Ein Unternehmen kommt ohne sie kaum aus: gute Mitarbeiter. Doch mit der Einstellung von Personal kommen zugleich auch zahlreiche formelle Dinge auf den Unternehmer zu. All diese laufen in der Lohnbuchhaltung zusammen und dabei geht es nicht nur um die Zahlungsabwicklung der monatlichen Gehälter und Löhne, sondern auch die vielfältigen Meldepflichten stehen hier im Vordergrund.
Von dem Gesetzgeber wird vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen zur Finanzbuchführung verpflichtet ist und dabei auch explizit zur Lohnbuchführung. Meist werden die Begriffe Buchführung und Buchhaltung als Synonym verwendet, auch wenn das nicht vollständig korrekt ist. Denn in der Lohnbuchführung wird die monatliche Gehaltsabrechnung erstellt und auf dieser muss erkenntlich sein, wann sie erstellt wurde und, für welchen Zeitraum sie gültig ist. Zudem müssen auch das Brutto-Gehalt, die Abzüge von diesem im Detail und das verbleibende Netto-Gehalt ablesbar sein.
Wie aufwendig eine monatliche Lohnbuchhaltung gestaltet ist, das ist weitest gehend von der Art des Unternehmens abhängig. Werden die Angestellten beispielsweise nach Stundenlohn bezahlt und ihre Überstunden sowie die Arbeitszeiten an den Wochenenden zusätzlich vergütet, dann verursacht das deutlich mehr Arbeit, als ein festes Gehalt eines Angestellten. Denn bei Letzteren muss nicht monatlich neu gerechnet werden, sondern es müssen nur die vertraglichen Änderungen berücksichtigt werden.
Die einzelnen Elemente der Lohnbuchhaltung
Für jeden Arbeitnehmer besteht ein Lohnkonto
Der Begriff Lohnkonto umschreibt die Sammlung von Datensätzen und jedes Konto enthält alle Daten, die für den Arbeitnehmer relevant sind. Welche Inhalte genau ein solches Lohnkonto enthalten muss, ist durch den § 41 EStG sowie den § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LSdTV) genau festgelegt.
Die Lohnbuchhaltung bereitet also die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter vor und händigt diese dann am Ende des Monats aus. Zu den Gehalts-/Lohnabrechnungen kommen für den Arbeitgeber, bzw. für dessen Unterlagen auch noch:
Allerdings können sich diese Unterlagen von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
Enthalten sein müssen in einem Lohnkonto:
Die Lohnbuchhaltung muss drei gesetzliche Meldeerfordernisse gerecht werden:
Während die Mitarbeiter selbst die Richtigkeit ihrer Abrechnung anhand der monatlichen Entgeltbescheinigungen überprüfen können, wird das Unternehmen in regelmäßigen Abständen geprüft.
Dabei handelt es sich um die Überprüfungen vom Finanzamt (Lohnsteueraußenprüfung) und die der Versicherungskonten durch den Rentenversicherungsträger. Dieser prüft die ordnungsgemäße Abführung der Krankenkassen-Beiträge sowie die Beiträge für die Pflegeversicherung und die gesetzliche Unfallversicherung. Das bedeutet für die Lohnbuchhaltung die vom Gesetzgeber vorgegebene, umfangreiche Dokumentationspflicht aller Lohnbuchhaltungsunterlagen einzuhalten.
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