Laptop von der Steuer absetzen: So geht’s!
Du willst deinen Laptop von der Steuer absetzen? Gute Nachricht: Das geht – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Ob als Werbungskosten oder Betriebsausgabe, ob Abschreibung oder Sofortabzug – hier erfährst du, wie du deinen Laptop richtig von der Steuer absetzen kannst, wie viel man zurück bekommt und wo man die Kosten für den Laptop in der Steuererklärung eintragen kann.
Voraussetzungen: Wann kann ich einen Computer von der Steuer absetzen?
Nicht jeder Computer ist pauschal als Arbeitsmittel steuerlich absetzbar. Vielmehr kommt es bei der steuerlichen Absetzbarkeit darauf an, ob du das Notebook privat, geschäftlich oder gemischt nutzt. Damit die Kosten für einen Laptop steuerlich anerkannt werden können, musst du eine berufliche bzw. betriebliche Nutzung von mindestens 10 Prozent nachweisen.
Daher kannst du ein rein privat genutztes Notebook nicht von der Steuer absetzen. Die Höhe der Anschaffungskosten ist dabei erst einmal egal.
Die Tabelle gibt dir einen Überblick zum jeweiligen Anteil der Nutzung:
Gemischte Nutzung von Laptops – was gilt in der Steuererklärung?
Nutzt du den Laptop gemischt, also privat und geschäftlich, wird die Berechnung des absetzbaren Anteils etwas komplizierter. Eigentlich musst du hierbei den tatsächlichen Anteil ansetzen. Bei einer 70-prozentigen Privatnutzung wären das zum Beispiel 30 Prozent der Kosten als beruflicher Anteil.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat aber in einem Urteil entschieden, dass bei einer gemischten Nutzung folgende pauschalierende Aufteilung angenommen werden darf:
- 50 Prozent betrieblich und
- 50 Prozent privat
Dank dieser Vereinfachungsregelung des BFH werden automatisch und ohne Nachweis 50 Prozent der Kosten vom Finanzamt anerkannt, wenn du den Laptop in einem wesentlichen Umfang geschäftlich nutzt. Möchte das Finanzamt einen niedrigen Prozentsatz ansetzen, muss es dies begründen.
Nur wenn du von dieser Einstufung zu deinem Vorteil abweichen willst, musst du den höheren beruflichen Nutzungsanteil glaubhaft machen. Hierzu können Arbeitsaufzeichnungen (bspw. geschriebene E-Mails, abgehaltene Meetings, erstellte Grafiken) oder andere nachvollziehbare Belege wie ein Nutzungstagebuch herangezogen werden.
Bist du beruflich hauptsächlich digital unterwegs, zum Beispiel als Webdesigner, Copywriter oder Grafiker, nimmt dir das Finanzamt einen höheren Nutzungsanteil jedoch auch deutlich leichter ab. § 12 Nr. 1 EStG regelt ein Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischter Nutzung. Geht es allerdings um einen Laptop für Selbstständige, ist dieses nicht anzuwenden.
Selbstständig oder angestellt – wer kann einen Laptop absetzen?
Ob MacBook oder Tablet – einen Computer von der Steuer absetzen kannst du sowohl als Selbstständiger als auch als Arbeitnehmer. Selbstständige erfassen ihn als Betriebsausgabe, was ihre steuerliche Belastung direkt senkt. Arbeitnehmer setzen die Kosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung an, wenn der Laptop überwiegend für eine berufliche Tätigkeit genutzt wird.
Laptop absetzen: So funktioniert es, wenn du selbstständig bist
Während Angestellte ihren Computer als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, setzen Selbstständige ihn über die Betriebsausgaben ab. Dieser Schritt hat somit einen direkten Einfluss auf deine Steuererklärung.
Konkret funktioniert das so: Wenn du als Selbstständiger eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machst, trägst du die Anschaffungskosten des Laptops als Betriebsausgabe in deine Buchhaltung oder in deine Auflistung ein. Dadurch verringert sich dein Gewinn, der wiederum die Grundlage für deine Steuerberechnung ist. Falls du bilanzierst, wird der Laptop als Anlagevermögen erfasst und anschließend anhand deiner Vorgaben abgeschrieben. Auch hier mindert die Abschreibung den zu versteuernden Gewinn, wodurch du am Ende ebenfalls weniger Steuern zahlen musst.
Du hast aktuell folgende Möglichkeiten zur Abschreibung deines Laptops:
Sofortabschreibung
Seit dem 1. Januar 2021 kannst du deinen Laptop mit passender Software und Zubehör mit einer Nutzungsdauer von nur einem Jahr komplett als Betriebsausgabe abschreiben. Die Sofortabschreibung ist damit unabhängig von der Höhe des Kaufpreises möglich. Es spielt also keine Rolle mehr, ob dein Laptop 700 Euro oder 1.400 Euro netto kostet.
Früher konntest du geringwertige Wirtschaftsgüter wie Laptops und Co. nur bis zu einem Anschaffungspreis von 800 Euro netto (952 Euro brutto) sofort abschreiben. Lagen die Anschaffungskosten höher, war die Abschreibung über drei Steuerjahre notwendig.
