Privatentnahme
Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften bekommen in der Regel kein normales Gehalt ausgezahlt. Trotzdem müssen sie ja auch private Rechnungen und andere Ausgaben bezahlen. Hier kommt die Privatentnahme ins Spiel.
In diesem Artikel lernst du, was eine Privatentnahme ist, welche Arten es gibt und was der Unterschied zu einer Privateinlage ist. Darüber hinaus erfährst du, wie hoch eine Privatentnahme sein kann und wie man sie versteuert.
Was versteht man unter einer Privatentnahme?
Bei einer Privatentnahme nutzt du als Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft das Betriebsvermögen für private Zwecke. Das heißt, dass du Geld, Produkte oder Dienstleistungen der Firma für dich selbst entnimmst, anstatt sie im Unternehmen zu belassen oder sie für rein geschäftliche Zwecke zu verwenden.
Aber warum braucht es das überhaupt? Du hast ja oben schon gelesen, dass Selbstständige kein klassisches Gehalt bekommen. Dennoch haben sie aber ja Ausgaben und müssen private Rechnungen bezahlen. Dafür nutzen sie das Geld aus dem Betriebsvermögen. Denn bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gibt es keine eindeutige Trennung zwischen Privat- und Unternehmensvermögen.
Oft es ist sogar so, dass sich Selbstständige einen regelmäßigen Betrag auf das Privatkonto überweisen – ganz ähnlich wie bei einem Gehalt. Eine solche Geldentnahme ist aber noch lange nicht alles.
Man unterscheidet bei Privatentnahmen im Allgemeinen zwischen vier Formen:
- Barentnahme
- Waren- oder Sachentnahme
- Nutzungsentnahme
- Leistungsentnahme
Dazu gleich mehr Details.
Manchmal nimmst du die Privatentnahme auch nach einer sogenannten Privateinlage vor, um die privaten Mittel, die du in die Firma eingebracht hast, wieder zurückzuholen.
Hier erst einmal kurz zusammengefasst: Bei einer Privatentnahme handelt es sich also um eine finanzielle Vergütung für deine Arbeit im Unternehmen oder um Vorteile, die du aus deiner Selbstständigkeit ziehen kannst.
Arten von Privatentnahmen
Schauen wir uns nun die vier Varianten für die Privatentnahmen einmal genauer an:
1. Barentnahme: Eine Barentnahme tätigst du, wenn du dir Geld vom Geschäftskonto auf dein persönliches Girokonto (sogenannter Geldtransit) überweist oder Bargeld aus der Kasse entnimmst, um damit private Ausgaben zu decken – zum Beispiel, um einkaufen zu gehen. Einzelunternehmer und Personengesellschafter können sich auf diese Weise auch ihr Gehalt auszahlen. Die Barentnahme ist daher die am weitesten verbreitete Variante der Privatentnahmen.
2. Waren- oder Sachentnahme: Bei einer Sachentnahme übernimmst du Gegenstände aus deinem Unternehmen in deinen eigenen Besitz. Schaffst du dir zum Beispiel einen neuen Laptop für die Firma an und nutzt den alten nun privat, ist das eine Sachentnahme. Gleiches gilt, wenn du Produkte, die du selbst hergestellt hast, mit nach Hause nimmst. Zum Beispiel, wenn du einen kleinen Cupcakeshop hast und dir zum Feierabend selbst einen leckeren Cupcake gönnst. Das gilt dann als eine Privatentnahme von Erzeugnissen.
3. Nutzungsentnahme: Unter einer Nutzungsentnahme versteht man, wenn du bspw. das Betriebseigentum für persönliche Zwecke einsetzt. Die bekanntesten Formen sind die Verwendung des Firmenfahrzeugs für Privatfahrten, des Firmenlaptops oder Firmenhandys.
4. Leistungsentnahme: Bei einer Leistungsentnahme nutzt du die angebotenen Leistungen deines Unternehmens für den Eigenbedarf. Dazu gehören zum Beispiel das Haareschneiden durch einen Friseur in deinem Friseursalon, der Räderwechsel an deinem Privat-Pkw in deiner Kfz-Werkstatt oder der Hausputz durch einen Mitarbeiter deiner Reinigungsfirma.
Wie du siehst, stellt nicht nur die Entnahme von finanziellen Mitteln aus deinem Unternehmen eine Privatentnahme dar, auch die Entnahme von Gegenständen oder Dienstleistungen zu privaten Zwecken gehört dazu. Je nach Art der Entnahme ist sie zudem schnell getätigt.
