Kontierung

Was ist Kontierung?

In der Buchführung buchst du jeden Geschäftsvorgang anhand von Belegen auf Sachkonten, sodass du die Bilanzierung von Ausgaben und Einnahmen monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt vorlegen kannst. Um die Korrektheit von Buchungen zu dokumentieren, werden alle Belege eines bestimmten Zeitraums Aufwands- und Ertragskonten zugeordnet. Demgemäß nennt man diesen Vorgang Kontierung.

In den meisten Unternehmen findet eine manuelle Vorkontierung statt. Denn sie nimmt dem Steuerberater viel Arbeit ab. Hierbei notiert der Unternehmer zu buchende Beträge sowie die zugeordneten Konten und Kostenstellen auf den Buchungsbelegen. Diese Angaben definieren den Buchungssatz. Der hingegen bildet die Basis für die Arbeit des Steuerberaters.

Die Kontierung erfolgt in drei Stufen:

1. Die Belege werden erfasst und mit Datum und Eingangsstempel versehen,
2. Belege werden chronologisch sortiert
3. und auf ihre Richtigkeit hin überprüft.

Demzufolge erfasst der Steuerberater sämtliche Kostenarten und Beträge mit einer Software. Diese errechnet daraus automatisch den Steuersatz für Umsatzsteuer und Vorsteuer und erstellt gleichzeitig die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat oder das Quartal.

Vorkontierung zur Vorbereitung der Buchung

Das Vorsortieren und Zuordnen der Belege muss das Unternehmen selbst erledigen. Sie sind Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Die Vorkontierung klärt, welches Konto bei einem Buchungssatz angesprochen wird und beschleunigt den ganzen Prozess. Ebenfalls sorgt sie für reibungslose Abläufe im Unternehmen, sodass die Buchhaltung nur noch Kontrolle und die eigentliche Buchung vornimmt. Beim Vorkontieren ordnest du sämtliche Belege chronologisch und jeden einem Kontoauszug zu. Danach übergibst du sie dem Steuerberater oder der Buchhaltungsabteilung. Bilanzen, Abschlüsse und Buchungskontenzuordnungen gehören nicht zur vorbereitenden Buchhaltung.

Interne und externe Belege

Entsprechend dem Belegprinzip darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Damit du einen Beleg ordnungsgemäß buchen kannst, benötigt er qualifizierte Angaben über:

• Rechnungsbetrag
• Wert
• Art und Menge des Einkaufs
• Einkaufsdatum
• Unterschrift der berechtigten Person

Auf dem Beleg muss ferner eine Kontonummer angegeben sein, auf die die Buchung erfolgt. Die Buchhaltung nummeriert Belege fortlaufend und bewahrt sie zehn Jahre lang geordnet auf. Die Belege werden nach Belegarten differenziert. In die Kategorie externe Belege fallen Fremdbelege, die außerhalb des Unternehmens entstanden sind. Das können zum Beispiel gegengezeichnete Bank- oder Postbelege sein.

Interne Belege sind Eigenbelege, die innerhalb des Unternehmens anfallen, zum Beispiel Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten.

Eine dritte Kategorie wird Notbelege genannt. Diese Belege stellst du nur im Notfall ersatzweise für Fremdbelege aus. Das kann beispielsweise für eine Taxifahrt ohne Beleg des Taxifahrers erfolgen. Ein solcher Notbeleg enthält die gleichen Angaben wie der normale Fremdbeleg.

Die Kontierung mit Kontenplan

Ein Buchhalter, der Belege kontiert, muss sich nach dem Kontenplan des Unternehmens richten. Schließlich ist dieser Plan ein Verzeichnis aller im Unternehmen zu buchenden Konten. Der Kontenplan wird aus standardisierten Kontenrahmen abgeleitet. Diese legen die für bestimmte Wirtschaftszweige erforderlichen Konten systematisch fest. Abhängig von der Branche existieren spezielle Kontenrahmen für Banken, Industrieunternehmen oder den Einzelhandel. Demzufolge gilt für Industrieunternehmen bundesweit der Industriekontenrahmen (IKR). Wohingegen für Handelsunternehmen der Standardkontenrahmen (SKR) gilt. Dieser Kontenrahmen weist diverse Konten aus, so dass viele Unternehmen nur eine Kurzversion nutzen. Alle Konten, die nicht benötigt werden, fallen weg.

Einfache und zusammengesetzte Buchungssätze

Der Buchungssatz gibt vor, welche Konten im Soll und Haben angesprochen werden. Weiter unterscheidet man einfache und zusammengesetzte Buchungssätze. Der einfache Buchungssatz spricht jeweils ein Konto im Soll und im Haben an. Beim zusammengesetzten Buchungssatz hingegen erfolgt die Buchung mindestens auf einer Seite auf zwei Konten. Zusammengesetzte Buchungssätze entstehen durch das Berücksichtigen von Vor- und Umsatzsteuer. Auf dem Stempel für die Kontierung werden auch die Kostenstellen angegeben. Die Zuordnung zu einer Kostenstelle ermöglicht die Kostenverteilung auf verschiedene Kostenträger.

Die korrekte Kontierung: Basis der Kostenanalyse

Erst durch die Kontierung erhält das Controlling eine aussagekräftige Datenbasis, die sie zur Analyse von Kosten wie etwa Produktionskosten einsetzen kann. Allerdings ist dies jedoch nur möglich, wenn die Buchhaltung sämtliche Kosten den richtigen Konten zuordnet. Bei regelmäßig wiederkehrenden Vorfällen ist die Kontierung kein Problem. Abgesehen von außergewöhnlichen Aufwendungen und Erträge, sie erzeugen mitunter Schwierigkeiten. Sodass du Fehlerquellen von vornherein ausschließen kannst, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Zusammenfassung

Kontierung bezeichnet die Erfassung von Belegen und ihre Zuordnung in Aufwands- und Ertragskonten, meist unter Zuhilfenahme eines Kontenplans. Keine Buchung ohne Beleg. Aus diesem Grund musst du für jede Buchung einen Beleg vorweisen. Die Zuordnung geschieht durch Vermerke auf Quittungen und Rechnungen. Dank des Buchungsvermerks kannst du zu jeder Buchung den korrekten Beleg finden. Die Belege werden in die Kategorien extern und intern unterteilt. Sie dienen als Nachweis einer korrekten Buchführung und müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Für die wichtigsten Informationen rund um das Thema Kontierung, kannst du dieses Video ansehen: