Home Office – so machst du deine Einrichtung steuerlich wirksam

In Zeiten der Globalisierung und dem stetig wachsenden Wunsch nach mehr Flexibilität wird es heute immer üblicher, nach neuen Arbeitsmodellen zu suchen – in zeitlicher ebenso wie in örtlicher Hinsicht. Viele Unternehmen bietet Ihren Mitarbeitern daher heute die Möglichkeit, vom Home Office oder von irgendwo sonst auf der Welt zu arbeiten. In den meisten Fällen profitieren beide Seiten davon – sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer.

Das erwartet dich heute:

Was versteht man unter Home Office?

Umgangssprachlich wird unter dem Begriff Home Office ein Arbeitszimmer im eigenen Haus oder der eigenen Wohnung verstanden. Dieses Arbeitszimmer kann von seinem Nutzer steuerlich geltend gemacht werden. In einfachen Worten gesagt bedeutet Home Office, dass man zu Hause arbeitet, wobei die Arbeit, abhängig vom Arbeitgeber und der Arbeit selbst, sehr unterschiedlich sein kann. Homeoffice ist im Grunde nichts anderes, als das, was in früheren Jahren Heimarbeit genannt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen Home Office und Telearbeit?

Oft wird Home Office mit Telearbeit gleichgesetzt. Zwischen beiden besteht ein aber ein doch recht deutlicher Unterschied. Arbeitest du nur gelegentlich nicht im Gebäude deines Arbeitgebers und verrichtest die Arbeit zu Hause, dann bedeutet dies, dass du im Home Office arbeitest. Der Gesetzgeber zieht allerdings beim Begriff Telearbeit eine klare Grenze. Hier handelt es sich um einen Bildschirmarbeitsplatz, welcher für einen genau festgelegten Zeitraum eingerichtet wird. Dieser Bildschirmarbeitsplatz befindet sich ebenfalls im privaten Wohnbereich eines Beschäftigten. Voraussetzung ist, dass es zwischen Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer genau festgelegte Rahmenbedingungen gibt. Telearbeit erfolgt also regelmäßig von dort. Geregelt ist dies vom Gesetzgeber in § 2 Abschnitt 7 ArbStättV.

Home Office Unternehmen

Immer mehr Unternehmen erlauben Home Office (Quelle: statista.de)

Die Vorteile aus Unternehmenssicht

Home Office bringt einige Vorteile mit sich, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. Betrachten wir im ersten Schritt die Vorteile aus deiner Sicht als Unternehmer

  • Langfristige Reduzierung der Kosten

Miete, Energie, Raumpflege: Anders, als im klassischen Arbeitsmodell mit einem festen Arbeitsplatz für jeden einzelnen Mitarbeiter fallen nur geringe Standort-Kosten an. So lohnen sich die Investitionen, die zu Beginn (zum Beispiel für neue Software) getätigt werden müssen, besonders schnell.

  • Motivierte und „mitdenkende“ Mitarbeiter

Wem Verantwortung übertragen wird, der geht in der Regel gut damit um. Es wirkt motivierend auf Mitarbeiter, wenn Sie Ihnen das Vertrauen entgegenbringen, Aufgaben eigenständig und termingerecht zu erfüllen, ohne einer dauernden Kontrolle durch Vorgesetzte zu unterliegen. Dies kann die Arbeitsergebnisse deutlich verbessern.

  • Stetiger Wissensaustausch

Durch das standortunabhängige Zusammenarbeiten sind alle Kollegen mehr oder weniger dazu „gezwungen“, ihr Wissen allen zugänglich zu machen. So entsteht ein kollaboratives Arbeiten und jeder profitiert von den Kenntnissen des Anderen.

Die Vorteile aus Mitarbeitersicht

Nicht nur du als Unternehmer hast du beim Thema Homeoffice deine Vorteile. Deshalb nachfolgend die Vorteile, die Mitarbeiter daraus ziehen können.

  • Flexible Gestaltung des Alltags

Ob Arzttermin oder Ausgleichssport: das standortunabhängige Arbeiten bietet Menschen die Chance, sich bei der Alltagsgestaltung auch an den eigenen Bedürfnissen zu orientieren.

  • Einfacher Wiedereinstieg in den Job auch mit Kindern

Während es in klassischen Anstellungsverhältnissen weiterhin schwierig ist, mit Kindern wieder in den Beruf einzusteigen, ist das standortunabhängige Arbeiten die perfekte Option, um Job und Familie miteinander zu vereinen.

