„9 to 5 Job“ vs. freie Zeiteinteilung – wie du die perfekte Arbeitszeit findest und sie effektiv nutzt!

Zur Arbeit gehen wann man will und nach Hause gehen wann man will. Kann das funktionieren? Für viele Arbeitnehmer in Deutschland ist es eine verlockende Vorstellung selbst zu entscheiden, wann die Arbeit beginnt und wann sie endet. Freie Zeiteinteilung ist das Zauberwort und wird im heutigen Beitrag dem klassischen „9 to 5 Job“ gegenübergestellt.

Wann bist du am produktivsten? Welche Alternativen gibt es zum geregelten Arbeitszeitfenster zwischen 7 Uhr morgens und 19 Uhr abends? Für welche Branchen kommen flexibele Arbeitszeitmodelle in Frage? Und zu guter letzt:  gibt es sie – die perfekte Arbeitszeit?

All diesen Fragen werde ich im heutigen Beitrag auf den Grund gehen und einen Ausblick wagen, wie sich Arbeitszeiten in Zukunft verändern werden.

Das erwartet dich heute:

„9 to 5 Job“ – ein Auslaufmodell?

Wer kennt ihn nicht, den „klassischen“ Arbeitstag. Morgens zwischen 8 und 9 Uhr ins Büro, abends zwischen 17 und 18 Uhr nach Hause, dazwischen eine Stunde Mittagspause – ergibt 8 Stunden „effektive“ Arbeitszeit. „9 to 5 Job“ oder auch „Acht-Stunden-Job“ nennt sich das Ganze und ist in Deutschland die bevorzugte Arbeitszeit.

Glaubt man dem Arbeitszeitreport Deutschland 2016 arbeiten 80 % der Beschäftigten in Deutschland normalerweise zwischen 7 und 19 Uhr. Lediglich 38 % der Arbeitenden haben einen nennenswerten Einfluss darauf, wann sie mit ihrer Arbeit beginnen und sie beenden. Selbst bei vermeintlich flexiblen Gleitzonenregelungen (dazu später mehr) liegt die Kernarbeitszeit (in der man anwesend sein muss) häufig zwischen 9 und 15 Uhr.

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Die Zahlen sprechen Bände. „9 to 5“ ist vielleicht in vielen Köpfen ein Auslaufmodell, in Wirklichkeit aber nach wie vor gängige Praxis. Eine Praxis, die sich lohnt? Eher nicht, wenn man Studien glaubt, wonach bei verschiedenen Bürojobs mehr als ein Drittel der Zeit sinnfrei verschleudert wird. Aus einem 9-Stunden-Arbeitstag werden so maximal 6 Stunden, an denen wirklich gearbeitet wird. Der Rest geht für Raucher- und Kaffeepausen, Toilettengänge, unnötige Meetings oder soziale Medien drauf.

Das Modell „9 to 5“ hat in puncto Effizienz somit deutliche Schwächen. Aber welche Alternativen gibt es?

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Produktivität durch mehr Freiheit – flexible Arbeitszeitmodelle

Flexible Arbeitszeitmodelle sind die Alternative zum klassischen „Acht-Stunden-Job“. Aber was steckt dahinter und warum sind diese Art von Modellen überhaupt nötig? Es geht darum Produktivität zu steigern. Überspitzt formuliert, solltest du immer dann, wenn du für deinen Job körperlich anwesend bist, arbeiten. Zeit im Büro (oder Home Office) sollte nicht „abgesessen“, sondern mit Arbeit gefüllt werden.

Im Idealfall arbeitest du bei 8 Stunden im Büro mindestens 7 Stunden effektiv an deinen Projekten. Flexible Arbeitszeitmodelle können ein erstes Mittel sein, um deine Produktivität zu steigern. Wie der Name schon sagt, geht es bei diesen Arbeitszeitmodellen um Flexibilität. Die Arbeitszeit orientiert sich an den Bedürfnissen des Individuums. Soll heißen, du hast mehr Entscheidungsspielraum, wann du deine Arbeit erledigst bzw. wann du zur Arbeit gehst.

Bist du ein Morgenmensch, kannst du früh morgens (von zu Hause oder im Büro) deine Arbeit verrichten. Starten deine produktiven Stunden erst nachmittags oder abends, legst du deine Kernarbeitszeit auf diesen Teil des Tages.

