Offene Posten

Definition: Was sind offene Posten?

Als Unternehmen stellst du Rechnungen an deine Kunden aus und wartest darauf, dass diese deine Forderungen begleichen. Nebenbei erhältst du natürlich auch Rechnungen von deinen Lieferanten. Sie stellen Verbindlichkeiten dar, die du zu bezahlen hast. Beide Varianten unbeglichener Rechnungen stellen die offenen Posten dar. Erst mit Zahlungseingang sind sie dann ausgeglichen.

Bedeutung der offenen Posten

Aufgrund der Definition oben ist klar, dass du finanziell umso besser dastehst, desto pünktlicher deine Kunden bezahlen. Die Handhabung der offenen Posten hat also einen direkten Einfluss auf die Liquidität deines Unternehmens!

Bedeutung der Forderungen und Verbindlichkeiten

Wenn deine Kunden pünktlich und zuverlässig zahlen, hast du stets genügend Geld für Investitionen, den Kauf von Material oder zur Bezahlung der Steuern. Ohne Geldeingänge kannst du in Zahlungsschwierigkeiten kommen und womöglich deine eigenen Rechnungen nicht begleichen. Im schlimmsten Fall bedeutet das am Ende für dich Insolvenz.

Außerdem ist es vorteilhaft, Lieferantenrechnungen sofort zu begleichen, um möglicherweise durch Skontoabzüge Geld zu sparen. Ein sofortiger Ausgleich ist auch wichtig, um spätere Mahngebühren zu vermeiden.

Wichtigkeit der Zahlungskontrolle

Um deine Liquidität zu gewährleisten, musst du also laufend eine Übersicht über deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen haben. Es ist wichtig, dass du stets alle Zahlungseingänge der Kunden kontrollierst, um rechtzeitig Ausstände anmahnen zu können.

Genauso wichtig ist es aber auch, dass dir keine zu zahlende Ausgangsrechnung entgeht. Hierbei steht unter anderem dein guter Ruf auf dem Spiel. Zahlst du ständig zu spät, könnte dein Lieferant vermuten, dass du nicht genügend Geld hast und vielleicht sogar von weiteren Lieferungen absehen.

Dazu kommt, wie oben bereits angesprochen, dass du möglichst sofort zahlen solltest, um Skontoabzüge auszunützen. Und nicht zuletzt ist es wichtig, dass alles bezahlt ist, damit deine Buchhaltung dir stets deine aktuell zur Verfügung stehenden Geldmittel anzeigt. Andernfalls gaukeln dir die vergessenen Zahlungen vor, dass du viel mehr Geld hast, als es der Fall ist. Dann kann wiederum dazu führen, dass du Geld für Anschaffungen planst und ausgibst, welches du eigentlich nicht hast, und dich dadurch verschuldest.

Mittel zur Zahlungskontrolle – die Offene Posten Liste (OPOS)

Du kannst deinen offenen Posten manuell überwachen oder mithilfe eines Computerprogrammes. Am besten kannst du den Überblick behalten, wenn du dir eine Excel-Tabelle zur Rechnungsverfolgung erstellst. Diese Tabelle gibt es auch im Internet auf verschiedenen Plattformen zum kostenlosen Download.

Offene Posten Liste Muster

Die Tabelle benötigt auf jeden Fall eine Liste mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname und Betrag. Dazu musst du in einer Spalte das vorgegebene Zahlungsziel eintragen. Du kannst dir täglich bei der Buchung der Kontoauszüge anschauen, welche Zahlungen bis zu diesem Tag eingegangen sind und die Zahlungen eintragen oder den Posten als erledigt abhaken.

Eine ähnliche Liste benötigst du auch für die Zahlungen, die du an deine Lieferanten vornehmen musst. Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und wie viele Rechnungen du zu kontrollieren hast, wirst du jedoch keine eigene Tabelle erstellen. Du wirst stattdessen eines der handelsüblichen Programme nutzen wollen.

Umgang mit offenen Posten – offenen Posten Liste verwalten

Rechnungserstellung und Rechnungseingang

Zu Beginn deiner Liste steht die Einbuchung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Solange keine Rechnungen vorliegen, kannst du keine Listen erstellen. Auf die Eingangsrechnungen hast du wenig Einfluss, diese kommen einfach. Aber die Ausgangsrechnungen werden in deiner Buchhaltung oder von dir selbst erstellt. Daher kannst du diese unmittelbar nach der Erstellung und dem Versand an den Kunden bereits in dein Offene-Posten-Management einbeziehen.

Offene Posten bearbeiten oder verrechnen

Dadurch, dass du die neuen Rechnungen sofort bearbeitest und erfasst, kannst du auch feststellen, wenn beispielsweise verschiedene Rechnungen miteinander verrechnet oder gutgeschrieben werden müssen. Beispielsweise wenn der Kunde neue Ware bestellt hat, eine alte Lieferung jedoch zurückgeschickt wurde wegen einer berechtigten Reklamation. Du kannst die Beträge dann miteinander verrechnen und dies auch in deiner Liste berücksichtigen.

