Zeiterfassungssysteme – So setzt du sie fair & modern ein!

Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört wohl zu den eher negativ behafteten Dingen im Arbeitsleben. Sofort kommen Gedanken an veraltete Stempeluhren auf, Ängste vor kontrollsüchtigen Vorgesetzten und unflexible Unternehmen, die strikt jede Pause erfassen. Doch die Zeiterfassung hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Deshalb möchten wir dir in diesem Beitrag zeigen, wie du Zeiterfassung in deinem Unternehmen einfach, modern und für alle Beteiligten fair umsetzt.

Das erwartet dich heute

Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung?

Grundsätzlich stellt sich die Frage, welches System zum Unternehmen passt. Genaue Zeiterfassung, Vertrauensarbeitszeit oder irgendetwas dazwischen? Das wird durch die Branche, die konkreten Personen im Unternehmen und vor allem auch die Kultur des Unternehmens beeinflusst. Unabhängig davon gibt es einige Faktoren, die du immer bedenken solltest:

  • Warum Zeiterfassung wieder populär wird: Die verfügbaren Systeme sind im digitalen Zeitalter angekommen. Sie sind einfach und überzeugen durch intuitive, vielfältige Möglichkeiten. Gleichzeitig wird die Work-Life-Balance ein immer größeres Thema – und somit auch die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
  • Überstunden gibt es nur mit Stundenerfassung: Wer mehr arbeitet als andere, möchte auch entsprechende finanzielle Anerkennung dafür erfahren. Die Voraussetzung ist, dass die gearbeiteten Stunden auch dementsprechend erfasst werden, um eine faire, eindeutige Abrechnung zu ermöglichen. All-In-Verträge, bei denen Überstunden nicht zusätzlich bezahlt werden, sind besonders bei der Generation Y nichtmehr gern gesehen.
  • Zeiterfassung muss keine Kontrolle sein: Wenn ein Unternehmen die Arbeitszeiten erfasst, muss das nicht bedeuten, dass der penible Chef mit dem Zeigefinger neben der Eingangstüre steht und jenen, die später in das Büro kommen böse Blicke zuwirft. Zeiterfassung kann schlichtweg ein Tool sein, das größtmögliche Fairness zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sicherstellt, denn schließlich soll auch die Vergütung der erbrachten Leistung der Mitarbeiter entsprechen.
  • Zeiterfassung als Leistungserfassung: Wer anwesend ist, arbeitet nicht unbedingt mehr als Personen, die beispielsweise Home-Office machen. Eine Leistungsbeurteilung rein auf Zeit-Basis ist selbstverständlich unmöglich und sinnlos. Gleichzeitig kann die Zeiterfassung aber als grobe Orientierung dienen und mit anderen Informationen ergänzt werden. Für Selbstständige hilft sie außerdem um nachträglich zu prüfen, wie viel Zeit welches Projekt in Anspruch genommen hat, um Konditionen mit Kunden zu verhandeln und Abrechnungen zu erstellen.
  • Pflicht zur Zeiterfassung: Bei Minijobs sind Unternehmen verpflichtet die Arbeitszeiten zu erfassen, wobei ein einfacher Stundenzettel ausreichend ist. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, bindet die Minijobber am besten auch direkt über ein professionelles Zeiterfassungstool ein.
  • Zeiterfassung und Unternehmensstruktur: Zeiterfassung an sich ist nichts Negatives – es kommt ganz darauf an, was Führungskräfte mit den gesammelten Informationen machen. Wenn beispielsweise daraus geschlossen wird, wer mehr verdienen sollte oder wo es Prozesse gibt, die offenbar zu viel Zeit in Anspruch nehmen, so können das durchaus positive Learning sein, die durch die professionelle Zeiterfassung ermöglicht werden.

Du siehst, auch wenn das Thema im ersten Moment nicht sehr attraktiv klingt, so gibt es doch sehr viele Faktoren, die für die Erfassung der Arbeitszeiten sprechen. Wichtig ist, dass dabei transparent vorgegangen wird, besonders dann, wenn ein Zeiterfassungssystem neu eingeführt wird. Hier muss klar kommuniziert werden, wozu die Zeiterfassung dienen soll und wozu nicht, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Sorgen zu nehmen und klarzustellen, dass es sich dabei nicht um eine pure Kontrollmaßnahme der Mitarbeiter handelt.

Arten von Zeiterfassungssystemen

Wie die Arbeitszeiten schlussendlich erfasst werden stellt Entscheidungsträger vor die Qual der Wahl, denn es gibt unterschiedlichste Optionen, auf die wir nun näher eingehen werden.

