Gehaltsabrechnung – Aufbewahrung, Inhalt und Erstellung

Arbeitnehmer aller Art erhalten monatlich eine Gehaltsabrechnung, meist im Anschluss an die Auszahlung des Gehaltes. Ist eine Gehaltsabrechnung grundsätzlich Pflicht? Ja, Angestellte haben ein Recht auf Aushändigung einer korrekten Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Zusammensetzung der Gehälter offenzulegen. Doch nicht nur zur eigenen Kontrolle über sein Einkommen ist die monatliche Abrechnung in Textform wichtig. Auch stellt sie ein wichtiges Dokument dar, welches nicht selten als Einkommensnachweis verlangt wird. Aber, muss ich meine Gehaltsabrechnung aufbewahren? Welche Angaben müssen in der Lohnabrechnung stehen? Was wird von meiner Entgeltabrechnung abgezogen? Und für die Arbeitgeber: Wie kann ich eine Gehaltsabrechnung erstellen?

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung, Entgeltabrechnung – es gibt viele Bezeichnungen für die Abrechnung, die ein Arbeitgeber monatlich für seine Arbeitnehmer erstellen muss. Generell sollten diese ihre Einkommensnachweise auch wirklich aufbewahren. Der Grund: Sie stellen ein wichtiges Nachweisdokument dar, beispielsweise wenn es um die Vergabe von Krediten, um die Steuererklärung oder um die Wohnungssuche geht. Auch für die Berechnung der Einkommenssteuer ist sie essentiell von Bedeutung. In einem solchen Formular werden zunächst die Brutto- und Nettolöhne aufgeführt. Im Anschluss werden die monatlichen Abzüge berücksichtigt, so etwa alle Sozialversicherungsbeiträge. Hieraus wird ersichtlich, wie sich das Nettogehalt zusammensetzt und wie viel Geld jeweils für derartige Beiträge abgezogen wurde. An den Arbeitnehmer wird dann der ermittelte Auszahlungsbetrag überwiesen, das so genannte Nettogehalt.

Was ist der Unterschied zwischen Gehalts- und Lohnabrechnung?

Spricht der Arbeitgeber von einer Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung, so ist in der Regel das Gleiche damit gemeint. Auch fallen oft die Begriffe Entgeltabrechnung oder Verdienstabrechnung. Arbeitnehmer erhalten für ihre geleistete Arbeit eine finanzielle Entlohnung. Diese wird in einer Lohnabrechnung dokumentiert. Ebenso gut könnte man aber auch Gehaltsabrechnung sagen. Um es jedoch genau zu nehmen, gibt es durchaus einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt.

Lohn

Diejenigen Arbeitsstunden, welche ein Arbeitnehmer im Laufe eines Monats erbringt, stellen die Basis für die Berechnung des Entgeltes. So wurde zuvor ein fester Stundenlohn vereinbart und in der Regel ist dieser vertraglich gesichert. Die Höhe des Lohns kann also entsprechend der Arbeitsstunden schwanken.

Gehalt

Handelt es sich um einen fixen Betrag, welcher monatlich ausbezahlt wird, so spricht man vom Gehalt. Dieses fällt immer gleich aus, egal, ob der Arbeitnehmer Überstunden leistet oder weniger gearbeitet hat. (Überstunden oder Minusstunden werden hier anders behandelt und entweder zusätzlich ausbezahlt oder in Form von Urlaubstagen vergütet.)

Bestandteile einer Gehaltsabrechnung

Die Bestandteile einer Gehaltsabrechnung sind in der Gewerbeverordnung festgehalten. In einer Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer, müssen demnach die Höhe der Zuschläge und Zulagen, die Art und die Höhe der Abzüge, sowie die Abschlagszahlungen inbegriffen sein. Auch Vorschüsse oder sonstige Vergütungen sind aufgeführt. In Sachen Gestaltung und Inhalt werden dem Arbeitgeber allerdings keine Regelungen vorausgesetzt. In der Regel sind die Abrechnungen aber dennoch ähnlich aufgestellt, damit der Arbeitnehmer eine nachvollziehbare und transparente Lohnabrechnung in den Händen hält. Immerhin muss er jederzeit überprüfen können, wie sich sein Nettolohn zusammensetzt.

