Sozialversicherungsprüfung: So meisterst du sie ohne Stress
Ist dir zum ersten Mal eine Prüfungsanordnung von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) in deinem Briefkasten landet, bist du wahrscheinlich zunächst einmal ziemlich aufgeregt. Sozialversicherungsprüfungen haben nicht gerade den Ruf, angenehm zu sein.
Aber wir können dir die Angst nehmen: Erledigst du deine Lohnbuchhaltung ordentlich und bereitest dich gründlich vor, gibt es keinen Grund zur Sorge. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die Betriebsprüfung der Rentenversicherung locker überstehst, wie du dich vorbereitest und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest.
Das wird bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung geprüft
Bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung dreht sich alles darum, ob du die Sozialversicherungsbeiträge und die Künstlersozialabgabe im Prüfungszeitraum richtig abgeführt hast. Sie heißt deshalb auch Sozialversicherungsprüfung.
Dabei kontrolliert der Prüfer unter anderem die Ergebnisse deiner Lohnabrechnung, die Entgeltunterlagen (z. B. Stundenzettel, Reisekostenabrechnungen) sowie die Beitragsnachweise und -meldungen.
Häufig richtet der Betriebsprüfer den Fokus auf Themen innerhalb der Lohnabrechnung, die entweder viel Fehlerpotenzial bieten oder bei denen am ehesten Schummeleien möglich sind. Dazu gehören beispielsweise:
- korrekte Einordnung der Versicherungspflicht bei kurzfristigen Beschäftigungen (z. B. bei Saisonarbeitern und Ferienjobbern), Werkstudentenjobs und Praktika
- Abführung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse (KSK)
- Einhaltung der Minijob-Grenze
- Scheinselbstständigkeit (Abgrenzung von Selbstständigen zu abhängig Beschäftigten)
Ein Prüfer kündigt sich dabei bei Betrieben mit 20 Mitarbeitern und mehr mindestens alle 4 Jahre an. So will es das Gesetz (§ 28p SGB 4). Das ist öfter als bei vielen anderen Betriebsprüfungen und liegt daran, dass die Verjährungsfrist bei Beitragszahlungen recht kurz ist. Bei kleineren Unternehmen kommt der Prüfer meist seltener.
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Betriebsprüfung der Rentenversicherung: Diese Unterlagen müssen vorliegen
Damit der Prüfer genau kontrollieren kann, ob du bei der Lohnabrechnung alles richtig gemacht hast, benötigt er all deine Entgeltunterlagen. Stelle deshalb am besten die folgenden Unterlagen griffbereit zur Verfügung:
- Lohn- und Gehaltskonten der Beschäftigten
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Nachweise rund um die Versicherungsfreiheit (z. B. bei Werkstudenten die Immatrikulationsbescheinigung)
- weitere Entgeltunterlagen (z. B. zur Gewährung von Sonderzuwendungen oder Reisekostenabrechnungen)
- Verträge mit Gesellschaftern
- Berichte von Lohnsteueraußenprüfungen und weiteren Sozialversicherungsprüfungen, die für den Prüfzeitraum relevant sind
- Sachkonten
Wenn du nicht sofort alles bereitstehen hast, ist das kein Beinbruch. Du solltest jedoch angeforderte Entgeltunterlagen innerhalb der gesetzten Frist nachreichen. Kannst du das nicht, kommt es möglicherweise zu Nachforderungen – du müsstest also Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen (eventuell sogar zu Unrecht).
So läuft die Sozialversicherungsprüfung ab
Vor der Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger musst du keinen Bammel haben. Sie folgt einem festen Ablauf und ist in ihrem Verlauf eigentlich recht vorhersehbar. Im Allgemeinen besteht sie aus drei Schritten.
Schritt 1: Ankündigung der Betriebsprüfung
In der Regel findet die Betriebsprüfung durch den Rentenversicherungsträger alle drei bis vier Jahre routinemäßig statt. Wenn es bei dir keinen Verdacht auf Unregelmäßigkeiten gibt, darf der Prüfer nicht ohne Vorankündigung bei dir vorbeikommen, sondern muss den Termin für die Prüfung rechtzeitig ankündigen. Besteht hingegen der Verdacht, dass du als Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge nicht richtig abgeführt hat oder Schwarzarbeiter beschäftigt, gibt es keine vorherige Ankündigung.
