Home Office: Eine Alternative für Ihr Unternehmen?

In Zeiten der Globalisierung und dem stetig wachsenden Wunsch nach mehr Flexibilität wird es heute immer üblicher, nach neuen Arbeitsmodellen zu suchen – in zeitlicher ebenso wie in örtlicher Hinsicht. Viele Unternehmen bietet Ihren Mitarbeitern daher heute die Möglichkeit, vom Home Office oder von irgendwo sonst auf der Welt zu arbeiten. In den meisten Fällen profitieren beide Seiten davon – sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer.

Die Vorteile aus Unternehmenssicht:

Langfristige Reduzierung der Kosten

Miete, Energie, Raumpflege: Anders, als im klassischen Arbeitsmodell mit einem festen Arbeitsplatz für jeden einzelnen Mitarbeiter fallen nur geringe Standort-Kosten an. So lohnen sich die Investitionen, die zu Beginn (zum Beispiel für neue Software) getätigt werden müssen, besonders schnell.

Motivierte und „mitdenkende“ Mitarbeiter

Wem Verantwortung übertragen wird, der geht in der Regel gut damit um. Es wirkt motivierend auf Mitarbeiter, wenn Sie Ihnen das Vertrauen entgegenbringen, Aufgaben eigenständig und termingerecht zu erfüllen, ohne einer dauernden Kontrolle durch Vorgesetzte zu unterliegen. Dies kann die Arbeitsergebnisse deutlich verbessern.

Stetiger Wissensaustausch

Durch das standortunabhängige Zusammenarbeiten sind alle Kollegen mehr oder weniger dazu „gezwungen“, ihr Wissen allen zugänglich zu machen. So entsteht ein kollaboratives Arbeiten und jeder profitiert von den Kenntnissen des Anderen.

Die Vorteile aus Mitarbeitersicht:

Flexible Gestaltung des Alltags

Ob Arzttermin oder Ausgleichssport: das standortunabhängige Arbeiten bietet Menschen die Chance, sich bei der Alltagsgestaltung auch an den eigenen Bedürfnissen zu orientieren.

Einfacher Wiedereinstieg in den Job auch mit Kindern

Während es in klassischen Anstellungsverhältnissen weiterhin schwierig ist, mit Kindern wieder in den Beruf einzusteigen, ist das standortunabhängige Arbeiten die perfekte Option, um Job und Familie miteinander zu vereinen.

Förderung des eigenständigen Arbeitens

Je stärker der einzelne Arbeitnehmer sich einbringen kann und je eigenverantwortlicher er oder sie arbeiten darf, desto größer ist die Motivation, einen guten Job zu machen. Übrigens: Ganz nebenbei sparen flexible Arbeitsmodelle, die nicht die ständige Anwesenheit an einem bestimmten Ort erfordern zudem eine Menge CO2 ein – auch die Umwelt freut sich also.

Nachteile bzw. Stolpersteine

Natürlich ergeben sich aber auch Probleme bzw. potentielle Stolpersteine, auf die Sie vorbereitet sein sollten. Einige Beispiele und Lösungsansätze:

„Vereinsamung“ der Arbeitnehmer

Wer nicht jeden Tag zu den Kollegen ins Büro fährt, erlebt leicht ein Gefühl von „Einsamkeit“. Es ist daher besonders wichtig, gemeinsame Events zu organisieren und immer mal wieder auch Vor-Ort-Meetings durchzuführen. Zur Flexibilität gehört auch die Freiheit, im Büro mit anderen arbeiten zu können. Daher sollten Sie stets einen physischen Standort beibehalten.

Vermischung von Arbeits- und Freizeit

Vielen Menschen fällt es schwer, sich ihre Zeit selbst einzuteilen und sich auf nur eine Sache zu konzentrieren. Schnell kann es da passieren, dass jemand ohne Druck eines Vorgesetzten den ganzen Tag „verdaddelt“, um dann abends Arbeit aufholen zu müssen.
Hier helfen gezielte Trainings zur Selbstorganisation, die Sie Ihren Mitarbeitern auf jeden Fall im Vorfeld anbieten sollten.

Sinnvolle Tools

Neue Formen der Zusammenarbeit erfordern neue Wege der Kommunikation und Kollaboration. Bestimmte Tools und Anwendungen können hier besonders hilfreich sein:

Unternehmens-Wikis

Hier wird Wissen gesammelt und allen zur Verfügung gestellt. Auch das Know-how von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, bleibt so erhalten. In der Regel ist es sinnvoll, eine Art Moderator für Wikis zu benennen. Dieser sollte das Unternehmen gut kennen und neue Beiträge prüfen, bevor sie veröffentlicht werden.

