Zeitmanagement effektiv gestalten – mit diesen Tipps gelingt es dir!

Ist es bei dir häufiger der Fall, dass du gar nicht weißt, mit welchen Aufgaben du zuerst anfangen sollst und wie du generell all deine Aufgaben schaffen sollst? Dann kann dir dieser Artikel über das Zeitmanagement helfen, deinen Alltag besser zu bewältigen. Außerdem stellen wir dir verschiedene Zeitmanagement Methoden vor. So kannst du für dich herausfiltern, welche am besten zu dir passt.

Das erwartet dich heute:

Was ist Zeitmanagement?

Die erste Definition, die einem zu diesem Begriff einfällt ist, dass man die Zeit managet. Dies ist jedoch nicht die korrekte Übersetzung, es geht vielmehr darum die Arbeitsweise zu managen. Das heißt, Zeitmanagement ist der strukturierte Umgang mit der verfügbaren Zeit, beziehungsweise eine Hilfestellung, um bestimmte Aufgaben innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu bewältigen.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Wie bereits oben schon erwähnt, bedeutet Zeitmanagement nicht mehr als seine Arbeitsweise genau zu strukturieren, um die verfügbare Zeit vollkommen auszuschöpfen. Um genauer zu sein, sollte die Zeit, die übrig bleibt genau durchgeplant sein, statt diese als nicht mehr vorhandene Zeit zu betrachten. Denn sonst kann es zu Leistungsdruck kommen.

Ziel des Zeitmanagements

Ziel ist es, die Aufgaben, welche du dir vorgenommen hast oder welche erledigt werden müssen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu bewältigen. Hierbei kann es sich um Tage, Wochen oder auch Monate handeln. Es kommt ganz darauf an, wann du die jeweiligen Aufgaben erledigen musst.

Was bringt es dir?

Abgesehen davon, dass du dich durch das Zeitmanagement besser auf deine anstehenden Tätigkeiten konzentrieren kannst und dir dementsprechend die freie Zeit selbst einplanen kannst, steigert dies zudem auch noch die Lebensqualität. Sobald sich die allgemeine Lebensqualität steigert, steigert sich gleichzeitig auch das Wohlbefinden, was ein weiterer sehr wichtiger Punkt des Zeitmanagements ist.

Zeitmanagement lernen

Am besten eignet sich dazu ein sogenannter Leitfaden, um überhaupt erstmal ein Gefühl für die Zeitplanung zu bekommen. Anhand unseres Artikels lernst du die wichtigsten Methoden schon einmal kennen. Welche Zeitmanagement Methode die passende für dich ist, musst du dann letztendlich selbst herausfinden. Wenn du aber erstmal einen Ablauf kennengelernt hast, welcher für dich selber am besten funktioniert, kannst du diesen für dich persönlich variieren, um am Ende die bestmögliche Lösung zu finden.

So gestaltest du ein effektives Zeitmanagement

Aller Anfang ist schwer, das weiß jedermann und du stellst dir sicherlich die Frage, wie dies überhaupt funktioniert. In den meisten Fällen denkst du vermutlich, dass du nicht einmal die Zeit hast, um einen strukturierten Zeitplan aufzustellen. Dieser Gedankengang ist jedoch falsch. Denn, um einen Plan aufzustellen, benötigst du nicht viel Zeit und im Prinzip hast du deine allgemeine Zeit sowieso im Griff. Das einzige, was erledigt werden muss, ist überhaupt erstmal anzufangen!

Stell dir die Frage: Was ist dir wichtig?

Bevor du überhaupt erst anfängst zu planen, solltest du dir Prioritäten setzen. Am einfachsten ist, diese Prioritäten aufzuschreiben oder auch, wie viel Zeit für was geschaffen werden sollte. Beispiele dafür sind:

  • Die Zeit für einige Haushaltsaufgaben oder wie viel Zeit du für das Smartphone aufbringst.
  • Wie viel Freizeit hättest du gerne?
  • Wann ist Feierabend?
  • Wie wichtig sind die Aufgaben?
  • Was muss zuerst erledigt werden?