Nach § 7 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sollte die Anordnung einen Monat vor dem Termin bei dir eintrudeln, spätestens aber zwei Wochen vorher. Aus dem Schreiben geht hervor:
- wann und wo die Prüfung stattfindet,
- welcher Zeitraum geprüft wird und
- welche Unterlagen du vorlegen musst.
So kannst du dich gut darauf vorbereiten und alle Dokumente zusammensuchen (falls du sie nicht eh schon fein säuberlich abgelegt hast).
Schritt 2: Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung
Zum vereinbarten Termin schickt der Prüfdienst des Rentenversicherungsträgers einen Prüfer zu dir. Er muss sich zunächst ausweisen. Zum Ablauf der Betriebsprüfung solltest du wissen:
- Zeit: Die Prüfung findet während der normalen Geschäftszeiten statt.
- Dauer: Die Dauer der Prüfung hängt von der Unternehmensgröße ab. Beschäftigst du nur wenige Mitarbeiter, kann die Prüfung in ein bis zwei Tagen erledigt sein. Bei größeren Unternehmen kann sie einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen.
- Ort: Regulär findet die Sozialversicherungsprüfung in deinen Betriebsräumen statt. Hast du einen Steuerberater beauftragt, kann sie auch dorthin verlegt werden. Gleiches gilt, wenn du deine Lohnbuchhaltung an einen Dienstleister ausgelagert hast. Du musst dem Prüfdienst einen geeigneten Arbeitsplatz oder Raum bereitstellen, ebenso wie notwendige Hilfsmittel.
- Prüfung: Zum Start gibt es oft ein kurzes Vorgespräch mit dem Prüfer und anschließend legst du die in der Prüfungsanordnung geforderten Unterlagen vor. Er prüft die Daten nun und fordert bei Bedarf weitere Informationen zur Beschäftigung deiner Mitarbeiter an. Gegebenenfalls musst du auch Bescheide oder Prüfberichte des Finanzamts vorlegen, damit diese in Hinblick auf die rechtlichen Vorschriften zur Sozialversicherung geprüft werden können.
- Ergebnis: Das Ergebnis der Betriebsprüfung wird dir innerhalb von zwei Monaten schriftlich mitgeteilt.
Schritt 3: Schlussbesprechung mit dem Betriebsprüfer
Den Abschluss der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung bildet die Schlussbesprechung. In diesem Rahmen erklärt der Prüfer dir und/oder deinem Steuerberater die Ergebnisse der Betriebsprüfung. Gegebenenfalls könnt ihr auffällige Themen noch einmal genauer erörtern. Falls es zu einer Nachforderung bzw. Nachzahlung kommt, könnt ihr in diesem Rahmen über mögliche Kompromisse verhandeln (z. B. Ratenzahlungen).
Mögliche Konsequenzen nach der Betriebsprüfung der DRV
Im Idealfall ergibt die Betriebsprüfung der DRV, dass mit deinen Löhnen alles in Ordnung ist. Dann bekommst du einfach eine Prüfmitteilung. Findet der Prüfer hingegen Fehler, hat das für dich Folgen:
- Kannst du keine Unterlagen für die Sozialversicherungsprüfung vorlegen, schätzt der Prüfer die zu zahlenden Beiträge anhand der einzelnen Arbeitsentgelte oder anhand der gesamten Lohnsumme (§ 28 f Abs. 2 SGB IV).
- Kommt es zu einer Nachforderung, musst du den entsprechenden Betrag zahlen und der Prüfbericht geht an die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Künstlersozialkasse).
- Gewöhnlich hast du für die Zahlung der Nachforderung wenigstens vier Wochen Zeit.
- Zahlst du nicht pünktlich, kommen allerdings Säumniszuschläge dazu. Im schlimmsten Fall leitet die Rentenversicherung das Verwaltungsvollstreckungsverfahren ein – damit wirst du wirkungsvoll zur Zahlung verpflichtet.
