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Nachzahlungen und Strafen bei der Betriebsprüfung

Aktualisiert am
05
.
02
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2024

Die Betriebsprüfung ist das Schreckgespenst vieler Selbstständiger. Das ist aber nicht nötig, denn eine Außenprüfung ist ebenso normal wie gewisse Abweichungen, die der Prüfer in deiner Buchhaltung feststellt. Der Regelfall ist tatsächlich eine (hoffentlich geringe) Nachzahlung. Erfahre hier, mit welcher Höhe du rechnen solltest und wie du einer Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung vorbeugen kannst.

Wann dir Nachzahlungen und Strafen nach einer Betriebsprüfung drohen

Eine Steuernachzahlung steht dir ganz einfach gesprochen immer dann ins Haus, wenn du zu wenig Steuern gezahlt hast. Dafür musst du gar nicht allzu viel anstellen, denn das passiert schon durch Kleinigkeiten. Beispiele für typische Sachverhalte, die eine Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung verursachen können:

  • Du hast den Einkauf der Schulmaterialien deiner Kinder als Büromaterial verbucht – der Finanzbeamte streicht den Betriebsausgabenabzug.
  • Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie stellt sich heraus, dass der Gastronom seine private Verpflegung aus den betrieblichen Vorräten bestreitet. Er muss den Vorteil nachversteuern.
  • Du wolltest die Privatnutzung deines Firmen-Pkws mit einem Fahrtenbuch abrechnen – dieses ist aber mangelhaft und wird verworfen.
  • Der Bestand deines Kassenbuchs stimmt nicht mit dem Bargeldbestand überein. Der Prüfer verwirft deine Kassenführung und nimmt Hinzuschätzungen vor.
  • Es wurden Einnahmen nicht korrekt verbucht und somit der Gewinn zu gering ausgewiesen.
  • Deine Buchhaltung ist unvollständig oder stark fehlerbehaftet. Der Prüfer verwirft sie deshalb und schätzt die Besteuerungsgrundlage.
  • Bei einem Gastronomiebetrieb weisen die Getränke- und Speisenumsätze ein deutlich vom Durchschnitt abweichendes Verhältnis auf. Der Fiskus geht daher davon aus, dass nicht alle Einnahmen versteuert wurden, und schätzt hinzu.
  • Du bewertest Lagerbestände mit Auslaufware nur noch mit 50 Prozent ihres ursprünglichen Werts. Das Finanzamt hält 75 Prozent für angemessen. Um die Differenz steigt dein Gewinn.

Eine zusätzliche Strafe kann auf dich zukommen, wenn du durch die Fehler in deiner Buchführung eine Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung begangen hast.

  • Von einer Steuerhinterziehung geht die Finanzbehörde aus, wenn du vorsätzlich gehandelt hast. Buchst du beispielsweise private Ausgaben als Betriebsausgaben, wird dir bewusst sein, dass du dir damit einen steuerlichen Vorteil verschaffst.
  • Eine Bestrafung im Rahmen einer Ordnungswidrigkeit (Steuerverkürzung) kommt hingegen infrage, wenn du fahrlässig handelst und dir aus Unwissenheit „versehentlich“ einen steuerlichen Vorteil verschaffst.

Wie die dir schon denken kannst, werden diese beiden Fälle unterschiedlich behandelt.

Tipp: Kassenbuch mit sevdesk leicht gemacht

Gerade das Kassenbuch gibt oft Anlass für Beanstandungen bei einer Außenprüfung. Erstelle dein Kassenbuch mit nur wenigen Klicks mit der sevDesk Buchhaltungssoftware und beuge Ärger mit der Kassenführung vor.

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Durchschnittliche Nachzahlung: So wird die Höhe berechnet

Die durchschnittliche Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung lässt sich nicht pauschal beziffern. Die Höhe hängt von verschiedenen Faktoren ab – insbesondere aber von deinem Umsatz und Gewinn. Kleinstbetriebe, die im Jahr weniger als 44.000 Euro Gewinn erzielen, können logischerweise bei Weitem keine so hohen Nachzahlungen auferlegt bekommen wie Mittelbetriebe und Großbetriebe, die Gewinne von mehreren Hunderttausend oder gar Millionen Euro erwirtschaften.

Außerdem hängt die Höhe einer realistischen Steuernachzahlung auch vom Vergehen ab. Kannst du deine Buchungen etwa nicht belegen, kann es zu Hinzuschätzungen kommen, die deine Nachzahlung erheblich in die Höhe treiben dürften. Zudem drohen in sehr schweren Fällen (also bei Steuerbetrug) Geld- und sogar Freiheitsstrafen.

