PDCA – Plan-Do-Check-Act

Was versteht man unter PDCA?

PDCA ist vielen auch unter den Begriffen Demingkreis oder Shewhart-Zyklus bekannt. Im Qualitätswesen stellt PDCA ein wichtiges Basiskonzept dar, um einen ständigen Verbesserungsprozess zu gewährleisten. Dies gilt sowohl für die Entwicklung von Produkten, als auch für Analyse von Fehlerursachen. PDCA ist eine Abkürzung und steht für Plan-Do-Check-Act. Übersetzt bedeutet dies Planen-Ausführen-Überprüfen-Anpassen. Mag etwas kompliziert klingen, lässt sich aber von dir in deinem Unternehmen recht leicht anwenden und vor allem sinnvoll nutzen. Der PDCA-Zyklus stellt einen Prozess zur Problemlösung in vier Schritten dar. PDCA ist für eine langfristige Anwendung ausgelegt und du verfolgst damit das Ziel, eine gute Basis für das Qualitätsmanagement in deinem Unternehmen zu schaffen.

Woher kommt der PDCA?

PDCA ist keine neumodische Erfindung. Vielmehr liegen die Ursprünge von diesem Ansatz schon rund 400 Jahre zurück. Ronald D. Moen und Clifford L.Norman konnten den Ursprung dieser Methode zurückverfolgen. Sie stießen dabei auf eine Verbindung von Experimenten von Galileo und auf Francis Bacon, der bekannt war für sein induktives Lernen. Endgültig fand PDCA dann seine Form durch Shewhart und seinen Schüler William Edward Deming. Deming nahm sich die Erkenntnisse von Shewhart vor und gestaltete damit seine Form der PDCA. Vorgestellt wurde diese von ihm in Japan im Jahre 1950. Die Japaner griffen diese Form auf und entwickelten daraus wiederum den heute bekannten Plan-Do-Check-Act-Zyklus.

Grundlagen des PDCA

Wie oben bereits erwähnt, zählt man Walter Shewhart als Vater dieses Konzeptes. Er schuf auch die Grundlagen. Aber erst Deming brachte die Erkenntnisse seines Lehrmeisters, der ein leidenschaftlicher Analyst von Daten und Qualitätsverbesserungen war, in seine heutige Form. Deming machte aus dem Modell einen richtigen Lern- und Verbesserungszyklus. Dies tat er auch aus gutem Grund. Nach dem Zweiten Weltkrieg versuchte man in Japan die Wirtschaft wieder aufzubauen. Federführend zeigte sich hierfür General Douglas MacArthur. Doch auch er konnte die starken Qualitätsdefizite nicht beheben. Er lud deshalb Deming als Experten für Qualitätssicherung nach Japan ein. Der deutlichste Unterschied zwischen den Grundlagen des PDCA von Shewhart und Deming ist, dass letzterer dem Prozess seines Lehrmeisters eine weitere Stufe hinzufügte. Er gab für seinen PDCA Zyklus auch das Motto aus.

„Always touch a running System“ anstatt „Never touch“

Und so entstand der PDCA-Zyklus, wie er heute bekannt ist und auch genutzt wird. Die PDCA-Methode mit ihren vier Phasen.

Die 4 Phasen des PDCA

Lange Zeit wurde in der westlichen Wirtschaft der Demingkreis mit seinen 4 Phasen nicht richtig verstanden bzw. nicht richtig interpretiert. Das mag vielleicht auch ein wenig an der Abstraktheit des Kreises liegen und viele Unternehmer der Meinung waren, das machen wir doch selbst schon lange so. Betrachtest du aber diese 4 Phasen genauer, dass es sich nicht wie allgemein angenommen um Nachbesserungen handelt, sondern ganz klar um Verbesserungen. Wenn du ständig nur Nachbesserungen durchführst, dann stellen diese lediglich einen Eingriff in einen operativen Regelkreis dar. Das Ziel liegt hier nur darin, bestimmte und deutliche Abweichungen zu korrigieren. Doch damit kannst du nicht eine langfristige und vor allem nachhaltige Verbesserung erreichen.

