Geschenke an Mitarbeiter: So geht’s steuer- und beitragsfrei
Viele Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen überreichen als Anerkennung und Wertschätzung Geschenke an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Präsente in Form von Waren und Dienstleistungen, sowie Gutscheine sind besonders beliebt.
Fragst du dich, wie Sachzuwendungen und reine Geldgeschenke nach dem Lohnsteuerrecht zu beurteilen sind? Hier erfährst du, wie du Mitarbeitergeschenke steuerfrei oder steuerbegünstigt verschenken kannst.
Steuerfreie Mitarbeitergeschenke
Die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) laut Bundesfinanzministerium ermöglichen unter bestimmten Voraussetzungen (nachfolgend erklärt) steuerfreie Geschenke an deine Belegschaft. So kannst du Waren und Dienstleistungen sowie spezielle Gutscheine bis zu einer monatlichen Freigrenze steuer- und abgabenfrei übergeben. Auch ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass oder einer Betriebsveranstaltung kann bis zu einer Höchstgrenze steuerfrei bleiben.
Geldgeschenke sind hingegen als Arbeitslohn zu werten und damit steuerpflichtig. Der Gesetzgeber lässt allerdings mit der Inflationsausgleichsprämie Zuwendungen von bis zu 3.000 Euro zu, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Dies gilt zeitlich befristet bis zum 31. Dezember 2024.
Merke dir also:
Unterschied von Sachbezügen und steuerfreien Geschenken an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil, den ein Unternehmen seiner Belegschaft gewährt. Er besteht nicht in der Überweisung des Lohns, sondern in einer anderen Leistung. Um Sachbezüge steuerfrei an deine Mitarbeiter zu vergeben, solltest du folgende Dinge beachten
- Was sind typische Sachbezüge?
- Freigrenze für Sachbezüge
- Freigrenze für persönliche Anlässe
- Pauschalsteuer für Sachzuwendungen nach EStG
Typische Sachbezüge
Zu den Sachbezügen gehören beispielsweise
- Vergünstigungen (z. B. Mitarbeiterrabatte)
- Berufskleidung
- Kantinenmahlzeiten
- Firmenwagen zur Privatnutzung
- Restaurantgutscheine
- Jobticket
- Gutschein- und Geldkarten
- Zuschüsse zur Kinderbetreuung
- kostenfreie Mitgliedschaft im Fitnessstudio
- Beteiligung an den Unterkunftskosten
Solche Bezüge sind Arbeitslohn im Sinne des Sozialversicherungsrechts und müssen grundsätzlich versteuert werden. Es gibt im EStG aber Ausnahmen.
Kleinere Mitarbeitergeschenke können als Sachbezüge steuerfrei sein, wenn du die Sachbezugsfreigrenze beachtest. Dies betrifft beispielsweise Sachgeschenke wie Blumen und Bücher sowie spezielle Gutscheine und Geldkarten.
Freigrenze für Sachbezug
Für Mitarbeitergeschenke kannst du nach § 8 Absatz 2 EStG die monatliche Sachbezugsfreigrenze nutzen. Demnach sind Geschenke bis zu einem Wert von 50 Euro im Monat steuer- und beitragsfrei. Bis zu dieser Grenze kannst du deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern monatlich Präsente steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben, sofern du sie noch nicht ausgereizt hast.
Auch für spezielle Gutscheinkarten ist diese Grenze anwendbar:
- Gutscheinkarten von Einzelhandelsketten, Einkaufszentren und Läden sowie regionale City Cards (begrenztes Netzwerk)
- Gutscheinkarten für eine Produktkategorie (begrenzte Warenauswahl, zum Beispiel Tank- oder Bekleidungsgutscheine)
- Gutscheinkarten für einen speziellen steuerlichen oder sozialen Zweck wie Essensmarken und Gutscheine für betriebliche Gesundheitsangebote
Freigrenze für persönliche Anlässe
Für Präsente zu persönlichen Anlässen gibt es eine eigene Freigrenze. Solche Aufmerksamkeiten kannst du bis zu einer Höhe von 60 Euro steuerfrei verschenken. Diese Grenze ist nur auf persönliche Anlässe anwendbar. Dazu gehören:
- Geburtstag
- Hochzeit
- Geburt eines Kindes
- Abschlussprüfung
- Rundes Mitarbeiterjubiläum
- Dienstantritt
- Funktionswechsel
- Verabschiedung
Für Weihnachten oder ein Firmenjubiläum gilt diese Freigrenze nicht, weil kein persönliches Ereignis vorliegt. Laut Lohnsteuerrichtlinien muss es sich um einen persönlichen Anlass der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers oder eines im Haushalt lebenden Familienmitglieds handeln (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023). Wie du allerdings die Weihnachtsfeier oder Weihnachtsgeschenke steuerfrei vergeben kannst erfährst du weiter unten im Beitrag.
Pauschalsteuer für Sachzuwendungen nach EStG
Sachzuwendungen, die mehr als 60 Euro wert sind, gelten in voller Höhe als steuer- und beitragspflichtig. Allerdings kannst du für solche Geschenke an die Belegschaft die Pauschalbesteuerung gemäß § 37b EStG nutzen. Diese Regelung normiert die Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen. Du kannst diese Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent versteuern, wenn du diese Zuwendungen zusätzlich zum ohnehin zu zahlenden Arbeitslohn erbringst. Die Höchstgrenze beträgt pro Zuwendung und Beschenkten 10.000 Euro pro Jahr. Die Pauschalsteuer ist im Rahmen der Lohnsteueranmeldung abzuführen.
Mitarbeitergeschenke bei Betriebsveranstaltungen
Eine gesonderte Geschenkregelung gibt es für Betriebsveranstaltungen. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG sieht einen steuerlichen Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung vor. Du kannst diesen Freibetrag für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen jährlich anwenden und damit steuerfreie Geschenke an die Belegschaft übergeben.
Wenn deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an mehr als zwei betrieblichen Events teilnehmen, hast du ein Wahlrecht, für welche zwei Veranstaltungen du den Freibetrag nutzt. Zuwendungen für die dritte und jede weitere Veranstaltung sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hier kommt eine Pauschalsteuer in Betracht. Die Zuwendung bleibt beitragsfrei.
Steuerfreie Weihnachtsgeschenke
Steuerfreie Weihnachtsgeschenke sind möglich, wenn du die Geschenkregelung für Betriebsveranstaltungen beachtest und den Freibetrag von 110 Euro nutzt. Dies setzt voraus, dass du den Freibetrag nach § 19 EStG nicht bereits bei zwei anderen Events angewendet hast. Die abzugsfähigen Betriebsausgaben für die Weihnachtsfeier teilst du gleichmäßig auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, die anwesend waren.
Falls du die Geschenkregelung für Betriebsveranstaltungen bereits ausgereizt hast, kannst du die Zuwendungen als Arbeitslohn mit 25 Prozent pauschal versteuern.