Ein weiterer Punkt ist, ob es festgelegte Tage gibt, wo bestimmte Tätigkeiten erledigt werden und wie die Planung mit dem Wochenende aussieht. Schreib deine Wunschvorstellung für deinen Zeitplan grob auf und überdenke diesen dann ganz in Ruhe.

Zeit tracken und Zeittagebuch führen

Falls es sein sollte, dass du dir nicht sicher bist wie lange du für gewisse Tätigkeiten benötigst, stelle einfach eine Stoppuhr. Selbstverständlich funktioniert dies nicht bei allen Aufgaben, aber bei täglich gleichbleibenden Aufgaben ist dies durchaus von Vorteil. Schreib die Dauer der Aufgaben auf und plane anschließend, wann du diese erledigst. Diese Hilfestellung kann vor der generellen Planung erledigt werden, um einen Überblick über die beanspruchte Zeit zu bekommen und dies mit genügend Zeit einzuplanen oder sogar die Schnelligkeit zu verbessern, falls möglich.

Test: Wie gut ist dein Zeitmanagement?

Wie gut dein Zeitmanagement ist, kannst du mit unserem Zeitmanagement Test herausfinden.

Zeitmanagement Test
Prüfe mit diesem Test wie gut dein Zeitmanagement ist

Welche Zeitmanagement Methoden gibt es?

Zeitmanagement ist ein sehr großer Begriff und da ist sicherlich jedem klar, dass es verschiedene Methoden gibt, um das beste Zeitmanagement zu erlangen. Im Folgenden sind die 7 effektivsten Zeitmanagement Methoden aufgelistet und im einzelnen erklärt.

  • Eisenhower Prinzip
  • Pareto Prinzip
  • ALPEN Methode
  • ABC Methode
  • 10-10-10 Methode
  • Promodoro Technik
  • Personal Kanban Methode

Eisenhower Prinzip

Bei dem Eisenhower Prinzip teilt man seine zu erledigenden Aufgaben in verschiedene Kategorien ein. Hierbei geht es darum, dass die wichtigsten Dinge zuerst fertiggestellt werden und die unwichtigen Dinge erst einmal aussortiert werden.

Warum heißt diese Methode so?

Hier ist es nicht sicher, ob die Eisenhower Matrix ihren Namen von dem US-Präsident und Alliierten General Dwight D. Eisenhower hat oder ob dies nicht eher auf einer Rede basiert, welche von einem ehemaligen Hochschulpräsidenten stammt. Es handelt sich um das Zitat „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Übersetzt bedeutet dies: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind niemals dringend.“

Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip?

Als Erstes schreibst du alle anstehenden Aufgaben nieder und sortierst diese anschließend in die vier folgenden Kategorien:

  • dringend und wichtig
  • dringend, aber nicht wichtig
  • wichtig, aber nicht dringend
  • weder wichtig, noch dringend

Sobald dies erledigt ist, sortierst du dies in die folgenden vier Quadranten:

  • sofort selbst erledigen
  • terminieren und selbst erledigen, also auf einen bestimmten Zeitpunkt verschieben
  • an Mitarbeiter oder ähnliches delegieren
  • nicht bearbeiten

Wenn die beiden Sortierungen vollendet sind, kann die Bearbeitung beginnen.

Wie sieht die Eisenhower Matrix aus?

Eisenhower Matrix
Das Eisenhower Prinzip in der Matrix dargestellt

Welche Schwächen hat das Eisenhower Prinzip?

