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Lohnsteueraußenprüfung: alle Tipps für einen stressfreien Prüfungsablauf

Aktualisiert am
12
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03
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2024
Zwei Personen unterhalten sich an einem Buerotisch ueber das, was auf einem Tablet gezeigt wird

Als Arbeitgeber musst du von deinen Mitarbeitern die Lohn- und Kirchensteuer sowie gegebenenfalls den Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen. Dabei können allerdings jede Menge Fehler passieren. Deshalb sieht das Finanzamt von Zeit zu Zeit genauer hin. Steht dir eine Lohnsteueraußenprüfung bevor? Dann bleib ganz ruhig. Wir verraten dir, wie sie abläuft, wie du dich optimal auf die Lohnsteueraußenprüfung vorbereitest und mit welchen Folgen du rechnen musst.

Was ist die Lohnsteueraußenprüfung?

Bei einer Lohnsteueraußenprüfung handelt es sich um eine besondere Form der Betriebsprüfung, bei der sich die Prüfer des Finanzamts rein auf Sachverhalte rund um die Lohnsteuer konzentrieren. Zuständig ist dafür nach § 42f Abs. 1 EStG das Betriebsstättenfinanzamt. Es schickt dir Außenprüfer vorbei, die deine Unterlagen direkt vor Ort prüfen.

Insbesondere größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden werden turnusmäßig alle paar Jahre geprüft. Eine Lohnsteueraußenprüfung kann aber nach dem Zufallsprinzip natürlich auch kleinere Unternehmen treffen.

Tipp: Lege Prüfungen zusammen

Betriebsprüfungen verursachen einen ziemlich hohen Aufwand. Deshalb kannst du nach § 42f Abs. 4 EStG bei deinem Betriebsstättenfinanzamt oder dem Träger der Rentenversicherung beantragen, dass die Lohnsteueraußenprüfung mit der Betriebsprüfung der Rentenversicherung zusammengelegt wird. So sparst du dir den Aufwand einmal.

Schwerpunkte bei der Lohnsteueraußenprüfung

Natürlich können die Außenprüfer nicht jeden einzelnen Sachverhalt im Prüfungszeitraum nachvollziehen und neu berechnen. Das würde viel zu viel Zeit kosten. Deshalb konzentrieren sie sich in aller Regel auf bestimmte Schwerpunkte, bei denen das Potenzial für Unstimmigkeiten am höchsten ist. Typische Prüfungsschwerpunkte sind unter anderem:

  • Berechnung der Bruttogehälter
  • Lohnkonten
  • korrekte Abrechnung von geldwerten Vorteilen (z. B. Sachbezugswerte, 50-Euro-Freigrenze)
  • Nettolohnzahlungen
  • Besteuerung der privaten Nutzung von Dienstwagen (insbesondere Prüfung des Fahrtenbuchs bei der Fahrtenbuchmethode)
  • Fahrtkosten
  • pauschalierte Lohnsteuer
  • korrekte Abrechnung der Aushilfslöhne für Minijobber, kurzfristige Beschäftigungen und Werkstudenten
  • Reisekostenabrechnungen
  • steuerfreie Auszahlungen (z. B. Sonntags- oder Nachtarbeitszuschläge)
  • Betriebsveranstaltungen und Zuwendungen an deine Mitarbeitenden
  • Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten
  • Arbeitsverhältnisse zu nahen Angehörigen
  • Überprüfung beschäftigter Freelancer auf Scheinselbstständigkeit
  • an Gesellschafter-Geschäftsführer ausgezahlte Gehälter

Zu all diesen Punkten solltest du also im Optimalfall bereits die entsprechenden Unterlagen parat haben.

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Auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen können für Betriebsprüfer von Interesse sein. Stelle daher sicher, dass du diese immer korrekt erstellst. Du kannst dafür zum Beispiel unser kostenloses Muster für eine Gehaltsabrechnung nutzen.

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Ablauf der Lohnsteueraußenprüfung

Der Ablauf der Lohnsteueraußenprüfung ist weitgehend gesetzlich geregelt. Weißt du von vornherein, was auf dich zukommt, kannst du der Lohnsteuerprüfung gelassen entgegensehen. So läuft es ab:

  1. Prüfungsanordnung
    Du bekommst von deinem Betriebsstättenfinanzamt zwei bis vier Wochen vor der Außenprüfung eine Prüfungsanordnung. Damit informiert es dich als Steuerpflichtigen über den voraussichtlichen Prüfungsbeginn, den Prüfungszeitraum, die zu prüfende Steuerart (hier die Lohnsteuer) und den Prüfungsort.
  2. Tag der Betriebsprüfung
    Ist der Tag der Außenprüfung gekommen, meldet sich der Prüfer in deinem Betrieb. Du musst ihm einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Häufig gibt es eingangs eine Vorbesprechung, in dem ihr bereits einige Details zur Betriebsprüfung klären könnt. Anschließend wird der Prüfer damit beginnen, systematisch die vorgelegten Lohnunterlagen zu prüfen.
    Kläre gleich zu Beginn, wer dem Prüfer als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Bitte ihn außerdem, dir mögliche Prüfungsfeststellungen immer gleich mitzuteilen, am besten schriftlich. Hat die Kommunikation während der Betriebsprüfung nicht so gut geklappt, solltest du diese Information zumindest rechtzeitig vor der Schlussbesprechung anfordern.
  3. Schlussbesprechung
    Wenn der Prüfer Feststellungen gemacht hat, hast du immer Anspruch auf eine Schlussbesprechung. Auf dieses Recht solltest du nicht verzichten, denn sie ist eine gute Gelegenheit, einen Kompromiss zu finden.

