XRechnung

Die XRechnung wird deutschlandweit eingeführt und betrifft nicht nur staatliche Einrichtungen, sondern insbesondere auch Unternehmen, die Rechnungen an staatliche Stellen legen müssen. Wir haben uns deshalb genau angesehen, wie das neue Format funktioniert, welche Vorteile es mit sich bringt und welche Tücken es gibt.

Das erwartet dich heute:

XRechnung – Definition

Der Grundgedanke hinter der XRechnung ist, dass sie die Rechnungen in Papierform ablöst und auch das PDF-Format in die Vergangenheit versetzt. Ziel ist es, einen neuen Standard zu etablieren. Der Kern der XRechnung ist ein strukturierter Austausch der Datensätze in einem einheitlichen Format, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

XRechnung – Allgemeine Informationen zum neuen Format

Die XRechnung wird nötig, weil Unternehmer die bisher gesendeten PDF-Dateien nicht automatisiert weiterverarbeiten konnten. Auch soll die XRechnung den postalischen Versand von Rechnungen endgültig beenden. Womit auch positive Auswirkungen auf die Umwelt einhergehen und es ein Einsparungspotential für die rechnungslegenden Unternehmen gibt. Die XRechnung soll also einerseits die Effizienz steigern und andererseits dazu beitragen, die Rechnungslegung insgesamt sicherer zu machen.

Durch das neue Format wird es Unternehmern ermöglicht, dank der einheitlichen Standards die übermittelten Daten automatisiert weiterzuverarbeiten. Am ehesten lässt sich dies mit den bekannten XML-Dateien, die auch über Schnittstellen übertragen werden können, vergleichen. Die XRechnung wird nun stufenweise eingeführt und zukünftig müssen alle Rechnungen an den Bund in diesem Format eingereicht werden.

XRechnung wird zur Pflicht – Zeitlicher Ablauf

Derzeit ist es noch so, dass sich nur der Bund beziehungsweise dessen Institutionen sputen müssen. Teilweise wurden die neuen Systeme bereits eingeführt, bis Herbst 2019 stellen dann alle Bundesbehörden final auf die neuen XRechnungen um. In weiterer Folge ziehen alle anderen Behörden bis Mitte April 2020 nach. Dann sind auch die Lieferanten des Bundes betroffen. Das heißt all jene Unternehmen, die derzeit noch Rechnungen auf anderem Wege beziehungsweise in anderen Formaten an den Bund oder an Behörden stellen. Hier läuft die Frist bis 27.11.2020. Wobei Länder andere Fristen setzen können. Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit der Umstellung befassen und die entsprechenden Maßnahmen einleiten.

Normen der EU zur XRechnung

Eines der zentralen Ziele der XRechnung ist Standardisierung. Die EU möchte, dass innerhalb der gesamten Union digitale Rechnungen genutzt werden und diese sollen möglichst einheitlich aufgebaut werden, um effizient verarbeitet werden zu können.
Um das zu ermöglichen gibt es konkrete Richtlinien, wie die Kernelemente der digitalen Rechnungen aufgebaut sein müssen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass auch wenn unterschiedliche Systeme innerhalb der EU genutzt werden, diese miteinander kompatible Daten erzeugen. Diese Vorgaben stellen also den Rahmen dar, während die einzelnen Mitgliedsstaaten in der konkreten Umsetzung frei entscheiden können. Schlussendlich sollen die Systeme den Anforderungen gerecht werden und miteinander kompatibel sein. Zeit passende Systeme zu implementieren hatten alle Staaten mehr als genug, denn die Richtlinie wurde bereits 2014 publiziert – nun muss sie nur noch auf nationaler Ebene realisiert werden.

XRechnung

XRechnung als EU-Norm

Worauf bei der Umstellung auf XRechnungen geachtet werden muss

Die Umstellung auf das neue Format wird für betroffene Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Veränderung. Dementsprechend wichtig ist es, diesen Prozess gut zu planen, entsprechend der neuen Anpassungen zu kommunizieren und diese dann schlussendlich rechtzeitig zu implementieren.

Ist-Zustand klären

In einem ersten Schritt sollten Unternehmen den derzeitigen Prozess der Rechnungslegung analysieren. Es klingt im ersten Moment banal, doch wer den genauen, tatsächlichen Ablauf skizziert, hat eine gute Ausgangsbasis für die nächsten Schritte.

Beschreibung des Soll-Zustandes

Ausgehend vom festgestellten Ist-Zustand wird nun definiert, wie zukünftig die Abläufe sein müssen, damit den neuen Anforderungen entsprochen wird. Ergänzend müssen Unternehmen klären, wie sie die Prozesse am besten aufbauen und anordnen, um mit den neuen XRechnungen nicht die Standards zu erfüllen.

Mitarbeiter einbinden um Akzeptanz zu schaffen

Gerade Abläufe in der Buchhaltung sind oftmals langjährig eingespielte, etablierte Prozesse. Veränderungen in diesem gewohnten Bereich sind immer eine heikle Sache. Es ist deshalb absolut unerlässlich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in die Umgestaltung der Prozesse einzubinden. Konkret bedeutet das, dass den betroffenen Personen nicht einfach ein fertiges Konzept vorgesetzt werden soll, wie es zukünftig zu funktionieren hat. Vielmehr sollen alle Betroffenen von Beginn an eingebunden werden, schon beim Aufzeichnen der bestehenden Abläufe.

Dadurch werden die Nachteile der aktuellen Vorgehensweise aufgedeckt. In dem Veränderungsprozess sollen folglich die neuen Prozesse ebenso unter Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, beispielsweise durch Workshops, erarbeitet werden.