  • Förderung des eigenständigen Arbeitens

Je stärker der einzelne Arbeitnehmer sich einbringen kann und je eigenverantwortlicher er oder sie arbeiten darf, desto größer ist die Motivation, einen guten Job zu machen. Übrigens: Ganz nebenbei sparen flexible Arbeitsmodelle, die nicht die ständige Anwesenheit an einem bestimmten Ort erfordern zudem eine Menge CO2 ein – auch die Umwelt freut sich also.

Nachteile bzw. Stolpersteine

Natürlich ergeben sich aber auch Probleme bzw. potentielle Stolpersteine, auf die du vorbereitet sein solltest. Einige Beispiele und Lösungsansätze:

  • „Vereinsamung“ der Arbeitnehmer

Wer nicht jeden Tag zu den Kollegen ins Büro fährt, erlebt leicht ein Gefühl von „Einsamkeit“. Es ist daher besonders wichtig, gemeinsame Events zu organisieren und immer mal wieder auch Vor-Ort-Meetings durchzuführen. Zur Flexibilität gehört auch die Freiheit, im Büro mit anderen arbeiten zu können. Daher sollten Sie stets einen physischen Standort beibehalten.

  • Vermischung von Arbeits- und Freizeit

Vielen Menschen fällt es schwer, sich ihre Zeit selbst einzuteilen und sich auf nur eine Sache zu konzentrieren. Schnell kann es da passieren, dass jemand ohne Druck eines Vorgesetzten den ganzen Tag „verdaddelt“, um dann abends Arbeit aufholen zu müssen.Hier helfen gezielte Trainings zur Selbstorganisation, die du deinen Mitarbeitern auf jeden Fall im Vorfeld anbieten solltest.

Vorteile HomeofficeNachteile Home Office
Möglichkeit zur KostenreduktionKoordination gestaltet sich schwieriger
Steigerung der ProduktivitätOrganisationsaufwand erhöht sich
Arbeitgebermarke gewinnt an ImageNegative Auswirkungen auf Team-Spirit und Gemeinschaftsgefühl
Bessere Vereinbarkeit von Beruf und FamilieAnforderungen an Datensicherheit müssen gewährleistet werden
Vertrauenskultur wird gefördertEingeschränkte Kontrolle der Arbeitszeiten
Mehraufwand bei vertraglicher Gestaltung

Die typischen Fehler im Home Office

So schön das Arbeiten im Home Office auch sein mag, so kann es auch dazu führen, dass sich mit der Zeit einige Fehler einschleichen. Diese Fehler führen dann dazu, dass die Arbeitsproduktivität darunter leidet, länger arbeitet, als einem lieb ist und einige weitere negativen Begleiterscheinungen mit sich bringt. Deshalb nachfolgend einige typische Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest.

FehlerBeschreibung
Änderung des gewohnten Rhythmus
  • Mit Home Office lässt sich zwar gerade morgens einige Zeit einsparen. Bist du aber der Meinung, dass du nun jeden Tag ausschlafen kannst, ist dies ein großer Irrtum. Jede Veränderung vom gewohnten bisherigen Tagesrhythmus macht sich Tage später noch bemerkbar.
    Tipp: Nichts am Rhythmus ändern, zur gewohnten Zeit aufstehen und den gleichen Ablauf beibehalten, als wenn du zur Arbeit fahren würdest.
Auf Trennung zwischen Privat und Arbeit verzichten
  • Einer der schlimmsten Fehler bei der Arbeit im Home Office ist es, auf eine strikte Trennung zwischen Privat und Arbeit zu verzichten. Dann leidet die Produktivität deutlich und du wirst dein Pensum nicht mehr schaffen.
    Tipp: Für deine Familie, deine Freunde oder Bekannten bist du arbeiten, auch wenn du es zu Hause machst. Sie können auch nicht zu deiner Arbeitsstelle kommen, um mal schnell eine Tasse Kaffee mit dir zu trinken. Mach ihnen das klar. Arbeite in deinem Arbeitszimmer und am besten nicht im Wohnzimmer oder gar im Bett.
Hausarbeit in Arbeitspausen erledigen
  • Auch im Home Office ist es wichtig, dass du Arbeitspausen einlegst. Arbeitspausen sollst du aber nicht machen, um dann Hausarbeiten zu erledigen. Arbeitspausen dienen rein deiner Erholung.
    Tipp: Lege regelmäßig eine Arbeitspause von fünf Minuten ein. Stell dir zur Erinnerung z.B. einen Timer. Diese Minuten nutze, um frische Luft zu schnappen, ein bisschen Gymnastik etc. zu machen. Aber mach keine andere Arbeit in dieser Zeit.
Auf Bewegung verzichten
  • Bei der Arbeit im Home Office kommt oft die Bewegung zu kurz. Vom Schreibtisch auf die Couch ist auf Dauer nicht gut.
    Tipp: Nutze deine Arbeitspausen für Bewegung. Mach nach der Arbeit einen Spaziergang oder geh zum Sport.
Von Kollegen isolieren
  • Ein sehr häufiger Fall im Home Office ist, dass du dich von Kollegen isolierst. Gerade dann, wenn du längere Zeit im Home Office verbringst, geschieht dies sehr oft.
    Tipp: Suche immer wieder den Kontakt zu deinen Arbeitskollegen. Schick mal eine Mail oder geh mit Kollegen in den Chat.

