XRechnung

Definition: Was ist eine XRechnung?

Kurz gesagt: Die XRechnung ist ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) nach der EU-Norm EN 16931 in Deutschland. Klingt immer noch recht kompliziert? Stell dir das einfach so vor: Bei der XRechnung ist nach einem eigenen Schema genau festgelegt, welche Rechnungsangaben in der Datei an welcher Stelle stehen.

Statt schicker Rechnungsdesigns erstellst und bekommst du hier einen sogenannten XML-Datensatz. Dadurch, dass der so klar strukturiert ist, können diese Rechnungen von unterschiedlichen Softwaresystemen gelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Daraus geht jedoch auch hervor, dass Rechnungen, die als Excel-, Word- oder PDF-Datei erstellt wurden, nicht als XRechnung gelten. Auch dann nicht, wenn sie einen eingebetteten XML-Code enthalten.

Dieser XML-Datensatz entspricht dann der elektronischen Rechnung, weshalb die XRechnung auch als XML-Rechnung bezeichnet wird.

Dieser Standard wurde im Rahmen der E-Rechnungsverordnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) erarbeitet und kommt seit Ende November 2020 zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verpflichtend zum Einsatz.

Der Grundgedanke hinter der XRechnung ist, dass sie als einheitliches Rechnungsformat zur digitalen Rechnungsstellung dienen soll.

Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?

Ja, das ist sie. Und zwar ausnahmslos. Die XRechnung wurde von der KoSIT als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet und erfüllt daher alle an sie gestellten Anforderungen. Wichtig ist dabei vor allem, dass diese E-Rechnung digital weiterverarbeitet werden kann.

Allerdings solltest du beachten, dass nicht jede elektronische Rechnung auch eine XRechnung ist. Als weiteres Format gibt es in Deutschland beispielsweise noch ZUGFerD.

Wer muss XRechnungen erstellen?

Eine XRechnung musst du seit dem 27.11.2020 immer dann erstellen, wenn du eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung bzw. Bundesbehörden schickst. Sie sind daher aktuell tatsächlich nur relevant, wenn du eben für diese öffentlichen Auftraggeber arbeitest.

Wie schon erwähnt, sollen E-Rechnungen bzw. XRechnungen ab dem 1.1.2025 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmer bei B2B-Rechnungen Pflicht werden.

Gut zu wissen: Diese Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht nur, dass du elektronische Rechnungen erstellen, sondern auch empfangen können musst. Der Gesetzesentwurf ist aber noch nicht final verabschiedet.

XRechnung Format: Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Jede deiner XRechnungen muss einem bestimmten Schema folgen, damit der Rechnungsempfänger sie auch elektronisch empfangen und weiterverarbeiten kann. Folgende Bestandteile müssen im XML-Format der XRechnung vorhanden sein:

• Header-Informationen: Dazu gehören deine eigenen Daten, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und Umsatzsteuer-ID, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und die relevanten Daten des Rechnungsempfängers, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. die Leitweg-ID (bei Rechnungen an den Bund).
• Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Positionen der Rechnung aufgeführt, inkl. Beschreibungen. Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen.
• Steuerangaben: Dazu zählen Informationen zu Steuersätzen, Steuerbeträgen sowie alle relevanten steuerlichen Angaben.
• Zusätzliche Informationen: Hier können Daten stehen, die für die Rechnungsverarbeitung relevant sind, wie zum Beispiel Bestell-, Vertrags- oder Auftragsnummern, Projektbezeichnungen, Bankverbindungsdaten oder spezifische Zahlungsbedingungen.

Wie du siehst, hat eine XRechnung fast die gleichen Bestandteile wie eine papierbasierte Standardrechnung. Nur, dass sie hier eben als Codezeilen ausgegeben werden und nicht im von Menschen lesbaren PDF-Format. Schauen wir uns das aber nochmal genauer an.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Eine XRechnung entspricht der EU-Norm EN 16931. Du erkennst sie insbesondere daran, dass sie nicht viel mehr ist als einige Zeilen Code. Das sollte dich jedoch nicht irritieren. Die Inhalte sind schließlich genau dieselben wie bei einer herkömmlichen Rechnung im PDF-Format oder bei einer Papierrechnung.

