Gelangensbestätigung

Wer Waren in das EU-Ausland liefern möchte, der muss sich an gewisse Nachweisvorschriften halten, was die Steuerbefreiung betrifft. Generell sind Lieferungen ins Ausland der europäischen Union nämlich von der Umsatzsteuer befreit. Jedoch nur, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind und der Unternehmer eine Gelangensbestätigung beim Finanzamt einreicht. Wie sehen die Pflichtangaben einer Gelangensbestätigung aus? Und an welche Form ist sie geknüpft? Das erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Eine Gelangensbestätigung oder auch Gelangensbescheinigung ist ein Nachweis über die Lieferung einer Ware ins EU-Ausland. Sie ist in § 17a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) definiert. Seit dem 1. Januar 2014 müssen alle Unternehmer, welche innerhalb der EU exportieren, beim Finanzamt eine Gelangensbestätigung einreichen. Nur dann sind sie von der Umsatzsteuer befreit.

Wenn ein deutscher Online-Händler, Waren an ein anderes Unternehmen liefern möchte und sich dieses im EU-Ausland befindet, so handelt es sich damit um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Nach § 4 Umsatzsteuergesetz (UstG) ist eine solche Lieferung von der Umsatzsteuer befreit. Unter anderem definiert das Gesetz auch die Art der Umsätze, welche steuerbefreit sind.

steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
So funktioniert eine innergemeinschaftliche Lieferung

Um die Umsatzsteuerbefreiung geltend machen zu können, müssen Voraussetzungen erfüllt sein. Unter anderem muss der Online-Händler nachweisen können, dass die Lieferung beim jeweiligen ausländischen Empfänger eingetroffen ist. Sollte es keinen Belegnachweis darüber geben, so darf das Finanzamt eine Umsatzsteuer festsetzen.

Der ausländische Kunde ist Unternehmer und die bestellten Waren sind für seinen Betrieb. Das Produkt muss in das jeweilige Land geliefert werden, was es zu bestätigen gilt. Der Gesetzgeber selbst hat auf EU-Ebene diese Regelung geschaffen, um Steuerbetrug zu unterbinden. So sollen durch die Gelangensbestätigung sogenannte Karusellgeschäfte verhindert werden, bei denen etwaige Scheingeschäfte dafür sorgen, dass die Gelder an der Steuer vorbeikommen.

Gelangensbescheinigung § 17a: Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen

Im Gesetzestext lesen wir, dass der Unternehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, durch Belege nachweisen muss, dass der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet hat. Aus dem Beleg selbst muss sich die Voraussetzung eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben. Eindeutig und leicht nachprüfbar nach Abs. 1 bedeutet einen Nachweis, der durch das Doppel der Rechnung nach §§ 14 und 14a des Gesetzes, geführt wird. Oder durch eine Bestätigung des Arbeitnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist.

Hintergründe zur Gelangensbestätigung EU

Die Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung bekam am 22. März 2013 grünes Licht vom Bundesrat. Hierin enthalten sind die neuen Nachweispflichten für Warenbewegungen von Deutschland in das EU-Ausland. Demnach muss es keine Gelangensbestätigung mehr sein, du kannst auch andere Verbringungsnachweise mit gleichem Inhalt nutzen.

Ursprünglich sollte das Gesetz die Situation für Handwerksbetriebe und andere Unternehmen vereinfachen. Für die Unternehmen allerdings bedeutete dies einen riesigen Aufwand, ihre Waren weiterhin in andere EU-Länder zu verschicken. Es gab Proteste seitens der Unternehmen. Aus diesem Grund entschärfte man durch die neue Verordnung die Nachweispflicht wieder. Die Idee hinter der Gelangensbestätigung war, dass Raum für eine bessere Dokumentation der umsatzbefreiten Lieferungen in andere EU-Länder stattfindet.

Wer muss die Gelangensbestätigung ausfüllen, erstellen und wer muss sie unterzeichnen?

Die Gelangensbestätigung muss vom Waren-Abnehmer unterzeichnet werden. Er stellt die Bestätigung aus und unterzeichnet sie. Die Gelangensbestätigung kann dem Spediteur, welcher die Ware liefert, auch direkt ausgehändigt werden. Allerdings nur, wenn dieser auch vom Zulieferer beauftragt wurde.