Übrigens: Wenn der Prüfer schwerwiegende Probleme in deiner Lohnbuchhaltung findet oder sogar eine Steuerstraftat vermutet, darf er den Prüfungszeitraum auf weitere Jahre ausweiten oder eine Anschlussprüfung anordnen. Eine Anschlussprüfung muss jedoch immer verhältnismäßig sein.

Wann du deinen Steuerberater hinzuziehen solltest

Wenn du einen Steuerberater hast, solltest du ihn hinzuziehen, sobald du Kenntnis von der bevorstehenden Außenprüfung erhältst. Manchmal meldet sich der Prüfer schon vorab telefonisch, um einen Termin zu vereinbaren. Ansonsten solltest du dich mit deinem Steuerberater abstimmen, sobald die Prüfungsanordnung angekommen ist.

Dann könnt ihr auch klären, ob er während der Lohnsteueraußenprüfung anwesend sein wird, telefonisch erreichbar ist oder lediglich zu den Besprechungen dazukommt. Sprecht unbedingt vor der Außenprüfung darüber, welche Kosten dafür anfallen. Sonst kann es hinterher eine böse Überraschung geben.

Ort und Zeitpunkt der Lohnsteueraußenprüfung

Die Lohnsteueraußenprüfung findet normalerweise bei dir im Betrieb statt. Hast du keine geeigneten Räumlichkeiten, kannst du auch beantragen, dass die Prüfung in den Räumen der Finanzbehörde durchgeführt wird. Die Betriebsprüfungsordnung sieht momentan nicht mehr vor, dass die Steuerprüfung auch beim Steuerberater stattfinden kann. Manche Prüfer machen davon aber Ausnahmen.

Den Termin der Außenprüfung legt normalerweise die Finanzbehörde fest. Lässt sich dieser für dich nicht einrichten, kannst du eine Verschiebung beantragen. Dafür musst du aber einen wichtigen Grund anführen können, beispielsweise Urlaub oder Krankheit (auch des Steuerberaters) oder eine Inventur. Den Antrag dafür stellst du bei deinem Betriebsstättenfinanzamt.

So bereitest du dich auf die Lohnsteueraußenprüfung vor

Vorbereitung ist das halbe Leben – das trifft selten besser zu als bei einer Lohnsteueraußenprüfung. Die folgende Übersicht zeigt dir, wie du dich optimal auf die Außenprüfung vorbereitest:

Bereich Vorbereitung
Unterlagen

Bereite alle wichtigen Unterlagen rund um die Lohnbuchhaltung und den Lohnsteuerabzug vor, zum Beispiel:

  • Lohnabrechnungen
  • Lohnkonten
  • Lohnjournale
  • Arbeitsverträge der Mitarbeitenden
  • Personalakten
  • ELStAM-Unterlagen
  • allgemeine Buchhaltung (Kassenbücher, Sachkonten, Buchführungsbelege, Bilanzen)
Erfassung der Mitarbeitenden Überprüfe, ob du alle Mitarbeiter (auch die Minijobber) korrekt erfasst und die Lohnsteuer für sie abgeführt hast. Dazu müssen die Summen der Lohnkonten mit den Buchungen auf den Buchhaltungskonten für die Lohnkosten übereinstimmen.
Elektronischer Zugriff Der Prüfer hat das Recht, deine elektronischen Datenverarbeitungssysteme in die Betriebsprüfung einzubeziehen. Das gilt für deine Lohnbuchhaltung ebenso wie für digitale Personalakten.
Prüfungsanordnung Kontrolliere, ob die Prüfungsanordnung die erforderlichen Angaben enthält und rechtzeitig zugegangen ist. Andernfalls kannst du dagegen Einspruch einlegen.
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Schlussbesprechung der Lohnsteueraußenprüfung

Dein Anspruch auf eine Schlussbesprechung ist gesetzlich geregelt. Diese Chance solltest du dir nicht entgehen lassen. Der Prüfer geht mit dir noch mal Punkt für Punkt alle Feststellungen durch und ihr könnt eure abweichenden Rechtsauffassungen diskutieren. In diesem Rahmen könnt ihr auch einen Kompromiss schließen. Der Prüfer verzichtet beispielsweise auf einige Prüfungsfeststellungen – und du verzichtest im Gegenzug darauf, Einspruch einzulegen. So gewinnt ihr beide: Deine Nachzahlung fällt geringer aus und der Prüfer muss keine Stellungnahme zum Einspruch schreiben.

