Verpflegungsmehraufwand

Einleitung: Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Wer aus beruflichen Gründen einer Auswärtstätigkeit nachgeht, also jobbedingt einen oder mehrere Tage verreist, kann sich in der Regel nicht so kostengünstig wie zu Hause verpflegen. Vielmehr sind Dienstreisende häufig auf Restaurants, Imbisse, Verpflegungsangebote ihrer Unterkünfte usw. angewiesen. Um beruflich mobile Menschen nicht zu benachteiligen, hat der Gesetzgeber in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG den Verpflegungsmehraufwand geregelt.

Genau genommen soll diese Pauschale nicht die gesamten Verpflegungskosten während einer Auswärtstätigkeit ersetzen, sondern lediglich einen Zuschuss darstellen. Möglich sind zwei Szenarien: Entweder erstattet der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand pauschal und steuerfrei im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Die zweite Option: Du setzt die Kosten pauschal als Werbungskosten im Rahmen deiner Einkommenssteuererklärung an, musst dafür aber selbst für deine Verpflegung auf Dienstreisen aufkommen. Für die Steuererklärung ist ein Nachweis, wie durch Quittungen, erforderlich. Was genau dabei zu beachten ist, erfährst du im Folgenden.

Geschäftsreisen ins Inland

Schickt dich dein Arbeitgeber auf Geschäftsreise innerhalb Deutschlands, kannst du deine tatsächlich anfallenden Verpflegungskosten nicht direkt abrechnen. Stattdessen ist es möglich, einen Teil der dafür anfallenden Kosten mit einem Pauschbetrag abzugelten. Seit Januar 2014 gibt es dafür nur noch zwei Optionen: Die kleine und die große Verpflegungspauschale.

Kleine Pauschale

Die kleine Pauschale beträgt 12 Euro pro Tag und versteht sich als Zuschuss zu Verpflegungsausgaben auf berufsbedingten Reisen. Sie wird angesetzt für Reisen, die mehr als acht und weniger als 24 Stunden dauern, aber auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen.

Große Pauschale

Die große Pauschale liegt bei 24 Euro pro Tag. Sie gilt für alle Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Beachte: Pro Tag bedeutet pro Kalendertag. Soll die große Pauschale angesetzt werden, musst du wirklich von 0:00 bis 24:00 Uhr eines Tages abwesend sein.

Geschäftsreisen ins Ausland

Da die Verpflegungskosten bei berufsbedingten Reisen ins Ausland unterschiedlich hoch ausfallen können, ist es nur logisch, dass auch die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen je Land variieren. Beinahe jährlich gibt das Bundesfinanzministerium deshalb eine Aufstellung heraus, welche für eine Vielzahl von Destinationen abweichende Pauschalen festlegt. Die Höhe der Pauschalen richtet sich nach den Lebenshaltungskosten und der Inflation vor Ort – sie können daher deutlich von der in Deutschland gültigen kleinen und großen Pauschale abweichen.

Zu beachten ist, dass für einige Länder verschiedene Pauschalen je nach Destination gelten. Ein Beispiel: Für eine Reise nach Brasilien ist es von belangen, ob sie nach Rio de Janeiro, Sao Paulo oder in andere Teile des Landes führt. Da Rio de Janeiro die höchsten Lebenshaltungskosten aufweist, liegt die große Pauschale hier bei 57 Euro/Tag, die kleine bei 38 Euro/Tag. In Sao Paulo kannst du dich etwas günstiger verpflegen, daher gelten hier die Pauschalen 53 bzw. 36 Euro/Tag. Da die Kosten für Verpflegung im Rest des Landes niedriger als in den größten Metropolen liegen, gelten hier die Pauschalen 51 bzw. 34 Euro/Tag.

Beachte: Aufgrund der regional unterschiedlichen Pauschalen kann es passieren, dass du bei beruflich bedingten Reisen innerhalb eines anderen Landes verschiedene Pauschbeträge heranziehen musst.

Regelungen bei mehrtägigen Reisen

Inlandsreisen

Bist du für deinen Arbeitgeber mehrere Tage im Inland unterwegs, richtet sich die Höhe der Verpflegungspauschale pro Tag vor allem nach

• Art des Tages (Anreise/Abreise/Arbeitstag vor Ort),
• Dauer der Beschäftigung vor Ort und
• gegebenenfalls genutzte Verpflegungsoptionen (zum Beispiel Hotelfrühstück, typische Seminarverpflegung).

Am besten lässt sich das an einem Beispiel erklären: Für eine dreitägige Geschäftsreise startest du am 1. Tag um 15:30. Am 2. Tag nutzt du das Hotelfrühstück und verbringst den Tag auf einem Kongress. Am 3. Tag fährst du nach dem Frühstück wieder nach Hause. Für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes heißt das:

• 1. Tag: Anreisetag, kleine Pauschale (12 Euro)
• 2. Tag: Kongresstag, große Pauschale (24 Euro) – vom Arbeitgeber übernommenes Hotelfrühstück (- 20 Prozent, 40 Prozent Kürzung wären es bei Mittag-/Abendessen, 100% bei Vollverpflegung)
• 3. Tag: Abreisetag, pauschal 12 Euro

12 Euro + 24 Euro – 4,80 Euro + 12 Euro – 2,40 Euro = 40,80 Euro Verpflegungsmehraufwand

Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland gelten daneben weitere Regeln den Aufenthaltsort betreffend, was angesichts der je nach Land sehr unterschiedlichen Pauschbeträge in jedem Fall einen Unterschied macht. Konkret heißt das:

• am (arbeitsfreien) Anreisetag ist in der Regel die Pauschale des Ortes zu nutzen, der vor Mitternacht erreicht wird
• für den Aufenthalt gilt die Pauschale des Ortes, der vor Mitternacht erreicht wird
• für den Rückreisetag gilt der Ort der letzten Tätigkeit im Ausland

Ein Beispiel, der Einfachheit halber ohne Abzüge für inkludierte Mahlzeiten: Du unternimmst eine dreitägige Dienstreise. Am 1. Tag fliegst du nach Madrid/Spanien, wo du um 20:00 Uhr in deinem Hotel ankommst. Am 2. Tag nimmst du in Madrid an Kundengesprächen teil, danach fliegst du nach Paris/Frankreich für weitere Kundengespräche. Am 3. Tag fliegst du nach einem Meeting nach Hause.

Für die Berechnung heißt das:

• 1. Tag: kleine Pauschale Madrid/Spanien, da Anreisetag
• 2. Tag: große Pauschale Paris/Frankreich, weil du dort zuletzt vor Mitternacht angekommen bist
• 3. Tag: große Pauschale Paris/Frankreich, da Abreisetag mit Meeting im Ausland

Steuerliche Behandlung

Den Verpflegungsmehraufwand kannst du auf zwei Wegen geltend machen. Der einfachste Weg: Dein Arbeitgeber erstattet dir die Pauschale steuerfrei im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Dabei darf der Arbeitgeber auch mehr Geld als die Pauschale zahlen (quasi als Gehaltsplus), maximal jedoch den doppelten Pauschbetrag. Für den Mehrbetrag führt der Arbeitgeber (aber nicht du) Lohnsteuer (pauschal 25 Prozent) ab.

Weigert sich dein Arbeitgeber, die Verpflegungspauschale ganz oder teilweise auszuzahlen, kannst du den Betrag bei den Werbungskosten im Rahmen der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Auf diese Weise erhältst du zumindest einen Teil deiner Verpflegungskosten erstattet.