Zeiterfassung App – Die besten Anwendungen für Android & iOS

Die Erfassung der Arbeitszeit ist wichtig für die Lohnabrechnung. Jeder Betrieb verwendet dazu eine andere Methode. Häufig eingesetzte Mittel sind Stechuhren (mit Stempel oder digitaler Erfassung) oder handgeschriebene Zeiterfassungslisten, die jeder Mitarbeiter selbst führt und am Ende des Monats abgibt.

Das erwartet dich heute:

Die tägliche Zeiterfassung und ihre Tücken

Diese Stechuhren sind allerdings unpraktisch. Beispielsweise für Außendienstmitarbeiter, die dann zuerst in die Firma kommen und stempeln müssen und nicht direkt von Zuhause aus zum Kunden fahren können.

Außerdem sind sie auch ungenau, da dein Mitarbeiter zwar pünktlich einstempelt, aber vielleicht erst durch ganze Hallenkomplexe gehen muss, um an seinen Arbeitsplatz zu gelangen. Effektiv beginnt seine Arbeitszeit also viel später, besonders, falls er noch irgendwo ein Schwätzchen hält.

Auch die handgeschriebenen Zettel sind keine optimale Lösung, denn diese können leicht verloren gehen und eine Kontrolle durch den Arbeitgeber ist praktisch unmöglich.

Effektive Zeiterfassung per App

Wenn du effektiv und genau arbeiten willst und ohnehin dein Büro papierlos machst, dann solltest du unbedingt eine Zeiterfassungs-App verwenden. Wo die Vorteile liegen und welche Möglichkeiten sich dir hier bieten, erfährst du in diesem Artikel.

Zeiterfassung vereinfachen

Die Zeiterfassung per App hilft dir in verschiedenen Bereichen optimal weiter, denn du musst als Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht nur die reine Arbeitszeit für die Lohnabrechnung berücksichtigen. Folgende Bereiche sind davon betroffen:

Arbeitszeiterfassung

Natürlich benötigst du als Chef und als Mitarbeiter eine Kontrolle über deine Anwesenheit und Arbeitszeit, egal ob regulär oder in Schicht- oder Teilzeitarbeit. Das ist die leichteste Übung für die App. Dadurch lassen sich nicht nur die Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung, sondern auch die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten überprüfen.

Projektzeiterfassung

Darüber hinaus ist auch der Zeitaufwand für Projekte wichtig (intern und extern), da du dem Kunden die Arbeitszeit, die du für seinen Auftrag benötigst, ebenfalls nachweisen und weiterberechnen musst. Das betrifft nicht nur Handwerker (auf Baustellen), sondern auch Freelancer, die Dienstleistungen wie IT-Service, Illustrationen oder Texte auf Stundenbasis abrechnen.

Kundenverwaltung

Für jeden deiner Kunden laufen unterschiedliche Projekte, die zu betreuen sind. Dafür bekommst du auch immer wieder To-Do-Listen und Terminvorgaben, die du berücksichtigen musst. Eine gute App kann dir dabei und bei Notizen und Statistiken helfen.

Tipp!

Digitalisiere deine Kundenverwaltung und behalte alle Informationen deiner Kunden stets im Blick. So kannst du alle Kontakte zentral an einem Ort speichern, kategorisieren und verwalten.

Rechnungserstellung

Die Zeiterfassungs-App hilft dir außerdem dabei, deine Beraterstunden oder deine Projektarbeit oder Arbeiten auf der Baustelle in eine Rechnung zusammenzufassen und an den Kunden zu senden. Bei guten Apps werden die Rechnungen automatisch generiert. Andere helfen dir dabei, aus Zeitlisten die Positionen pro Rechnung auszuwählen und zusammenzustellen.

Verschiedene Arten der Zeiterfassung

Damit ist nicht gemeint, dass es eine Zeiterfassung per Stundenzettel, Excel-Tabellen, Hardware-Terminal oder mittels mobiler und virtueller Lösung gibt, sondern welche App-Lösungen möglich sind. Dabei stellen dir folgenden Varianten zur Verfügung:

Automatisch per Geofencing / GPS

Dabei ortet die App dein Smartphone und erfasst Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Leider ist das keine geeignete Lösung, wenn du zwischendurch verschiedene Projekte bearbeitest, da die App anhand deines Standortes im Büro nicht festlegen kann, an welcher Akte du sitzt. Und manchmal kannst du einige Orte nicht genau konfigurieren.