Arbeitsrechtliche Regelungen

Du darfst nicht den Fehler machen und glauben, dass Home Office ganz einfach für jeden möglich ist. Es reicht nicht sich nur an den Schreibtisch zu setzen und loszulegen. Es gibt auch einige wichtige arbeitsrechtliche Regelungen zu beachten.

Wer hat ein Anrecht auf Home Office?

Vom Gesetzgeber ist bislang klar geregelt, dass es für einen Arbeitnehmer kein Recht auf Home Office gibt. Für Home Office gibt es weder einen Anspruch noch eine Home Office Pflicht. Doch vielleicht wird sich dies ja bald ändern. Im Nachbarland Niederlande beispielsweise gibt es seit dem Jahr 2015 einen rechtlichen Anspruch. In Deutschland plant die Bundesregierung ebenfalls ein solches Gesetz. Solange entscheidet allein der Arbeitgeber, ob Home Office möglich ist oder nicht.

Wie sehen die Arbeitszeitregelungen im Home Office aus?

Wenn du als Arbeitnehmer im Home Office beschäftigt bist, gilt für dich auch dort das Arbeitszeitgesetz, abgekürzt ArbZG genannt. Das bedeutet, dass du auch hier die Regelungen was Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausenzeiten und Verbot der Arbeit an Sonn- und Feiertagen einzuhalten sind. Diese Einhaltung muss der Arbeitgeber sicherstellen und ein entsprechendes Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen.

Tipp!

Mit der passenden Software zur einfachen Zeiterfassung ermöglichst du es deinen Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten und trotzdem vorschriftsgemäß ihre Arbeitszeiten zu erfassen – eine Absicherung für beide Seiten!

Welche Regelungen gibt es für Home Office im Arbeitsvertrag?

Wichtig ist, dass die Regelung für Home Office im Arbeitsvertrag konkret festgehalten wird. Dazu gehören vor allem Regelungen zur Arbeitszeit und auch wie die Erreichbarkeit auszusehen hat. Möglich sind folgende vertragliche Regelungen.

  • Arbeitgeber bietet freie Gestaltung der Arbeitszeit an ohne Erfassung. Machst du freiwillig Überstunden oder arbeitest du beispielsweise in Zeiten, in denen ein Zuschlag gezahlt werden müsste, muss der Arbeitgeber dies nicht bezahlen.
  • Besteht beim Arbeitgeber eine Pflicht die Arbeitszeit zu erfassen, welche über die normale tägliche Arbeitszeit hinausgeht, so kann der Arbeitgeber diese Pflicht an dich übertragen.
  • Im Sinne von Arbeitsschutz und Datenschutz kann der Arbeitgeber den Gebrauch von privaten Arbeitsmitteln verbieten.
  • Ein vertragliches Zutrittsrecht kann durchaus sinnvoll sein.

Gibt es beim Arbeitgeber einen Betriebsrat, so kann der Abschluss einer Betriebsvereinbarung Home Office aufgenommen werden. In dieser Vereinbarung sollten alle individuellen Regelungen konkret erfasst sein und alle Rahmenbedingungen klar definiert werden. Auch Regelungen in Sachen Datenschutz müssen ganz konkret formuliert sein.

Versicherungsschutz im Home Office

Wie auch alle anderen Mitarbeiter im Unternehmen bist auch du als Mitarbeiter im Home Office durch die gesetzliche Unfallversicherung abgesichert. Das bedeutet aber nicht, dass dieser Versicherungsschutz rund um die Uhr besteht. Einen Versicherungsschutz genießt du nur für die vertraglich definierten Tätigkeiten. Grundsätzlich kann gesagt werden, dass es bei der Wahrnehmung der dienstlichen Tätigkeiten einen Versicherungsschutz gibt. Doch beim Home Office gibt es hier einige grundsätzlichen Unterschiede.

