Jahresabschluss erstellen – Schritt für Schritt mit unseren Tipps!

Immer wieder stehen Unternehmen vor der großen Jahresaufgabe: Den Jahresabschluss erstellen. Die Herausforderung dabei ist, Fristen einzuhalten, Fallen zu erkennen und steuerliche Aspekte zu berücksichtigen. Doch schon alleine die Vorbereitung zum Jahresabschluss kann Kopfschmerzen bereiten, wenn Unternehmer nicht strukturiert vorgehen. Aber wie kann ich meinen Jahresabschluss effizient vorbereiten? Und wie kann ich das Jahresergebnis steuerlich optimieren? Wie kann ich eine Bilanz erstellen?

Das erwartet dich heute:

 

 

 

Was ist ein Jahresabschluss?

Jeder Unternehmer muss einen Abschluss seines kaufmännischen Geschäftsjahres erstellen. Anhand diesem kann die finanzielle Ist-Situation, also der Erfolg einer Firma, ersichtlich werden. Vorliegen müssen sämtliche Dokumente zur Rechnungslegung. Jetzt lässt sich eine Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, auch GuV genannt. Darüber hinaus geht es auch um die Gewinnermittlung eines Unternehmens. Diese wird mittels der EÜR, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, durchgeführt.

Tipp!

Du kannst die EÜR am einfachsten mit einer Buchhaltungssoftware erstellen. Diese ermittelt anhand deiner Einnahmen und Ausgaben automatisch die Auswertung.

Jahresabschluss
Bestandteile des Jahresabschlusses

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Werfen wir einen Blick in das Handelsgesetzbuch, kurz HGB, so muss jeder Kaufmann einen Jahresabschluss inklusive einer Bilanz erstellen. Bei Kleingewerbetreibenden genügt die EÜR, welche mit Hilfe einer einfachen Buchhaltung erstellt wird. Sie übersteigen an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von 600.000 Euro und einen Überschuss von 60.000 Euro nicht. Alle anderen Unternehmen müssen einen Jahresabschluss erstellen, der etwas komplizierter ist.

Fristen für den Jahresabschluss

Finanzämter möchten sowohl die Steuererklärung, als auch den Jahresabschluss, bis spätestens 31. Juli eines Jahres vorliegen haben. Viele Unternehmen übermitteln diese Erklärungen und Abschlüsse elektronisch. Wer sich dieser Aufgabe nicht stellen möchte, der beauftragt einen Steuerberater. Für alle anderen gilt: Fristen unbedingt einhalten oder Fristverlängerung beantragen. Wer es zeitlich also nicht schafft, seinen Jahresabschluss zu erstellen und seine Steuererklärung abzugeben, der muss sich unbedingt beim zuständigen Finanzamt melden. Und das ist auch absolut kein Drama, denn Finanzämter gewähren eine Verlängerung der Frist, automatisch bis Ende Februar.

Beispiel: Die Steuererklärung und der Jahresabschluss kann nicht bis zum 31. Juli 2019 abgegeben werden. Das Unternehmen bittet um Fristverlängerung und hat nun bis zum 28. Februar 2020 Zeit, die Unterlagen einzureichen.

Tatsächlich kann die Abgabe bis zu einem halben Jahr verschoben werden, sodass Unternehmen ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Und keine Sorge, diese zusätzliche Zeit nehmen viele Unternehmer in Anspruch.

Fristen für den Jahresabschluss in der Übersicht

Klasse Frist HandelsbilanzFrist SteuerbilanzAusnahmen
Kleine Kapitalgesellschaften6 Monate nach Bilanzstichtag7 – 14 Monate*8-10 Wochen
Mittelgroße Kapitalgesellschaften3 Monate7 – 14 Monate*8-10 Wochen
Große Kapitalgesellschaften3 Monate7 – 14 Monate*8-10 Wochen
Einzelkaufleute12 Monate12 – 14 Monate*Keine
*Verlängerte Fristen gelten dann, wenn der Steuerberater den Jahresabschluss erstellt.