Manuell mit Apps

Diese Apps sind hilfreich bei der Bearbeitung verschiedener Projekte oder Aufträge für unterschiedliche Kunden. Denn hier kannst du einzelne Aufgaben anlegen, für die du Beginn und Ende mit der App stoppst. Solche Apps sind besonders gut geeignet für Freiberufler, die mit Stundensätzen rechnen. Passende günstige Apps bekommst du als kostenlose Testversionen oder zum Kauf schon ab ungefähr 3 Euro im App Store.

Passives Zeittracking

Die oben genannten Apps müssen aktiv bedient werden, du musst sie also starten und stoppen. Wenn du mehr Zeit sparen möchtest, kannst du dir eine App mit einem passiven Zeittracking zulegen, die automatisch analysiert, woran du arbeitest.

Anhand von den bei der Arbeit benutzten Programmen oder Dateien und E-Mail-Betreffs, die die App als Liste erfasst, kannst du am Ende des Tages markieren, welche Aktivität zu welchem Projekt gehört und dann in die Buchhaltung weiterleiten oder zu einer Rechnung generieren.

Allerdings benötigst du zur Bearbeitung der Liste ebenfalls Zeit und du musst abwägen, ob sich das rentiert, wenn du am Tag vielleicht ohnehin nur mit zwei Projekten befasst bist. Diese kannst du dann auch manuell starten und stoppen.

Was sind die Vorteile der Zeiterfassung per App?

Mit einer App kannst du nicht nur einfach die Arbeitszeit erfassen. Wenn du dich für eine umfangreiche App in Verbindung mit einer Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware entscheidest, kannst du dadurch auch andere Bereiche deiner Firma optimieren.

Zu den Vorteilen zählen:

  • kostenlose Unterstützung deines Projektmanagements
  • schnellere Abrechnung kundenbezogener Aufträge
  • schnellere und rechtlich einwandfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • vorteilhaft für Mitarbeiter im Außendienst
  • leicht zu installieren und einfach zu bedienen
  • korrekte und zeitnahe Zeiterfassung im Vergleich zu handschriftlichen Aufschrieben
  • meist integrierte Kundenverwaltung und zusätzliche hilfreiche Features
  • schnelle und aktuelle Übersicht über den Einsatz der Mitarbeiter, damit auch Überwachung von Dienstplänen und rasche Info, welcher Mitarbeiter für das nächste Projekt frei wird
  • hilfreich zur Personalplanung und Verwaltung von Urlaub und Krankheitszeiten
  • Identifikation von unproduktiven Phasen oder überflüssigen Tätigkeiten
  • hilft auch den Mitarbeitern bei der Tagesroutine und der Einschätzung der Aufgaben
  • einige Apps sind sogar mit einer Fahrtenbuchoption verfügbar

Zeiterfassungs-App Vergleich

Es sind verschiedene hervorragende Apps am Markt verfügbar, die wir gar nicht alle vorstellen können. Welche für dich aufgrund ihrer Funktionen am geeignetsten erscheint, musst du selbst entscheiden. Denn jede Branche oder jeder Freelancer benötigt unterschiedliche Funktionen, die am besten zu ihm und seiner Arbeitsweise passen. Zudem hängt es auch davon ab, wie viele Personen mit der App arbeiten sollen.

Wir stellen dir nachfolgend fünf beliebte Apps vor. Für jede App ist der Link zur Webseite des Anbieters hinterlegt, damit du dich ganz in Ruhe mit den kompletten Features jedes Programms auseinandersetzen kannst, bevor du dich für eine entscheidest.

Die 5 besten Apps zur Zeiterfassung

sevDesk

Kommen wir zunächst zur App von sevDesk. Hier hast du es mit einer App zu tun, die optimal in eine Buchhaltungssoftware integriert ist und dich daher mit verschiedenen zusätzlichen Funktionen unterstützen kann. Du hast also eine gute Komplettlösung, die dir nicht nur bei der Zeiterfassung hilft.