Varianten beim Umgang mit offenen Posten

Grundsätzlich stehen dir dabei zwei Varianten zur Verfügung: Die Offene Posten Verwaltung und die Offene Posten Buchhaltung.

Bei der Offene Posten Verwaltung können kleine Unternehmen die offenen Posten bzw. die Rechnungen in Kopie auf Wiedervorlage nehmen und täglich manuell überprüfen, ob die Rechnungen vom Kunden beglichen wurden. Die Rechnungen werden ohne Umwege über Debitoren- und Kreditorenkonten direkt auf die Erfolgskonten gebucht.

Die Offene Posten Buchhaltung hingegen wird auf den Personenkonten vorgenommen. Dabei buchst du die jeweiligen Rechnungen auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto und löschst sie wieder, wenn sie ausgeglichen sind. So gesehen ist die Offene Posten Buchhaltung ein Nebenprodukt oder eine Nebenbuchhaltung.

Offene Posten ausgleichen und abstimmen

Unabhängig von der gewählten Methode musst du regelmäßig diese Liste mit den Zahlungen abstimmen. Jeder Geldeingang und jede Auszahlung sind zu verbuchen die offenen Posten entsprechend auszugleichen beziehungsweise zu löschen.

Vergiss nicht, dass alle Belege chronologisch abgelegt und aufgewahrt werden müssen. Diese brauchst du aus steuerrechtlichen Gründen während der nächsten 10 Jahre. Diese Aufbewahrungsfrist ist in der Abgabenordnung geregelt (§147 AO).

Typische Probleme mit der Offenen Posten Liste und wie man sie lösen kann

Es spielt keine Rolle, für welche Methode du dich entscheidest, es können dennoch Probleme entstehen, die du effektiv abwenden musst. Dazu gehören beispielsweise Folgende:

• Die Liste wird nicht regelmäßig gepflegt und kontrolliert.
• Mehrere Rechnungen werden zusammengefasst und der Endbetrag passt nicht zu einer vorhandenen Rechnung, sodass mühsam die Einzelpositionen gesucht werden müssen.
• Nach Ablauf der Fälligkeit wird zwar bemerkt, dass das Geld noch nicht eingegangen ist, doch es erfolgen keine sofortigen Maßnahmen oder Mahnungen.
• Es fehlen klare Zahlungsziele, meist mit Debitoren, aber auch mit Kreditoren, daher ist unklar, wann überhaupt gemahnt werden soll.
• Mangelhafte Stammdatenpflege führt zu falschen Angaben in der Rechnung. Dies kann dazu führen, dass der Empfänger die Rechnung nicht bezahlen kann. Die Rechnung muss den Anforderungen von § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) entsprechen!
• Jegliche Art von Buchungsfehler – fehlende Buchung oder doppelte Buchung, nachträgliche Änderungen oder falsche Vergabe von Rechnungsnummern.

Bei all diesen Problemen hilft es nur, wenn die Kommunikation an den Schnittstellen verbessert wird und klare Anweisungen zur Bearbeitung vorliegen. Dies kann über Arbeitsanweisungen erfolgen.

Zudem muss ein effektives Mahnwesen eingeführt werden, das nach klaren Vorgaben umgehend Mahnungen oder sogar weitere Schritte einleitet.

Fehlende Zahlungsziele sollten in der heutigen Zeit überhaupt nicht mehr vorkommen, da die Zahlungs- und Lieferbedingungen bereits auf dem Angebot und der AB und in Folge natürlich auch auf der Rechnung zu erwähnen sind.

Buchführungspflicht und Jahresabschluss

Achtung: Diese vereinfachte Finanzbuchaltung eignet sich nur für kleinere Unternehmen. Sie ist gemäß § 146 AO (Abgabenordnung) zulässig, wenn sie nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung durchgeführt wird. Denn die meisten kleinen Unternehmen benötigen lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung.

Wenn deine Firma aber der Buchführungspflicht unterliegt, musst du alle offenen Posten zum Jahresabschluss listenmäßig buchen und erfassen. Dies ist in § 243 Abs. 1 HGB geregelt, der die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung nennt.

Die beste Lösung: eine Buchhaltungssoftware. Auch die beste eigens erstellte Excel-Liste und die vorbildlichste Wiedervorlage könnten fehlerhaft sein, daher bietet sich in jedem Fall eine Buchhaltungssoftware an. Sie ist komfortabel und ermöglicht jederzeit eine Auswertung und einen Ausdruck verschiedener Listen oder auch automatische Mahnungen an die Kunden.