Reguläre Abschreibung
Du kannst dich bei der Abschreibung deines Laptops jedoch auch gegen die Sofortabschreibung entscheiden und die reguläre Abschreibungsmethode wählen, um deine Steuerlast zu reduzieren. Die betriebsgewöhnliche Abschreibungsdauer deines Laptops beträgt dann drei Jahre anstelle von nur einem Jahr.
Hierbei verwendest du die lineare Abschreibung, bei der du jedes Jahr einen gleich hohen Betrag (33,3 Prozent der Anschaffungskosten) absetzt. Wenn du dir also einen Computer für 999 Euro angeschafft hast, setzt du jedes Jahr einen Betrag von 333 Euro ab, bis er nach drei Jahren vollständig abgesetzt bzw. abgeschrieben ist.
Sammelposten
Eine weitere Alternative zur Sofortabschreibung, von der du vielleicht schon einmal gehört hast, ist der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG, der auch als Poolabschreibung bekannt ist. Für diesen qualifizieren sich Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro. Wenn du diese Wirtschaftsgüter in einer Sammelrechnung bündelst, kannst du sie über fünf Jahre gleichmäßig abschreiben. Dies gilt unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer der einzelnen Güter bzw. Geräte. Allerdings macht diese Variante nur wenig Sinn, da du mit der Sofortabschreibung und der regulären Abschreibung zwei passendere Varianten zur Verfügung hast.
Das gilt bei Laptops von Arbeitnehmern:
Auch für Arbeitnehmer sind Computer wie Tablets steuerlich absetzbar – allerdings nur, wenn du sie überwiegend beruflich (mindestens 90 Prozent) nutzt. In diesem Fall kannst du die Anschaffungskosten als Werbungskosten in der Anlage N deiner Steuererklärung angeben. Liegt der berufliche Anteil zwischen 50 Prozent und 90 Prozent, darfst du zumindest diesen Anteil geltend machen. Kostet der Laptop bis zu 800 Euro netto (952 Euro brutto), kannst du ihn sofort absetzen. Liegt der Preis darüber, wird er über drei Jahre abgeschrieben. Nutzt du ihn weniger als 50 Prozent beruflich, erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an.
Diese Belege brauchst du für das Finanzamt
Um dein MacBook oder Tablet von der Steuer absetzen zu können, benötigst du nur wenige Nachweise:
- Zum einen musst du natürlich den Kaufbeleg vorlegen können, der die Anschaffungskosten nachweist. Da bei Anschaffungen über 250 Euro ein Kassenbeleg nicht ausreicht und du eine komplette Rechnung brauchst, solltest du dir diese immer ausstellen lassen und ggf. danach fragen.
- Zum anderen musst du auf Nachfrage einen Nachweis über den Anteil der beruflichen Nutzung vorlegen, vor allem dann, wenn du eine berufliche Nutzung von über 50 Prozent angibst. Dies kann eine glaubhafte Schilderung sein, aber auch ein über mehrere Monate geführtes Protokoll über die tatsächliche Nutzung erfüllt seinen Zweck. Solch ein Nutzungstagebuch ist vergleichbar mit einem Fahrtenbuch zur Aufteilung von privaten und beruflich bedingten Fahrtkosten bei einem Firmenwagen.
In der Regel geht das Finanzamt bei Selbstständigen und Freiberuflern allerdings davon aus, dass eine berufliche Nutzung vorliegt.
Kosten, die zusätzlich zu Laptops steuerlich absetzbar sind
Wir haben nun ausführlich geklärt, wie du einen Laptop in der Steuererklärung absetzen kannst. Doch es wird noch besser. Nicht nur dein Tablet oder Notebook ist steuerlich absetzbar, sondern auch normale Stand-PCs sowie die dazugehörige Software und Peripheriegeräte.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Drucker
- Monitore
- Mäuse und Tastaturen
- Scanner
- Lautsprecher und Kopfhörer
- externe Webcams
- Festplatten und andere externe Speichermedien
- Dockingstationen
Selbst Laptop-Taschen, Druckerpapier und Adapter, die du ausschließlich beruflich nutzt, kannst du bei der Steuer angeben.
Zusammenfassung: Laptop in der Steuererklärung angeben und Steuervorteile maximieren
Wenn du als Selbstständiger deinen Laptop steuerlich optimal absetzen willst, hast du inzwischen einige Möglichkeiten. Die Sofortabschreibung erlaubt es dir seit 2021, die Anschaffungskosten unabhängig vom Preis innerhalb eines Jahres geltend zu machen. Alternativ kannst du die reguläre Abschreibung über drei Jahre wählen. Allerdings musst du den beruflichen Nutzungsanteil nachweisbar machen, da du einen rein privat genutzten Laptop nicht von der Steuer absetzen kannst.
Durch eine kluge Planung des Kaufs, etwa am Jahresende, lassen sich Steuervorteile maximieren. Für eine optimale Steuerstrategie empfiehlt sich zudem der Einsatz eines Steuerberaters oder einer digitalen Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Diese helfen dir bei der Absetzung und stellen sicher, dass alle Nachweise korrekt sind und zusätzliches Zubehör wie Drucker oder Software berücksichtigt werden.