Folgende Modelle stehen zur Verfügung:

Flexible Gleitzeit

Das bekannteste Modell der „flexiblen“ Arbeitszeit ist die Gleitzeit. Bei Büroarbeiten in größeren Unternehmen hat sich diese Form der Arbeitszeit längst etabliert. Als Mitarbeiter darfst du innerhalb von gewissen Zeitfenstern, den sogenannten Gleitzeitspannen, deinen Arbeitsbeginn und dein Arbeitsende selbst festlegen.

Feste Kernarbeitszeiten (häufig zwischen 9 und 15 Uhr) sind dennoch bei den meisten Betrieben vorhanden. In diesem Zeitrahmen müssen Beschäftigte anwesend sein. Bei flexibler Gleitzeit kommen darüber hinaus häufig sogenanten Arbeitszeitkonten zum Einsatz.

Als Mitarbeiter hast du eigenverantworlich darauf zu achten, dass du nicht zu viele Plus- oder Minusstunden sammelst. Das Arbeitszeitkonto wird in der Regel nur sporadisch von den Vorgesetzten oder dem Personalwesen überprüft.

Durch das Vorhandensein von Kernarbeitszeiten ist Gleitzeit bei weitem nicht so flexibel wie sie scheint. Wirkliche Vorteile  gegenüber dem klassischen „8-Stunden-Job“ bietet dieses Arbeitszeitmodell in meinen Augen bei privaten Terminen (z.B. Arztbesuch, Friseur etc.). Durch die größere Freiheit bei der Wahl von Arbeitsbeginn und -ende  können diese Dinge in der Gleitzeit erledigt werden.

Home Office

Auf dem Vormarsch sind derzeit Home Office Regelungen. Bei diesem Arbeitszeitmodell wird es dir als Mitarbeiter ermöglicht ein oder mehrere Tage in der Woche deine Arbeit außerhalb des Büros zu erledigen.

Die Ausprägungen von Home Office können je nach Unternehmen sehr verschieden sein. Feste Arbeitszeiten sind bei diesem Modell nicht zwangsläufig vorhanden. Viel wichtiger ist es, dass Beschäftigte in der Lage sind ihre Aufgaben und Projekte in Eigenverantwortung zu bewältigen. Der zeitliche Aspekt rückt hier in den Hintergrund. Du hast somit größere Flexibilität bei der Arbeitsbewältigung.

Langzeitarbeitskonto

Bei einem Langzeitarbeitskonto können Plus- oder Minussstunden über einen definierten Zeitraum gesammelt werden. Zu einem bestimmten Stichtag muss das Arbeitszeitkonto dann ausgeglichen sein.

Die gängigste Form des Langzeitarbeitskonto ist die Jahresarbeitszeit. Hier muss zum Ende des Geschäftsjahres, dass Arbeitskonto einen gewissen Sollwert an Stunden aufweisen. Bis dahin kannst du dir als Beschäftigter deine Arbeitszeit selbst einteilen.

Als Best Practice Beispiel wird hier übrigens gerne der deutsche Maschinenbauer Trumpf vorgestellt. Mitarbeiter in Deutschland sollten beim Traditionsunternehmen bis Ende Juni (Ende des Geschäftsjahres) 1610 Stunden angesammelt haben. 25 Stunden mehr oder 40 Stunden weniger sind dabei als Grenzwerte erlaubt. Dazwischen darf jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, wann und wieviel er arbeitet und kann seine Arbeitszeit entsprechend der Auftragslage anpassen.

Ein Schritt weiter geht man bei der sogenannten Lebensarbeitszeit. Plus- oder Minusstunden werden langfristig auf einem Zeitkonto aufgezeichnet. Als Beschäftiger hast du die Möglichkeit Überstunden blockweise zu nehmen und dadurch Stunden für ein Sabbatjahr oder sogar für einen früheren Renteneintritt anzusammeln.

Vertrauensarbeitszeit

Arbeitszeitkonten existieren bei der Vertrauensarbeitszeit nicht. Wie der Name vermuten lässt, beruht die Arbeitszeit bei diesem Modell auf Vertrauen. Losgelöst von der gängigen Praxis eine gewisse Stundenzahl abzuliefern, gilt es für dich als Mitarbeiter Aufgaben und Projekte termingerecht zu erledigen.