Beispiel für eine XRechnung

Damit du einmal siehst, wie eine XRechnung aussieht, haben wir dir nachfolgend ein Beispiel für eine XRechnung im XML-Format mitgebracht. Im ersten Moment wirst du wahrscheinlich vor lauter Text die Rechnung nicht sehen. Wenn du dir die Codezeilen allerdings ein bisschen genauer anschaust, kannst du vielleicht schon die ein oder andere Information herausfiltern.

Wie funktionieren XRechnungen?

Du fragst dich jetzt wahrscheinlich, wie genau du eine solche XRechnung erstellst. Das schauen wir uns nun auch einmal an. Damit ist es allerdings noch nicht getan, denn zur XRechnung gehört neben der Erstellung auch die Übermittlung, der Empfang und die Verarbeitung. Denn die XRechnung sorgt dafür, dass beim Rechnungssteller und -empfänger der gesamte Prozess papierlos und digital ablaufen kann.

XRechnung erstellen

Wenn du das erste Mal eine Rechnung erstellen willst, kann das etwas überfordernd sein. Aber mit den richtigen “Helfern” geht die Erstellung ganz einfach.

In der Regel hast du drei Optionen, um dieses Rechnungsformat zu generieren:

• XRechnung per Software: Einige Unternehmens- und Buchhaltungssoftware ermöglichen es dir, Rechnungen als XRechnung im XML-Format zu erstellen und zu versenden.
• (E-)Rechnungsprogramme: Wenn du pro Jahr viele Rechnungen schreiben musst, dann kann sich die Investition in ein Rechnungsprogramm, wie unser sevdesk Rechnungsprogramm, doppelt lohnen. Damit bist du rechtssicher unterwegs und kannst innerhalb kürzester Zeit Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
• Online-Generatoren: Diese spezialisierten Websites erlauben es dir, Rechnungen im XML-Format auch ohne Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zu erstellen. Hier trägst du einfach deine Daten in eine Eingabemaske ein und erhältst eine fertige XML-Rechnung. Diese XRechnung-Generatoren lohnen sich für dich allerdings nur dann, wenn du vereinzelt XRechnungen verschickst. Kommt die geplante Pflicht für den B2B-Bereich, ist der Aufwand hier meistens zu hoch.

Kann ich eine XRechnung aus einem PDF erstellen?

Ja, allerdings kannst du ein PDF nicht kostenlos in eine XRechnung umwandeln, und nicht ohne externe Hilfe. XRechnungen sind ein spezielles Rechnungsformat, das strukturierte und maschinenlesbare Informationen enthält. Diese sind in einem herkömmlichen PDF schlichtweg nicht vorhanden.

Daher wirst du aktuell auch keinen kostenlosen Generator und kein Gratis-Tool finden, das dir deine bereits erstellte PDF-Rechnung in eine XML-Rechnung “übersetzt”. Dies ist nur über kostenpflichtige Dienstleister möglich, welche die Rechnung dann aber auch für dich verschicken können.

Die bessere Variante ist da, deine Rechnung mit der richtigen E-Rechnung-Software direkt elektronisch als XRechnung zu schreiben.

XRechnung übermitteln

Um deine elektronische Rechnung zu versenden, stehen dir mehrere Wege offen:

• E-Mail: Verschicke die Rechnung als PDF- oder in einem anderen Format als E-Mail-Anhang. Für mehr Sicherheit kann DE-Mail eine Option sein.
• Online-Portale: Nutze die Web-Portale von Firmen oder Behörden zum Hochladen deiner Rechnungen. Diese prüfen oft die Vollständigkeit deiner Angaben. ZRE und OZG-RE sind gängige Portale bei Bundesbehörden.
• Peppol-Netzwerk: Ein internationales Netzwerk, das den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Ideal, um mit Firmen und der Bundesverwaltung Rechnungen auszutauschen.
• EDI (Electronic Data Interchange): Ein direkter Datenaustausch zwischen den Computersystemen, der Effizienz bringt, aber eine vorherige Einrichtung voraussetzt.
• Direkte Verbindung: Verbinde dein Buchhaltungs- oder ERP-System direkt mit dem deines Partners, was für häufigen Austausch praktisch ist, jedoch eine technische Einrichtung benötigt.
• Drittanbieter: Firmen, die den Rechnungsaustausch als Service anbieten, kümmern sich um Formatierung und sichere Übermittlung.

Bei Rechnungen an den Bund kannst du vor allem die E-Mail, das ZRE und Peppol nutzen. Bei den einzelnen Bundesländern sind die Anforderungen an die Übermittlung aktuell noch sehr unterschiedlich. Da solltest du dich für dein Bundesland nochmal genau informieren.

XRechnung empfangen und verarbeiten

Wie du ja schon gesehen hast, sind XRechnungen für Menschen nicht wirklich lesbar. Um dieses Rechnungsformat zu empfangen, brauchst du deshalb auch wieder die passende Software. Schreibst du auch selbst Rechnungen, hast du die wahrscheinlich eh schon im Einsatz. Schreibst du Rechnungen nur an Endkunden (B2C) und musst keine E-Rechnungen schreiben, solltest du dir entsprechend ein Programm wie sevdesk zulegen.

Bisher war es ja so, dass du die Rechnungsdaten aus dem PDF oder vom Papier abgelesen hast. Mit einem Rechnungsprogramm konntest du vielleicht auch schon eine automatische Texterkennung (OCR) nutzen. Das beides entfällt mit der XRechnung. Denn die Software kann alle Angaben direkt aus der XML-Datei lesen und entsprechend weiter verarbeiten.

XRechnung archivieren

Nachdem die Rechnung bearbeitet ist, kann sie archiviert werden. Hier gilt es wie bei allen Rechnungen, die GoBD zu beachten. Demnach muss die XRechnung auch elektronisch aufbewahrt werden. Mit einer E-Rechnung Software wie sevdesk ist das aber kein Problem. Darin archivierst du deine Belege absolut sicher und rechtskonform.

Vorteile von XRechnungen

Im ersten Moment klingt die XRechnung nach einer weiteren bürokratischen Hürde des Gesetzgebers. Doch wer sich näher damit beschäftigt, erkennt schnell, dass XRechnungen auch für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen. Die XRechnung soll nicht zuletzte die Effizienz steigern, Kosten einsparen und dazu beitragen, die Rechnungslegung sicherer und weniger fehleranfällig zu machen. Schauen wir uns die Vorteile einmal im Detail an.

Kosten- und Zeitersparnis

Sind die Prozesse erst optimiert, treten die ersten Einsparungseffekte in Kraft. Es ist nicht mehr nötig, Rechnungen zu drucken. Dadurch werden nicht nur weniger Papier, Toner und Porto benötigt, sondern auch Kuverts eingespart. Bedeutet im Klartext: weniger Kosten. Außerdem verlängert sich die Lebensdauer des vorhandenen Druckers. Teure Neuanschaffungen werden durch die geringe Menge an gedruckten Seiten nach hinten verschoben und auch die Umwelt profitiert davon.

Für die Mitarbeiter ergibt sich obendrein eine deutliche Zeitersparnis. Kein streikender Drucker mehr, kein Kuvertieren, kein Suchen der Rechnung und kein Hin- und Herlaufen zwischen Drucker und Arbeitsplatz. Mahnungen und Doppelzahlungen können zudem reduziert und Zahlungsziele besser überwacht werden.