Die Abzüge seines Bruttolohns nimmt der Arbeitgeber selbst vor, sodass sich nach Auszahlung seines Gehaltes, der Arbeitnehmer nicht mehr selbst darum kümmern muss. Laut Entgeltbescheinigungsverordnung müssen folgende Angaben ebenfalls auf einer Lohnabrechnung vorzufinden sein:

  • Arbeitgeber: Name und Anschrift (Unternehmen)
  • Arbeitnehmer: Geburtsdatum, Adressdaten
  • Arbeitgeber: Versicherungsnummer
  • Einstellungsdatum
  • Austrittsdatum, wenn bekannt
  • Steuer-ID und Steuerklasse des Arbeitnehmers
  • Abrechnungszeitraum inkl. Steuertage und Sozialversicherungstage (immer 30)
  • Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
  • Abgelaufene Jahreswerte
  • Bankverbindung des Mitarbeiters für die Ausbezahlung des Lohns, alternativ der Vermerk zur Barauszahlung
  • Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung inkl. Hinweis zur Gewerbeverordnung § 108 Abs. 3 Satz 1
  • Nettoentgelt (nicht identisch mit dem Auszahlungsbetrag)
  • Auszahlungsbetrag
  • Urlaub: Aktueller Stand des Urlaubsanspruchs (Ausnahme: kein Muss!)

Berechnung der Brutto Netto Bezüge in der Gehaltsabrechnung

Arbeitnehmer interessieren sich normalerweise für nur eine Zahl in der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Den Auszahlungsbetrag. Inwieweit sich dieser ergibt, hängt von den speziellen Faktoren ab, die der Arbeitnehmer mitbringt. Folgende Steuern und Versicherungen muss jeder Arbeitnehmer in Deutschland von seinem Bruttolohn abführen. Dies übernimmt bereits der Arbeitgeber, sodass Angestellte hier nichts falsch machen können. Er muss also die Gehaltsabrechnung erstellen und sich im Anschluss um die Abgaben kümmern.

Lohnsteuer

In Deutschland muss jeder Angestellte Lohnsteuer abführen. Die Höhe dieser Steuer orientiert sich am jeweiligen Einkommen. Je nach Lohnsteuerklasse, welche dem Arbeitnehmer zugeteilt ist, variieren die Abgaben. Wir unterscheiden zunächst zwischen sechs verschiedenen Lohnsteuerklassen. Diese wiederum werden dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin entsprechend vom zuständigen Finanzamt zugeteilt. Je nach familiärem Stand.

  • Lohnsteuerklasse 1 bekommen alle Alleinstehenden. Also Personen, die nur für sich selbst sorgen müssen, nicht verheiratet sind oder keine Kinder haben.
  • Lohnsteuerklasse 2 erhalten alleinerziehende Mütter oder Väter. Demnach sind hier Arbeitnehmer/innen gemeint, welche alleine, ein oder mehrere Kinder zu versorgen haben.
  • Lohnsteuerklasse 3 wird verheirateten Arbeitnehmern zugeteilt. Allerdings nur dann, wenn der Partner die Lohnsteuerklasse 5 trägt oder überhaupt nicht arbeitet.
  • Lohnsteuerklasse 4 ist ebenfalls verheirateten Personen vorgesehen, wenn beide Partner einen ähnlich hohen oder gleichen Verdienst vorweisen.
  • Lohnsteuerklasse 5 bekommen Arbeitnehmer dann, wenn der Partner der Lohnsteuerklasse 3 zugeteilt ist.
  • Lohnsteuerklasse 6 gilt für Zwei- oder Nebenjobs, wenn es sich bei diesen um eine geringfügige Beschäftigung handelt.

Die Lohnsteuer wird allerdings erst nach Abzug des jeweiligen Grundfreibetrags fällig. Im laufenden Jahr 2020 soll dieser Freibetrag auf  9.408 Euro pro Person und Jahr angehoben werden. Eheleute oder Lebenspartner können vom doppelten Freibetrag profitieren, sofern diese ihre Steuererklärung gemeinsam abgeben.