Wichtig zu wissen: Zusätzlich zur Nachzahlung an sich können auch noch Zinsen berechnet werden (§ 233a AO). Denn das Finanzamt hätte das Geld in der Zeit ja auch gewinnbringend anlegen können. Eine solche Forderung entsteht aber erst 15 Monate nachdem deine Steuerschuld entstanden ist und wird mit 0,5 Prozent des nachzuzahlenden Betrags pro Monat veranschlagt.

Manchmal ist auch gar keine Nachzahlung nötig, sondern es wird nur die Bemessungsgrundlage für die nächsten Steuerjahre angepasst. Das führt dann dazu, dass du entweder mehr oder weniger Steuern zahlen musst.

So vermeidest du Nachzahlungen nach einer Betriebsprüfung

Du wirst selbst mit den größten Bemühungen nicht vermeiden können, dass dir kleinere Fehler unterlaufen – sogar Steuerkanzleien sind davor nicht gefeit. Mögliche Nachforderungen lassen sich aber in Grenzen halten, wenn du bei der Buchführung sorgfältig vorgehst. Darauf solltest du achten:

  • Gib deine Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen immer pünktlich ab und zahle deine Steuern fristgerecht.
  • Ordne deine Belege nach einer übersichtlichen Struktur, sodass dein System von den Finanzbeamten einfach nachvollziehbar ist.
  • Bleibe mit deiner Buchhaltung und Kassenführung immer auf dem Laufenden und lasse keinen Rückstand auflaufen.
  • Halte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) ein.

Eine belastbare Buchhaltung ist die wichtigste Grundlage, um die durchschnittliche Nachzahlung nach einer Betriebsprüfung niedrig zu halten. Bei der doppelten Buchführung sind die Risiken etwas geringer, da Fehler aufgrund doppelter Erfassung schneller auffallen (z. B. nicht erfasste Ausgangsrechnungen).

Mit genügend Sorgfalt können zum Beispiel auch Kleinstbetriebe eine korrekte Gewinnermittlung auch mit der einfachen Buchführung sicher erstellen.

Korrekturmeldungen machen

Stellst du bei der Vorbereitung auf die Betriebsprüfung fest, dass du einen Fehler bei der UStVA gemacht hast? Dann korrigiere deine Umsatzsteuervoranmeldung am besten noch, bevor die Betriebsprüfung beginnt. Dazu reichst du einfach eine korrigierte Voranmeldung ein. Setze im Feld „Berichtigte Anmeldung“ ein Kreuz – so wird eine Korrekturmeldung daraus.

Wichtig: Eine Korrektur ist KEINE Selbstanzeige!

Oft liest man, dass eine Berichtigung deiner Voranmeldung einer Selbstanzeige entspricht. Das stimmt so jedoch nicht. Die UStVA ist nämlich eine vorläufige Meldung, die unterjährig eingereicht und jederzeit geändert werden kann. Daraus ergeben sich Vorauszahlungen zur Umsatzsteuer. Eine endgültige Meldung machst du dann erst mit der Jahreserklärung.

Von einer Selbstanzeige nach § 371 AO würde man dann sprechen, wenn innerhalb der 10 Jahresfrist unrichtige und / oder unvollständige Tatsachen nachdeklariert werden würden.

Nachzahlung und Strafen vorbeugen: Buchhaltungssoftware nutzen

Du kannst nicht verhindern, dass in deinem Unternehmen eine Außenprüfung durchgeführt wird. Wenn du aber gut vorarbeitest, lassen sich mögliche Nachzahlungen von vornherein gering halten. Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware ermittelst du sicher deine Steuerlast für Einkommen- und Umsatzsteuer und hast in Hinblick auf die nächste Betriebsprüfung jede Menge Vorteile:

  • Erfasse deine Belege digital und speichere sie GoBD-konform.
  • Bereite deine Buchungen danke vieler Auswertungsmöglichkeiten übersichtlich auf.
  • Gleiche Einnahmen bzw. Ausgaben und Zahlungen auf deinem Bankkonto automatisch mit deinen Belegen ab.
  • Führe dein Kassenbuch mit Tages- und Monatsabschlüssen sicher auf einen Klick.
  • Exportiere deine Daten per DATEV-Schnittstelle zu deinem Steuerberater.

Und das Beste ist: Dank der mobilen App erledigst du deine Buchhaltung kinderleicht nebenbei, beispielsweise wenn du in der Gastronomie tätig bist und gerade Flaute ist.

Eine Garantie, dass die Finanzbehörden bei der nächsten Betriebsprüfung nicht einige Kleinigkeiten finden werden, hast du zwar mit einer Buchhaltungssoftware auch nicht. Aber du kannst mit dem guten Gefühl in die Außenprüfung oder Nachschau gehen, alles Mögliche getan zu haben, um einer möglichen Nachzahlung vorzubeugen.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema

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Deine Buchhaltung solltest du jederzeit im Griff haben – nicht nur für den Fall, dass sich ein Betriebsprüfer ankündigt.

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