Lohnbuchhaltung

Ein Unternehmen kommt ohne sie kaum aus: gute Mitarbeiter. Doch mit der Einstellung von Personal kommen zugleich auch zahlreiche formelle Dinge auf den Unternehmer zu. All diese laufen in der Lohnbuchhaltung zusammen und dabei geht es nicht nur um die Zahlungsabwicklung der monatlichen Gehälter und Löhne, sondern auch die vielfältigen Meldepflichten stehen hier im Vordergrund.

Lohnbuchhaltung richtig machen

Was ist Lohnbuchhaltung?

Von dem Gesetzgeber wird vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen zur Finanzbuchführung verpflichtet ist und dabei auch explizit zur Lohnbuchführung. Meist werden die Begriffe Buchführung und Buchhaltung als Synonym verwendet, auch wenn das nicht vollständig korrekt ist. Denn in der Lohnbuchführung wird die monatliche Gehaltsabrechnung erstellt und auf dieser muss erkenntlich sein, wann sie erstellt wurde und, für welchen Zeitraum sie gültig ist. Zudem müssen auch das Brutto-Gehalt, die Abzüge von diesem im Detail und das verbleibende Netto-Gehalt ablesbar sein.

Wie aufwendig eine monatliche Lohnbuchhaltung gestaltet ist, das ist weitest gehend von der Art des Unternehmens abhängig. Werden die Angestellten beispielsweise nach Stundenlohn bezahlt und ihre Überstunden sowie die Arbeitszeiten an den Wochenenden zusätzlich vergütet, dann verursacht das deutlich mehr Arbeit, als ein festes Gehalt eines Angestellten. Denn bei Letzteren muss nicht monatlich neu gerechnet werden, sondern es müssen nur die vertraglichen Änderungen berücksichtigt werden.

Die einzelnen Elemente der Lohnbuchhaltung

  • Pflege der Personalstammdaten
  • Führung und Pflege der Jahreslohnkonten
  • Die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
  • Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelege für die Finanzbuchführung
  • Optional: die Erstellung von Arbeitsverträgen, Kündigungen, Abmahnungen etc.

Für jeden Arbeitnehmer besteht ein Lohnkonto

Der Begriff Lohnkonto umschreibt die Sammlung von Datensätzen und jedes Konto enthält alle Daten, die für den Arbeitnehmer relevant sind. Welche Inhalte genau ein solches Lohnkonto enthalten muss, ist durch den § 41 EStG sowie den § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LSdTV) genau festgelegt.

Die Lohnbuchhaltung bereitet also die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter vor und händigt diese dann am Ende des Monats aus. Zu den Gehalts-/Lohnabrechnungen kommen für den Arbeitgeber, bzw. für dessen Unterlagen auch noch:

  • Die Auszahlungsliste
  • Die Meldebescheinigung für die Sozialversicherungen
  • Das Lohnjournal

Allerdings können sich diese Unterlagen von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

Enthalten sein müssen in einem Lohnkonto:

  • Lohnsteuerabzug
  • Sonderzahlungen wie Kurzarbeitergeld, Schlechtwettergeld etc.
  • Wegfall des Anspruchs auf Verdienst an wenigstens fünf aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
  • Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers
  • Jahresfreibetrag, Jahreshinzurechnungsbetrag, Monatsbetrag, Wochenbetrag oder Tagesbetrag
  • Vorsorgungsfreibetrag und Zuschlag zu diesem
  • Tag der Lohnzahlung
  • Zeitraum der Lohnzahlung
  • Bezüge getrennt nach Sach- und Geldlohn
  • Außerordentliche Einkünfte
  • Bezüge nach dem Doppelsteuerabkommen, die dem Progressionsvorbehalt unterliegen

Die gesetzlichen Pflichten der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung muss drei gesetzliche Meldeerfordernisse gerecht werden:

  1. Sie wickelt die sogenannten DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) ab. Dahinter verbirgt sich die Meldung der Daten des Arbeitnehmers an die Sozialversicherungen.
  2. Sie melden die Zahlungen an die Krankenkassen und erhält im Gegenzug die sogenannten Krankenkassennachweise.
  3. Sie erledigt die Lohnsteueranmeldung und sorgt damit dafür, dass eine Quellenbesteuerung der Lohnsteuer stattfindet. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer automatisch den Nettowert seines Gehaltes/Lohns erhält – da vom Bruttobetrag automatisch alle Sozialversicherungsbeträge, Krankenkassen-Prämien und Steuern abgezogen werden.

Die Prüfung durch Finanzamt und Rentenversicherung

Während die Mitarbeiter selbst die Richtigkeit ihrer Abrechnung anhand der monatlichen Entgeltbescheinigungen überprüfen können, wird das Unternehmen in regelmäßigen Abständen geprüft.

Dabei handelt es sich um die Überprüfungen vom Finanzamt (Lohnsteueraußenprüfung) und die der Versicherungskonten durch den Rentenversicherungsträger. Dieser prüft die ordnungsgemäße Abführung der Krankenkassen-Beiträge sowie die Beiträge für die Pflegeversicherung und die gesetzliche Unfallversicherung. Das bedeutet für die Lohnbuchhaltung die vom Gesetzgeber vorgegebene, umfangreiche Dokumentationspflicht aller Lohnbuchhaltungsunterlagen einzuhalten.

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung im Überblick

  1. Tritt ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen ein, dann wird von der Lohnbuchhaltung, die Lohnunterlagen eröffnet und der Mitarbeiter beim Sozialversicherungsträger angemeldet. Je nach der Beschäftigungsart gibt es zudem unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten, die von der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden müssen.
  2. Während der Anstellung des Mitarbeiters erstellt die Lohnbuchhaltung die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge, die neben der Ermittlung der Gesamtbezüge inkl. Lohn- und Lohnnebensteuern auch die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge umfasst sowie die Erstellung der Entgeldabrechnungen.
  3. Die Lohnabzüge werden von der Lohnbuchhaltung an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt sowie ggf. an externe Zahlungsempfänger gemeldet und überwiesen.
  4. Die Lohnbuchhaltung wickelt auch zumeist zum Monatsende die erforderlichen Mitarbeiteraustritte ab und meldet diese den Sozialversicherungsträgern. Auch eine Erstellung von Personalstatistiken kommt häufig dazu.
  5. Die Lohnbuchhaltung muss am Ende des Geschäftsjahres die Lohnkonten abschliessen und diese dann an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter melden.