Frühzeitige Jahresabschlusserstellung ist steuerlich sinnvoll

Auch wenn das Finanzamt angenehme Fristverlängerungen gewährt, so kann eine frühzeitige Aufstellung des Jahresabschlusses vorteilhaft sein. Vor allem was die Steuer betrifft. Beispielsweise dann, wenn die Gewinne im laufenden Geschäftsjahr gesunken sind und auch für das folgende Jahr keine Steigerung zu erwarten ist. Dann kannst du eine Herabsetzung von Einkommen- und Körperschaftsteuervorauszahlungen beantragen.

Ebenso vorteilhaft ist eine frühzeitige Erstellung, wenn man direkt wissen möchte, ob Steuernachzahlungen drohen oder Steuererstattungen winken. Dann können Unternehmen rechtzeitig Rücklagen bilden.

Jahresabschluss richtig vorbereiten

Gute Vorbereitung ist alles. Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist Gold Wert und eine Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Jahresabschlusses. Wer während dem laufenden Geschäftsjahr seine Belege ordentlich ablegt und sämtliche Konten korrekt behandelt, der hat am Ende des Jahres auch keinen Stress. Die Praxis zeigt jedoch oft Gegenteiliges und Unternehmer, die widerwillig die mit Belgen gefüllten Schuhkartons hervorziehen. Kein Wunder also, dass hier erst einmal Ordnung gemacht werden muss. Und das kann stressig werden, denn Chaos in der Buchhaltung bedeutet meist Fehler, die im Endeffekt Geld kosten.

Das Buchhaltungsprogramm sevDesk nutzen

Wer für Ordnung im System sorgt, der hat also viel gewonnen. Gute Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen praktische und intelligente Schnittstellen, um die Zusammenarbeit zwischen diesen zu optimieren. Beispielsweise lassen sich im Programm von sevDesk sämtliche Belege digital erfassen und automatisch verarbeiten. So werden alle relevanten Daten ganz von alleine gefiltert, gelesen und der richtigen Buchungskategorie zugeordnet.

Belege digital erfassen
Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk Belege digital erfassen

Auch Rechnungen kannst du kinderleicht schreiben und abspeichern, sowie mit deinem Kassenbuch und Online Banking verknüpfen. Selbst die Umsatzsteuervoranmeldung oder EÜR ist mit wenigen Klicks erledigt. Der Jahresabschluss muss also nicht in Überstunden und Kopfschmerzen ausarten, sondern lässt sich inzwischen auch ziemlich einfach erledigen. Und das ganz ohne teuren Steuerberater!

Die wichtigsten Vorbereitungsmaßnahmen

Mit den Vorbereitungen zum Jahresabschluss sollten Unternehmen so früh wie möglich beginnen. Die Zusammenstellung der wichtigen Dokumente kann mitunter eine Zeit in Anspruch nehmen. So braucht es sämtliche Leasingverträge oder Miet- und Pachtverträge. Auch sollten der Handelsregisterauszug und der Gesellschaftsvertrag vorliegen, wenn vorhanden. Ebenso braucht es Rechnungskopien und Quittungen, beispielsweise über Spenden. Jetzt sollten folgende Vorbereitungsmaßnahmen ergriffen werden, um später einen Jahresabschluss erstellen zu können:

  • Buchungsbelege sortieren und erfassen (Belege über alle Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar sortieren, ggf. Rechnungskorrekturen verlangen)
  • Prüfung des Fahrtenbuchs (wichtig bei Betriebsprüfungen)
  • Erfassung sämtlicher Verträge (Kredite, Arbeitsverträge, Versicherungen)
  • Inventar erfassen und auflisten
  • Anlagevermögen erfassen (Übersicht aller Vermögensgegenstände)
  • Abschreibungen verbuchen und ermitteln (Wertminderungen anhand der Nutzungsdauer berücksichtigen)
  • Durchführung der Rechnungsabgrenzung (Zahlungen, die im Voraus getätigt wurden gehören in das nächste Geschäftsjahr)
  • Forderungen prüfen und erfassen (Zu erwartende Forderungsausfälle berücksichtigen)
  • Rückstellungen berücksichtigen (Garantien, Steuern, drohende Verluste)
  • Fehlende Belege ersetzen (Keine Buchung ohne Beleg!)