Unterschied zwischen Privatentnahme und Privateinlage
Du kannst jedoch nicht nur Wirtschaftsgüter aus deinem Unternehmen entnehmen, sondern auch persönliches Eigentum in das Betriebsvermögen einbringen bzw. “einlegen”. In diesem Fall spricht man von einer sogenannten Privateinlage. Die Privateinlage ist das Gegenstück zu einer Privatentnahme, da diesmal nicht dein Privatvermögen, sondern das Betriebsvermögen größer wird.
Wie bei der Privatentnahme kann es sich dabei um eigenes Geld, das du auf dein Geschäftskonto überweist, oder Gegenstände wie ein Laptop oder Handy handeln, die du nun in deinem Unternehmen verwendest.
Auf diese Weise kannst du zum Beispiel das Eigenkapital und die Liquidität deiner Firma erhöhen. Schließlich hast du das Geld ja nicht mit deinem Unternehmen verdient, sondern bringst es selbst ein. Dies ist insbesondere bei Existenzgründern eine beliebte Praxis. Schließlich verdient man ja meistens nicht ab Tag 1 schon genug Geld, um davon alles zu finanzieren.
Gleichzeitig kannst du mit Sacheinlagen deine bereits privat vorhandenen Gegenstände für die Firma nutzen und musst nicht alles noch einmal neu kaufen.
Alles Wichtige zur Privatentnahme haben wir außerdem in diesem Video für dich zusammengefasst:
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Wer kann eine Privatentnahme tätigen?
Ob du eine Privatentnahme machen darfst oder nicht, hängt von der Unternehmensform ab.
Generell sind alle Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (GbR, OHG oder KG) jederzeit zu einer Privatentnahme berechtigt. Wichtig ist nur, dass die Privatentnahmen korrekt und mit den richtigen Werten verbucht werden. Aber dazu kommen wir gleich noch.
Im Gegensatz dazu dürfen Gesellschafter von haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaften wie einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaft (UG) oder Aktiengesellschaft (AG) grundsätzlich keine Privatentnahmen tätigen.
Schließlich gibt es aufgrund der Haftungsbeschränkung bereits eine eindeutige Trennung zwischen Betriebs- und Privatvermögen. Darüber hinaus erhalten sie meist ein monatliches Gehalt. Werden Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet, spricht man außerdem von einer Gewinnausschüttung. Anstelle einer Privatentnahme können sich Gesellschafter dieser Unternehmensformen entweder Verrechnungskonten anlegen oder Vorschüsse auf ihr Gehalt gewähren lassen.
Wie hoch darf die Privatentnahme sein?
Wie hoch eine Entnahme sein darf, ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich und nicht einheitlich festgelegt. Die Obergrenze für dein eigenes Unternehmen kannst du daher selbst bestimmen. Wichtig ist dabei nur, dass deine Privatentnahmen deinen Gewinn nicht übersteigen. Sonst läufst du Gefahr, dich zu überschulden.
Bei Personengesellschaften musst du außerdem beachten, dass du ohne die Zustimmung der anderen Gesellschafter nicht mehr als 4 Prozent des Kapitals für private Zwecke entnehmen darfst. Hinzu kommt, dass du bei zu hohen Entnahmen den Differenzbetrag zu dem, was dir eigentlich zusteht, an die Firma zurückzahlen musst.
Wenn du zu Beginn deines Geschäftsjahres eine vernünftige Umsatz- und Gewinnplanung machst, wirst du feststellen, welchen Betrag du monatlich “als Gehalt” entnehmen kannst. Um herauszufinden, ob diese Entnahmen reichen, solltest du berechnen, wie viel Geld du jeden Monat zum Leben brauchst. Unter Umständen findest du bei einer Kostenaufstellung auch einige Ausgaben, die du einsparen kannst. Dann kannst du die beiden Beträge miteinander vergleichen und Anpassungen vornehmen.
Ein weiteres Beispiel: Nutzt du einen Firmenwagen für private Fahrten, kannst du das pauschal über die 1-Prozent-Regelung abdecken. Willst du die Pauschale nicht nutzen, solltest du ein Fahrtenbuch führen und jede private Fahrt nachweisen. So setzt du zwischen privat und Betrieb einen Trennstrich. Welche Methode du wählst, ist deine Entscheidung. Mit unserem kostenlosen Firmenwagenrechner kannst du dir ganz leicht ausrechnen lassen, welche Variante für dich mit weniger Steuern verbunden ist.
Wie wird eine Privatentnahme versteuert?