Hier wird autoamtisch eine höhere Eigenverantwortung der Beschäftigten vorausgesetzt und auf eine solides Zeitmanagement der Mitarbeiter gesetzt.

Damit dieses Modell funktionieren kann, sollten die Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern realistisch sein. Das heißt, bei anfallenden Projekten und Aufgaben sollte grob bekannt sein, wieviel Zeit sie in Anspruch nehmen. Des Weiteren ist für dich als Beschäftigter ein regelmäßiger Austausch mit deinen Vorgesetzten wichtig.

Jobsharing

Geteiltes Leid ist ja bekanntlich halbes Leid. Diese Devise macht sich das sogenannten Jobsharing zu nutze, wenngleich ich hoffe, dass du deine Arbeit nicht dauerhaft als „Leid“ empfindest.

Genau genommen ist dieses Arbeitszeitmodell eine spezielle Form der Teilzeit. Zwei oder mehr Mitarbeiter teilen sich einen gemeinsamen Arbeitsplatz und arbeiten zu unterschiedlichen Arbeitszeiten an den gleichen Aufgaben und Projekten.

Die Jobsharer sollten ähnliche bzw. ergänzende Qualifikationen vorweisen können und miteinander harmonieren. Ist dies der Fall steht dem geteilten Arbeitsplatz nichts im Wege und aus Unternehmenssicht können sich nützliche Synergien entwickeln.

Für dich als Mitarbeiter kann dieses Arbeitszeitmodell die ideale Lösung sein. Kannst du beispielsweise aufgrund deiner familären Situation nur vormittags arbeiten, kann dein jobsharendes Pendat nachmittags weiterarbeiten. Zusammen seid ihr so vermutlich produktiver als eine reguläre Arbeitskraft.

Welches Modell ist für dich geeignet?

Die vorgestellten flexiblen Arbeitszeitmodelle haben eines gemeinsam: von jedem der Modelle gibt es unzählige Ausprägungen und Formen. Welches Modell für dich persönlich am besten geeignet ist, hängt von deiner Lebenssituation und Dingen wie z.B. deinem persönlichen Biorhythmus ab (z.B. „Early Bird“ vs. „Nachtmensch“).

Im Zweifelfall musst du mit deinem Arbeitgeber absprechen, welches Modell zum einen aus Unternehmenssicht und zum anderen für dich persönlich Sinn macht. Nicht jede Branche eignet sich dabei gleichermaßen für flexible Arbeitszeitmodelle. Während die meisten Bürojobs für flexible Arbeitszeiten prädestiniert sind, ist es in Industrie und Handwerk unter Umständen deutlich schwieriger.

Die Branche entscheidet – Kreativität ist gefragt

Bei 24-Stunden-Schichtbetrieben im Industriesektor kann nur bedingt auf den Biorhythmus der Mitarbeiter eingegangen werden. Ebenso wird es für einen selbstständigen Friseur sehr schwierig seiner Kundschaft zu vermitteln, dass die Geschäftszeiten zukünftig zwischen 16 und 0 Uhr liegen, da er als Nachtmensch eher in den späten Abendstunden arbeiten möchte.

Aber selbst wenn äußere Einflüsse die Arbeitszeit vorschreiben, gibt es immer Möglichkeiten die Arbeitszeit mehr auf individuellen Bedürfnisse auszurichten. Der selbstständige Friseur kann so beispielsweise in den Morgenstunden sein Geschäft zwischen 9 und 12 Uhr aufmachen und dann nach einer ausgedehnten Mittagspause den Friseursalon zwischen 16 und 20 Uhr wieder öffnen.

Die „neuen“ Öffnungszeiten vergraulen vermutlich keine Kunden. Gleichzeitig kann der nachtaktive Friseur die Arbeitszeit mehr an seine persönlichen Präferenzen anpassen.

40 statt 25 – warum weniger Wochenstunden mehr Ertrag bringen können!

Flexible Arbeitszeitmodelle sind also die erste Stellschraube, an der man drehen kann um einen „8-Stunden-Job“ mit möglichst vielen Stunden effektiver Arbeit zu füllen. Eine zweite Möglichkeit ist die Arbeitszeit zu senken. Die Arbeitszeit SENKEN? Klingt erstmal widersprüchlich.

