Kleinunternehmer Rechnung

Generell haben Kleinunternehmer buchhalterisch gesehen weniger Pflichten als ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Die Buchhaltung soll für Kleinunternehmer nicht nur vereinfacht sein, sondern auch mit weniger Steuerabgaben verbunden, da sie meist unter einer bestimmten Umsatzgrenze liegen. Zwar muss ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, sich aber dennoch an die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes halten. Das gilt vor allem für die Pflichtbestandteile von einer Kleinunternehmer Rechnung, welche im § 14 Abs. 4 UStG genau aufgelistet sind. Ferner sind Kleinunternehmer ebenso wie Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wurde. Welche Pflichten und Besonderheiten du bei der Kleinunternehmer Rechnung sonst noch beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Wann bist du Kleinunternehmer?

Unter welchen Voraussetzungen du als Kleinunternehmer anerkannt bist, geht aus § 19 UStG hervor. Die Kleinunternehmerregelung stellt eine Vereinfachungsregelung für Unternehmen mit einem geringen Umsatz dar. Am wichtigsten sind die Grenzen, welche du bei deinem Umsatz im Gründungsjahr und im laufenden Jahr beachten musst. Somit darfst du mit deinem Unternehmen einen Umsatz von 22.000 Euro im Gründungsjahr und 50.000 Euro im Folgejahr nicht überschreiten. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Ausweisung der Umsatzsteuer.

Tipp!

Du kannst auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, selbst wenn die Voraussetzungen dafür von dir erfüllt werden. Deine Entscheidung gilt aber dann für einen Zeitraum von fünf Jahren und du bist für dieses Zeitfenster daran gebunden.

 
Übrigens kannst du als Kleinunternehmer auch dann tätig sein, wenn du mehrere Unternehmen betreibst. Hier musst du allerdings beachten, dass der gesamte Umsatz dieser Unternehmen nicht über den gesetzlich festgelegten Grenzen liegt. Du hast aber den Vorteil, dass unter die Berechnung für den gesamten Umsatz keine steuerbefreiten Umsätze gelten. Was steuerbefreite Umsätze sind, ist in § 4 UStG genau definiert.

Die Voraussetzungen auf einen Blick:

Kleinunternehmerregelung
Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmerregelung beantragen

Die Kleinunternehmerregelung kannst du direkt bei deiner Gründung beantragen. Von deinem zuständigen Finanzamt bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen musst du als Gründer zwingend ausfüllen. Unter Punkt 7 findest du “Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer”. Hier kannst du deine Kleinunternehmerregelung beantragen. Willst du die Regelung erst später beantragen, also nach deiner Gründung, musst du das direkt bei deinem zuständigen Finanzamt machen.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer profitierst du nicht nur von einer vereinfachten Buchhaltung, sondern hast auch weitere Vorteile, die wir hier für dich aufgelistet haben. Gleichzeitig bringt die Kleinunternehmerregelung jedoch auch Nachteile mit sich.

VorteileNachteile
Zeitersparnis:
Du brauchst keine Umsatzsteuervoranmeldung machen und kannst dir dabei bei deiner Arbeit viel Zeit sparen. Du musst keine Steuer ausweisen und deshalb auch keine beim Finanzamt melden.
Kein Vorsteuerabzug:
Bei der Kleinunternehmerregelung hast du den Nachteil, dass du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Dies kann vor allem in einer Zeit nachteilig sein, in denen du hohe Ausgaben zu tätigen hast.
Preisvorteile:
Dein Angebot ist in erster Linie an private Kunden und Endverbraucher gerichtet. Da keine Umsatzsteuer fällig wird, kannst du deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten.
Wettbewerbsnachteil:
Bei Angebot deiner Leistungen oder Produkte an Unternehmen können diese ebenfalls keine Vorsteuer aus deiner Rechnung geltend machen. Daher ist es durchaus möglich, dass sie sich an ein anderes Unternehmen wenden. Dir entsteht hier ein klarer Wettbewerbsnachteil.

Eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben

Wenn du eine Rechnung erstellst, gibt es bestimmte Punkte, die du unbedingt beachten musst, damit deine Kleinunternehmer Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird. Um das ganze anschaulich zu erklären, kannst du dir dieses Video anschauen.

Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer Rechnung

Was die Kleinunternehmer Rechnung angeht, so musst du als Unternehmer einige Pflichtangaben für die Rechnungsstellung einhalten. Das bedeutet, dass folgende Pflichtangaben auch auf der Kleinunternehmer Rechnung zu finden sein müssen:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen
  • Das (monatsgenaue) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Hinweis ersetzt werden, wenn Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
  • Hinweis auf den Grund der fehlen Umsatzsteuer Angaben

Achtung!

Das Vergessen von Pflichtangaben führt zu einer fehlerhaften Rechnung, was verheerende Auswirkungen für dich und dein Unternehmen haben kann.

Tipp:

Mit einer Buchhaltungssoftware speziell für Kleinunternehmer kannst du derartige Fehlerquellen vermeiden, denn das Programm beinhaltet eine Rechnungsmaske, in der alle Pflichtangaben automatisch enthalten sind. Du musst lediglich die Positionen ausfüllen und kannst die Rechnung direkt aus dem System versenden.

Hinweis auf § 19 UStG – Formulierungsbeispiele

Wichtig ist, dass du auf jeden Fall den Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung angibst. Dafür kannst du beispielsweise folgende Formulierungen wählen:

  • „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
  • „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
  • „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
  • „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Musterrechnung Kleinunternehmer

Zum Glück musst du nicht jede Rechnung selbst schreiben, sondern kannst dir Zeit und Mühe sparen. Online findest du zahlreiche kostenlose Muster und Vorlagen für deine Rechnungsstellung als Kleinunternehmer. Mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du schnell und einfach eine Rechnung erstellen. Die erforderlichen Pflichtangaben sind bereits enthalten, du musst nur prüfen, dass die entsprechende Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gültig ist und kein Umsatzsteuerausweis enthalten ist. Gleiches gilt, wenn du ein Angebot erstellen willst. Hier kannst du ebenso auf eine Angebotsvorlage für Kleinunternehmer zurückgreifen.

Rechnungsvorlage Kleinunternehmer
Kostenlose Word oder Excel Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Weitere Vorteile einer Vorlage für die Kleinunternehmer Rechnung

  • die Rechnungsvorlage ist kostenlos
  • du kannst ein Muster für deine Kleinunternehmer-Rechnung leicht personalisieren
  • alle vom Gesetzgeber verlangten Pflichtangaben sind bereits enthalten und du kannst somit keine vergessen
  • die Rechnungsvorlage ist schnell und einfach auszufüllen
  • durch die Verwendung einer Vorlage erweckst du einen professionellen Eindruck

Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer Rechnung

Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann teuer werden! Auf keinen Fall darf sich aus einer Kleinunternehmer Rechnung ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben. Denn als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG ist dieser nicht berechtigt, Umsatzsteuer von einem Geschäftskunden einzufordern. Aber was passiert, wenn aus Versehen doch unberechtigterweise Umsatzsteuer ausgewiesen wurde? In dem Fall musst du die an dich vom Kunden gezahlten Umsatzsteuer-Beträge an das Finanzamt abführen. Das gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger – also derjenige der die Umsatzsteuer bezahlt hat – selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wird ein solcher Fehler bemerkt, dann auf jeden Fall sofort eine berichtigte Rechnung an den Kunden raus.

Im schlimmsten Fall, wenn die vom Kunden bezahlte Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt weitergeleitet wird, kann ein Strafverfahren wegen Betruges folgen. Denn in dem Fall wurde ein Betrag eingefordert, auf den kein Anspruch besteht. In diesem Fall kann die Folge eine empfindliche Geldstrafe sein, unter Umständen sogar eine Freiheitsstrafe.

Fehlerhafte Kleinunternehmer Rechnung korrigieren

Es ist zwar nicht erfreulich, kann aber vorkommen, dass du eine Rechnung fehlerhaft ausgestellt hast. Allerdings kann dieser Umstand negative Folgen für dich und den Rechnungsempfänger haben:

  • Unter Umständen musst du ungewollt Umsatzsteuer abführen.
  • Möglicherweise kann der Empfänger der Rechnung keine Vorsteuer geltend machen, falls beispielsweise Angaben falsch sind.

Indem Fall ist es wichtig, dass du die Kleinunternehmer Rechnung korrigierst.