Viele Unternehmer denken, dass wenn sie eine Privatentnahme vornehmen, dann Geld in der Geschäftskasse fehlt und sich der Gewinn ändert. Das ist jedoch nicht korrekt. Tätigst du Geldentnahmen, reduzierst du zwar das Betriebsvermögen, jedoch nicht deinen Gewinn. Da sich der Gewinn nicht ändert, wird eine Barentnahme auch nicht versteuert und kann zudem nicht als Betriebsausgabe gebucht werden.
Das macht Sinn, oder? Denn sonst würde ja jeder möglichst viel Geld “wegschaffen”, um den Gewinn und damit auch die Steuerlast zu drücken.
Barentnahmen werden nicht bei der Entnahme besteuert, sondern am Ende bzw. nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Hierbei stellst du als Einzelunternehmer deinen Gewinn mittels einer EÜR fest und versteuerst dein Privatvermögen wie jeder andere Angestellte auch mit deiner jährlichen Einkommensteuererklärung. Dabei tust du ganz einfach gesagt so, als hätte es die Privatentnahmen gar nicht gegeben. Denn sonst würdest du ja den Gewinn mindern.
Bei den anderen Formen der Privatentnahme verhält es sich jedoch anders, da sich dein Gewinn sehr wohl ändert, der immer die Basis für die Berechnung deiner Steuerschuld ist. Deshalb werden wir auf die anderen Entnahmearten einmal genauer eingehen.
Waren- bzw. Sachentnahmen versteuern
Hast du einen Online-Shop für Klamotten und nimmst ein T-Shirt für den Privatgebrauch mit nach Hause, spricht man von einer Warenentnahme. Dafür wird dann Umsatzsteuer in Höhe von 19 % fällig. Das heißt, du musst für dein Shirt, das du z. B. für 119 Euro brutto an einen Kunden verkaufen könntest, 19 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
Sachentnahmen sind im Gegensatz zu Warenentnahmen etwas komplizierter, da hier “Stille Reserven” entstehen können. Allerdings hängt das vom Buchwert und dem aktuellen Wert ab.
Folgendes Beispiel:
Du hast vor zwei Jahren einen Drucker für 150 Euro gekauft und schreibst diesen ordnungsgemäß über drei Jahre zu gleichen Teilen ab. Nach zwei Jahren hat er noch einen Buchwert von 50 Euro. Der aktuelle Marktwert, der häufig mit dem hypothetischen Teilwert gleichgesetzt wird, liegt jedoch bei 70 Euro. Entnimmst du nun den Drucker, entsteht dadurch eine stille Reserve in Höhe von 20 Euro (70 - 50 = 20), die deinen Gewinn erhöht.
Leistungsentnahmen versteuern
Bei Leistungsentnahmen erhöht sich ebenfalls dein Gewinn. Nämlich genau um den Betrag, den eine fremde, dritte Person für diese Leistung bezahlt hätte. Lässt du dir also von einem Friseurkollegen in deinem Salon die Haare schneiden, musst du den Haarschnitt inkl. Umsatzsteuer als Privatentnahme verbuchen.
Für Gaststätten, Bäckereien, Fleischereien und den Lebensmitteleinzelhandel gibt das Bundesfinanzministerium, wie oben schon erwähnt, jedes Jahr Pauschalen heraus, damit nicht jede Privatentnahme einzeln notiert werden muss.
Nutzungsentnahmen versteuern
Auch bei Nutzungsentnahmen solltest du etwas berücksichtigen. Nutzt du zum Beispiel deinen Firmenwagen privat, musst du 1 % des Bruttolistenpreises des Autos als private Nutzungsentnahme deinem Gewinn zurechnen. Zumindest, wenn du deine Fahrten nicht einzeln dokumentieren willst. Du kannst alternativ auch ein Fahrtenbuch führen und dadurch jeden Monat den privaten Anteil deiner Fahrten ermitteln. Diesen Anteil kannst du dann anstelle der 1 %-Regelung für die Nutzungsentnahme verwenden.
Durch das Hinzurechnen der Nutzungsentnahme erhöhst du deinen Gewinn, den du wiederum ganz normal versteuerst. Die Entnahme wird dann automatisch mitversteuert.
Zusammenfassung
Privatentnahmen sind für Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften wichtig, da sie kein festes Gehalt beziehen. Insbesondere Barentnahmen sind daher eine beliebte Form, da hierbei zwar das Eigenkapital des Unternehmens reduziert wird, jedoch nicht der Gewinn. Deshalb gelten sie auch nicht als Betriebsausgaben. Daneben gibt es mit der Waren- und Sachentnahme, der Nutzungsentnahme und der Leistungsentnahme noch andere Möglichkeiten, wie Einzelunternehmer und Gesellschafter ihren Lebensunterhalt sichern können.