Beim Home Office genießt du den Schutz in der Regel in deinem Arbeitszimmer und für Räume, die aufgrund der Tätigkeit ebenfalls genutzt werden müssen. Dies bedeutet, dass beispielsweise der Weg vom Arbeitszimmer ins Schlafzimmer, wo du einen für die Arbeit genutzten Drucker stehen hast, den Versicherungsschutz hast. Für alle andere Bereiche deiner Wohnung besteht dieser Schutz nicht. Konkret heißt das, der Weg ins Badezimmer oder der Weg in die Küche, auch wenn du dort nur einen Kaffee machst, entfallen aus dem Versicherungsschutz. Kein Schutz besteht außerdem, wenn du eine Arbeitspause einlegst und etwas Privates machst. Dann wird die gesetzliche Unfallversicherung unterbrochen. Musst du von deinem Home Office in das Unternehmen, beispielsweise zu einer Besprechung, besteht aber dieser Schutz wieder.

Wer trägt die Kosten für das Home Office?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Kosten für die Einrichtung von einem Home Office übernehmen. Er hat Sorge dafür zu tragen, dass dir im Home Office die gleichen Arbeitsmittel wie im Büro zur Verfügung stehen. Wird das Home Office fast ausschließlich zur Erledigung der Arbeit genutzt, kann der Arbeitgeber dir auch eine Pauschale für die Betriebskosten zahlen. Zu den Betriebskosten gehören Miete, Stromkosten und Heizkosten. Deshalb gilt es auch diesen Punkt genau im Home Office Arbeitsvertrag aufzuführen.

Was du im Home Office steuerlich geltend machen kannst

Unter ganz bestimmten Voraussetzungen macht es dir das Finanzamt möglich, bestimmte Kosten für das Home Office als Werbungskosten abzusetzen. Dazu muss aber dein Arbeitszimmer so eingerichtet sein, dass es auch als Arbeitszimmer erkennbar ist und nur fast ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Das bedeutet, dass eine Ecke im Wohnzimmer in der du arbeitest, nicht steuerlich geltend zu machen ist. Für die Höhe der Kosten gibt es einen Höchstbetrag von 1.250 Euro, welcher personenbezogen ist.

Arbeitest du komplett nur zu Hause, beispielsweise als freier Journalist, Schriftsteller oder Künstler, dann kannst du die Kosten für dein Arbeitszimmer komplett und ohne Begrenzung von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist hier aber, dass das Arbeitszimmer deinen Mittelpunkt für die gesamte berufliche Tätigkeit darstellt.

Home Office Fakten

Home Office Fakten (Quelle: statista.de)

Sinnvolle Tools

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Neue Formen der Zusammenarbeit erfordern neue Wege der Kommunikation und Kollaboration. Bestimmte Tools und Anwendungen können hier besonders hilfreich sein:

Unternehmens-Wikis

Hier wird Wissen gesammelt und allen zur Verfügung gestellt. Auch das Know-how von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, bleibt so erhalten. In der Regel ist es sinnvoll, eine Art Moderator für Wikis zu benennen. Dieser sollte das Unternehmen gut kennen und neue Beiträge prüfen, bevor sie veröffentlicht werden.

Social Business Software

Was im Privatleben für uns alle schon lange selbstverständlich ist, kann auch im Unternehmen sehr hilfreich sein: die Kommunikation über Social Networks. So genannte Social Business Software vereinfacht es, miteinander im Gespräch zu bleiben und bietet zahlreiche Funktionen, um die standortübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern. Beispiele für diese Art von Software sind Podio oder Jive. Da jedes Unternehmen, abhängig unter anderem vom Arbeitsgebiet und der Größe, unterschiedliche Anforderungen hat, sollten Sie sich im Vorfeld gut darüber informieren, welches Tool das für Sie sinnvollste ist.

Cloud-Anwendungen

Gerade, wenn nicht alle Kollegen an einem Ort arbeiten, ist es unerlässlich, dass jeder immer und von überall auf alle relevanten Daten zugreifen kann. Hierfür gibt es Cloud-Anwendungen,mit denen sich Daten für alle Team-Mitglieder zugänglich speichern lassen. Sicherheit sollte hier unbedingt an erster Stelle stehen. Verlassen Sie sich in jedem Fall auf einen Anbieter, dessen Konzept zur Datenorganisation Sie wirklich überzeugt.

