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Sabine Hutter

Sabine Hutter

Januar 27, 2023

Geschenke an Mitarbeiter: So geht’s steuer- und beitragsfrei

Viele Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen überreichen als Anerkennung und Wertschätzung Geschenke an ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Präsente in Form von Waren und Dienstleistungen, sowie Gutscheine sind besonders beliebt.

Fragst du dich, wie Sachzuwendungen und reine Geldgeschenke nach dem Lohnsteuerrecht zu beurteilen sind? Hier erfährst du, wie du Mitarbeitergeschenke steuerfrei oder steuerbegünstigt verschenken kannst.

Steuerfreie Mitarbeitergeschenke

Die Lohnsteuerrichtlinien (LStR) laut Bundesfinanzministerium ermöglichen unter bestimmten Voraussetzungen (nachfolgend erklärt) steuerfreie Geschenke an deine Belegschaft. So kannst du Waren und Dienstleistungen sowie spezielle Gutscheine bis zu einer monatlichen Freigrenze steuer- und abgabenfrei übergeben. Auch ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass oder einer Betriebsveranstaltung kann bis zu einer Höchstgrenze steuerfrei bleiben.

Geldgeschenke sind hingegen als Arbeitslohn zu werten und damit steuerpflichtig. Der Gesetzgeber lässt allerdings mit der Inflationsausgleichsprämie Zuwendungen von bis zu 3.000 Euro zu, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Dies gilt zeitlich befristet bis zum 31. Dezember 2024.

Merke dir also:

Art des Geschenks Steuerrechtliche Bestimmung
Waren oder Dienstleistung Bis zu monatlicher Freigrenze steuer- & abgabenfrei
Geldgeschenk Steuerpflichtig (Ausnahme: Inflationsausgleichsprämie 2024)
Tipp: Durch Mitarbeitergeschenke Steuern sparen!

Schon gewusst? Mitarbeitergeschenke sind nicht nur wertschätzend gegenüber deiner Belegschaft, sondern auch durch den Betriebsausgabenabzug ein cleveres Steuersparmodell für Selbstständige und Unternehmer! Weitere nützliche Tricks findest du in unserem kostenfreien eBook Steuerspartipps für Selbstständige

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Unterschied von Sachbezügen und steuerfreien Geschenken an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil, den ein Unternehmen seiner Belegschaft gewährt. Er besteht nicht in der Überweisung des Lohns, sondern in einer anderen Leistung. Um Sachbezüge steuerfrei an deine Mitarbeiter zu vergeben, solltest du folgende Dinge beachten:

Typische Sachbezüge

Zu den Sachbezügen gehören beispielsweise

  • Vergünstigungen (z. B. Mitarbeiterrabatte)
  • Berufskleidung
  • Kantinenmahlzeiten
  • Firmenwagen zur Privatnutzung
  • Restaurantgutscheine
  • Jobticket
  • Gutschein- und Geldkarten
  • Zuschüsse zur Kinderbetreuung
  • kostenfreie Mitgliedschaft im Fitnessstudio
  • Beteiligung an den Unterkunftskosten

Solche Bezüge sind Arbeitslohn im Sinne des Sozialversicherungsrechts und müssen grundsätzlich versteuert werden. Es gibt im EStG aber Ausnahmen.

Kleinere Mitarbeitergeschenke können als Sachbezüge steuerfrei sein, wenn du die Sachbezugsfreigrenze beachtest. Dies betrifft beispielsweise Sachgeschenke wie Blumen und Bücher sowie spezielle Gutscheine und Geldkarten.

Freigrenze für Sachbezug

Für Mitarbeitergeschenke kannst du nach § 8 Absatz 2 EStG die monatliche Sachbezugsfreigrenze nutzen. Demnach sind Geschenke bis zu einem Wert von 50 Euro im Monat steuer- und beitragsfrei. Bis zu dieser Grenze kannst du deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern monatlich Präsente steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben, sofern du sie noch nicht ausgereizt hast.