Kirchensteuer

In vielen Augen weniger sinnergebend, ist für viele Arbeitnehmer die Kirchensteuer. Aus diesem Grund treten immer mehr Menschen aus der Kirche aus, da dann diese Steuer entfällt. Kirchensteuer wird jedoch nur von staatlich anerkannten Religionsgemeinschaften erhoben. Dazu gehören die katholische und die evangelische Kirche. Diverse andere Religionsgemeinschaften können keine Kirchensteuer erheben.

Die Höhe der Kirchensteuer hängt vom jeweiligen Bundesland ab, meist sind es zwischen 8% und 9%, die hier fällig werden. Auch wird die Kirchensteuer an die Lohnsteuer geknüpft. Das bedeutet, dass von der errechneten Lohnsteuer, die jeweilige Kirchensteuer berechnet und abgezogen wird.

Solidaritätszuschlag

Auch diese Steuer erscheint vielen Arbeitnehmern inzwischen nicht mehr zeitgemäß und sinnvoll. Sie wird seit den 90er Jahren erhoben und unterstützt den Wiederaufbau des Ostens. Arbeitnehmern werden 5,5% der errechneten Lohnsteuersumme als Solidaritätszuschlag abgezogen.

Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung stellt die wohl wichtigste Abgabe neben der Lohnsteuer dar. Durch sie werden in Deutschland Arbeitnehmer/innen abgesichert, wenn sie arbeitslos werden und kein Einkommen mehr erhalten. Die Beitragssätze werden mit 3% des Bruttolohns erhoben, wobei Arbeitgeber die Hälfte davon übernehmen müssen.

Rentenversicherung

Der Beitragssatz zur RV beträgt 18,7% des Bruttolohns, wobei auch hier die Hälfte vom Arbeitgeber bezahlt wird. Arbeitnehmer/innen zahlen demnach 9,35% Rentenversicherung aus eigener Tasche. Allerdings fällt hier bei vielen auch die Beitragsbemessungsgrenze ins Gewicht. In den alten Bundesländern beträgt sie 6.500 Euro, in den neuen 5.800 Euro. So werden die 9,35% Rentenversicherungsbeitrag also nur bis zu diesem Einkommen berechnet. Höhere Gehälter bleiben ab dieser Grenze also unangetastet.

Krankenversicherung

Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich auch die Krankenversicherungsbeiträge. Insgesamt liegen diese bei 14,6% vom Bruttolohn, also 7,3% pro Partei. Allerdings können Krankenkassen ihre Zusatzbeiträge auch erhöhen, welche schließlich vom Arbeitnehmer selbst getragen werden müssen. So variiert der Beitrag für den Arbeitnehmer entsprechend seiner Wahl für die Krankenkasse. Allerdings gilt auch hier die Beitragsbemessungsgrenze. Diese liegt bundesweit derzeit bei 4.425 Euro.

Pflegeversicherung

Die Pflegeversicherung gehört zu den Sozialversicherungen, ebenso wie die Renten- und Krankenversicherung. Selbst die Arbeitslosenversicherung zählt hier hinein. Die Pflegeversicherung sichert Arbeitnehmer im Falle einer Pflegebedürftigkeit ab. Derzeit werden hier 2,55% des Bruttolohns erhoben. Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen sich die Pflegeversicherung jeweils zur Hälfte. Wer keine Kinder unter 23 Jahre hat, der zahlt 2,8% vom Bruttolohn. Die Differenz trägt der Arbeitgeber jedoch nicht mit.

Muss ich meine Gehaltsabrechnung aufheben?

Wer nachweisen muss, dass er gearbeitet hat, der kann dies mit Hilfe seiner elektronischen Lohnsteuerkarte tun. Aus diesem Grund sind Arbeitnehmer also nicht verpflichtet, ihre Gehaltsabrechnungen aufzuheben. Dennoch ist anzuraten, die Abrechnungen bis zum Eintritt der Rente aufzuheben. Immerhin stellen diese auch einen Nachweis darüber dar, dass in die Rentenversicherung eingezahlt wurde. Zwar werden die Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, allerdings sollten auch Arbeitnehmer auf Nummer Sicher gehen.