Die Akzeptanz der neuen Abläufe in der Belegschaft ist für die erfolgreiche Umsetzung enorm wichtig. Gerade bei solch aufwendigen Change-Prozessen müssen Unternehmen darauf achten, die menschliche Komponente im Auge zu behalten und alle ins Boot zu holen.

IT-Anbieter einbinden

Fehlt inhous die benötigte Expertise für die Umstellung, können Unternehmen auf externe IT-Anbieter zugreifen. Sie helfen bei der Gestaltung neuer Prozesse und stellen die nötige Infrastruktur bereit.

Praktisches Beispiel zur Anwendung von XRechnung

Der typische Anwendungsfall der XRechnung ist gegeben, wenn Unternehmen beispielsweise dem Bund erbrachte Leistungen in Rechnung stellen möchten. Durch das neue System wird sichergestellt, dass alle Schritte dieser Verrechnung immer einheitlich erfolgen und klar strukturiert sind. Die XRechnung sorgt dafür, dass im leistenden Unternehmen und auch beim Rechnungsempfänger der gesamte Prozess papierlos digital ablaufen kann.
Nachdem die XRechnung versendet wurde sind dadurch auch die nachfolgenden Schritte beschleunigt. Der Bund verarbeitet die XRechnungen automatisiert und somit erfolgt die Zahlung schneller. Für die leistenden Unternehmen ein klarer Vorteil, denn durch die rasche Abwicklung wird die Liquiditätssituation verbessert.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Im ersten Moment klingt die XRechnung nach einer bürokratischen Sache, doch wer sich näher damit beschäftigt erkennt schnell, dass die XRechnungen auch für die betroffenen Unternehmen Vorteile mit sich bringen.

Kosten- und Zeitersparnis

Sind die Prozesse erst optimiert und erneuert, treten die ersten Einsparungseffekte in Kraft. Es ist nicht mehr nötig Rechnungen zu drucken. Dadurch wird nicht nur weniger Papier und Toner benötigt, sondern auch die Kuverts eingespart. Außerdem verlängert sich die Lebensdauer des vorhandenen Druckers. Teure Neuanschaffungen werden durch die geringe Menge an gedruckten Seiten nach hinten verschoben.

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergibt sich außerdem eine deutliche Zeitersparnis. Kein streikender Drucker mehr, kein Papierstau und kein Ärger mit leerem Toner.

Bessere Liquidität

Abseits der Kosten- und Zeitersparnis kommt es durch die XRechnungen auch zu einer Verbesserung hinsichtlich der Liquidität der rechnungslegenden Unternehmen. Der einfache Grund dafür ist, dass die XRechnungen schneller versendet werden können und sofort zugestellt sind – der Postweg entfällt. Durch die automatisierbare Weiterverarbeitung erfolgt die Zahlung rasch, woraus sich die positiven Auswirkungen auf die Liquidität ergeben.

Platzersparnis

Ein weiterer Faktor, der nicht zu unterschätzen ist, ist die Platzersparnis. Die Rechnungen müssen nicht in Papierform gelagert werden. Somit werden weniger Ordner benötigt und die Lagerfläche kann dementsprechend verringert werden.

Achtung!

Auch wenn Unternehmen Rechnungen nicht mehr in Papierform lagern müssen, unterliegen sie bestimmter Aufbewahrungsfristen.

Keine Medienbrüche

Der wohl größte Nachteil der bisherigen Rechnungslegungsmethoden waren wohl immer die Medienbrüche. Eine Rechnung am PC erstellen, sie dann ausdrucken um sie beispielsweise händisch zu zeichnen, dann der Versand per Post… All diese Abläufe, bei denen digitale und analoge Medien vermischt wurden, gehören mit der XRechnung der Vergangenheit an. Daraus sollte auch resultieren, dass die Fehleranfälligkeit sinkt und somit weniger Nachbearbeitungszeiten benötigt werden.

XRechnung als Alternative zur ZUGFeRD

Das bisherige System ZUGFeRD, das in den letzten Jahren für die elektronische Rechnung genutzt wurde, ist erst kürzlich erneuert wurden. Generell herrschte durchaus etwas Uneinigkeit darüber, welches System zukünftig genutzt werden soll und welcher Weg auch aus technologischer Sicht die richtige Alternative ist. Schlussendlich hat sich die XRechnung als neuer Standard nun klar etabliert, wenngleich auch das System ZUGPFeRD 2.0 den Anforderungen der XRechnung gerecht wird.

Dennoch ist klar, dass zukünftig kein Weg an der XRechnung vorbeiführt.

Fazit und Ausblick – so geht es weiter

Die XRechnung ist das Modell der Zukunft. Besonders für mittlere und größere Unternehmen, die auch häufig Rechnungen an den Bund oder dessen Einrichtungen legen, ergibt sich daraus ein beträchtlicher Aufwand für die Umstellung der bisherigen Abläufe. Hier ist, abseits von technischer Expertise, vor allem gutes Prozess- und Change-Management gefragt, um auch die nötige Akzeptanz der XRechnung innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

Durch die aktuellen Fristen ist noch ausreichend Zeit um als Unternehmen auf die neuen Anforderungen zu reagieren. Wichtig ist, dass Unternehmen rechtzeitig mit der Umstellung beginnen. Ergänzend können sie sich Hilfe von IT- und Steuerexperten einholen, sodass ein problemloser, nahtloser Übergang hin zur XRechnung erfolgt.