Anwesenheitskontrolle

Die Anwesenheitskontrolle ist die klassische Zeiterfassung. Dabei wird über das Einloggen am PC oder beim Betreten des Gebäudes festgestellt, ab wann sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz befinden. Diese Kontrolle kann bei den Mitarbeitern zu Diskussionen führen, wenn beispielsweise bei manchen Unternehmen zuerst die Alltagskleidung in Arbeitskleidung gewechselt wird. Es ist daher wichtig genau vorab zu besprechen, welche Zeiten erfasst werden und wie mit Randzeiten umgegangen wird, die womöglich durch das System nicht erfasst werden.

Pausenregeln und Überstunden

Genauso wichtig ist es zu klären, wie mit Pausen und Überstunden umgegangen wird. Ein gutes Zeiterfassungssystem erinnert auch an empfohlene und verpflichtende Pausen um sicherzustellen, dass Ruhezeiten eingehalten werden. Gleichzeitig kann die Zeiterfassung so genutzt werden, dass automatisiert festgestellt wird, wie viele Überstunden bereits geleistet wurden. Diese können dann in weiterer Folge durch verschiedene Möglichkeiten abgegolten werden, sei es in finanzieller Form oder durch entsprechende Freizeitentnahme, die mit den Überstunden gegengerechnet wird.

Ein Streitthema kann sein, wie mit Pausen umgegangen wird, die unterschiedlich gemacht werden – etwa, wenn manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig rauchen, während andere in dieser Zeit arbeiten. Wenn du ein Zeiterfassungssystem einführen möchtest, kannst du im Zuge dessen auch dieses Thema gleich ansprechen und regeln.

Zeiterfassung auf Kostenstellen

Bei der Erfassung auf Kostenstellen wird nicht nur die generelle Arbeitszeit erfasst, sondern diese wird auch konkret verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. So können wertvolle Rückschlüsse gezogen werden, welche Zeiten mit welchen Projekten oder Abteilungen in Verbindung zu bringen sind. Wichtig ist, dass die Daten nicht nur erfasst werden, sondern von Beginn an auch strukturiert ausgewertet werden. Gerade über den Zeitverlauf sind diese Informationen dann besonders interessant und können zu Verbesserungen im Unternehmen beitragen.

Zeiterfassung und Planung

Rund um die reine Arbeitszeit bieten die meisten Tools auch praktische ergänzende Funktionen, die im weiteren Sinn die Arbeitszeit betreffen. So ist es möglich auch gleich Urlaubsanträge über das System einzubringen, Schichten oder Teams zu planen und Meldungen im Krankheitsfall einzutragen. Auf diese Weise wird das genutzte Tool nicht nur zur Zeiterfassung, sondern zur ganzheitlichen Plattform für alle Themen rund um die Arbeitszeit im Unternehmen.

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Gerade kleinere Unternehmen müssen darauf achten, dass die vorhandenen Arbeitszeiten sinnvoll genutzt werden. Gleichzeitig kann kein Zeiterfassungssystem angeschafft werden, das mit jenen von Großunternehmen vergleichbar ist, da auch die Anforderungen ganz unterschiedlich sind.

Wie du vorgehen solltest

Als ersten Schritt solltest du dir überlegen, welche Funktionen du unbedingt brauchst. In vielen Fällen werden das die Erfassung der Arbeitszeit sein, Urlaubspläne und Krankenstände. Zu diesem Zweck kannst du Online-Zeiterfassungssysteme nutzen, die im Vergleich günstig sind. Die Abrechnung erfolgt meist monatlich und mit einem Knopfdruck ist es möglich, entsprechende Stundenzettel für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu drucken. Zusätzlich gibt es praktische Tools wie Feiertagskalender und automatisierte Berechnungen von Stunden- und Urlaubssalden.

Tipp!

Wenn du es eine Nummer größer angehen möchtest, kannst du zusätzlich auch noch die Auftragszeiten erfassen, also jene Zeiten, die an verschiedenen Aufträgen gearbeitet wird.

Mit entsprechender Software können Kunden so eindeutige Übersichten zu den verrechneten Zeiten erhalten und du kannst genau kalkulieren, welcher Auftrag mit welchem Aufwand verbunden war.

Wie sollen Zeiten erfasst werden?

Zeiterfassungssysteme im Vergleich

Wie nun die Zeiten konkret getrackt werden, dazu gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten. Welche für dich und dein Unternehmen die richtige Option ist, kannst du nur durch einen intensiven Vergleich und einer klaren Anforderungsliste an das zukünftige System herausfinden.

Stationäre Zeiterfassungsterminals

Die Erfassung der Anwesenheit über stationäre Vorrichtungen ist eine vergleichsweise aufwändige Methode. Sie bietet sich an, wenn es einen zentralen Zugang zum Unternehmen gibt und an dieser Stelle einheitlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfasst werden sollen. Diese Option kommt der traditionellen Stempelkarte am nächsten.

Spezial-Terminals und Fingerprint

Besondere Terminals sind nötig, wenn diese gleichzeitig beispielsweise auch als Zutrittskontrolle genutzt werden sollen. Außerdem gibt es Spezialterminals die auch im Freien angebracht werden können, unabhängig von Wind und Wetter.

So ist es etwa möglich einen Terminal mit Fingerprint-Kontrolle anzuschaffen, der einerseits entscheidet, ob der Zutritt in den gewünschten Bereich gewährt wird und andererseits auch erfasst, wie lange sich die Person in diesem Bereich aufgehalten hat. Klingt erstmal futuristisch, ist aber besonders dann, wenn es um sensible Bereiche geht, etwa Datenräume oder Serverräume, durchaus eine attraktive Option.

Elektronische Zeiterfassungssysteme

Bei der elektronischen Zeiterfassung sind die Möglichkeiten sehr vielfältig und lassen großen Spielraum offen, wie genau die Zeiten schließlich erfasst werden. Im Zuge dessen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegebenenfalls auch selbst Eingaben machen oder Anpassungen vornehmen, um das Gefühl der Kontrolle als Arbeitgeber zu reduzieren.

Erfassung per PC

Eine einfache Möglichkeit ist es, schlichtweg zu erfassen wann der Computer der Person eingeschalten und sie aktiv eingeloggt war. Selbstverständlich führt das zu gewissen Ungenauigkeiten, etwa bei Meetings oder Terminen außer Haus, es kann jedoch eine gute, grobe Richtung vorzeigen.

Zeiterfassung per Barcode

Der Barcode ist zwar wieder etwas aus der Mode gekommen, doch grundsätzlich ist das Scannen eines Barcodes eine schnelle, einfache Methode um zu klären, wer sich wann wo aufgehalten hat. Diese Option ist außerdem recht günstig umsetzbar.

Zeiterfassung per Chip

Eine Chipkarte zählt wohl zu den gängigsten Methoden der Zeiterfassung. Alle Daten werden digital gespeichert und sollte einmal ein Chip verloren gehen, sind damit keine großen Kosten verbunden. Die Chipkarte als Stempelkarte 2.0 zählt somit zu den Klassikern der modernen Zeiterfassung.

Mobile Zeiterfassung als Trend

Wie in allen Bereichen des Arbeitens ist auch bei der Zeiterfassung die mobile Lösung am Vormarsch. Bei der mobilen Zeiterfassung wird einfach eine App verwendet, mit der alle Aktivitäten rund um die Arbeitszeit getrackt werden. Die mobile Version als App sollte dabei immer eine dezentrale Ergänzung zu anderen Systemen vor Ort, etwa PC und Terminal, darstellen.

Warum muss ein Zeiterfassungssystem gehostet werden?

Zeiterfassungssysteme sind zentrale Systeme. Sie befinden sich also nicht einzeln auf PCs, sondern alle Geräte müssen mit dem zentralen Zeiterfassungssystem interagieren können. Dazu ist es nötig, das System zu hosten, etwa über den eigenen Server des Unternehmens. Für kleine Unternehmen, die keine eignen Server betreiben, bieten sich Cloud-Lösungen an. Diese haben zudem den Vorteil, dass sie extern betreut werden. Wenn es einmal Schwierigkeiten gibt, sind also immer Expertinnen und Experten vor Ort und im Unternehmen selbst wird kein spezielles IT-Know-How benötigt.

Arbeitszeitkonto – wie funktioniert das?

Egal ob Cloudlösung oder Inhouse-Zeiterfassung, das Herzstück jedes Systems ist das Arbeitszeitkonto. Auf diesem Konto wird erfasst, wie lange gearbeitet wurde und dieser Wert wird mit der wöchentlichen Arbeitszeit abgeglichen bzw. verrechnet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen also nur selbst erfassen, wann sie arbeiten, alles Weitere erledigt das System automatisiert.

Zusätzlich bietet das Arbeitszeitkonto in weiterer Folge eine genaue Übersicht dazu, wie viele Stunden geleistet wurden, wie viel Überstunden angesammelt wurden und wie diese genutzt werden können. Außerdem gibt es Einblick in vorhandene Urlaubstage und bevorstehende Feiertage. Das Arbeitszeitkonto ist somit die zentrale Maske, in der alle Daten in konkrete Ergebnisse umgewandelt werden und eine Übersicht dargestellt wird, die auf einen Blick alle relevanten Infos rund um die Arbeitszeit abbildet.

Besonders gute Arbeitszeiterfassung

Wir haben dir nun schon umfassende Infos zu verschiedenen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung aufbereitet. Egal welche Option dir am besten erscheint, es gibt einige Faktoren, die alle Systeme haben sollten – achte darauf, wenn du eine entsprechende Soft- und Hardwarelösung auswählst, dass insbesondere folgende Dinge gegeben sind:

  • Intuitive Bedienung
  • Flexible Optionen für Sonderkonditionen mit einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Gute Anpassbarkeit bei Änderungen
  • Datenschutzrichtlinien werden eingehalten (Hosting in Deutschland!)
  • Nutzbarkeit auf verschiedenen Geräten (mobile Version beachten!)
  • Durchdachtes Interface, klare Struktur und einfache Darstellung aller relevanter Informationen

Welche Anforderungen du genau hast, hängt natürlich auch von deinem Unternehmen ab. Definiere vorab genau, worauf du Wert legen möchtest und suche so dann das passende System für dein Unternehmen aus.

Zeiterfassungssysteme im Vergleich

Die Fülle an Anbietern, die Zeiterfassungssysteme im Programm haben, scheint endlos groß zu sein. Es gibt kostenlose Tools ebenso wie umfangreiche Kombinationen aus Soft- und Hardware. Auch hier gilt wieder, dass du vorab genau planen solltest, welche Anforderungen du an die zukünftige Lösung hast. So stellst du sicher, dass sich die Implementierung auch wirklich lohnt.

Gerade bei kleineren Unternehmen ist es naheliegend, die Zeiterfassung mit anderen Tools zu kombinieren und auch zu prüfen, welche Aufträgen wie viel Zeiten zugeordnet werden können.

Zeiterfassung mit sevDesk

Bei der Software sevDesk hast du den Vorteil, dass die Zeiterfassung ein integriertes Tool ist und du noch viele weitere Optionen mit der Software hast. Auf die Sekunde genau kannst du erfassen, welche Arbeitszeiten welchem Projekt zugeordnet werden sollen. Mit hinterlegten Stundensätzen kannst du Abrechnungen an Kunden so praktisch auf Knopfdruck erstellen und hast transparente Daten zu den geleisteten Zeiten. Die Software sevDesk kannst du auch kostenlos testen.

Zeiterfassung mit der sevDesk App
Mit sevDesk einfach & schnell deine Arbeitszeit erfassen.
Zeiterfassung mit der sevDesk App
Die erfasste Arbeitszeit kann direkt einem Kunden zugewiesen werden.

Der Serverstandort in Deutschland und tägliche Backups geben dir außerdem zusätzliche Sicherheit. Auch hinsichtlich des Datenschutzes brauchst du dir keine Gedanken machen, da alles bis ins kleinste Detail beachtet wurde – und auch ein GoBD-Zertifikat liegt selbstverständlich vor.

Zeiterfassungssysteme steuerlich absetzen

Seit 2018 ist es möglich die Kosten für Zeiterfassungssysteme steuerlich abzusetzen. Das ist ein kleiner, feiner finanzieller Zusatzbonus, den du mitnehmen solltest. Zudem sorgt er dafür, dass professionelle Zeiterfassungssysteme noch leistbarer sind.

Fazit

Bei der Zeiterfassung gab es in den letzten Jahren einen drastischen Wandel. Weg von der Kontrolle und hin zum praktischen, zentralen Tool, das über verschiedene Endgeräte bedient werden kann.
Professionelle Zeiterfassung ist für Unternehmen in allen Größen zu leistbaren Preisen möglich und sorgt für klare Strukturen und gute Planungs- und Kalkulationsmöglichkeiten. Achte bei der Einführung in deinem Unternehmen darauf, dass all deinen Anforderungen entsprochen wird und investiere genug Zeit in die Suche nach einem möglichst praktischen Tool.

Nadine Müller

Organisationstalent mit ausgeprägtem Designempfinden. Mit diesen beiden Schlagworten lässt sich Nadine’s Wesen im beruflichen Kontext wohl am treffensten beschreiben. Für sevDesk kreiert sie als Content Marketing Managerin Inhalte, die für dich als Nutzer wirklichen Mehrwert schaffen. Den Beweis findest du auf diesem Blog.

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