Die ALPEN-Methode – revolutioniere dein Zeitmanagement!

An manchen Tagen soll es einfach nicht mit der Konzentration klappen, die kleinsten Aufgaben benötigen plötzlich eine ganze Menge Zeit und wir kommen einfach nicht in die Gänge. Die Lösung: Die ALPEN-Methode, denn mit diesem Tool kannst du dein Zeitmanagement auf eine ganz neue Stufe heben.

Das erwartet dich heute:

Was ist die ALPEN-Methode?

Der Erfinder Lothar Seiwert begründete das Konzept der ALPEN-Methode. Hierbei soll diese Methode dir helfen, deine Arbeitsweise zu optimieren und so produktiver zu arbeiten. Es wird ein Tagesplan erstellt, der dir dabei helfen soll, konzentriert und effektiv deine Aufgaben zu erledigen. Gerne kannst du diesen Plan auch bereits am Tag zuvor anlegen. Bei der ALPEN-Methode bezeichnet jeder Buchstabe einen anderen Schritt, um dieses Prinzip am optimalsten umzusetzen:

  • A – Aufgaben, Termine, Aktivitäten notieren
  • L – Länge schätzen
  • P – Pufferzeiten einplanen
  • E – Entscheidungen treffen
  • N – Nachkontrolle

Die Effektivität dieser Methode, hat sich über die Jahre bewährt, sodass sie neben der SMART-Methode und der Eisenhower-Matrix heute noch von vielen Menschen genutzt wird.

So funktioniert das Prinzip der ALPEN-Methode

Zeit ist Geld, das ist die Devise vieler großer Unternehmen und das auch aus gutem Grund. Viele Menschen tendieren dazu, viel Zeit für unwichtige Dinge zu investieren. Sei es 10 mal am Tag die E-Mails zu checken oder sich in unwichtige Konversationen zu verstricken. Andere freuen sich über nahezu jede Ablenkung, die gefunden werden kann. Die ALPEN-Methode soll hier mit einem Rahmen diese unproduktiven Phasen vermeiden und einen optimalen Zeitplan erstellen.

A – Aufgaben, Termine, Aktivitäten notieren

Die Grundvoraussetzung, um die ALPEN-Methode aktiv zu nutzen ist, dass du eine To-Do Liste deiner Aufgaben anlegst. So hast du auf einem Blick alles, was du an diesem Tag zu tun hast. Seien es Aufgaben, Termine oder mögliche Aktivitäten. Schreibe dir alle Punkte auf, die an dem jeweiligen Tag erledigt werden müssen.

L – Länge schätzen

Die Basis hast du nun mit einer To-Do Liste gebildet, nun musst du bestimmen, wie lange du ungefähr für die einzelnen Aufgaben brauchst. Dies hilft dir nicht nur mehr über deine Arbeitsweise zu lernen, dein Zeitmanagement zu optimieren und besser abzustimmen, sondern hilft dir realistisch einzuschätzen, was du an diesem Tag wirklich schaffen kannst.

P – Pufferzeiten einplanen

Dabei solltest du auch beachten Pufferzeiten einzubauen, denn es können immer mögliche Probleme auftreten. Um diese zu beseitigen, brauchst du Zeit und Muße. Daher solltest du immer darauf achten, den Zeitplan nicht zu straff zu organisieren.

Das hat noch einen weiteren Grund: Viele Menschen verlieren ihre Motivation, sobald etwas nicht richtig läuft und sie vielleicht ihrem Zeitplan hinterherlaufen müssen, um das zu vermeiden, gibt es die Pufferzeiten.

E – Entscheidungen treffen

Es ist kontraproduktiv, die wichtigsten Aufgaben ans Ende der To-Do Liste zu setzen. Zum einen deshalb, weil bei diesem Vorgehen die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass du diese Aufgabe auf den nächsten Tag verschiebst. Daneben gelingt es nur den wenigsten Menschen, ihre Konzentration bis zum Ende des Tages auf dem gleichen Niveau zu halten. In der Regel werden wir müde und können Aufgaben abends nicht mehr so gut erledigen, wie wir es morgens können.