Das FlexWork-Phasenmodell

Die Hochschule für Angewandte Psychologie, Fachhochschule Nordwestschweiz hat ein Modell entwickelt, das aufzeigt, wie Unternehmen schrittweise das mobile und flexible Arbeiten einführen können. Es besteht aus fünf Phasen, die nicht zwingend linear verlaufen müssen. Jedes Unternehmen sollte sich so lange in einer Phase aufhalten, wie es für alle Mitarbeiter sinnvoll erscheint. Und wenn man mal einen Schritt zu schnell gemacht hat, muss erlaubt sein, ihn wieder zurückzugehen.

Phase 1: Ortsgebundene Arbeit

Alle Kollegen arbeiten so gut wie ausschließlich am Unternehmensstandort – und das zu festen Zeiten.  Zudem gibt es ausgeprägte Hierarchien.

Phase 2: Mobil-flexible Arbeit als Ausnahme

In Ausnahmefällen dürfen Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dies entspricht aber nicht der Regel. Es dient zunächst dazu, erste Erfahrungen mit dem mobil-flexiblen Arbeiten zu sammeln.

Phase 3: Umbruch und schleichende Ablösung

Immer stärker wird nun mit unterschiedlichen Formen der Arbeitsorganisation experimentiert. Es entsteht zunächst eine unübersichtliche Situation, die nach und nach einheitliche Regelungen erforderlich macht.

Phase 4: Mobil-flexible Arbeit weitgehend etabliert

Durch die Einführung von einheitlichen Regelungen und der Installation einer adäquaten Infrastruktur wird das mobil-flexible Arbeiten immer mehr zur Norm. Es wird nicht mehr so stark zwischen Arbeits- und Privatleben unterschieden.

Phase 5: Netzwerk-Unternehmen

Optimales aufeinander abgestimmte virtuelle und physische Zusammenar­beit. Die Organisation erfolgt auf Basis der Struktur des entsprechenden Projektes. Mobil-flexible Arbeit ist nun der Normalfall.

Die Voraussetzungen

Wenn du planst, dein Unternehmen auf mobiles Arbeiten umzustellen, solltest du im Vorfeld die Voraussetzungen dafür schaffen. Entscheidend ist zunächst, alle betroffenen Kollegen und Mitarbeiter mit in den Prozess einzubeziehen. So kann sich jeder mit eigenen Ideen einbringen und alle ziehen an einem Strang ziehen.

Verlange nicht zu viel von deinen Mitarbeitern und gib ihnen Zeit, sich an das neue Arbeiten zu gewöhnen. Die Umstellungsphase kann durchaus einige Monate dauern.

Zudem musst du dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter auf die notwendige Technik zurückgreifen können. Ein wichtiges Stichwort ist hierbei die Kompatibilität.

Wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten sollen, ohne sich dabei tatsächlich zu begegnen, ist die Kommunikation untereinander absolut entscheidend. Hierfür ist es unerlässlich, dass alle Kollegen stets auf dem gleichen technischen Stand sind, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Hier ist es sinnvoll, regelmäßig „Update“-Tage vorzusehen, an denen jeder Mitarbeiter die aktuellsten Software-Versionen bekommt.

Home Office Day

Sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz findet einmal im Jahr der „Home Office Day“ statt, eine Initiative zur Förderung des örtlich und zeitlich flexiblen Arbeitens. Wenn Sie noch nicht ganz sicher sind, ob dieses Modell für Sie oder Ihr Unternehmen tatsächlich das Richtige ist, gönnen Sie sich doch erstmal diesen Probetag. Mehr Infos finden Sie unter www.homeofficeday.de

Home Office Day 2019

Home Office Day 2019

Fazit

Sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer wird das Thema Home Office immer wichtiger. Wer zu Hause arbeiten möchte, kann durchaus von vielen Vorteilen profitieren. Doch das erfordert auch Selbstdisziplin und bestimmte Voraussetzungen, dass dies auch funktioniert. Für dich als Arbeitgeber kann Home Office ebenfalls viele Vorteile bieten. Vor der Reduzierung von Kosten bis hin zur Stärkung deines Images als Arbeitgeber. Wer Home Office Arbeitsplätze anbietet, der hat gegenüber seinen Konkurrenten oft schon einen entscheidenden Vorteil sich Top-Mitarbeiter an Land zu ziehen. Doch natürlich eignet sich Home Office nicht für jedes Unternehmen. Dies gilt es im Vorfeld genau zu prüfen.

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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