Wie alles im Leben, hat auch dies seine Nachteile. Diese beziehen sich jedoch nicht auf jede Person. Denn hier kommt es auf die persönliche Einstellung zu Herausforderungen und Problembekämpfung an. Die Nachteile des Eisenhower-Prinzips sind:

  • Einige Aufgaben können nicht delegiert werden, beispielsweise aufgrund fehlender Befugnis, beziehungsweise nicht jeder kann Aufgaben abgeben.
  • Regelmäßige oder auch ständig wiederkehrende Aufgaben sind schwer zuzuordnen.
  • Die persönliche Flexibilität geht verloren.
  • Bei Aufgabenzuwachs fällt es oft schwer diesen mit unterzubringen.

Übungen für das Eisenhower Prinzip

Meist steht schon ein Fragezeichen über dem Kopf, wenn es um die Sortierung nach den wichtigen und den dringenden Aufgaben geht. Wie du dies aber vereinfachen kannst, findest du anhand der nachstehenden Fragen:

  • Komme ich mit Erledigung dieser Aufgabe näher ans Ziel?
  • Sind andere Tätigkeiten von dieser Aufgabe abhängig?
  • Muss ich eine bestimmte Frist bei dieser Aufgabe einhalten?

Diese Fragen können auch stets dein Begleiter sein, wenn es wieder zu einer Sortierung kommt. Sobald diese Fragen sich in den Kopf eingebrannt haben, fällt dir das Sortieren entsprechend leichter.

Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip ist eine weitere Methode für das Zeitmanagement. Auch bei dieser Möglichkeit werden Aufgaben nach Priorität sortiert, um zeitverschwendende Tätigkeiten zu vermeiden.

Was besagt das Pareto Prinzip?

Bei dieser Zeitmanagement Methode erreichst du 80 Prozent Aufwand mit einer Zeit von 20 Prozent. Das heißt, du erreichst 80 Prozent deiner Arbeit mit einem Zeitaufwand von 20 Prozent und nicht nur 20 Prozent der Arbeit mit einem Zeitaufwand von 80 Prozent. Hierbei geht es wieder gezielt um die wirklich wichtigen Aufgaben, also die Aufgaben die höchste Priorität haben.

Beispiele für das Pareto Prinzip

Mit Beispielen lässt sich doch gleich alles viel einfacher erklären. Daher haben wir im anliegenden Beispiele für dich aufgeführt.

BeruflichAlltäglich
Du hast einen Haufen Arbeit zu erledigen, jedoch rückt der Feierabend immer näher und du hast zudem auch noch einen wichtigen Termin. Anstatt alles schnell zu erledigen und aufgrund von anbahnendem Stress noch Fehler zu machen, sollten lieber die Kernaufgaben betrachtet werden. Schau nach, was am wichtigsten ist und vergeude deine Zeit nicht mit Kleinigkeiten. Kurz gesagt, du nutzt 20 Prozent Zeitaufwand und erreichst, innerhalb dieser verfügbaren Zeit, 80 Prozent der Aufgaben.Du bekommst spontanen Besuch und bei dir zu Hause herrscht das reinste Chaos? Dann benutze auch hier das Pareto Prinzip, um in kürzester Zeit viel zu schaffen. Anstatt Dinge aufzuräumen, welche nicht auffallen, solltest du dies in Ordnung bringen, was direkt ins Auge sticht. Das heißt zum Beispiel, anstatt den Kleiderschrank aufzuräumen, solltest du lieber die dreckige Wäsche auf dem Boden wegräumen. So sieht deine Wohnung zu 80 Prozent ordentlich aus, obwohl du nur 20 Prozent Zeitaufwand hattest.

Was hat die 80/20 Regel mit dem Zeitmanagement zu tun?

Pareto Prinzip
80/20 Regel des Pareto Prinzips

Hierbei kann man sagen, das es wirklich um den Zeitaufwand geht. Du schaffst mehr, mit weniger zeitlichem Aufwand als sonst. Wenn du das Pareto Prinzip anwendest, konzentrierst du dich nur auf eine Aufgabe, anstatt alles auf einmal anzugehen und im Chaos zu enden.