Um die Aufgaben zu ordnen, kann das Eisenhower-Prinzip helfen. Mit dieser Matrix hast du ein praktisches Tool an der Hand, wie du Aufgaben in verschiedene Kategorien einteilst. In der Regel geschieht das nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Hast du das erledigt, siehst du schnell, welche Aufgaben als erste erledigt werden sollen. Das funktioniert so:

Sortiere deine Aufgaben in eine dieser Kategorien ein:

  • 1. Wichtig und dringlich = Sofort erledigen
  • 2. Nicht wichtig aber dringlich = Umsetzen
  • 3. Wichtig aber nicht dringlich = Termin für die Umsetzung festlegen
  • 4. Nicht wichtig und nicht dringlich = Keine nötige zeitnahe Umsetzung

So kannst du deine To-do-Liste einfacher optimieren und bestimmen, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollten. Die Anpassung deiner Liste hat auch den Vorteil, dass du keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwendest, sondern dich vor allem auf die wichtigen und dringenden Aufgaben konzentrierst.

N- Nachkontrolle

Schau, ob du am Ende des Tages alle deine Aufgaben erledigt hast oder ob etwas auf der Strecke geblieben ist. Wenn ja, hast du vielleicht in eine andere Aufgabe mehr Zeit investiert als gedacht? Hast du dich ablenken lassen, wenn ja wie kannst du dies in Zukunft vermeiden?

Diese Nachkontrolle hilft dir zukünftig immer besser zu werden, wenn du einen Zeitplan erstellst. Natürlich ist es nicht immer ganz einfach einzuschätzen, wie viel Zeit wir für eine Aufgabe brauchen, vor allem wenn wir noch am Anfang unserer Karriere stehen.

Umso wichtiger ist es, dranzubleiben. Die ersten paar Mal, die du einen Plan erstellen wirst, werden sicherlich nicht perfekt sein, doch so lernst du deine Arbeitsweise und deine Planung zu optimieren. Dranbleiben lohnt sich, denn nur so findest du einen eigenen Weg und wirst lernen die ALPEN-Methode im Arbeitsalltag umzusetzen.

ALPEN-Methode
ALPEN-Methode

So funktioniert das Prinzip der ALPEN-Methode

Nur in der grauen Theorie bringt dir die ALPEN-Methode nicht viel. Was jedoch hilft, sind konkrete Beispiele. Dann gibt es eine gute Nachricht für dich, denn im folgenden haben wir ein Beispiel für dich wie du die ALPEN-Methode im Alltag einsetzten kannst.

In unserem Beispiel geht es um einen Journalisten, der Deadlines für Artikel hat und regelmäßig  Skype Meetings abhält. Damit ist der Workload grob umrissen. Was noch fehlt, ist die persönliche Arbeitsweise. Du kennst es sicher von dir selbst: Zu bestimmten Uhrzeiten am Tag scheint es einfacher zu sein, Aufgaben zu erledigen als an anderen. Wenn deine produktive Phase vorüber ist, wirkt es so, als würde der Kopf einfach abschalten.

Oftmals werden dabei zwei Typen Mensch unterschieden, die Menschen die am Morgen produktiv sind und die Menschen, die eher abends gute Ergebnisse erzielen. Das hängt auch mit dem eigenen Biorhythmus zusammen und ist ein ganz eigenes, komplexes Thema.

Für unser Beispiel nehmen wir an, dass es sich bei unserem Journalisten um einen Menschen handelt, der morgens aktiv ist.

In der ALPEN-Methode sieht das so aus:

Datum: 01.11.2019
A-  Aufgaben, Termine, Aktivitäten notieren
Zuerst wird eine To-Do Liste erstellt, diese könnte so aussehen:

  • Artikel beenden über „Dias de los Muertos in Mexiko“
  • Artikel überarbeiten für Auftraggeber XYZ
  • Skype Call mit XYZ
  • Recherche für den Artikel über die französische Renaissance
  • Telefonat mit XYZ

L- Länge schätzen
Nun muss bestimmt werden, wie lange der Journalist ungefähr für jede einzelne Aufgabe braucht. Dabei muss vor allem die Zeit realistisch eingeteilt werden.

