Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip stammt ursprünglich aus Italien und ist nach seinem Entdecker benannt. Häufig wird es auch als „80-20-Regel“ bezeichnet. Worum es dabei genau geht und wie du das Pareto-Prinzip für Deinen Erfolg nutzen kannst, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Definition – Pareto-Prinzip

Die Erkenntnis des Pareto-Prinzips lautet im Kern, dass in vielen Bereichen unseres Lebens Ungleichheiten und Ungleichgewichte herrschen. Sei es bei der Verteilung von Vermögen oder bei Immobilienbesitz. Das Prinzip lässt sich jedoch vor allem auch auf die Nutzung unserer Zeit umlegen. Denn 80 Prozent der erbrachten Leistungen können in nur 20 Prozent der gesamt aufgewandten Zeit vollbracht werden, wenn man sich wirklich dahinterklemmt. Kurz gesagt: professionelles Zeitmanagement ermöglicht beeindruckende Ergebnisse – typischerweise im Verhältnis von 80 zu 20.

Pareto-Prinzip und Zeitmanagement: So kannst du dein Zeitmanagement verbessern

Anfangs kurz zum Ursprung des Prinzips, damit nachvollziehbar ist, wie diese Idee entstand. Ein italienischer Wissenschaftler stellte fest, dass nur 20 Prozent der Menschen in Italien damals 80 Prozent des Landes besaßen. Daraus schlussfolgerte er, dass Banken in 20 Prozent der gesamt aufgewandten Zeit eigentlich 80 Prozent ihrer Kunden betreuen könnten. So entstand auch der Konnex zum Zeitmanagement, der bis heute angesehen ist.

Zeitmanagement im Alltag

Im Alltag gibt es besonders viele Situationen, die man nicht in Perfektion, aber dafür schnell meistern muss. Das klassische Beispiel hier ist das Putzen der eigenen vier Wände unter Zeitdruck. Stell dir vor, du hast nur 20 Prozent der Zeit zur Verfügung, die du eigentlich brauchst, um die Wohnung von Grund auf zu reinigen.

Trotzdem wirst du es unter Zeitdruck schaffen, innerhalb dieser wesentlich kürzeren Zeit die Wohnung im Großen und Ganzen in Schuss zu bringen. Nicht perfekt, aber eben zu den genannten 80 Prozent. Hier zeigt sich, wie die Pareto-Regel im Alltag zur Anwendung kommt.

Du kannst sie aber auch ganz bewusst einsetzen, etwa indem du dir darüber im Klaren bist, dass 80 Prozent der Zeit, die du mit Freunden verbringst, nur 20 Prozent Deiner Freunde zu Gute kommt. Also nichts wie los und auch mal wieder alte Bekannte kontaktieren, die vernachlässigt wurden. Wichtig ist somit, dass du das Pareto-Prinzip im Hinterkopf behältst. Sei es, um es aktiv anzuwenden oder nur um zu wissen, dass es existiert und deine Handlungen dementsprechend gelegentlich zu hinterfragen und wenn nötig anzupassen. Schließlich kann das Vorgehen gemäß der 80-20-Regel in manchen Lebensbereichen auch zum Nachteil werden.

Das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip

Zeitmanagement im Berufsleben

Im Berufsbeleben ist Zeit praktisch immer Mangelware. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen zeitlichen Ressourcen gut zu nutzen, sinnvoll einzuteilen und das Meiste aus den vorhandenen Stunden herauszuholen.

Auch hier haben wir wieder ein klassisches Beispiel für Dich: Stell dir vor, du sollst eine PowerPoint-Präsentation erstellen und diese schon in Kürze abliefern. Jetzt gilt es, keine Zeit zu verlieren. Während du sonst vielleicht lange an der Formatierung sitzen würdest, Grafiken basteln und schöne Folien gestalten würdest, denkst du an das Pareto-Prinzip. Unter Zeitdruck befüllst du die Folien mit Fakten, bekommst sie auch so noch einigermaßen gutaussehend zustande und kannst rasch die Präsentation starten, bei der ohnehin die Inhalte zählen und nicht die bunteste Folie gesucht wird.

In kurzer Zeit nicht alles perfekt, aber möglichst Vieles auf gute, sinnvolle Weise schaffen – so kann die 80-20-Regel für Deinen beruflichen Alltag zusammengefasst werden. Wenn du dich im beruflichen Kontext an diese Regel hältst wirst du feststellen, dass oftmals der Zeitaufwand um Dinge zu Perfektionieren in keiner Relation dazu steht, um wie viel du mit viel größerem Zeitaufwand eine Sache eigentlich verbesserst. Das gilt natürlich nicht für alle Berufe gleichermaßen, denn schließlich gibt es auch Positionen, in denen jedes Detail zählt und Perfektion die Kernanforderung ist. Doch wir alle kennen die Situationen, in denen man im Nachhinein sicher ist, dass es wohl auch einfacher, schneller und dafür weniger perfekt geklappt hätte.