Wann aber genau musst du eine Korrektur der Rechnung vornehmen? Eine Rechnung musst du immer dann abändern, wenn auf ihr fehlerhafte oder fehlende Pflichtangaben enthalten sind. Tippfehler musst du nicht korrigieren, wenn der Sinn der Rechnung noch klar zu erkennen ist. Dabei musst du zwischen zwei Arten von fehlerhafter Rechnung unterscheiden:

Rechnungen, welche noch nicht bezahlt sind:

In diesem Fall schreibst du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer. Du kannst alternativ aber auch ein Berichtigungsdokument schreiben. In diesem Dokument korrigierst du den oder die Fehler, verweist auf die Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung.

Rechnungen, die bereits gebucht sind:

Diese Rechnung musst du stornieren. Dazu musst du eine Rechnungskorrektur schreiben und dort einen negativen Rechnungsbetrag vermerken. Angeben musst du aber auf jeden Fall die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung. Danach musst du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer schreiben und diese an den Kunden versenden.

Tipp!

Auch für diesen Fall gibt es ein Rechnungskorrektur Muster, welches du als Basis verwenden kannst.

Kleinunternehmer Rechnung versenden

Mit der Kleinunternehmer Rechnung entfällt also der lästige Papierkram. Jede Rechnung kann selbstverständlich in der immer noch gültigen Papierform sowie auch per Fax oder Email versendet werden. Das stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, aber dennoch muss die gültige Rechnung einige Voraussetzungen erfüllen.

  • Die Rechnung muss echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben
  • Die Rechnung muss unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden
  • Der Empfänger muss die Rechnung lesen können.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Damit jederzeit eine Überprüfung deiner Unterlagen durch das Finanzamt gewährleistet ist, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Fristen sind gesetzlich in § 14b geregelt. Fallen diese Pflichten jedoch auch für Kleinunternehmer an? Die Antwort lautet Ja – in § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen verwiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Aus diesem Grund müssen auch Kleinunternehmer eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Rechnungen einhalten. Die Frist gilt hierbei für zwei Arten von Rechnungen:

  • Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die du deinem Kunden gestellt hast.
  • Eingangsrechnungen: Rechnungen, die du von einem Lieferanten oder Dienstleister für eine von dir erhaltene Leistung oder Produkt erhältst.

Achtung!

Als Kleinunternehmer musst du nicht nur die Aufbewahrungspflichten einhalten. Wenn du deine Rechnungen digital aufbewahrst und deine steuerrelevanten Dokumente digital archivierst, so musst du dich dennoch an eine ordnungsgemäße Buchführung halten und deine Buchhaltung GoBD-konform führen.

Kleinunternehmer-Rechnung ins EU-Ausland

Schickst du als Kleinunternehmer eine Rechnung ins Ausland innerhalb der EU, dann unterliegst du auch in diesem Fall der Kleinunternehmerregelung. Das heißt konkret, dass du auf deiner Ausgangsrechnung keine Umsatzsteuer nach den gesetzlichen Vorgaben von § 19 UStG ausweisen darfst. Es spielt dabei keinerlei Rolle, ob deine Kleinunternehmer Rechnung an eine Privatperson oder an ein Unternehmen geht.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Sowohl für dich als Kleinunternehmer als auch für Selbstständige ist ein Rechnungsprogramm sehr nützlich. Dies gilt auch dann, wenn du nur wenige Rechnungen im Monat schreibst. Die Vorteile sprechen für sich:

  • Du sparst sowohl beim Schreiben der Rechnungen als auch der Buchhaltung ungemein Zeit und Nerven.
  • Als Kleinunternehmer hast du immer einen aktuellen Überblick über deine Buchhaltung.
  • Du füllst nur die wichtigen Informationen wie Rechnungsempfänger, Lieferung- und Leistungsdatum, Produkte, Menge, Preis etc. aus – den Rest erledigt das Programm automatisch für dich.
  • Rechnungen, die du mit einem Rechnungsprogramm geschrieben hast, entsprechen den gesetzlichen Vorgaben – so bist du immer auf der sicheren Seite.

Fazit

Erfüllst du als Unternehmer die Voraussetzungen von § 19 UStG, kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Regelung macht dir die Buchhaltung um einiges einfacher und du kannst dir so manchen Aufwand sparen. Allerdings ist die Kleinunternehmerregelung nicht für jeden geeignet und es kann durchaus Gründe geben, darauf freiwillig zu verzichten. Wichtig für dich ist es aber mit der Regelung, dass du genau auf deine Rechnungsstellung achtest. Du darfst auf der Kleinunternehmer Rechnung auf keinen Fall die Umsatzsteuer ausweisen. Überdies musst du ganz explizit auf die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung hinweisen.