  • Artikel beenden über „Dias de los Muertos in Mexiko“:ca. zweieinhalb Stunden
  • Artikel überarbeiten für Auftraggeber XYZ: ca. eine Stunde
  • Skype Call mit XYZ: ca. eine Stunde
  • Recherche für den Artikel über die französische Renaissance: ca. eine Stunde
  • Telefonat mit XYZ: ca. eine Stunde

P- Pufferzeiten einplanen

Nun wissen wir aber über unseren Journalisten, dass dieser am effektivsten am Morgen arbeitet und gegen Mittag eine Pause braucht, um wieder Kraft und Energie zu tanken.

Zugleich tendiert er dazu ab und an sein Handy zu checken, sodass dies in die Pufferzeit eingebaut werden sollte. Bei einer täglichen Arbeitszeit von acht Stunden haben wir nun einen Puffer von 1 1/2 Stunden für Pausen und Notfälle.

E- Entscheidungen treffen

Nun müssen wir differenzieren, welche Aufgaben die wichtigsten sind und wie diese in der Liste angelegt werden sollten. Für die Differenzierung nutzen wir das Eisenhower Prinzip.

1. Wichtig und dringlich = Sofort erledigen
Artikel beenden über „Dias de los Muertos in Mexiko“
Artikel überarbeiten für Klienten XYZ

Diese beiden Punkte wurden als sehr wichtig und sehr dringlich eingestuft, da diese eine Deadline haben, die der Auftraggeber dem Journalisten gegeben hat.

2. Nicht wichtig aber dringlich = Umsetzen
Telefonat mit XYZ
Skype Call mit XYZ

Diese Meetings sind nicht besonders wichtig, aber da der Journalist bereits mit diesen Personen und potenziellen Klienten ein Meeting ausgemacht hat, muss dieses auch angenommen werden.

3. Wichtig aber nicht dringlich = Termin für die Umsetzung festlegen
Recherche für den Artikel über die französische Renaissance

Für den Journalisten ist es wichtig genug für einen zukünftigen Artikel zu recherchieren, dennoch wäre es in Ordnung, wenn dieser Punkt heute nicht erfüllt werden könnte.

4. Nicht wichtig und nicht dringlich = Keine nötige zeitnahe Umsetzung
Keine Punkte die unter „Nicht wichtig und nicht dringlich“ fallen.

N- Nachkontrolle
Bei der Nachkontrolle checkt der Journalist, ob er alle seine Aufgaben erledigt und sein Tagesziel erreicht hat. In diesem Fall hat er alles geschafft. Wären ein paar seine Aufgaben auf der Strecke geblieben, dann würde er schauen, was er bei der nächsten Planung verbessern könnte.

ALPEN-Methode Vorlage

Für eine noch einfachere Umsetzung und eine gute Übersicht haben wir HIER ein Beispiel für einen Tagesplan, den du dir ganz einfach ausdrucken und nutzen kannst. So musst du dir selber kein Template ausdenken und anlegen, sondern du kannst einfach dieses nutzen.

Vorlage ALPEN-Methode

Vorlage ALPEN-Methode (Quelle: job-wizards.com)

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Das Prinzip hinter der ALPEN-Methode ist sehr simpel und kann immer auf die gleiche Weise umgesetzt werden. Trotzdem ist es nicht für jede Person gleichermaßen geeignet und hat natürlich auch seine Schwachstellen.

Um daher genau zu entscheiden, ob du die ALPEN-Methode nutzen möchtest, haben wir hier einige Vorteile und Nachteile versammelt, die es dir ermöglichen sollen, eine Entscheidung zu treffen.

Vorteile:

  • Sehr leichte Umsetzung:Die ALPEN-Methode ist sehr schnell und leicht umzusetzen. Zudem ist das Aufsetzen der Liste bereits ein motivierender Prozess.
  • Motivierend: Wenn du dir spezielle Zeiten und Deadlines setzt, die du nicht verpassen möchtest, dann ist das sehr motivierend. Du gehst über dich hinaus, um in deinem Zeitplan zu bleiben. Dies macht dich produktiver und bringt bessere Leistungen.
  • Gute Struktur: Es ist immer besser, eine Struktur zu haben und die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Wenn wir diese Struktur nicht haben, dann passiert es eher, dass wir uns Ablenkungen hingeben oder Aufgaben eher erfüllen, die weniger wichtig ist.