Dies bedeutet auch, dass du die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst erledigst und schaust, ob einige Aufgaben nicht sogar voneinander abhängig sind. Dadurch erzielst du weniger Zeitaufwand und steigerst zudem die Produktivität. Außerdem ist diese Methode äußerst hilfreich, wenn du viel zu tun hast aber nur wenig Zeit bleibt.

ALPEN Methode

Bei der ALPEN Methode schreibst du dir jeden Tag einen klar strukturierten Tagesplan. Hier musst du jedoch an alles denken. Denn, wenn du etwas vergisst, muss der Tagesplan wieder erneuert werden. Die einzige Zeit, die du aufwenden musst, ist die, um den Tagesplan zu erstellen.

Wie funktioniert die ALPEN Methode?

Wie bereits vorstehend erwähnt, geht es darum, einen Tagesplan aufzustellen. Doch wie genau stellst du einen strukturierten Plan auf? Und wann genau solltest du dies am besten tun? Um diese Fragen zu klären, sind die einzelnen Schritte hier erklärt.

1. Aufgabe schreiben

Bei dem ersten Schritt schreibst du dir alles auf, was du an diesem Tag machen musst, beziehungsweise machen möchtest. Du musst jedoch aufpassen. Denn du musst an jede noch so kleine Kleinigkeit denken. Von anstehenden Terminen, bis zu der Vorbereitung des Essens für den nächsten Tag. Dieser Schritt nimmt von den übrigen Schritten mit am meisten Zeit ein.

2. Länge einschätzen

Nun kommen wir dazu, die einzelnen Aufgaben mit der entsprechenden Zeitdauer zu versehen. Das heißt, für jede Aufgabe die auf der vorher verfassten Liste steht, muss der Zeitaufwand aufgeschrieben werden. Am besten schreibst du dies direkt hinter die jeweiligen Aufgaben.

Jedoch solltest du unbedingt realistisch bleiben. Denn du kannst bei Aufgaben, welche sich gerne mal in die Länge ziehen, die Zeit kürzer einkalkulieren, um wiederum Zeit einsparen. Wenn jede Zeit aufgeschrieben wurde, schaust du nach, ob das alles an einem Tag machbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, verschiebst du einige Aufgaben auf den nächsten Tag.

3. Pufferzeit einplanen

Es kann immer mal sein, dass etwas dazwischen kommt und der ganze Tagesplan hinfällig ist. Damit genau dies nicht passiert, sollte ein Zeitpuffer mit einkalkuliert sein. Generell gilt bei dieser Methode, dass du 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit verplanst und die restlichen 40 Prozent als Zeitpuffer offen lässt. So kannst du vermeiden, dass der Tagesplan am Ende doch nicht funktioniert.

4. Entscheidungen treffen

Oftmals nehmen wir uns zu viel vor und sind am Ende des Tages nur von uns selbst enttäuscht. Dies lässt sich jedoch vermeiden, indem du den Tagesplan nach Prioritäten sortierst. Am Anfang mag dies eventuell schwerfallen, aber es lohnt sich auf Dauer. Stell dir am besten folgende Fragen, wenn es um das Sortieren von wichtig zu unwichtig geht:

  • Welche Aufgaben sind wirklich wichtig und dringend?
  • Kann ich eine Aufgabe auch morgen erst machen?
  • Welche Aufgaben kann ich komplett von meinem Tagesplan streichen?
5. Nachkontrollieren

Hierbei geht es schlicht und ergreifend darum, den Tag am Abend zu reflektieren. Hat diese Methode funktioniert? Hast du alles geschafft, was du schaffen wolltest? Waren die Zeiteinschätzungen realistisch und haben die Puffer gereicht?

Jedes Mal, wenn du dies tust, lässt sich der nächste Tag besser planen. Am besten erstellst du nach der Kontrolle deinen Plan für den nächsten Tag. So kannst du diesen direkt neu strukturieren.