Auch für spezielle Gutscheinkarten ist diese Grenze anwendbar:

  • Gutscheinkarten von Einzelhandelsketten, Einkaufszentren und Läden sowie regionale City Cards (begrenztes Netzwerk)
  • Gutscheinkarten für eine Produktkategorie (begrenzte Warenauswahl, zum Beispiel Tank- oder Bekleidungsgutscheine)
  • Gutscheinkarten für einen speziellen steuerlichen oder sozialen Zweck wie Essensmarken und Gutscheine für betriebliche Gesundheitsangebote

Freigrenze für persönliche Anlässe

Für Präsente zu persönlichen Anlässen gibt es eine eigene Freigrenze. Solche Aufmerksamkeiten kannst du bis zu einer Höhe von 60 Euro steuerfrei verschenken. Diese Grenze ist nur auf persönliche Anlässe anwendbar. Dazu gehören:

  • Geburtstag
  • Hochzeit
  • Geburt eines Kindes
  • Abschlussprüfung
  • Rundes Mitarbeiterjubiläum
  • Dienstantritt
  • Funktionswechsel
  • Verabschiedung

Für Weihnachten oder ein Firmenjubiläum gilt diese Freigrenze nicht, weil kein persönliches Ereignis vorliegt. Laut Lohnsteuerrichtlinien muss es sich um einen persönlichen Anlass der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers oder eines im Haushalt lebenden Familienmitglieds handeln (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023). Wie du allerdings die Weihnachtsfeier oder Weihnachtsgeschenke steuerfrei vergeben kannst erfährst du weiter unten im Beitrag.

Tipp: Zu beachten bei der Freigrenze für Sachbezüge

Diese Sachbezugsfreigrenze von 60 Euro versteht sich als Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Sie gilt nicht nur für verschenkte Waren. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du sie auch für Gutscheine und Geldkarten nutzen. Das geht nur, wenn diese Aufmerksamkeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu berechtigen, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu beziehen, und lediglich im Inland einzulösen sind.

Pauschalsteuer für Sachzuwendungen nach EStG

Sachzuwendungen, die mehr als 60 Euro wert sind, gelten in voller Höhe als steuer- und beitragspflichtig. Allerdings kannst du für solche Geschenke an die Belegschaft die Pauschalbesteuerung gemäß § 37b EStG nutzen. Diese Regelung normiert die Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen. Du kannst diese Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent versteuern, wenn du diese Zuwendungen zusätzlich zum ohnehin zu zahlenden Arbeitslohn erbringst. Die Höchstgrenze beträgt pro Zuwendung und Beschenkten 10.000 Euro pro Jahr. Die Pauschalsteuer ist im Rahmen der Lohnsteueranmeldung abzuführen.

Achtung bei der Anwendung der Pauschalsteuer

Du darfst diese Pauschalsteuer lediglich für Sachbezüge anwenden. Gutscheine fallen nur dann darunter, wenn sie die verschärften Einlösungskriterien erfüllen, die du auch bei der Sachbezugsfreigrenze und den Aufmerksamkeiten beachten musst.

Mitarbeitergeschenke bei Betriebsveranstaltungen

Eine gesonderte Geschenkregelung gibt es für Betriebsveranstaltungen. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG sieht einen steuerlichen Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung vor. Du kannst diesen Freibetrag für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen jährlich anwenden und damit steuerfreie Geschenke an die Belegschaft übergeben.

Wenn deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an mehr als zwei betrieblichen Events teilnehmen, hast du ein Wahlrecht, für welche zwei Veranstaltungen du den Freibetrag nutzt. Zuwendungen für die dritte und jede weitere Veranstaltung sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Hier kommt eine Pauschalsteuer in Betracht. Die Zuwendung bleibt beitragsfrei.

Steuerfreie Weihnachtsgeschenke

Steuerfreie Weihnachtsgeschenke sind möglich, wenn du die Geschenkregelung für Betriebsveranstaltungen beachtest und den Freibetrag von 110 Euro nutzt. Dies setzt voraus, dass du den Freibetrag nach § 19 EStG nicht bereits bei zwei anderen Events angewendet hast. Die abzugsfähigen Betriebsausgaben für die Weihnachtsfeier teilst du gleichmäßig auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, die anwesend waren.

Vorsteuerabzug bei Betriebsausgaben nicht vergessen

Für abzugsfähige Betriebsausgaben ist der Vorsteuerabzug möglich. Erstelle mit sevDesk deine Umsatzsteuervoranmeldung ganz unkompliziert mit nur einem Klick und versende sie direkt ans Finanzamt. Proftiere außerdem von weiteren Funktionen, die dir deinen Unternehmeralltag und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtern!

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Falls du die Geschenkregelung für Betriebsveranstaltungen bereits ausgereizt hast, kannst du die Zuwendungen als Arbeitslohn mit 25 Prozent pauschal versteuern.

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