Lohnabrechnung – worauf kommt es an?

Arbeitnehmer/innen sollten ihre Lohnabrechnungen immer auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen. Vor allem zum Jahresbeginn kann sich das lohnen, da sich gerade zu dieser Zeit Fehler einschleichen. Beispielsweise müssen Freibeträge immer wieder neu beantragt werden, da sie nicht pauschal ins nächste Jahr übernommen werden. Auch folgende Dinge sollten Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen regelmäßig überprüfen.

  • Stimmt meine Lohnsteuerklasse noch? Wer heiratet, Kinder bekommt oder wieder ledig ist, der erhält eine andere Lohnsteuerklasse. Und dies kann sich mitunter positiv auf das Gehalt auswirken.
  • Sind meine Freibeträge korrekt aufgeführt? Freibeträge werden nicht pauschal aus dem Vorjahr übernommen.
  • Stimmt der Kinderfreibetrag? Wie Höhe des Freibetrages orientiert sich am Alter der Kinder und ob diese selbst arbeiten gehen. Geht das Kind in Ausbildung oder beginnt ein Studium, so verändert sich der Freibetrag, bzw. kann überhaupt geltend gemacht werden.
  • Zahle ich Kirchensteuer? Wenn ja, dann darf diese nur von kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaften abgeführt werden. Wem die Beiträge zu hoch sind, der hat die Möglichkeit, aus der Kirche auszutreten. Dann darf kein Abzug auf der Lohnabrechnung stehen.
  • Sollte ich meine Krankenkasse wechseln? Die Höhe der zusätzlichen Beiträge unterscheiden sich zwischen den einzelnen Kassen. Vielleicht lohnt sich also hier ein Vergleich und der Wechsel, auch wenn dieser meist nur minimal ins Gewicht fällt.

Arbeitgeber sind natürlich dazu verpflichtet, korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszustellen. Eine regelmäßige Kontrolle lohnt sich aber dennoch. Vor allem, wenn einem durch Freibeträge, einem Wechsel der Krankenkasse oder durch den Austritt der Kirche, ein paar Euro mehr bleiben.

Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen?

Wer selbst ein Unternehmen führt und Angestellte beschäftigt, der hat zwei Möglichkeiten. Entweder man lagert die Abrechnungen an ein externes Lohnbüro oder an den Steuerberater aus, oder aber, man erledigt die Aufgabe selbst. Einige Unternehmen besitzen hierfür spezielle Softwares oder eine eigene Abteilung, die speziell für die Lohnbuchhaltung eingerichtet wurde. Wichtig ist im Endeffekt, dass die Abrechnungen regelmäßig und vor allem pünktlich erstellt werden. Wer hier öfter im Verzug ist, der riskiert sogar Klagen vor dem Arbeitsgericht.

Tipp:

Damit du auf der sicheren Seite bist, kann eine Software dir dabei helfen, GoBD-konforme Buchhaltung zu führen!

–> Wann bekommt man seine Gehaltsabrechnung? Arbeitgeber sollten diese bis spätestens zum 5 eines jeden Monats aushändigen.

Leider ist die Lohnbuchhaltung ziemlich komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch. Wer dafür nicht die Muße hat, der tut gut daran, einen Steuerberater zu engagieren oder sich an einen Lohnbuchhalter zu wenden. Diese gibt es auch in Form von Online-Lohnbüros. Die Lohnabrechnung online erstellen lassen, ist inzwischen sogar eine weit verbreitete Form. Gerade für größere Unternehmen lohnt sich dies. Bei Unternehmen mit 1-2 Mitarbeitern kann es sich finanziell lohnen, die Buchhaltung an dieser Stelle selbst zu machen. Immerhin sind die angebotenen Serviceleistungen nicht sehr günstig. Außerdem stehen Arbeitgeber in der Verantwortung, mit den sehr sensiblen Mitarbeiterdaten verantwortungsvoll und vorsichtig umzugehen.