Alpen Methode
Vorgehen der ALPEN Methode

Tipps und Beispiele zur Anwendung der ALPEN Methode

  • Tagesablauf variieren, um zu sehen, was am besten funktioniert.
  • Weniger Zeit für die einzelnen Aufgaben einplanen, um eventuell mehr verfügbare Zeit zu schaffen.
  • Zeitpuffer unterteilen, zum Beispiel für das Smartphone oder wenn du bei dem Einkauf eine Bekannte triffst.
  • Tagesplan zu verschiedenen Zeiten erstellen, um sich eine kurze Pause zu erlauben.

Welche Vorteile und Nachteile hat diese Methode?

Auch wenn es vorher so scheint, das die ALPEN Methode nur Vorteile mit sich bringt, vor allem aufgrund der Zeitpuffer, gibt es auch Nachteile. Um dies einmal zu verdeutlichen, sind hier die Vorteile und Nachteile für dich aufgelistet.

VorteileNachteile
Du hast einen strukturierten Tagesablauf, an dem du dich festhalten kannst.Pufferzeiten sind nicht immer möglich.
Durch die Zeitlimits wird für mehr Produktivität gesorgt.Pufferzeiten werden meist nicht produktiv genutzt.
Die Pufferzeiten realisieren den Plan, denn so kann sich der Plan zwar verschieben, aber es wird nicht in einem reinen Chaos enden.Es ist schwierig Pufferzeiten immer vorherzusehen.
Erfolgserlebnisse sind vorbestimmt.Du benötigst viel Selbstdisziplin, um diese Methode durchzuziehen und dich an den Tagesplan zu halten.

ABC Methode

Wie auch bei den bisherigen Methoden, geht es bei der ABC Methode darum, die anliegenden Aufgaben in verschiedene Klassen einzuteilen, welche nach sinkender Priorität sortiert sind.

Anwendungsgebiete der ABC Methode

Gerade diese Methode lässt sich in vielen Bereichen einsetzten. Das liegt daran, dass diese ABC Methode als sehr flexibel gilt und sehr allgemein gehalten ist. Hier einmal einige Beispiele:

  • Materialwirtschaft
  • Marketing
  • Produktanalyse
  • Mitarbeiterauswahl
  • Projektmanagement
  • Zeitmanagement / Selbstmanagement

Kategorien der ABC Methode

ABC
Hier sind die Aufgaben selbst zu erledigen, also nicht delegierbar und zudem haben sie die höchste Priorität.Dies sind relativ wichtige Aufgaben, welche teilweise auch delegierbar sind.Hierzu zählen die unwichtigsten Aufgaben, jedoch haben diese den höchsten Arbeitsaufwand und der Zeitaufwand entspricht nicht der Wichtigkeit der entsprechenden Tätigkeit.

Beispiel

Ein Beispiel für die ABC-Analyse wäre deine Aufgaben zu managen. Hierzu machst du dir am besten eine Liste mit den Aufgaben, die erledigt werden müssen. Hier ist es egal, ob du die ABC Methode auf der Arbeit oder im Haushalt anwendest. Dann sortierst du die jeweiligen Aufgaben in die entsprechenden Kategorien.

Ein Beispiel hierfür wäre, dass du eine wichtige Hausarbeit abliefern, Post wegbringen und den Papierkorb leeren musst. Hier ist ganz klar die Hausarbeit in der Kategorie A, die Post in Kategorie B und der Papierkorb landet in der Kategorie C.

Was sind die Vorteile und Nachteile dieser Methode?

Auch wenn diese Methode sehr allgemein gehalten ist und in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann, sollte abgewägt werden, welche Vorteile diese mit sich zieht und welche Nachteile sie hat.

VorteileNachteile
komplexe Prozesse können auf das Wesentliche reduziert werdenzu wenig Kategorien
anschaulichdas Einteilen fällt oftmals schwer oder ist erst garn nicht möglich
leicht durchzuführenes werden nur quantitative Faktoren erfasst und keine qualitativen
Hilfestellung für zukünftige strategische Entscheidungen

Im Allgemeinen ist die ABC-Analyse eine sehr einfache und auch gute Methode sein Zeitmanagement zu vollziehen. Zudem bietet diese Methode die Möglichkeit dies individuell, je nach befinden, anzupassen.