Der PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Prozess. Er dient dir als Unternehmer dazu, um folgende Punkte zu erreichen:

• Verbesserung der Qualität sowohl von Produkten als auch Prozessen
• Lösung von Problemen
• Implementierung von Lösungen
• Test von Verbesserungsmaßnahmen in einem kleinen Umfang vor der eigentlichen großen Umsetzung

Um dies zu erreichen, ist der PDCA-Zyklus in 4 Phasen unterteilt.

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Beschreibung der 4 Phasen

Was sind der operative und der evolutionäre Regelkreis

Wie bereits erwähnt wurde, muss der PDCA Zyklus mit seinen vier Phasen genau betrachtet werden. Bei oberflächlicher Betrachtung kannst du schnell dem Irrglauben verfallen, dass bei dir das doch alles schon umgesetzt und gemacht wird. Deshalb musst du zwischen dem operativen Regelkreis und dem evolutionären Regelkreis unterscheiden.

Der operative Regelkreis

In den operativen Regelkreis greifst du immer ein, wenn am Produkt Fehler oder Probleme, beispielsweise in Form von Abweichungen, auftreten. Für den Fertigungsprozess sind für solche Vorfälle schon im Vorfeld bestimmte Maßnahmen beschrieben. Diese kommen dann bei Abweichungen zum Einsatz. Damit kannst du verhindern, dass viele fehlerhafte Produkte oder Leistungen produziert werden. Aber alle Maßnahmen dienen nur diesem Ziel.

Der evolutionäre Regelkreis

Aus dem operativen Regelkreis heraus kannst du Erkenntnisse und Resultate ableiten, die nicht nur ein Eingreifen in den Fertigungsprozess notwendig machen, sondern dauerhaft zu beheben sind. Die können Verbesserungen der Konzeptionierung sein, Verbesserung von Prozessen oder auch Systemen. Später werden diese Maßnahmen dann wieder in den Regelkreis überführt. Mit dem evolutionären Regelkreis aber verfolgst du ganz zielsicher, Abweichungen oder sonstige Fehler in der Zukunft zu verhindern.

PDCA im Bereich Qualitätsmanagement

Im Bereich Qualitätsmanagement spielt PDCA für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle. Betrachtest du den evolutionären Regelkreis, dann musst du diesen als einen nie endenden Prozess verstehen. Es gibt weder einen Anfang, noch gibt es ein Ende. Dazu ist es hilfreich, wenn du dir den Deming Kreis als Spirale vorstellst. Eine Spirale, die immer weiter nach oben geht. Jede Verbesserung bringt dein Unternehmen auf ein neues, ein besseres Level. Wichtig dabei ist, dass du alles nicht aus einer individuellen Sicht betrachtest, sondern als Unternehmer immer sowohl in kleinen als auch großen Zyklen des PDCA denkst und auch entsprechend handelst. Für dich muss folgendes Motto immer im Vordergrund stehen:

„Überlege dich jeden Tag aufs Neue, ob es etwas gibt, was du noch besser gestalten kannst.“

Klingt jetzt vielleicht einfach, ist es aber nicht ganz. Denn um dieses Motto auch leben zu können, musst du drei wesentliche Faktoren bedenken.

1. Du musst jede einzelne Aktivität in deinem Unternehmen so sehen, dass er ein Teil eines Prozesses ist. Und jeden dieser einzelnen Teile kannst du verbessern.
2. Schnelle und pragmatische Lösungen für Probleme, sogenannte Quick Hits, sind zwar recht und schön, stellen aber nicht die Weichen für grundsätzliche Veränderungen.
3. Du und auch dein ganzes Management muss eine Vorbildfunktion in Sachen Denken und Handeln ausüben. Übernimmst du nur passiv eine Verantwortung, reicht dies langfristig nicht aus.

PDCA für dein Zeitmanagement

Die Methode PDCA kannst du aber nicht nur im Qualitätsmanagement einsetzen. Du kennst sicher die Situation als Gründer oder junger Unternehmer auch, dass dein Arbeitstag einfach viel zu wenig Stunden zur Verfügung stellt. Jeden Tag bis spät abends manchmal bis in die Nacht hinein bist du mit deinem Unternehmen beschäftigt. Doch das muss nicht sein. Viele Stunden werden durch Tätigkeiten geopfert, die eigentlich gar nicht sein müssten. Mit PDCA kannst du an deinem eigenen Zeitmanagement arbeiten und dieses deutlich zu deinen Gunsten optimieren. Wende einfach den PDCA Zyklus an und beginne damit deinen Arbeitstag zu analysieren. Du wirst schnell feststellen, dass du einiges an Zeit sinnvoller nutzen kannst, als dies im Moment der Fall ist.