Ergibt die Betriebsprüfung der DRV beispielsweise, dass bei der Beauftragung eines Dienstleisters eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, musst du alle Sozialversicherungsbeiträge für den betreffenden Zeitraum nachzahlen.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Rentenversicherung
Bei der „elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“ (euBP) übermittelst du nach § 28p SGB IV deine Daten für die Betriebsprüfung elektronisch an die Rentenversicherung. Übergeben musst du dieselben Unterlagen, die du auch bei der "analogen" Betriebsprüfung vorlegen müsstest – nur eben in digitaler Form.
Im Idealfall bedeutet die euBP auch, dass der Prüfer auf den Besuch bei dir in der Firma verzichten kann. Bisher war die euBP eine optionale Zusatzmöglichkeit. Seit dem 1. Januar 2023 musst du sie aber verpflichtend nutzen. Nur in begründeten Ausnahmefällen kannst du bis Ende 2026 eine Befreiung beantragen.
Vorbereitung einer Sozialversicherungsprüfung: Checkliste
Damit der Verwaltungsakt der Betriebsprüfung durch die Sozialversicherung für dich entspannt abläuft, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Achte insbesondere auf diese Details:
- Nimm Kontakt mit dem Steuerberater auf, um die Vorgehensweise zu besprechen.
- Sichte alle Unterlagen und prüfe sie auf mögliche Schwachstellen (z. B. Abrechnung von Minijobs oder Ferienjobs).
- Bereite den Arbeitsplatz für den Prüfer vor (am besten in der Nähe deines Büros).
- Bereite alle vorzulegenden Unterlagen rund um die Sozialversicherung und Arbeitsverhältnisse im Prüfzeitraum übersichtlich (!) vor.
- Weise alle nicht an der Prüfung beteiligten Mitarbeitern an, in Anwesenheit des Prüfers ein nichts zu sagen.
- Sei während der Prüfung selbst verfügbar (Pflicht zur Leistung von „Prüfhilfen“ nach § 28p SGB IV).
Hast du alle Unterlagen zusammen, frage dich selbst: Kann sich eine Person von außen in einer angemessenen Zeit einen Überblick über deine Entgeltabrechnung, die Arbeitsverhältnisse und die Beiträge zur Sozialversicherung verschaffen? Dann bist du gut vorbereitet.
Diese Fehler solltest du bei einer DRV-Betriebsprüfung vermeiden
Möchtest du Problemen mit dem Betriebsprüfer der Sozialversicherung vorbeugen, solltest du diese häufigen Fehler vermeiden:
- die benötigten Unterlagen nicht parat haben (nachreichen ist oft nur eingeschränkt möglich)
- wegen der Betriebsprüfung in Panik verfallen (Betriebsprüfer sind auch nur Menschen)
- sich bei aufgedeckten Fehlern querstellen (Mitwirkung bei der Aufklärung kann sich positiv auswirken)
- den Steuerberater nicht ins Boot holen
- eine angespannte, unfreundliche Atmosphäre aufbauen (die den Prüfer erst misstrauisch werden lässt)
- sich durch zu viel Small Talk selbst verraten (Unregelmäßigkeiten fallen oft durch völlig belanglose Gespräche auf)
Du siehst schon: Eine offene und transparente Kommunikation ist in der Regel ein guter Weg, um entspannt durch die Betriebsprüfung zu kommen. Zeige dich also kooperativ, aber vermeide unnötige Gespräche.
Zusammenfassung zur Sozialversicherungsprüfung
Es gibt keinen Grund, Angst vor einer Betriebsprüfung der DRV zu haben. Wenn du dich gut vorbereitest, sollte die Prüfung von der Anordnung bis hin zur Schlussbesprechung reibungslos ablaufen. Stelle dich am besten darauf ein, dass der Prüfer Fehler finden wird – einfach, weil das bei jedem Unternehmen der Fall ist. Solange du aber nicht gezielt Straftaten begehst, sollten sich diese schnell aus der Welt räumen lassen.