10-10-10 Methode

Hierzu lässt sich sagen, dass die 10-10-10 Methode eine Methode ist, welche sich mehr auf wichtige Entscheidungen konzentriert. Diese Methode wird auch als Zeitreisende Methode betitelt, denn du wirst dir über die Auswirkungen und Konsequenzen der jeweiligen Entscheidung klar. Es wird die Perspektive und die Relation deutlich dargestellt.

Wie funktioniert diese Methode?

Hierbei stellst du dir die drei folgenden Fragen:

  1. 1. Wie werde ich in 10 Minuten über meine Entscheidung denken?
  2. 2. Wie werde ich in 10 Monaten über meine Entscheidung denken?
  3. 3. Wie werde ich in 10 Jahren über meine Entscheidung denken?

Um diese Methode anzuwenden, musst du lediglich die relevanten Informationen zusammenführen und dir Gedanken über deine eigenen Prioritäten, Wünsche und Ziele machen. Je genauer du die oben genannten Fragen beantwortest, desto besser und einfacher lässt sich eine Entscheidung vorausschauen.

Anwendungsbeispiel für die 10-10-10 Methode

Angenommen, du hast die Chance auf eine Beförderung und somit auch auf ein höheres Gehalt. Dazu müsstest du dann aber in eine andere Stadt ziehen und somit in eine andere Filiale gehen.

Wie werde ich in 10 Minuten darüber denken?

Selbstverständlich denkst du hier darüber nach, was passiert, wenn du diese Chance nutzt? Wie wird sich das auf dein Umfeld auswirken? Lohnt es sich denn überhaupt? Dazu musst du dir lediglich 5 Minuten Zeit nehmen, um genau darüber nachzudenken. Eventuell können hier auch andere Personen zum Rat hinzugezogen werden.

Wie werde ich in 10 Monaten darüber denken?

In 10 Monaten bist du in der neuen Stadt bereits angekommen, hast schon die ersten Besuche in der alten Heimat getätigt und bist in allem zusammen recht zufrieden. Aber es könnte zum Beispiel auch sein, dass das Geld knapp wird und du darüber nachdenkst, dass es besser gewesen wären, wenn du die damalige Chance doch lieber nicht angenommen hättest.

Wie werde ich in 10 Jahren darüber denken?

Spätestens jetzt fühlt es sich so an, als ob es nie anders gewesen wäre. Es können neue Wünsche erfüllt werden, aufgrund des höheren Gehalts und in die Heimat fährst du auch regelmäßig.

Welchen Vorteil bringt diese Methode?

Ein wirklich wichtiger Vorteil ist, dass du vorausschauend planen kannst. Zumindest so gut es geht. Es ist klar, dass man nicht alles zu 100 Prozent planen kann, aber meist wird der Weg, der im Kopf schwirrt, auch eingeschlagen. Da diese Methode in allen Hinsichten hilfreich ist, kannst du sie bei jeder großen Entscheidung anwenden.

Pomodoro Technik

Die Pomodoro Technik verdankt ihren Namen, Pomodoro, was übersetzt Tomate bedeutet, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Dieser verwendete einst eine Küchenuhr in Form einer Tomate, um diese Methode durchzuführen. Wie auch bei allen anderen, liegt der Fokus darauf, deine Aufgaben so schnell wie möglich, aber dennoch produktiv zu vollenden.