Offene Posten in der Buchhaltungssoftware

Ideal für deine Firma ist in jedem Fall eine Buchhaltungssoftware. Sie kann dir viel Arbeit abnehmen und ist im Normalfall leicht zu bedienen.

Es gibt mehrere hervorragende Anbieter, aus denen du dir den für dich passenden aussuchen kannst. Manchmal gibt es auch verschiedene Branchenlösungen für Kleinunternehmer. Es kommt darauf an, wofür genau und in welchem Umfang du eine solche Software nutzen willst. Danach solltest du auch deine Auswahl treffen.

Buchungsbeispiel – Kreditoren – Debitoren und Abschluss

In deiner Software hast du bestimmte Stammdaten für deine Kunden und Lieferanten erfasst und buchst deine Rechnungen entsprechend auf deren Konten unter ihrer Kunden- oder Lieferantennummer. Diese Personenkonten werden Kontokorrentbuch genannt. Den Begriff erläutern wir genauer in unserem Artikel zu Kontokorrent.

Sie sind ein Nebenbuch der Buchhaltung und erfassen die „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“, die du gegen deine Kunden hast, sowie die „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“, die gegenüber deinem Lieferanten bestehen.

Wenn du die Rechnung an den Kunden oder die Eingangsrechnung des Lieferanten mit dem Rechnungsdatum buchst, erzeugst du auf der Kreditoren- bzw. Debitorenseite einen offenen Posten.

Sobald du die Rechnung an den Lieferanten begleichst oder der Kunde dich bezahlt, verbuchst du den Geldeingang über die Funktion „Belege buchen“ (oder entsprechend deiner Software) auch bei diesem Kunden oder Lieferanten.

Das Konto des Kunden oder des Lieferanten ist damit ausgeglichen.

Alternativ kannst du hier sogar zwei Posten miteinander verrechnen. Das kann beispielsweise passieren, wenn der Kunde zu spät zahlt und dein Geschäftsjahr schon abgeschlossen ist und du nicht mehr im alten Jahr buchen kannst. Deine Software wird hier eine Warnung melden oder deinen Buchungsversuch entsprechend blockieren.

Jetzt kann es noch vorkommen, dass ein Kunde nicht mehr bezahlen kann, weil er insolvent ist. Du kannst dann diesen Posten nicht mehr mit einer Zahlung ausgleichen und musst den offenen Posten direkt auf dem Kundenkonto als Forderungsverlust buchen.

Am Ende des Jahres musst du die ausgeführten Buchungen irgendwie in deine Hauptkonten bringen, um deine Bilanz zu erstellen. Das Forderungs- und Verbindlichkeitskonto gehört allerdings zu den Sammelkonten, für die es in der Software eine Buchungssperre gibt. Du kannst also keine manuellen Einträge vornehmen, um die Summe aus dem Nebenbuch hinüberzubuchen. Deine Kunden- und Lieferantenkonten werden allerdings bei der Nutzung einer Software automatisch von deiner Software in den Hauptkonten verbucht.

Das spart dir einiges an Rechnerei und manuellen Überträgen!

Fazit – die Offene Posten Liste ist essenziell für dein Forderungsmanagement

Wie du gesehen hast, gehört die Übersicht über deine Rechnungen und deine Finanzen zum Kernpunkt deiner Buchhaltung. Ohne die Offene Posten Liste kann dein Forderungsmanagement nicht funktionieren. Du musst dir darüber im Klaren sein, dass nur eine regelmäßige Kontrolle und eine effektive und rechtzeitige Beitreibung der Forderungen deine Liquidität sichern.

Davon hängt der Erfolg deiner Firma ab. Ohne Finanzmittel kannst du deine eigenen Verbindlichkeiten nicht begleichen und nichts investieren. Vielleicht kannst du nicht einmal notwendige neue Maschinen beschaffen und deine Produktion ist dadurch in Gefahr.

Eine automatisierte Lösung mit einer für dich passenden Buchhaltungssoftware ist daher ideal. Dies hilft dir außerdem, Schwachstellen aufzudecken. Kunden, die regelmäßig zu spät bezahlen, könnten in Zahlungsschwierigkeiten stecken. Dann musst du unter Umständen der Sache über die Kreditreform oder das Justizportal (Insolvenzbekanntmachungen) auf den Grund gehen und notfalls weitere Lieferungen stoppen, um kein Geld zu verlieren. Oder du stellst die Lieferungen bei kritischen Kunden auf Vorkasse um.

Auch dein Mahnverfahren kann optimiert werden, indem du verschiedene Mahnstufen einrichtest. Es ist meist auch kein Problem, in den SAP-Programmen die Mahnungen in verschiedenen Sprachen drucken zu lassen. So kann der internationale Kunde sich nicht auf Missverständnisse berufen, weil er den deutschen Text nicht versteht.