Eine Auslagerung macht also aus Sicht der anfallenden Kosten keinen Sinn, vor allem für neugegründete Firmen oder kleinere Unternehmen. Generell lassen sich Lohnabrechnungen auch mit gängigen Lohnrechnern, Excel-Tabellen oder Gehaltabrechnungs-Mustern erstellen. Wem die vorgefertigten Vorlagen aus dem Netz zu unsicher sind, der investiert in spezielle Lohnsoftwares. Sie bieten die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen zu erstellen, welche dem aktuellen Gesetzesstand entsprechen. Die Daten lassen sich dann unkompliziert via Schnittstelle an das Finanzamt, an die Krankenkassen und sämtliche Sozialversicherungsträger übermitteln. Eine echte Alternative zum Lohnbüro mit überschaubaren Kosten.

Bedeutung der Abkürzungen in der Lohnabrechnung

Natürlich ist eine Gehaltsabrechnung zunächst gar nicht so einfach zu entschlüsseln. Schuld sind meist diverse Kürzel, von dessen Bedeutung man erst einmal wissen muss.

KürzelBedeutungErklärung
AAbfindungIm Falle einer Kündigung kann dem Arbeitnehmer ein einmaliger Beitrag zusätzlich überwiesen werden.
AVArbeitslosenversicherung
BGRSBeitragsgruppenschlüsselZu finden ist dieses Kürzel auf Meldungen zur Sozialversicherung.
EEinmalbezugDieses Kürzel finden Arbeitnehmer/innen dann auf ihrer Abrechnung, wenn beispielsweise Urlaub- oder Weihnachtsgeld ausbezahlt wurde. Es handelt sich also um unregelmäßige Bezüge.
GBGesamtbruttoDas Bruttogehalt beinhaltet auch sämtliche Zuschläge, Zulagen, vermögenswirksame Leistungen, pauschal versteuerte Lohnbestandteile.
HHinzurechnungsbetragBei Mehrfachbeschäftigung bedarf es einer zusätzlichen Anmeldung beim Finanzamt.
JBestandteil des GesamtbruttoDiverse Beiträge, welche zum Brutto im Gesamten zählen.
Ki.Frbtr.KinderfreibetragDer Anspruch des Kinderfreibetrages gilt meist bis zum 18. Lebensjahr. Er verringert die Steuerlast des Einkommens.
KiStKirchensteuer
KKKrankenkasse
KK%Beitrag zur Krankenkasse inkl. Zusatzbeitrag
KVKrankenversicherung
LLaufender Bezug
LStLohnsteuer
MMehrjährige VersteuerungGilt bei Tätigkeiten, die länger als 12 Monate ausgeübt werden.
NNachberechnungAnwendbar bei fehlerhafter Entgeltabrechnung des vorangehenden Monats.
MFBMehrfachbeschäftigungDer Arbeitnehmer ist in mehreren Unternehmen angestellt.
PGRSPersonengruppenschlüsselBesonderheiten der Beschäftigung, wie etwa Praktikum oder Ausbildung.
PVPflegeversicherung
RVRentenversicherung
SSonstiger Bezug
StSteuer-Brutto
Steuer-IDPersönliche SteueridentifikationsnummerErhält jeder Bürger einmalig und besteht aus insgesamt 11 Ziffern.
StKlSteuerklasse
SVSozialversicherung
UMUmlageverfahren
VVorjahr
VKZVerarbeitungskennzeichenKennzeichnungen für die Buchhaltung
WWertguthabenErmöglicht Freistellungen für Elternzeit oder Vorruhestand
ZEinschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose

Beispiel: Aufbau Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung

Diverse Musterlohnscheine unterscheiden sich natürlich in ihrer Form und der Anordnung der Informationen. Die Inhalte sollten allerdings immer übereinstimmen.

Allgemeine Angaben zum Unternehmen

Hier finden wir den Firmennamen und die Firmennummer wieder. Letztere ist frei wählbar und hilft bei der internen Zuordnung des Mitarbeiters, bzw. der einzelnen Abrechnungen. Auch angegeben wird hier der Abrechnungsmonat. 5/2019 steht demnach für den Monat Mai im Jahr 2019.