Diese Vorbereitungsmaßnahmen beanspruchen zumeist die meiste Zeit. Mit dem Buchhaltungsprogramm von sevDesk werden all diese Aspekte automatisch und fortlaufend abgearbeitet, sodass sie bei der Erstellung des Jahresabschlusses bereits vorliegen. Wer hier während des Geschäftsjahrs ordentlich Buch führt, für den dürfte der Jahresabschluss kein Hexenwerk bedeuten.

Wie kann ich das Jahresergebnis steuerlich optimieren?

Hohe Gewinne im Unternehmen sind zwar erfreulich, sie kosten aber auch Geld. Und das bekommt das Finanzamt. Wer also seinen Jahresabschluss erstellen will, der sollte das Ergebnis steuerlich optimieren. Das bedeutet im Klartext, den Gewinn möglichst kleinzurechnen. Aber wie funktioniert das, ohne sich der Steuerhinterziehung strafbar zu machen?

Tipp Nummer 1 – Ziehe anstehende Investitionen vor!

Wer Investitionen plant, der tätigt diese, wenn möglich noch vor Jahresende. So kann der Gewinn reduziert und die Abgaben legal gesenkt werden.

Tipp Nummer 2 – Einnahmen ins nächste Jahr ziehen!

Auch am Jahresende liegen offene Rechnungen vor. An dieser Stelle könnte man seine Kunden bitten, diese erst später zu begleichen. Wer die Einnahmen ins nächste Jahr verschiebt, der mindert den Gewinn ebenfalls, da er nicht mehr ins laufende Geschäftsjahr gehört.

Tipp Nummer 3 – Rechnungen sofort begleichen!

Gehe alle offenen Rechnungen durch, die vor dem Jahresabschluss offen sind. Sollte es keine geben, so könntest du deine Lieferanten oder Dienstleister um eine vorzeitige Rechnungsstellung bitten.

Schritt für Schritt zum Jahresabschluss

Anlage- und Umlaufvermögen erfassen

Was ist das Anlagevermögen? Zum Anlagevermögen gehören sämtliche Grundstücke, diverse Maschinen, das komplette Mobiliar und auch entsprechende Umbauten. Diese Vermögensgegenstände sollten in der Anlagenbuchhaltung gelistet sein. Mit Hilfe der Anlagenübersicht kann das Anlagevermögen überprüft werden. Mit einer guten Buchhaltungssoftware ist das absolut kein Problem. Jetzt gilt es, die Anlageübersicht Punkt für Punkt durchzugehen. Der Anschaffungswert muss dem aktuellen Wert angepasst werden und auch die Abschreibungen während des Geschäftsjahres gehören hier dazu. Sind bestimmte Gegenstände nicht mehr im Unternehmen, so werden sie aus der Liste entfernt.

Was ist das Umlaufvermögen? Das Umlaufvermögen ist dein Inventar. Um hier eine Übersicht zu erhalten, musst du eine Inventur durchführen. Dabei werden alle im Unternehmen befindlichen Gegenstände gezählt, gemessen und gewogen. So wie es bei Waren oder Betriebsstoffen der Fall sein kann. Gemeint sind also Werkzeuge, Büromaterialien, Einkaufstüten oder Dekorationsartikel. Alles. Nach der mengenmäßigen Erfassung folgt die Bewertung. Hier wird festgestellt, was die Waren Wert sind. Bewertungsmaßstäbe können dabei eine Hilfe sein. Gut geführte Warenwirtschaftssysteme übernehmen die lästige Aufgabe der Inventur via Zettel und Stift.