Arbeitszeit von über 25 Stunden/Woche schädlich

Blickt man auf das Ergebnis einer australischen Arbeitsstudie erscheint das Plädoyer für weniger Arbeitsstunden durchaus berechtigt. Forscher der Universität Melbourne verglichen dabei Arbeitszeiten mit den Resultaten von IQ-Tests. Die Stichprobe umfasste 7500 Männer und Frauen.

Das Ergebnis: bei den über 40-jährigen leiden kognitiven Fähigkeiten (Wahrnehmung, Aufmerksamkeit, Erinnerung…) unter zu hohen Arbeitszeiten. Professor Colin McKenzie als Leiter der Studie sprach sich aufgrund der Forschungsergebnisse für geringere Arbeitszeiten aus und empfohl als Richwert bei der Generation Ü40 maximal 25 Arbeitsstunden/Woche.

Mehr Produktivität in weniger Stunden

Obwohl die Forschungergebnisse aus Australien sicherlich keinen allgemeingütligen Charakter haben und nur bedingt für jüngere Generationen gelten: Arbeitszeit zu senken, scheint auch aus wissenschaftlicher Sicht sinnvoll!

Bezogen auf die Arbeitseffektivität ist der Ansatz banal: mehr Produktivität. Das heißt: Mehr arbeiten, während man arbeitet! Die Anleitung dafür klingt simpel: Erhöhe deine persönliche Effizienzrate! Was das bedeutet? Die Zeit, in der wirklich gearbeitet wird (Arbeitszeit), soll sich immer mehr der Zeit annähern, die du im Büro (oder Home Office) verbringst (Anwesenheitszeit).

Effizizenzrate ermitteln durch Zeiterfassungstools

Bevor du deine persönliche Effizienzrate erhöhen kannst, solltest du zunächst wissen, wie hoch deine aktuelle Effizienzrate ist.

Effizienzrate = Arbeitszeit / Anwesenheitszeit

Die Ermittlung deiner Effizienz gelingt dir mithilfe von Zeiterfassungstools. Eigentlich wurden diese Werkzeuge zum Erfassen von Abrechnungsstunden im Dienstleistungssektor oder zur Erstellung von Dienstplänen entwickelt. Die Zeiterfassungssysteme lassen sich hier allerdings hervorragend zweckentfremden.

Immer wenn du an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeitest, zeichnest du die Zeit auf. Bei Pausen (Toilettengänge, Raucher- und Kaffeepausen, Klatsch und Tratsch) unterbrichst du die Aufzeichnung. Am Ende des Tages oder am Ende der Woche teilst du deine effektive Arbeitszeit durch die Anwesenheitszeit im Büro und erhälst als Ergebnis deine Effizienzrate.

Intuitiv, einfach & kostenlos: Zeiterfassung mit Time and Bill
Intuitiv, einfach & kostenlos: Zeiterfassung mit Time and Bill

Folgende Tools eignen sich zur Zeiterfassung:

Effizienz Schritt für Schritt steigern

Nachdem du deine aktuelle Effizienzrate ermittelt hast, kommt nun der entscheidende Punkt. Du setzt deine Wochenanwesenheitszeit im Büro herunter! Hier ein Zahlenbeispiel.

Du hast bisher 40 Stunden gearbeitet und hast mit Time and Bill eine effektive Arbeitszeit von 24 Stunden in der Woche ermittelt (Effizenzrate = 60 %).

Der Ansatz lautet nun die Wochenanwesenheitszeit zu reduzieren und gleichzeitig die effektive Arbeitszeit zu erhöhen. Du bist nun kürzer im Büro (oder Home Office) anwesend, versuchst aber über eine längeren Zeitraum konzentriert zu arbeiten. In 25 Stunden Anwesenheit gelingt es dir so zunächst 20 Stunden effektiv zu arbeiten. Deine Effizienzrate steigt auf 80 %.

Nun wird die wöchentliche Anwesenheitszeit sukzessive erhöhtund damit auch die effektive Arbeitszeit. Nach einigen Wochen stehen 30 Wochenarbeitsstunden zu Buche, von denen 27 Stunden effektiv gearbeitet wurde (Effizienzrate = 90 %).

Trotz deutlich geringerer Anwesenheitszeit (30 Stunden im Vergleich zu den ehemals 40 Stunden) konnte in diesem Beispiel die effektive Arbeitszeit um 3 Stunden gesteigert werden.