Hauptaugenmerk dieser Technik

Es gibt einige Personen, welche sich oft überarbeiten. Dies führt dann zu einer Überforderung und rein gar nichts funktioniert mehr. Deswegen gibt es die Pomodoro Technik. Diese legt Wert darauf, genügend Pausen einzulegen. Genauer gesagt, legt man alle 25 Minuten eine Pause von 5 Minuten ein.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

  1. Eine bestimmte Aufgabe wird ausgewählt.
  2. Einige Notizen zu dieser Aufgabe werden niedergeschrieben.
  3. Wecker wird auf 25 Minuten gestellt, hier ist es egal was für ein Gerät benutzt wird.
  4. Wenn die Zeit vorüber ist, wird alles abgehakt was geschafft wurde.
  5. Nun werden 5 Minuten Pause gemacht. Diese 5 Minuten Pause werden als Pomodoro bezeichnet.
  6. Der Vorgang wird wiederholt. Dennoch wird die Arbeitszeit, nach 4 Pomodoro, auf 30 Minuten erhöht.

Was sind die Vorteile und Nachteile der Pomodoro Technik?

VorteileNachteile
Impulskontrolle wird gesteigertScheint unrealistisch, dann gibt es zu viele Störfaktoren, um sich nicht ablenken zu lassen
Selbstdisziplin wird gesteigertTeilweise wird bei der Arbeit mittendrin pausiert und man ist eventuell raus
Regeneration wird gesteigert
Konzentration wird gesteigert
Produktivität wird gesteigert

Personal Kanban Methode

Durch die Personal Kanban Methode behältst du stets den Überblick, von dem, was noch zu erledigen ist und was bereits erledigt wurde. Der Workflow wird deutlich sichtbar gemacht. Hierdurch kannst du eventuelle Engpässe vermeiden, beziehungsweise frühzeitig erkennen und beheben.

Visualisiere deine Arbeit

Durch diese Methode wird die allgemeine Arbeit ganz klar visualisiert. Denn es sollten alle Aufgaben auf Post-its geschrieben werden und an eine Tafel, beziehungsweise an ein Board geklebt werden. Generell wird diese Spalte als To-do-Liste bezeichnet, was übersetzt soviel bedeutet wie „das muss gemacht werden“. So wird außerdem sichtbar gemacht, welche Aufgaben eventuell zusammenhängend sein könnten.

Schränke die Zahl der Aufgaben ein

Der Sinn dieser Methode ist es, dass es nicht zu einem Wirrwarr aus Zetteln und Aufgaben kommt. Deswegen wird empfohlen maximal 3 Aufgaben auszuwählen und diese an das Board zu kleben. Ansonsten könnte der Fokus verloren gehen und Aufgaben werden nicht fertiggestellt. Diese 3 Aufgaben stehen dann in der zweiten Spalte „Doing“, was wiederum heißt, dass diese in Bearbeitung sind. Hast du die jeweilige Aufgabe erledigt, kommt diese in die Spalte „Done“. Dies stellt klar, dass diese Aufgabe abgeschlossen ist.

Was haben Zeitdiebe mit dem Zeitmanagement zu tun?

Zeitdiebe sind, wie es im Endeffekt auch schon der Name sagt, Dinge die dir Zeit stehlen. Man könnte dies auch als Ablenkungsfaktoren beschreiben oder Tätigkeiten die für die Vollendung der dementsprechenden Aufgabe unwichtig sind. Aufgrund dessen wird das Zeitmanagement oft beeinflusst und kommt gar nicht so wie geplant vor.

Typische Beispiele für Zeitdiebe

  • Social Media
  • unerwartete Unterbrechungen
  • Fernsehen
  • E-Mails
  • Telefonate
  • Unordnung
  • Müdigkeit
  • Einkaufen
  • lange Fahrten

Wie kannst du Zeitdiebe loswerden?

Ganz loswerden kann man die sogenannten Zeitdiebe zwar nicht, aber man kann sie deutlich vermindern. Gerade die Social Media Welt ist eine der größten Zeitdiebe. Daher solltest du dir vornehmen, erst nach Erledigung der Aufgaben an dein Handy oder auch Laptop zu gehen und im Internet zu surfen.

Es kann selbstverständlich zu unerwarteten Unterbrechungen kommen oder es wird mehr Zeit beansprucht als eigentlich geplant war. Dazu solltest du generell mehr Zeit für jede Aufgabe einkalkulieren. Denn so hast du immer noch einen gewissen Puffer, den du mal nutzt und mal nicht gebrauchen kannst.