Arbeitnehmerdaten

Zu den wichtigsten Arbeitnehmerdaten, wie wir sie weiter oben bereits aufgeführt haben, gehört auch die Personalnummer. Diese wurde dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zugeordnet und ist für das Unternehmen von großer Bedeutung, zumindest im organisatorischen Sinn. Im jeweiligen Abrechnungsprogramm ist der Mitarbeiter beispielsweise mit der Personalnummer 50, schnell zu finden. Darunter befindet sich die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers, etwa die AOK Bayern. Auch sie ist durch eine Nummer verschlüsselt, etwa durch die Nummer 349.

Weiter geht es mit der Angabe, zu welchem Zeitpunkt der Arbeitnehmer in die Firma eingetreten ist. Zu lesen ist meist: Eintritt am 15.06.2018. War der Mitarbeiter schon einmal zu einem früheren Zeitpunkt im Unternehmen beschäftigt, so gehört auch das Datum des Letzteintritts in die Lohnabrechnung. L-Eintritt am 01.01.2014. Ist schon klar, wann der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, so sollte das Austrittsdatum vermerkt werden. Bei unbefristeten Arbeitsverträgen ist dies jedoch nicht der Fall.

In einem weiteren Feld werden nun das Geburtsdatum, die Sozialversicherungsnummer und die Steuer-ID hinterlegt. Dabei handelt es sich um Pflichtangaben.

Das Adressfeld

Hier wird erneut die Firma und dessen Anschrift, sowie die Adresse des Arbeitnehmers aufgeführt.

Arbeitnehmerinformationen

Hier wird die Berufsgruppe aufgeführt. In einigen Firmen werden dafür Nummern vergeben. So steht 1 beispielsweise für Angestellter, 2 steht für Auszubildender, 3 für Aushilfe usw. Darunter werden in der Regel die Steuermerkmale genannt, also die Steuerklasse, der Kinderfreibetrag (Kfb) und die Konfession (Konf.AN/EG). So steht hier zum Beispiel: Steuerklasse 1, 0,5 Kfb, ev (evangelische Kirche).

Auf der meist rechten Seite der Abrechnung finden wir den Punkt „Personengruppe“. Ebenso werden hier Ja/Nein-Angaben zur Mehrfachbeschäftigung, Gleitzone und berufsständische Versorgungseinrichtung (Berufsst. VE) gemacht. In letzterem Fall geht es hier um freie Berufsgruppen, über die etwa Ärzte, Rechtsanwälte oder Steuerberater rentenversichert sind.

Urlaub und Zeitzonen

Unter diesem Punkt wird der Urlaubsanspruch nach aktuellen Stand aufgeführt. Verpflichtend ist diese Aufführung allerdings nicht. Darunter können etwa Pfändungen oder Kredite genannt werden, welche der Arbeitnehmer noch zu entrichten hat. Im Feld „Zeitzonen“ werden Über- oder Minusstunden aufgezählt.

Lohnartenbereich

Die Lohnart wird auch hier in der Regel durch eine Nummer verschlüsselt. Je nach Programm und Bediener variiert diese und ist für den Arbeitnehmer eigentlich nicht weiter wichtig. Die Höhe des Gehalts wird einfach unter dem Begriff Gehalt aufgeführt, wobei es sich aber um das Bruttogehalt handelt. Hier finden wir außerdem den Großbuchstaben L wieder, was für „laufendes Arbeitsentgelt“ steht. Demgegenüber stehen die einmalig ausgezahlten Beträge, wie beispielsweise das Weihnachtsgeld. Gekennzeichnet sind diese mit dem Großbuchstaben E. Wichtig: Sind Lohnbestandteile nicht steuer- oder sozialversicherungspflichtig, so werden diese mit einem Bindestrich gekennzeichnet.

Bekommt der Arbeitnehmer seinen Lohn auf Basis seiner tatsächlich geleisteten Stunden, so bedarf es der Spalten „Anzahl“, „Satz“ und „Faktor“. Der Faktor wir dann benötigt, wenn Teile des Entgelts nicht versteuert werden. Beispielsweise ist dies bei Sonn- und Feiertagsarbeiten der Fall.