Wichtig ist dabei: Effektiv zu arbeiten muss man lernen. Für den gesamten Prozess brauchst du Geduld und wirst nach und nach besser darin, Anwesenheitszeit im Büro mit Arbeitszeit zu füllen.

Routinen können dich bei diesem Prozess unterstützen. In einem ausführlichen Beitrag hat sich sevDesk dem Thema gewidmet und einige Ratschläge für dich parat.

Exkurs: Pausengestaltung

Neben Routinen kann eine sinnvolle Pausengestaltung nützlich sein, um die persönliche Effizienzrate bei der Arbeit zu steigern. Als Faustformel gilt: nach maximal zwei Stunden Arbeit solltest du eine 5-10 minütige Pause einlegen.

Bei dieser Pause legst du ganz bewusst eine Unterbrechung deiner aktuellen Arbeit ein und versuchst den Kopf frei zu bekommen. Ein Gepräch mit einem Kollegen über ein Thema fernab der Arbeit ist ebenso legitim, wie ein kurzer Spaziergang oder kleinere Dehnübungen zur Aktivierung des Herz-Kreis-Lauf-Systems.

Mit der Generation Y auf dem Weg in die Zukunft

Schonmal etwas von der Generation Y gehört? Wenn du zwischen 20-40 Jahre alt bist, gehörst du genau dieser Generation an, die besser unter dem Namen Millenials bekannt ist.

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Das besondere an den Millenials, zu denen ich selbst ebenfalls zähle: Wir revoltionieren die Arbeitswelt!

Glaubt man jüngsten Studien aus den USA verlassen 60 % der Beschäftigten aus der Generation Y Unternehmen innerhalb von drei Jahren. Während unsere Eltern und Großeltern teilweise ihr ganzes Leben in ein und demselben Betrieb verbrachten, sind wechselnde Arbeitgeber für uns Millenials keine Seltenheit mehr. Hinzu kommt die steigende Anzahl an Freelancern und Selbstständigen, die ihre Arbeitzeit an persönliche Bedürfnisse und Wünsche anpassen möchten.

Das alles ist ein Indiaktor für eine bestimmte Sache: Die Work-Life-Balance gewinnt an Bedeutung. Arbeit wird nicht mehr nur als Mittel zum Zweck angesehen. Sie muss erstens Spaß machen und sich zweitens mit dem Privatleben vereinbaren lassen.

Das bewirkt eine Veränderung innerhalb der Arbeitswelt. Arbeitgeber müssen neue Anreize für (potenzielle) Mitarbeiter schaffen. Dazu zählen flexible Arbeitszeitmodelle (allen voran Home Office). Und dazu zählt auch Aufgaben- und Projektverteilung, statt festgeregelte Arbeitszeiten und stupides Absitzen von 40 Stunden pro Woche.

Den eigenen Rhythmus finden – hauptsache die Arbeit wird erledigt!

„Acht-Stunden-Job“ oder freie Zeiteinteilung? Was ist nun besser?

Fest steht: Aktuell sind in Deutschland „9 to 5 Jobs“ und wenig flexible Gleitzeitregelungen mit Kernarbeitszeiten zwischen 9 und 15 Uhr die gängige Praxis.

Fest steht aber auch: Die Arbeitswelt befindet sich in einem Wandel. Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten gewinnt an Bedeutung, wodurch flexible Arbeitszeitmodelle mit freier Zeiteinteilung auf dem Vormarsch sind.

Ich bin deshalb der Meinung – die perfekte Arbeitszeit ist typabhängig. Wichtig ist für dich, den eigenen Rhythmus zu finden. Wann bist du am effektivsten? Und wie und durch welche Mechanismen schaffst du es deine Produktivität zu steigern?

Mit dem heutigen Beitrag konnte ich dir in diesen Bereichen hoffentlich Anregungen geben und wünsche dir auf dem Weg zu DEINER perfekten Arbeitszeit viel Erfolg.

Felix Zipf

Felix entdeckte schon früh seine Leidenschaft für das Online Marketing. Seither baut er seine Expertise gerade im Bereich Inbound Marketing stetig aus. Als Teamlead des Produkt Marketing Teams beschäftigt er sich mit agilen Marketingstrukturen & Marketing Automation.

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