Wichtig: Auch der Bargeldbestand und die Salden der Bankguthaben gehören in das Umlaufvermögen.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Zu den Verbindlichkeiten gehören sämtliche Darlehen oder Privatdarlehen. Banken können die Saldenbestätigungen zusenden, aber auch Kontoauszüge dienen einem Nachweis. Nun benötigst du eine so genannte OPOS-Liste, auf der alle offenen Rechnungen gelistet werden. Gemeint sind sowohl offene Rechnungen der Kunden, als auch offene Beträge des Unternehmens. Nun werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aufgeführt. Im Anschluss folgt eine Auflistung aller Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie gehören außerdem auf die Passivseite der Bilanz.

Abschreibungen

Hier geht es wieder um die Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Fehlen Gegenstände, so müssen diese komplett abgeschrieben werden. Bei beschädigten Gegenständen kann ebenfalls ein Teil abgeschrieben werden, je nach Beschädigungsgrad auch komplett. Die Abschreibungen auf das Umlaufvermögen passieren nach der Inventur. Möglich ist es, bestimmte Gegenstände niedriger zu bewerten.

Die Art der Abschreibungen wird streng geregelt. Hilfreich kann dabei die AfA-Tabelle sein. Auch offene Forderungen lassen sich abschreiben, wenn davon auszugehen ist, dass der Kunde diese nicht begleichen kann. Dies kann dann angenommen werden, wenn der Kunde beispielsweise eine Insolvenz beantragt hat.

Rückstellungen

Verbindlichkeiten, welche in ihrer Höhe und dem Zeitpunkt des Bestehens unsicher sind, gehören zu den Rückstellungen. Das Unternehmen beschreibt an dieser Stelle, welche Ausgaben eventuell anfallen könnten. Rückstellungen sind im Bezug auf den Gewinn wichtig. Zu unterscheiden sind allerdings verschiedene Arten von Rückstellungen. So gibt es Steuerrückstellungen, Rückstellungen für drohende Verluste, Prozesskostenrückstellungen, Aufwandsrückstellungen oder Rückstellungen für Garantien.

Rechnungsabgrenzungsposten

Zu unterscheiden ist hier der aktive und der passive Rechnungsabgrenzungsposten. Bei aktiven Posten handelt es sich um bezahlte Rechnungen, dessen Leistung sich aber erst auf das Folgejahr bezieht. Andersherum könnte es sein, dass ein Kunde eine Rechnung im aktuellen Jahr bezahlt, diese aber für das kommende Geschäftsjahr gilt. Dann wäre dies als passiver Rechnungsabgrenzungsposten zu werten. Je besser hier die Buchhaltung, umso korrekter lassen sich diese Posten verbuchen. Für kleinere Beträge ist die Rechnungsabgrenzung allerdings eher irrelevant, bzw. sie fallen einfach nicht wirklich ins Gewicht. Für Pfennigfuchser aber eine zusätzliche Möglichkeit.

Jahresabschlussgespräch / Jahresabschlussprüfung

Wer einen Steuerberater hat, der sollte sich nach all diesen Schritten mit diesem zusammensetzen. Hier lässt sich noch einmal besprechen, wie es mit den Gewinnen oder Verlusten aussieht und wie sich das auf die Steuern auswirkt. Vielleicht gibt es Spielräume bei einigen Bewertungen oder es tauchen noch Rückstellungen auf, die sich positiv auf den Jahresabschluss auswirken. Tatsächlich betreiben wir an dieser Stelle Bilanzpolitik, auch wenn Unternehmen nicht alles machen können, was sie möchten, nur um das Endergebnis positiv zu beeinflussen. Gerade in Sachen Steuergesetz gibt es klare Regeln, an die sich gehalten werden muss. Nach dem Jahresabschlussgespräch kann der Jahresabschluss endgültig erstellt werden.