Steuerbereich

Das Gesamt-Bruttogehalt gibt die Summe der Lohnbestandteile an. Im Anschluss folgt die Berechnung der Steuern, welche in Monat und Jahr aufgeteilt werden. Im Bereich Jahr werden alle Werte des bisherigen Jahres zusammengerechnet. In der Spalte Monat finden wir die Werte für den Abrechnungsmonat. Dies gilt aber nur für die Beschäftigung innerhalb der aktuellen Firma. Hat der Arbeitnehmer von Januar bis März woanders gearbeitet, so finden sich diese Angaben nicht in der Spalte Jahr wieder.

Neben der Angabe des Steuerbrutto steht das gesamte Bruttogehalt des Arbeitnehmers für den jeweiligen Monat. Dieser Betrag ist steuerpflichtig. Daneben finden wir die Anzahl der gearbeiteten Steuertage (30). Diese Zahl variiert auch dann nicht, wenn ein Monat 31 oder 28 Tage hat. Tritt der Arbeitnehmer etwa am 10 eines Monats in das Beschäftigungsverhältnis ein, so werden die tatsächlichen Arbeitstage verwendet.

Nun folgt der Punkt des Steuerfreibetrags. Dieser mindert das Steuerbrutto um den Freibetrag. Jetzt wird die Lohnsteuer prozentual errechnet, einhergehend mit dem Solidaritätszuschlag. Auch die Kirchensteuer ist an dieser Stelle abzuziehen.

Sozialversicherungsbereich

Hier entrichtet der Arbeitnehmer seine Sozialversicherungsabgaben. Also die Kranken- und Rentenversicherung, sowie die Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Hier fällt ein Unterschied auf, wenn der Arbeitnehmer keine Kinder hat. Auf einigen Abrechnungen befinden sich hier auch die Kürzel Z für Zuschlag. Die jeweiligen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind nicht verpflichten aufzuführen, jedoch auf einigen Gehaltsabrechnungen zu finden.

Brutto-Netto-Bereich

Auch hier wird zunächst der Bruttobezug aufgeführt. Darunter werden die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge erhoben. Für die Berechnung des Nettoentgelts werden diese Beträge vom Bruttobezug abgezogen. Es entsteht das Nettoentgelt, welches nicht mit dem Auszahlungsbetrag zu verwechseln ist. Hier ist es nämlich noch möglich, dass der Arbeitgeber persönliche Be- oder Abzüge verrechnet.

Auszahlungsbereich

Der Auszahlungsbereich wird oft mit der Überschrift „Überweisung“ beschriftet. Dieser Betrag wird nun auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen. Wichtig ist, hier die Bankverbindung des Arbeitnehmers aufzuführen. Nicht notwendig ist diese Angabe, wenn der Arbeitnehmer seinen Lohn in Bar ausbezahlt bekommt. Dann wird dies mit „Barauszahlung“ vermerkt. Ein seltener, aber möglicher Fall.

Fazit

Die Erstellung einer Lohnabrechnung ist komplex, sollte aber für jeden Arbeitnehmer nachvollziehbar erstellt sein. Einige der genannten Inhalte sind dabei verpflichtend aufzunehmen. Arbeitnehmer sollten ihre Gehaltsabrechnungen stets kontrollieren und prüfen, sowie mindestens bis zum Renteneintritt in Form eines Nachweises aufheben. Generell stehen jedem Arbeiter Gehaltsabrechnungen oder Lohnabrechnungen zu, sodass Unternehmen sich entscheiden müssen, ob sie ihre Abrechnungen intern erstellen oder extern erstellen lassen. Dies kann mitunter recht kompliziert sein, variieren die Berechnungen zwischen den einzelnen Mitarbeitern entsprechend seiner Merkmale. Die wichtigsten davon sind die Lohnsteuerklasse, etwaige Freibeträge, die Zugehörigkeit einer Kirche und die Sozialversicherungsmerkmale. Diese können sich im Laufe eines Arbeitslebens durchaus verändern, sodass man sie auf seiner Abrechnung stets berücksichtigen muss.

Jenny Dirschl

Als Expertin im Bereich Finanzen & Business bringt Jenny komplexe Themen verständlich auf den Punkt. Seit vielen Jahren als Content Marketerin selbstständig, erstellt Jenny mit Know-How und Leidenschaft unique Content mit Mehrwert!

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