Zeitmanagement im Studium

Nirgends kommt die 80-20-Regel wohl so intensiv ausgeprägt zum Einsatz wie bei Studierenden.

Die nächste Prüfung rückt immer näher, doch du hast noch nicht zu lernen begonnen. Nun bleibt dir nur noch weniger Zeit als eigentlich nötig wäre, um den gesamten Stoff gut durchzuarbeiten. Das Pareto-Prinzip ist auch hier der Lösungsansatz Deiner Wahl. du priorisiert was wirklich wichtig ist und reduzierst somit den gesamten Inhalt etwas – laut Pareto-Regel auf 80 Prozent. Die Zeit ist knapp, also startest du sofort und schaffst es, innerhalb der kürzeren Zeit immerhin noch die wichtigsten Kerninhalte aufzunehmen.

An diesem Beispiel siehst du, dass das Wissen über das Pareto-Prinzip allein nicht ausreichend ist, sondern du auch die Kompetenz aufbauen musst rasch zu entscheiden, was wirklich erfolgsentscheidend relevant ist.

Kritik am Pareto-Prinzip: Gefahren und Probleme der 80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip kann oftmals enorm hilfreich sein, doch es gibt auch durchaus nachvollziehbare Kritik an dieser Vorgehensweise. Diese betrifft insbesondere drei Punkte:

  • Ausreden: Es gibt Dinge, die nicht vereinfacht, verkürzt oder nur zum Großteil erledigt werden können, sondern perfekt sein müssen. Hier ist voller Einsatz gefordert und das Pareto-Prinzip darf nicht als Ausrede gelten. du musst dir selbst darüber im Klaren sein, wann du die Regel passend anwenden kannst und in welchen Situationen Effizienzsteigerung nicht der richtige Weg ist.
  • Falsche Interpretation: 80 und 20 sollen nicht addiert werden, du darfst das Prinzip also nicht falsch verstehen. Es ist nicht so, dass du somit dann mit 30 Prozent Einsatz bereits alle Ziele übertroffen hast. Die Regel besagt, dass du in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Dinge schaffen kannst. Um 100 Prozent zu schaffen, musst du trotzdem 100 Prozent Aufwand einbringen.
  • Effektivität am richtigen Ort: Zeitsparend zu arbeiten ist oft eine gute Sache. Wie bei dem letzten Beispiel erklärt bedeutet das aber auch, dass du wissen musst, an welchen Stellen du Zeit sparen kannst und wo du vielleicht nicht perfekt arbeiten musst. Sei dir allerdings auch darüber im Klaren, dass du korrekt Priorisieren musst, damit das Prinzip funktioniert und behalte im Hinterkopf, dass Effizienzsteigerungen nicht immer möglich und richtig sind.

Die Entscheidung, welche Aufgaben du perfekt und mit vollem Aufwand betreibst und welche nicht, sind mit großer Verantwortung verbunden. Nimm dir somit auf jeden Fall Zeit um strukturiert darüber nachzudenken, an welchen Stellen nun wirklich Zeit gespart werden kann und in welchen Situationen du besser mit Volldampf dahinter bist, statt die ein oder andere Stunde zu reduzieren und Ungenauigkeiten zuzulassen.

Tipp!

Bei dem Pareto-Prinzip geht es um den richtigen Einsatz deines Zeitmanagements. Im beruflichen Alltag als Freiberufler kann eine Buchhaltungssoftware helfen, viel Zeit bei deiner Buchhaltung zu sparen!

Fazit zum Pareto-Prinzip

Generell ist das Prinzip einfach erklärt und von allen Menschen im Alltag schon genutzt worden, egal ob bewusst oder unbewusst. Wer diese Regel jedoch ganz gezielt einsetzen möchte, kann das eigene Zeitmanagement auf diese Weise sichtlich verbessern. Gleichzeitig ist es aber wichtig, immer im Auge zu behalten, dass diese zeitlichen Einsparungen zu lasten der Qualität gehen können. Aufgaben müssen trotzdem ernst genommen werden und die Priorisierung ist mit großer Umsicht vorzunehmen. Wer sich an diese Regeln hält und das Pareto-Prinzip nicht mit schlichter Ungenauigkeit verwechselt, kann damit das eigene Zeitmanagement in jeder Lebenslage optimieren.