An der Schlussbesprechung nehmen der Steuerpflichtige und der Prüfer als Vertreter der Finanzbehörde teil. Du kannst auf Wunsch deinen Steuerberater oder den Lohnbuchhalter hinzuziehen. Gibt es noch strittige Punkte, solltest du darauf bestehen, dass der Vorgesetzte des Prüfers (z. B. der Sachgebietsleiter) dabei ist. So lassen sich abschließende Entscheidungen herbeiführen.

Mehr dazu, wie der Termin abläuft und worauf du achten solltest, erfährst du in unserem Beitrag zur Schlussbesprechung.

Nachzahlungen nach Lohnsteueraußenprüfung

Stellt der Prüfer Abweichungen bei der Berechnung und Abführung der Lohnsteuer fest, muss der Fehlbetrag ausgeglichen werden. Nach dem Abschluss der Außenprüfung sind mehrere Szenarien möglich:

  • Es gibt keine Beanstandungen.
    Du bekommst lediglich einen Prüfungsbericht. Dieser stellt fest, dass sich die Besteuerungsgrundlagen nicht ändern. Außerdem hebt der Bericht den Nachprüfungsvorbehalt der Lohnsteuer-Anmeldungen im Prüfungszeitraum auf.
  • Das Finanzamt fordert den Fehlbetrag der Lohnsteuer direkt beim Arbeitnehmer ein.
    Das Wohnsitzfinanzamt der Mitarbeitenden erhält eine Mitteilung über die ermittelten Werte. In der Folge erlässt dieses geänderte Lohnsteuerbescheide und der Steuerpflichtige muss die Differenz bezahlen. Dein Unternehmen erhält parallel einen Haftungsbescheid. Damit musst du die Lohnsteuer übernehmen, falls ein Mitarbeiter seine Lohnsteuerschuld nicht zahlt.
  • Du bekommst von der Finanzbehörde einen Haftungsbescheid mit Zahlungsfrist.
    Du musst die im Haftungsbescheid genannte Lohnsteuer innerhalb der Zahlungsfrist von einem Monat bezahlen. Zwar kannst du die Steuer von den Arbeitnehmern zurückfordern. Bei bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern ist das aber nicht ganz so einfach, weil eine Verrechnung mit der nächsten Lohnabrechnung nicht möglich ist.
  • Du bekommst einen Nachforderungsbescheid.
    Einen Nachforderungsbescheid bekommst du dann, wenn nicht die Mitarbeitenden, sondern der Arbeitgeber Schuldner der Lohnsteuer ist. Das kann etwa passieren, wenn du Fehler bei der Pauschalierung der Lohnsteuer gemacht hast (z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Verpflegungsmehraufwendungen).
  • Du musst Umsatzsteuer nachzahlen.
    Bestimmte Sachverhalte können sich auch auf die Umsatzsteuer auswirken. Das ist etwa bei der Abrechnung von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Fall.
Achtung, Stolperfalle!

Erhältst du einen Haftungsbescheid mit Zahlungsfrist, musst du die entsprechenden Steuerbeträge bei deinen Arbeitnehmern einfordern. Tust du das nicht, entsteht für diese ein geldwerter Vorteil. Dieser wäre dann wiederum zu versteuern – und könnte gleich Futter für die nächste Außenprüfung bieten.

Einspruch gegen den Bescheid der Lohnsteuerprüfung einlegen

Egal ob das Finanzamt infolge der Außenprüfung einen Haftungs-, Nachforderungs- oder Umsatzsteuerbescheid erlässt, du kannst immer Einspruch einlegen. Dafür hast du ab der Bekanntgabe einen Monat Zeit.

Du musst dann begründen, warum du mit der Einschätzung des Prüfers nicht einverstanden bist. Die Rechtsbehelfsstelle der Finanzbehörde ist verpflichtet, die betreffenden Sachverhalte erneut zu prüfen. Kannst du das Ergebnis dieser zweiten Prüfung ebenfalls nicht nachvollziehen, bleibt dir der Weg vor das Finanzgericht und in der Revision vor den Bundesfinanzhof.

Wichtig zu wissen: Aussetzung der Vollziehung beantragen

Wenn du gegen einen Bescheid Einspruch einlegst, solltest du die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Andernfalls musst du die Nachforderung trotzdem erst einmal bezahlen, auch wenn die Sache noch gar nicht abschließend geklärt ist.

Zusammenfassung: Lohnsteueraußenprüfung

Eine Lohnsteueraußenprüfung im regelmäßigen Turnus ist ein wichtiges Instrument der Finanzbehörden, um Fehler in deiner Lohnbuchhaltung zu finden und Steuerhinterziehung vorzubeugen. Der Gedanke daran verursacht dir Kopfschmerzen? Dafür gibt es keinen Grund. Du hast genügend Zeit, um dich auf die Außenprüfung vorzubereiten und mit deinem Steuerberater eine Strategie auszuarbeiten. So kannst du diesem Termin entspannt entgegensehen.

Und wenn du deine Lohnbuchhaltung ordentlich führst, dürften auch keine großen Überraschungen warten.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnsteueraußenprüfung

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