Beispiel PDCA Zyklus zum Thema Zeitmanagement

Zur Verbesserung von deinem Zeitmanagement durchläufst du ebenfalls die 4 beschriebenen Phasen. Dabei gilt für dich folgende Vorgehensweise.

1. Analysiere deinen Ist-Zustand. Wie sieht dein Zeitmanagement aktuell aus? Für welche Tätigkeiten brauchst du besonders viel Zeit? Wofür fehlt dir am Ende des Tages die Zeit? Musst du alle Tätigkeiten wirklich selbst erledigen?
2. Im nächsten Schritt musst du dich mit Möglichkeiten beschäftigen, wie du deinen Arbeitstag effizienter gestalten kannst. Kannst du Aufgaben delegieren? Befasse dich mal mit dem Pareto-Prinzip. Sicher kannst du hier etwas davon für dich ableiten. Überdies gibt es noch viele weitere Tipps, wie vor allem Gründer ihre Arbeit besser organisieren können. Schreibe alle Möglichkeiten wie in einem Brainstorming für dich auf.
3. Hast du die wichtigsten möglichen Arbeitshilfen für dich und dein Zeitmanagement herausgefunden, dann versuche diese in den nächsten Tagen in deinen beruflichen Alltag zu integrieren. Nach wenigen Tagen ziehst du eine erste Bilanz. Hast du deine Zeit besser einteilen können? Sind deine Arbeitstage kürzer geworden? Gibt es noch etwas, was du verändern oder verbessern kannst?
4. Wenn du selbst mit dem Ergebnis zufrieden bist, kannst du die neue Zeiteinteilung ab sofort nutzen. Der PDCA Zyklus wäre damit erst einmal beendet.

Weitere Einsatzmöglichkeiten für PDCA

Qualitätsmanagement oder Zeitmanagement sind nur zwei Beispiele, wo du die PDCA Methode anwenden kannst. Grundsätzlich kannst du dieses Werkzeug immer dann einsetzen, wenn du etwas verbessern oder langfristig optimieren möchtest. Hier ein paar weitere Beispiel für den Einsatz:

• zur Verbesserung von Produkten oder Prozessen und Abläufen
• bei der Entwicklung von neuen Produkten oder Dienstleistungen
• zur Einführung von neuen Abläufen und Prozessen in deinem Unternehmen
• als Unterstützung zur Einführung von Six Sigma-Projekten oder der Einführung von TQM, dem Total Quality Management
• Methode um Lieferantenmanagement zu verbessern
• als Test in einem einzelnen Bereich deines Unternehmens bevor Neuerungen für das ganze Unternehmen umgesetzt werden

Vorteile und Nachteile Plan-Do-Check-Act

Natürlich ist die PDCA Methode nicht die Lösung aller Lösungen. Wie viele Werkzeuge für die Verbesserung und Optimierung gibt es auch hier Vor- und Nachteile.

Die Vorteile auf einen Blick

Die Nachteile auf einen Blick

Kritik an der PDCA-Methode

Einer der größten Nachteile des PDCA Zyklus ist auch gleichzeitig der größte Kritikpunkt. Um dieses Werkzeug bei dir anzuwenden, musst du viel Zeit einplanen. Kurzfristige Lösungen für Probleme kannst du mit dieser Methode nicht finden.

Fazit

Genau betrachtet weist der PDCA Zyklus einige Gemeinsamkeiten mit der japanischen Philosophie Kaizen auf. Mit dem Zyklus wird ein iterativer Prozess beschrieben, in dem du Ideen planen, umsetzen und analysieren kannst. Aus den Ergebnissen lassen sich einige Maßnahmen ableiten, die für den Prozess einer stetigen Verbesserung notwendig sind. Sehr gut ist dieses Werkzeug geeignet, um Produkte oder Prozesse neu zu entwickeln oder zu optimieren. Du darfst bei PDCA aber nicht den Fehler machen, diese als komplizierte Methode zu sehen. Vielmehr ist es als logisches Denken zu betrachten. Du überlegst dir Neuerungen, erstellst dafür ein Konzept, probierst es aus und kannst daraus lernen und weitere Maßnahmen ableiten.