Zeiterfassung App sevDesk
Die Zeiterfassungs-App von sevDesk
  • Zeiterfassung
    Die Zeiterfassung mit der sevDeskApp ist sehr einfach und sie ist intuitiv bedienbar. Die Zeiterfassung funktioniert auf die Sekunde genau und außerdem vollautomatisch. Mittels einer Stoppuhr wird diese Zeit bei Arbeitsbeginn gestartet und bei Arbeitsende gestoppt. Die App kannst du nicht nur am PC, sondern auch mobil verwenden.
  • Buchhaltungsfunktionen
    Diese App erlaubt es dir, deine Arbeit direkt mit einem Kunden zu verbinden. Du kannst sogar fixe Stundensätze hinterlegen, sodass diese für die Abrechnung herangezogen werden können. Dadurch kannst du mit dieser App direkt projektbezogene Rechnungen generieren.
  • Kosten
    Die Kosten für alle Funktionen der Software findest du sogar im Vergleich mit Wettbewerbsanbietern auf der sevDesk Webseite.
  • Android, Ios oder Windows?
    Lösungen gibt es bei sevDesk für jedes System. Außerdem kannst du mit mite sogar eine passende App für Freiberufler integrieren, was dich lediglich 5 Euro pro Monat (für einen Nutzer) kostet.

Hubstaff

Zeiterfassung App Hubstaff
Die Zeiterfassungs-App von Hubstaff, Quelle: www.hubstaff.com
  • Zeiterfassung
    Diese App von Hubstaff arbeitet mit einem Stechuhrsystem und erstellt für dich verschiedene Berichte. Außerdem sind Vorlagen für Stundenzettel integriert. Besonders empfehlenswert ist es für Freiberufler, da eine Lizenz genügt und diese auch noch gratis ist. Es verfügt über eine einfache Zeiterfassung und über GPS Tracking.
  • Buchhaltungsfunktionen
    Die App kann Stundenzettel (für deine Projekte) sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen (falls du es als Unternehmer einsetze) und eine Vielzahl von Berichten erstellen.
  • Kosten
    Für einen einzelnen Nutzer ist die Anwendung gratis. Größere Teams profitieren jedoch vom kostenpflichtigen upgrade. Diese App gibt es ab 5 USD pro Monat.
  • Android, Ios oder Windows?
    Hubstaff ist auf der download-Seite übersichtlich für verschiedene Systeme zur Verfügung gestellt. Windows, Mac OS X, Linux, Chromebook, IOS 8.0 und neuer, Android 4.1 und neuer, Google Chrome 47 und neuer sind möglich.

Ronin

Ronin ist eine passende App für die Zeiterfassung kombiniert mit der Generierung der zugehörigen Rechnung. Für Freiberufler, Berater oder Leiter von kleinen Firmen ist diese App eine gute Lösung.

Zeiterfassung App Ronin
Die Zeiterfassungs-App von Ronin, Quelle: www.roninapp.com
  • Buchhaltungsfunktionen
    Ronin kann die Rechnungen an die Kunden erstellen, Kostenvoranschläge zusammenstellen, deine Ausgaben managen, sowie alle regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen und das alles sogar in verschiedenen Währungen.
  • Kosten
    Die App kannst du als Einzelnutzer mit maximal einem Mitarbeiter gratis verwenden. Aber dann kannst du nur zwei Kunden hinterlegen. Deshalb benötigst du automatisch ein Upgrade. Dieses bemisst sich an der Kundenzahl und du hast die Wahl zwischen insgesamt 4 Preisvarianten von 15 bis 49 USD pro Monat, abhängig von Mitarbeiter- und Kundenzahl. Bei der teuersten Variante kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Kunden verwalten.
  • Android, Ios oder Windows?
    Die App ist verwendbar für Cloud, SaaS, Web.

Atoss Zeiterfassungs-App

Die Atoss App ist eine deutsche App mit deutscher Webseite und daher schon einmal übersichtlicher einzuordnen. Der Anbieter steht auch für Beratungen und Rückfragen zu den verschiedenen Modellen gerne zur Verfügung.