Social Business Software

Was im Privatleben für uns alle schon lange selbstverständlich ist, kann auch im Unternehmen sehr hilfreich sein: die Kommunikation über Social Networks. So genannte Social Business Software vereinfacht es, miteinander im Gespräch zu bleiben und bietet zahlreiche Funktionen, um die standortübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern. Beispiele für diese Art von Software sind Podio oder Jive. Da jedes Unternehmen, abhängig unter anderem vom Arbeitsgebiet und der Größe, unterschiedliche Anforderungen hat, sollten Sie sich im Vorfeld gut darüber informieren, welches Tool das für Sie sinnvollste ist.

Cloud-Anwendungen

Gerade, wenn nicht alle Kollegen an einem Ort arbeiten, ist es unerlässlich, dass jeder immer und von überall auf alle relevanten Daten zugreifen kann. Hierfür gibt es Cloud-Anwendungen,mit denen sich Daten für alle Team-Mitglieder zugänglich speichern lassen. Sicherheit sollte hier unbedingt an erster Stelle stehen. Verlassen Sie sich in jedem Fall auf einen Anbieter, dessen Konzept zur Datenorganisation Sie wirklich überzeugt.

Das FlexWork-Phasenmodell

Die Hochschule für Angewandte Psychologie, Fachhochschule Nordwestschweiz hat ein Modell entwickelt, das aufzeigt, wie Unternehmen schrittweise das mobile und flexible Arbeiten einführen können. Es besteht aus fünf Phasen, die nicht zwingend linear verlaufen müssen. Jedes Unternehmen sollte sich so lange in einer Phase aufhalten, wie es für alle Mitarbeiter sinnvoll erscheint. Und wenn man mal einen Schritt zu schnell gemacht hat, muss erlaubt sein, ihn wieder zurückzugehen.

Phase 1: Ortsgebundene Arbeit

Alle Kollegen arbeiten so gut wie ausschließlich am Unternehmensstandort – und das zu festen Zeiten.  Zudem gibt es ausgeprägte Hierarchien.

Phase 2: Mobil-flexible Arbeit als Ausnahme

In Ausnahmefällen dürfen Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Dies entspricht aber nicht der Regel. Es dient zunächst dazu, erste Erfahrungen mit dem mobil-flexiblen Arbeiten zu sammeln.

Phase 3: Umbruch und schleichende Ablösung

Immer stärker wird nun mit unterschiedlichen Formen der Arbeitsorganisation experimentiert. Es entsteht zunächst eine unübersichtliche Situation, die nach und nach einheitliche Regelungen erforderlich macht.

Phase 4: Mobil-flexible Arbeit weitgehend etabliert

Durch die Einführung von einheitlichen Regelungen und der Installation einer adäquaten Infrastruktur wird das mobil-flexible Arbeiten immer mehr zur Norm. Es wird nicht mehr so stark zwischen Arbeits- und Privatleben unterschieden.

Phase 5: Netzwerk-Unternehmen

Optimales aufeinander abgestimmte virtuelle und physische Zusammenar­beit. Die Organisation erfolgt auf Basis der Struktur des entsprechenden Projektes. Mobil-flexible Arbeit ist nun der Normalfall.

Die Voraussetzungen

Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen auf mobiles Arbeiten umzustellen, sollten Sie im Vorfeld die Voraussetzungen dafür schaffen. Entscheidend ist zunächst, alle betroffenen Kollegen und Mitarbeiter mit in den Prozess einzubeziehen. So kann sich jeder mit eigenen Ideen einbringen und alle ziehen an einem Strang ziehen.

Verlangen Sie nicht zu viel von Ihren Mitarbeitern und geben Sie ihnen Zeit, sich an das neue Arbeiten zu gewöhnen. Die Umstellungsphase kann durchaus einige Monate dauern.

Zudem müssen Sie dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter auf die notwendige Technik zurückgreifen können. Ein wichtiges Stichwort ist hierbei die Kompatibilität.

Wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten sollen, ohne sich dabei tatsächlich zu begegnen, ist die Kommunikation untereinander absolut entscheidend. Hierfür ist es unerlässlich, dass alle Kollegen stets auf dem gleichen technischen Stand sind, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Hier ist es sinnvoll, regelmäßig „Update“-Tage vorzusehen, an denen jeder Mitarbeiter die aktuellsten Software-Versionen bekommt.

Home Office Day

Sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz findet einmal im Jahr der „Home Office Day“ statt, eine Initiative zur Förderung des örtlich und zeitlich flexiblen Arbeitens. Wenn Sie noch nicht ganz sicher sind, ob dieses Modell für Sie oder Ihr Unternehmen tatsächlich das Richtige ist, gönnen Sie sich doch erstmal diesen Probetag. Mehr Infos finden Sie unter www.homeofficeday.de

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

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