Nachteile:

  • Nicht jeder Tag ist gleich: Du kennst es selber, manchmal scheint es so, als würde sich die Arbeit von alleine machen und am nächsten Tag läuft es so gar nicht. Daher kann es sehr schwer sein, die Zeiten optimal einzuteilen.
  • Jeder Mensch ist anders: Es gibt Menschen, die arbeiten effektiver, wenn sie sich in der Zone befinden und ohne Pause arbeiten und es gibt Menschen, die regelmäßig eine Pause brauchen. Für Erstere hat es dann die Konsequenz, dass die Pufferzeiten den Prozess der Arbeit nur unnötig verlängern.
  • Erfolg von anderen Menschen abhängig: Es kann ein Problem sein, wenn du auf andere Menschen oder Kollegen warten musst, bis sie deren Teil der Arbeit machen. Nicht jeder hat den gleichen Rhythmus und es kann die Zeiteinteilung stark erschweren.

Tipp!

Wenn du selbstständig bist ist nicht nur dein Zeitmanagement wichtig für dein Business. Auch deine Buchhaltung musst du gewissenhaft und pünktlich erledigen. Eine Buchhaltungssoftware ist der perfekte Unterstützer und hilft dir, klassische Buchhaltungsfehler zu vermeiden!

Alternative Zeitmanagement- und Selbstmanagement-Methoden

Du hast gemerkt, dass die ALPEN-Methode nicht ganz deinen Vorstellungen entspricht und bist daher auf der Suche nach andere Optionen? Dann gibt es auch noch diese hier:

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix bestimmt die Wichtigkeit und die Dringlichkeit der einzelnen Aufgaben deiner To-Do Liste, wie im Schritt E-Entscheidungen treffen der ALPEN-Methode beschrieben ist.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip wird auch als 80/20-Prinzip bezeichnet. Es geht darum, möglichst 20% der Zeit zu investieren, aber 80% des Ergebnisses zu erreichen und die restlichen 20% der Ergebnisse, durch die meiste Arbeitszeit von rund 80% umzusetzen.

Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik arbeitest du in 25 Minuten Abschnitten mit jeweils einer 5-minütigen Pause dazwischen. Dies geht so lange, bis du deine Aufgabe erfüllt hast und schließlich belohnst du dich mit einer 30-minütigen Pause.

ABC-Analyse

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Matrix gilt bei der ABC-Analyse die Anordnung der Punkte auf deiner To-Do Liste nach Wichtigkeit zu ordnen und so keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben zu verschwenden.

Fazit

Das Zeitmanagement ist das A und O, wenn du auf Dauer erfolgreich und produktiv arbeiten möchtest. Besonders für Menschen, die Probleme mit der Work/Life Balance haben, ist die ALPEN-Methode eine sehr einfache Möglichkeit, ihren Alltag besser zu strukturieren und so zu verbessern. Mit dieser Methode kannst du ganz einfach deine Zeitfresser und Ablenkungen eliminieren und so aktiv und effektiv arbeiten.

Zugleich ist die Umsetzung sehr einfach und fast selbsterklärend. Du kannst diese Methode morgens vor der Arbeit oder am Tag zuvor mit deiner To-Do Liste umsetzen. Dies ist nicht nur motivierend, sondern du gehst deine Arbeit strukturiert an.
Neben der ALPEN-Methode, gibt es auch zahlreiche andere Methoden, die dir den Arbeitsalltag vereinfachen sollen, beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse.

Wie alles im Leben, heißt es auch bei diesen Methoden seinen eigenen Weg zu finden. Nicht alle Methoden werden für alle Menschen funktionieren. Gib dir demnach genug Zeit, diese zu testen und nach deinen Wünschen zu optimieren. Es ist sicher eine gute Idee sich mit diesen Methoden auseinanderzusetzen, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen.

Franzi Elsenbach

Als Content Marketerin bei sevDesk ist Franzi immer auf der Suche nach neuen Tipps und Trends rund um die Themen Selbstständigkeit und Buchhaltung.

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