Zeiterfassungs App Atoss
Die Zeiterfassungs-App von Atoss, Quelle: www.atoss.com
  • Funktionen
    Atoss bietet verschiedene Funktionen, von denen besonders die intuitive Bedienung, die vielen Berichtsfunktionen und die Mehrsprachigkeit (Deutsch, englisch, französisch, italienisch) gelobt werden. Außerdem ist eine Schnittstelle zu DATEV möglich, was die Lohn- und Gehaltsabrechnungen vereinfacht. Speziell gedacht ist es für Arbeitszeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung.
  • Kosten
    Die Kosten sind nicht pauschal zu nennen, denn das hängt von den Lizenzen und der Mitarbeiterzahl ab. Insgesamt setzen sich die Kosten aus den Modulen zusammen, die du auswählst, plus der Installation und die Schulung sowie den Software-Pflegevertrag und einem eventuellen Hotline-Vertrag.
  • Android, Ios oder Windows?
    Gedacht ist die App für Smartphone, Cloud und PC.

Zeus Zeiterfassungs-App

Zeus ist eine Softwarelösung der Firma ISGUS und ist nicht nur eine reine Zeiterfassungs-App, sie ist auch für die Zutrittskontrolle gedacht.

Zeiterfassung App Zeus
Die Zeiterfassungs-App von Zeus, Quelle: www.isgus.de
  • Buchhaltungsfunktionen
    Mit den umfangreichen Modullösungen kannst du verschiedene Bereiche deines Unternehmens steuern. Für deine Buchhaltung gibt es Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen und ERP-Lösungen.
  • Kosten
    Kosten sind nicht auf der Webseite als Preisliste angegeben.
  • Android, Ios oder Windows?
    Zeus R-x-mobile ist für Apple iOS, Android und Microsoft verfügbar.

Kostenlose Zeiterfassungs-App

Die meisten Apps kannst du zunächst kostenlos testen und musst sie erst kaufen, wenn du sie dauerhaft benutzen möchtest. Doch in diesem Segment findest du auch Apps, die völlig kostenlos genutzt werden können. Der Nachteil dabei ist, dass die meisten kostenfreien Varianten nur für Einzelnutzer oder einen begrenzten Kundenkreis angeboten werden. Für einen Freelancer ist das in Ordnung, aber für kleine Unternehmen geht es dann nicht ohne Update – und diese sind dann wiederum kostenpflichtig.

Beispiele für beliebte kostenfreie Apps – mit kostenpflichtiger Erweiterung:

  • AccountSight
  • Due
  • Jephi
  • Tick
  • Time&Bill
  • Todo.vu
  • Toggl
  • Trigger

Da alle Apps unterschiedliche Funktionen anbieten und wahlweise auch mit verschiedenen Softwares zu kombinieren sind, solltest du dich vorab gründlich mit den einzelnen Programmen befassen. Nur so kannst du die für dich am besten geeignete App finden.

BMAS: Arbeitszeiterfassung-App des Bundesministeriums

Komplett kostenlos kannst du mit der App namens „einfach erfasst“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeiten. Einfach runterladen und loslegen. Sie ist im Google Play Store und Apple App Store erhältlich und dementsprechend auf Android und iOS verwendbar. Für Windows Phone gibt es leider seit April 2018 keine App mehr. Allerdings ist diese Variante recht simpel und enthält keine große Auswahl verschiedener Features. Sie wird beim Arbeitnehmer auf dem Smartphone installiert und erfasst die Arbeitszeit, indem der Arbeitnehmer zu Beginn auf „Start“ und am Ende der Arbeitszeit auf „Stopp“ drückt

Wenn der Arbeitnehmer eine Pause macht, stoppt er ebenfalls die Zeit. Falls keine Pause erfasst wird, zieht die App am Ende des Arbeitstages die nach dem Arbeitszeitgesetz vorgeschriebene Mindestpause ab. Am Ende des Arbeitstages wird die Gesamtsumme der Arbeitszeit gebildet und gespeichert. Diese wird dann – allerdings unverschlüsselt – an die E-Mail-Adresse des Arbeitgebers geschickt.

