das Erstellen schneller und einfacher erfolgt, gibt es Rechnungsvorlagen, die du verwenden kannst.

Achtung!

Rechnungen, die mit Word oder Excel geschrieben worden sind, sind nicht GoBD-konform! Das kann verheerende Auswirkungen für dich und dein Unternehmen haben. Idealerweise erstellst du deine Rechnungen schnell und unkompliziert nach allen Standards mit einer Buchhaltungssoftware.

Zudem musst du eine revisionssichere Archivierung und eine vollständige Verfahrensdokumentation vorweisen können. Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Sollte es doch nötig sein, muss jede Veränderung dokumentiert werden, damit sie der Betriebsprüfer nachvollziehen kann. Rechnungen in Word und Excel scheitern bereits daran, unveränderbar zu sein. Für deine elektronische Buchhaltung solltest du daher andere Möglichkeiten nutzen. Eine Alternative können Papierbelege sein.  Ziehst du lieber eine professionelle Fakturierungssoftware vor, wirst du ein breites Angebot finden. Vergleiche aber auf jeden Fall den Funktionsumfang der einzelnen Softwareanbieter.

Fakturierung mit der Hilfe einer Software erledigen

Ein gutes Fakturierungsprogramm macht es dir möglich, den Zeitaufwand bei der Rechnungsstellung und Bezahlung von Rechnungen deutlich zu reduzieren. Damit hast du mehr Kapazitäten, die du etwa in das Wachstum deines Unternehmens investieren kannst.
Gute Softwares übernehmen für dich das Einforderung von ausstehenden Rechnungsbeträgen. Sie erfüllen alle rechtlichen Vorgaben und können dir den Buchhalter ersparen. Außerdem können die Programme automatische Erinnerungen und Mahnungen herausschicken, damit du deine Zahlung so früh wie möglich erhältst.

Ein weiterer großer Vorteil am Rechnung Fakturieren mit einer Software besteht darin, dass du Fehler vermeiden kannst. Denn fehlerhafte Rechnungen führen dazu, dass Zahlungen zu spät eingehen, falsch berechnet werden oder dass du in rechtliche Schwierigkeiten gerätst.
Programme wie die Fakturierung von SAP ermöglichen es dir, deine Rechnungen so zu erstellen, wie es für dein Unternehmen passend ist. Du musst dich ein wenig einarbeiten, aber dann ist es ganz leicht und unkompliziert, die Fakturierung vorzunehmen. Außerdem siehst du stets den aktuellen Zahlungsstand und kannst Echtzeitinformationen zu deinen Finanzen abrufen.

„Steuersparmodell“ Unterfakturierung

Du glaubst vielleicht, du kannst Steuern und Zölle sparen, wenn du einen zu geringen Preis auf deinen Rechnungen ausweist oder ein wenig mit der Menge spielst. Lass das allerdings lieber sein, denn es lohnt sich nicht. Der Fiskus und der Zoll haben aufgerüstet. Die kennen den Trick schon.

Ein Zahlendreher in der Rechnung und nun?

Ein kleiner Tippfehler und schon ist es passiert: Du hast eine falsche Rechnung ausgestellt. Du kannst diesen Fehler mit dem Ausstellen einer Storno-Rechnung und der Neuausstellung der Rechnung beheben. Auch die falsche Rechnung und die Storno-Rechnung musst du aufheben. Wichtig ist dabei, dass du dich an der fortlaufenden Rechnungsnummer orientierst. Bei Fehlern kann es daher sein, dass du drei Rechnungen für einen Geschäftsvorfall hast.

Natürlich sind wir alle nur menschlich und ein Zahlendreher ist schnell passiert. Wichtig ist, dass dir dieser so schnell wie möglich auffällt und dass du die entsprechenden Maßnahmen ergreifst. Entschuldige dich bei deinen Kunden und gehe professionell mit dem Vorfall um. Hier erfährst du, welche typischen Fehler es gibt und wie du diese vermeiden kannst:

Typische Fehler bei der Fakturierung

Wenn du Fehler in deiner Rechnung machst, kann das umsatzsteuerliche Folgen haben. Daher solltest du möglichst penibel vorgehen und insbesondere darauf achten, dass die Rechnung stets alle Pflichtangaben enthält sowie inhaltlich richtig ist.
Diese Fehler machen Unternehmer insbesondere zu Beginn der Selbstständigkeit recht häufig:
Korrektur der Rechnungskopie nach dem Versand
Keine fortlaufende Rechnungsnummer

  • Frühzeitiges Vernichten der Rechnungskopie
  • Zu hoch berechnete Umsatzsteuer (informiere dich gut über den Unterschied zwischen 7 und 19%!)
  •  Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen

Richtig ist es folgendermaßen:
Eine Rechnung korrigierst du, indem du die alte (falsche) Rechnung stornierst, eine neue Rechnung ausstellst und diese dem Rechnungsempfänger zukommen lässt. auch bei Kleinigkeiten wie einem Zahlendreher im Datum solltest du diesem Prozess folgen.
Um Duplikate oder fehlende Nummern bei der fortlaufenden Rechnungsnummerierung zu vermeiden, ist es empfehlenswert, die Nummer automatisch von einer Software erstellen zu lassen. Denn es ist wichtig, dass jede Rechnung sich anhand ihrer Nummer eindeutig identifizieren lässt.
Darüber hinaus solltest du jede Rechnung als Kopie 10 Jahre lang aufbewahren, dich gut mit der auf dein Unternehmen zutreffenden Umsatzsteuer beschäftigen und die Umsatzsteuer stets rechtzeitig an das Finanzamt überweisen.
Als Kleinunternehmer solltest du darauf achten, die entsprechende Regelung deinen Kunden mitzuteilen. Du darfst nur Nettobeträge in Rechnung stellen und solltest darauf auch hinweisen.

So verhinderst du Fehler

Um von Anfang an Fehler bei der Fakturierung zu vermeiden, ist es wichtig, dass du dich an Rechnungsvorlagen hältst. Idealerweise nutzt du eine professionelle Fakturierungssoftware, die dir viel Arbeit abnimmt und insbesondere Flüchtigkeitsfehler vermeiden kann.
In der Datenbank deiner Software kannst du alle relevanten Kundendaten abspeichern und hast diese dann jederzeit zur Verfügung. Neben Rechnungsvorlagen kannst du in der Software auch Zahlungsaufforderungen und Mahnungen erstellen, diese rechtzeitig verschicken lassen und dank der Automatisierung dabei Fehler in den Daten vermeiden.
Außerdem trägt die Software wichtige Pflichtangaben automatisch ein. Dazu gehören diese Informationen:

  • Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Den richtigen Steuersatz
  •  Den Steuerbetrag und den Bruttobetrag
  • Eine tabellarische Auflistung der Artikel
  • Name und Anschrift sowie Kundennummer

Fazit

Wir hoffen, dass wir dir Fragen wie „Was ist eine Fakturierung“, „Wie funktioniert Fakturierung“ und „Wie funktioniert die elektronische Fakturierung“ beantworten konnten. Denke immer daran, dass es wichtig ist, dass du dich selbst als Kleinunternehmer an alle Vorgaben hältst. Daher solltest du dich gut mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut machen.
Um Fehler und daraus resultierende Komplikationen oder gar Strafgebühren zu vermeiden, empfehlen wir, mit einem Fakturierungsprogramm zu arbeiten. So kannst du ganz leicht verschiedene Aufträge fakturieren und behältst stets den Überblick. Flüchtigkeitsfehler kommen nicht mehr vor und dein ganzes Team kann viel Arbeit sparen.
Nutze unsere praktischen Vorlagen sowie die Hilfe des Fakturierungssystems deiner gewählten Software, um in Zukunft keine Zeit mehr mit dem Prozess der Fakturierung zu verlieren. Denn idealerweise kannst du diese Arbeit automatisieren und noch dazu pünktlich dein Geld erhalten.