Lehnt die Spedition die Einholung der Gelangensbestätigung vom Abnehmer ab, so muss sich der Online-Händler selbst darum kümmern, dass der Abnehmer die Bestätigung ausfüllt und übermittelt. Dies kann er in schriftlicher und elektronischer Form erledigen.

Inhalte der Gelangensbestätigung

Es ist absolut wichtig, dass du dich an die inhaltlichen Formvorschriften hältst. Folgende Pflichtangaben müssen also auf jeden Fall enthalten sein:

  • Der Name und die Anschrift des Abnehmers.
  • Die handelsübliche Bezeichnung der Lieferung, sowie die Menge des Gegenstands (Wird beispielsweise ein Fahrzeug geliefert, so muss die Fahrzeug-Identifikationsnummer angegeben sein).
  • Ort, Monat und Erhalt (oder Ende der Beförderung) des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet.
  • Das Ausstellungsdatum der Bestätigung.
  • Die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei elektronischer Übermittlung bedarf es keiner Unterschrift, sofern nachweisbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat.
  • Belegnachweis über die Vertretungsberechtigung, falls der Abnehmer nicht selbst vor Ort ist.

Form der Gelangensbestätigung

Gesetzliche Formvorschriften für die Gelangensbestätigung gibt es keine. Sofern alle eben genannten Angaben enthalten sind, steht es dir frei, wie du die Gestaltung der Bestätigung vollziehst. Wenn du dir dennoch unsicher bist, kannst du dich auf den Seiten der jeweiligen Industrie- und Handelskammern umsehen. Dort findest du Gelangensbestätigung Muster oder Vorlagen. Diese musst du jedoch nicht zwingend verwenden, sofern du einen Nachweis bereits durch andere Dokumente erbracht hast. Wichtig ist nur, dass die geforderten Angaben insgesamt enthalten sind.

Du kannst die Gelangensbestätigung auch als Sammelbestätigung ausstellen. Dort fasst du dann alle Umsätze aus beispielsweise einem Quartal zusammen.

Gelangensbestätigung Muster

Am einfachsten ist es, wenn du eine Gelangensbestätigung Vorlage Word oder PDF verwendest und diese mit deinen Angaben füllst. Online findest du verschiedene Muster, die dir kostenlos zum Download zur Verfügung stehen. Du kannst aus mehreren Sprachen wählen:

Gelangensbestaetigung Muster
Muster für eine Gelangensbestätigung auf deutsch, Quelle: www.cmronline.de

Auf der Seite der IHK findest du ebenfalls verschiedene Gelangensbestätigung Muster, die du kostenlos downloaden kannst.

Versendung oder Beförderung?

Das Gesetz unterscheidet, ob die Lieferung versendet oder befördert wird. Bei einer Versendung kommt in der Regel ein Dritter – ein Spediteur oder Kurierdienst – ins Spiel. Die Ware wird von diesem in das jeweilige Land gebracht. Eine Beförderung liegt dann vor, wenn der Lieferant oder der Abnehmer, die Ware selbst in EU-Ausland befördert. Bei einer Versendung genügt es, wenn der Nachweis durch beispielsweise einen Frachtbrief, einem Konnossements oder einem handelsüblichen Spediteursbescheinigung, erfolgt.

Weitere Nachweismöglichkeiten für Lieferungen ins EU-Ausland

Gelangensbestaetigung Nachweismoeglichkeiten
Möglichkeiten für einen Nachweis über eine Lieferung ins EU-Ausland

Die Gelangensbestätigung bestätigt den Erhalt der Ware im EU-Ausland. In manchen Fällen kann dies auch durch eine formlose Bestätigung des Warenempfängers erfolgen. Beispielsweise bei der Versendung eines Gegenstands per Spedition. Hier kann der Versendungsbeleg oder ein handelsüblicher Beleg als Nachweis genügen. So etwa eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs. Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nennt jedoch noch weitere Nachweismöglichkeiten:

  • Anerkannt werden handelsrechtliche Frachtbriefe, sofern diese vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet wurden und die Empfängerunterschrift als Bestätigung für den Erhalt der Lieferung enthalten ist. Bei einem CRM-Frachtbrief muss die Empfängerunterschrift in Feld 24 vorhanden sein.
  • Zulässig ist auch die bekannte Spediteursbescheinigung, welche sich jedoch auf die erfolgte Verbringung beziehen muss. Diese kannst du auch elektronisch übermitteln. Gültig ist dieser Fall aber nur, wenn der Spediteur vom deutschen Lieferanten beauftragt wird.
  • Falls der Abnehmer den Spediteur beauftragt, so kann die Spediteursbescheinigung nur gültig sein, wenn parallel der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands auf dem Bankkonto erfolgt ist. Die Finanzverwaltung empfiehlt in diesem Fall die Gelangensbestätigung nach deutschen Vorgaben.
  • Wird der Sendungsverlauf elektronisch überwacht, so reicht als Nachweis die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und das erstellte Protokoll, welches den Transportweg lückenlos nachweist. Bei Postsendungen reicht eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme. Wurde der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung erbracht, so kann auf das tracking-and-tracing-Protokoll verzichtet werden.

Achtung!

Die Gelangensbestätigung Aufbewahrungsfrist gilt für 10 Jahre. Auch andere Nachweise sind für diesen Zeitraum aufzubewahren.

Was ist die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung?

Die UStDV ist eine Rechtsverordnung, welche sich mit den Details des Umsatzsteuergesetzes befasst. So soll hier eine einheitliche Rechtsanwendung durch die Finanzverwaltung und Rechtsprechung gewährleistet werden.

Tipps für die Praxis eines Unternehmers

Die Gelangensbestätigung bedeutet einen bürokratischen Mehraufwand. Je nach Menge der Lieferungen kann sich das sogar als sehr mühsam erweisen. Das System hat jedoch auch einen großen Vorteil, denn so sicherst du den Staat gegen Missbrauch bei der Berechnung der Umsatzsteuer ab und trägst dadurch zu einem vereinfachten Umsatzsteuerverfahren bei. Durch diesen Mehraufwand hast du somit auch weiterhin die Möglichkeit, deine Waren ohne Umsatzsteuerberechnung ins EU-Ausland zu liefern.

Es empfiehlt sich auf jeden Fall, dem Kunden vorab ein ausgefülltes Dokument per E-Mail zu schicken. Dies vereinfacht es dem Kunden, denn er muss nur noch den Zeitpunkt des Warenerhalts und das Ausstellungsdatum ergänzen, um das Dokument wieder zurückzusenden. Somit kannst du übliche Fehlerquellen vermeiden. Nimm außerdem die Rechnungsnummer mit auf die Gelangensbestätigung auf. Dies ist zwar keine Pflicht, aber so kannst du einen deutlichen Bezug zur betreffenden Rechnung herstellen.

Unternehmer haben sich um viele Dinge zu kümmern, vor allem was den Papierkram betrifft. Solltest du häufiger Waren ins EU-Ausland schicken, Rechnungen stellen oder viel mit Kunden in Kontakt sein, so benötigst du ein praktisches und übersichtliches Buchhaltungsprogramm.

Unser Tipp!

Mit einem Buchhaltungsprogramm kannst du diverse Vorgänge vereinfachen. So kannst du dein Forderungsmanagement einfach im Programm überwachen, mit wenigen Klicks Rechnungen und Mahnungen erstellen und auch sonstige Dokumente dem Kunden zuordnen. Das Programm hilft dir dabei, Fristen nicht zu versäumen und beispielsweise Kunden rechtzeitig daran zu erinnern, wenn diese beispielsweise eine Gelangensbestätigung ausfüllen oder eine Rechnung begleichen müssen.

Fazit zur Gelangensbestätigung

Wer keine Umsatzsteuer auf seine Waren, welche ins EU-Ausland verschickt werden, aufschlagen möchte, der unterliegt der Nachweispflicht innergemeinschaftlicher Lieferungen. Dabei handelt es sich um eine Gelangensbestätigung, welche an keine spezielle Form gebunden ist. Wichtig ist lediglich eine Reihe inhaltlicher Angaben, welche vom Empfänger der Lieferung unterzeichnet werden müssen.