Bessere Liquidität

Abseits der Kosten- und Zeitersparnis kommt es durch XRechnungen auch zu einer Verbesserung hinsichtlich der Liquidität der rechnungslegenden Unternehmen. Der Grund dafür ist, dass die XRechnungen schneller versendet werden können und sofort zugestellt sind – der Postweg entfällt. Durch die automatisierbare Weiterverarbeitung erfolgt die Zahlung schneller, woraus sich positive Auswirkungen auf die Liquidität ergeben.

Platzersparnis

Ein weiterer Faktor, der nicht zu unterschätzen ist, ist die Platzersparnis. Die Rechnungen müssen nicht mehr in Papierform gelagert werden. Somit werden weniger Ordner benötigt und die Lagerfläche kann dementsprechend verringert werden.

Weniger Fehler

Der wohl größte Nachteil der bisherigen Rechnungslegungsmethoden waren die Medienbrüche. Erst eine Rechnung am PC erstellen, dann ausdrucken, um sie beispielsweise händisch zu zeichnen, dann der Versand per Post. All diese Abläufe, bei denen digitale und analoge Kanäle vermischt wurden, gehören mit der XRechnung der Vergangenheit an. Dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit und es wird weniger Nachbearbeitungszeit benötigt.

XRechnungen im Unternehmen einführen

Der Wechsel von Papierrechnungen und unstrukturierten PDFs zur XRechnung kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Hier sind ein paar wichtige Schritte, die du beachten solltest:

1. Status Quo: Finde heraus, ob du mit deinem bestehenden Rechnungsprogramm in der Lage bist, XRechnungen zu erstellen, zu empfangen und sie zum Beispiel für die Buchhaltung zu verarbeiten. Wenn das der Fall ist, kannst du den nächsten Schritt überspringen. Falls nicht, ist der nächste Schritt entscheidend.
2. Auswahl der Software: Sieh dir verschiedene Software-Optionen an, wie zum Beispiel sevdesk, und entscheide dich für eine, die deinen Bedürfnissen entspricht.
3. Prozesse einführen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie mit XRechnungen umgegangen wird – von der Erstellung über den Empfang bis hin zur Bearbeitung, einschließlich der Prüfung, Buchung, Aufbewahrung und Archivierung.
4. Geschäftspartner informieren: Informiere deine Kunden und Lieferanten darüber, dass du nun XRechnungen nutzt.

Plane dabei vorsichtig und berücksichtige, dass es für einige Mitarbeiter eine Herausforderung sein könnte, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Gib ihnen und dir selbst daher etwas mehr Zeit für die Umstellung.

ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung

Das System ZUGFeRD erstellt eine Rechnung als PDF und liefert eine inhaltliche Kopie im XML-Format mit. Dieses hybride Datenformat ist eine gute (weil für Menschen lesbare) Alternative, die für die elektronische Rechnung genutzt werden kann. Du hast hier also die Kombination aus einer “klassischen” PDF-Datei mit einem XML-Datensatz. Man spricht daher auch gerne mal von der XRechnung 2.0.

Eine weitere, viel genutzte Option ist die EDI-Rechnung, bei der die Rechnungsdaten direkt über ein System ausgetauscht werden. Allerdings ist hier noch unklar, ob das Format auch nach der Einführung der E-Rechnungspflicht noch verwendet werden darf. Aktuell entspricht sie nicht der EU-Norm. In der Übergangszeit von 2025 bis Ende 2027 kann die EDI-Rechnung in vielen Fällen aber noch genutzt werden.

Zusammenfassung

Die XRechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung, besonders im Hinblick auf die geplanten Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Rechnungen ab 2025. Dieses standardisierte Datenformat ermöglicht eine effiziente, automatisierte Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und ggf. öffentlichen Auftraggebern. Es handelt sich dabei ausschließlich um digitale XML-Datensätze. Herkömmliche PDFs, Excel- oder Word-Dateien entsprechen diesem Standard nicht.

Die Umstellung auf XRechnung erfordert zwar eine gewisse Eingewöhnungszeit und eventuell die Anpassung interner Prozesse, verspricht jedoch eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung, während gleichzeitig der Umwelt gedient wird.

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