Zeiterfassung mit Excel – Die Alternative?

Wenn dir aus irgendeinem Grund die Bedienung der Programme unsympathisch ist oder die Funktionen nicht zu dir und deinem Unternehmen passen, kannst du dich nach Alternativen umschauen. Selbstverständlich bleibt dir jederzeit die Variante, einen manuellen Stundenzettel auszufüllen. Dass dieser nicht ganz praktisch ist, haben wir dir allerdings bereits in der Einleitung gesagt. Abgesehen von Papierlisten kannst du aber auch mit einem Excel-Programm arbeiten. Dann liegen dir die Daten zumindest in digitaler Form vor.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Excel

Die Zeiterfassung mit Excel kann für dich und deine individuelle Situation durchaus geeignet sein. Sie ist ebenfalls günstig und flexibel, aber besser als das Ausfüllen von Papierzetteln. Die Tabelle ist leicht verständlich und einfach zu bedienen und daher ohne große Schulungen und Einführungen von jedem Mitarbeiter nutzbar. Beachten musst du allerdings, dass eine solche manuelle Tabelle auch Nachteile haben kann, denn sie existiert dann nur auf dem PC, ist durch die manuelle Bedienung fehleranfällig und verursacht einen gewissen Verwaltungsaufwand. Immerhin musst du am Ende die Daten noch beispielsweise in die Lohnbuchhaltung übernehmen und je nach Software können die Daten möglicherweise nicht exportiert werden. Dann musst du sie manuell übertragen. Diese Hindernisse sind aber nicht unüberwindbar und bei kleinen Betrieben mit nur ein oder zwei Mitarbeitern durchaus noch überschaubar und praktikabel.

Kostenlose Excel Vorlage zur Zeiterfassung

Im Internet findest du praktisch überall kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen zum Download. Du kannst allerdings jederzeit selbst eine gute Tabelle erstellen, wenn du dich mit dem Programm auskennst. Angeboten wird eine solche Vorlage beispielsweise von Papershift. Die Vorlage ist kostenlos und nicht an das Programm selbst gebunden. Das bedeutet, du darfst es downloaden ohne die Software von Papershift nutzen zu müssen. Allerdings ist die Vorlage natürlich schon dafür gedacht, den Nutzer für Papershift zu begeistern. Das Tool hilft dir bei der Zeiterfassung und der Planung von Dienstplänen.

Tipp!

Darüber hinaus bietet es einen weiteren Vorteil: es lässt sich später in die Buchhaltungssoftware von sevDesk integrieren. Und das wiederum hilft dir dabei, aus den Arbeitszeitberechnungen direkt Rechnungen an Kunden zu generieren.

Denn, auch wenn du zunächst ein kleines Unternehmen führst, wirst du sicherlich expandieren wollen. Und dann muss die von dir gefundenen Zeiterfassungslösung ebenfalls mitwachsen können. Auf diese Art kannst du deine Daten problemlos in ein renommiertes Programm übernehmen, musst aber nicht von Anfang an in eine App investieren, sondern kannst mit der Gratisvorlage starten.

Fazit: So viele Möglichkeiten – welche ist die Beste?

Du hast viele gute Möglichkeiten, um in deinem Unternehmen die Arbeitszeit und Projektzeit zu erfassen. Welche davon für dich die Beste ist, hängt von deinen Ansprüchen und deiner bevorzugten Arbeitsweise aber auch deiner Firmengröße ab. Kleine Firmen kommen unter Umständen lange und gut mit Standardmethoden, Stempeluhren und Excel-Tabellen aus. Bei großen Unternehmen empfiehlt es sich, möglichst alles digital und passend zu einer übergeordneten Software zu organisieren. Wenn du mit den verschiedenen Lösungen überfordert bist, dann wende dich am besten an das Unternehmen, das die von dir bevorzugte Lösung anbietet. Gute Anbieter werden dir auf jeden Fall eine kompetente Beratung anbieten und dir verschiedene zukunftsweisende und sinnvolle Lösungen aufzeigen, die passgenau auf dich zugeschnitten sind.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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