Den Jahresabschluss fertig erstellt – was jetzt?

Wurde der Jahresabschluss erfolgreich erstellt, so sollte dieser an die Hausbank geschickt werden. Mitunter ist es notwendig, das Ergebnis zu erklären. Und natürlich möchte nun auch das Finanzamt den fertigen Jahresabschluss vorliegen haben. Sollte das Unternehmen zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses verpflichtet sein, so muss auch dies nach Abschluss passieren.

Wichtig: Die Steuererklärung und der Jahresabschluss müssen immer per Unterschrift abgeschlossen werden.

Den Jahresabschluss als GmbH erstellen

Große Kapitalgesellschaften gehen weitere Pflichten ein, wenn sie einen Jahresabschluss erstellen. Sie müssen ihren Abschluss um Anhang und Lagebericht ergänzen. Dort werden die einzelnen Positionen der Bilanz und der GuV erläutert. Beispielsweise muss gesondert erklärt werden, wie es zu den Laufzeiten der Bankdarlehen gekommen ist. Auch bedarf es zusätzlicher Erklärungen, warum einzelne Vermögensgegenstände entsprechend bewertet wurden.

Jahresabschluss bei Kapitalgesellschaften
Der Jahresabschluss bei Kapitalgesellschaften

Was den Lagebericht betrifft, so muss an dieser Stelle die wirtschaftliche Lage begründet werden. Dabei können angefallene Ereignisse einbezogen werden. Und auch Risiken für das Unternehmen gehören in den Lagebericht. Wichtig ist, den Lagebericht nach dem Jahresabschluss zu erstellen. Handelt es sich um ein prüfungspflichtiges Unternehmen, so kommt sogar ein neutraler Wirtschaftsprüfer zum Einsatz. Er überwacht beispielsweise die Durchführung der Inventur.

Jahresabschluss erstellen und Fallen umgehen

Auch bei der Erstellung des Jahresabschlusses können Unternehmer Fehler machen, bzw. in die Falle laufen. Beispielsweise bei einer falschen Bewertung der Unternehmensgröße. Heißt, die Bilanz muss auf die korrekte Unternehmensgröße ausgerichtet sein. Andernfalls verstößt du gegen den Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung und Sorgfaltspflicht. Falle Nummer 2: Du hast unqualifizierte Buchhaltungskräfte eingestellt. Tatsächlich passiert es häufig, dass Unternehmen viel Geld bezahlen, weil der Mitarbeiter sein Handwerk nicht versteht. Prüfe also ständig nach, ob die beauftragte Person auch wirklich etwas von Buchhaltung versteht. Und Falle Nummer 3 besteht in der Verletzung der Aufbewahrungspflicht. Viele Dokumente müssen 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden. Wer hier dagegen verstößt, der riskiert Bußgelder.

Fazit

Die Erstellung eines Jahresabschlusses wird im Handelsgesetzbuch geregelt und betrifft überwiegend Kaufleute. Freiberufler und Kleinunternehmen brauchen lediglich eine EÜR erstellen und müssen nicht bilanzieren. Wer einen Jahresabschluss erstellen muss, der sollte sich gut darauf vorbereiten. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich viele Unternehmen machen. Mit einem guten Buchhaltungsprogramm wird die Steuererklärung und der Jahresabschluss zum Kinderspiel, da alle relevanten Daten automatisch und gut sortiert gespeichert werden. Wichtig ist, sich an die gesetzlichen Fristen zum Jahresabschluss zu halten. Wer mehr Zeit braucht, der kann um Verlängerung bitten.

Jenny Dirschl

Als Expertin im Bereich Finanzen & Business bringt Jenny komplexe Themen verständlich auf den Punkt. Seit vielen Jahren als Content Marketerin selbstständig, erstellt Jenny mit Know-How und Leidenschaft unique Content mit Mehrwert!

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