Zeitmanagement Tools

Es ist wahrscheinlich das dir mit gewissen Hilfsmitteln alles leichter fällt, gerade wenn du eine Sache beginnen möchtest. Aufgrund dessen sind im folgenden einige Tools, die nützlich sind, aufgelistet.

Es gibt überdies weitere Online-Tools zur besseren Organisation deiner Zeit. Die einzelnen Tools hier zu erklären, wäre zu viel. Aber du kannst dich direkt auf den Seiten genau informieren, was diese Tools können. So kannst du entscheiden, welches das passende für dich ist.

Die 5 besten Zeitmanagement Apps

Gerade in der heutigen Zeit ist das Smartphone ein großer Bestandteil unseres täglichen Lebens. Genau aus diesem Grund sind im folgenden einige hilfreiche Apps aufgelistet.

Hier gilt dasselbe, wie für die Tools. Schau dir die Apps im Einzelnen an und triff dann deine Entscheidung, welche für dich passt.

Tipp!

Es gibt überdies Programme mit integrierter Zeiterfassung für Selbstständige und Freelancer, die ihre Dokumente organisieren, Kontakte verwalten oder Angebote und Rechnungen schreiben müssen. Damit du hier nicht den Überblick über dein Zeitmanagement verlierst, bietet sich die Nutzung einer solchen Software an.

Was unterscheidet das Zeitmanagement vom Selbstmanagement?

Neben dem Zeitmanagement gibt es auch noch das Selbstmanagement. Im Prinzip sind diese beiden Methoden dasselbe. Dennoch gibt es etwas, was diese beiden unterscheidet. Damit der Unterschied zwischen den Methoden klar ist, wird im Folgenden das Selbstmanagement kurz erklärt.

Definition Selbstmanagement

Selbstmanagement bedeutet nicht mehr, als die persönliche und berufliche Weiterentwicklung, ohne äußere Einflüsse, zu gestalten. Also geht es im Grunde nicht darum, die Zeit mehr oder weniger zu managen, sondern die daraus entstehende Weiterentwicklung.

Die besten Zeitmanagement Tipps für dich im Überblick

  1. Setze Prioritäten für die anstehenden Aufgaben.
  2. Dann such dir eine Methode aus, die dir als die richtige Planungsmethode erscheint.
  3. Unwichtige Dinge solltest du generell vermeiden.
  4. Am besten ist es, wenn du die Häppchen Taktik anwendest.
  5. Die Aufgaben, die am wichtigsten sind, sollten als erste erledigt werden.
  6. Deine Leistungskurve solltest du stets im Auge behalten.
  7. Aufgaben, welche die gleichwertige Priorität haben, sollten zusammengefasst werden.
  8. Deinen Tag solltest du in Arbeitsblöcke einteilen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
  9. Synergien sollten geschaffen werden.
  10. Zum Schluss kommt deine Auswertung des Ganzen.

Zeitmanagement Checkliste

Hier findest du eine Checkliste, um dein Zeitmanagement zu überprüfen. Diese steht dir auch als PDF zum Download bereit.

Checkliste Zeitmanagement
Mit dieser Checkliste kannst du deine Aufgaben nach Priorität gewichten

Fazit

Das Zeitmanagement bietet vielerlei Möglichkeiten, dies auszuüben. So fällt es dementsprechend auch leichter die Methode zu finden, die am besten für dich selbst funktioniert. Vorteilhaft ist es, alle  Methoden einmal auszuprobieren, um zu erkennen, welche denn nun für dich am effektivsten ist. Selbstverständlich kannst du jede der oben erwähnten Methoden individuell umgestalten, damit alles wirklich funktioniert. Hier ist ein wenig Kreativität gefragt. Dann sollte jeder seine eigene Methode finden können, um Aufgaben gut und schnell zu erledigen.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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