Faktura

Was ist eine Faktura?

Hinter dem Begriff der Faktura verbirgt sich die Stellung einer Rechnung. Umgekehrt bezeichnet die Buchhaltung die Rechnungsstellung auch gerne als Fakturierung. Der Begriff „Faktura“ kann grundsätzlich allein für eine Rechnung stehen. Genau genommen handelt es sich bei uns in Deutschland allerdings um einen Oberbegriff, der mehrere Dokumente umfassen kann.

Die klassische Rechnung ist einer von drei möglichen Belegen, die im Rahmen der Rechnungslegung als gültiges Dokument einen Auftrag belegen. Auf der Rechnung ist demnach ersichtlich, welche Dienstleistungen vom Auftraggeber zu welchem Preis erbracht wurden. Darüber hinaus werden natürlich auch die Mehrwertsteuer und eventuelle Zusatzkosten ausgewiesen. Neben der Rechnung gibt es auch Quittungen und Eigenbelege, die ebenfalls unter dem Oberbegriff „Faktura“ zusammengefasst werden.

Was bedeutet „Fakturierung“?

Der Begriff „Fakturierung“ umfasst nicht nur die eigentliche Rechnungsstellung an sich, sondern auch alle dazugehörigen Bereiche wie zum Beispiel das Anlegen einer Gutschrift und das Verbuchen des jeweiligen Geschäftsfalles. Den wörtlichen Ursprung finden wir im Lateinischen, denn hier bedeutet „factura“ „Rechnung“. Korrekterweise bezeichnet der Begriff „Fakturierung“ allerdings nicht nur die Rechnung an sich, sondern den gesamten Rechnungsprozess. Also die gesetzlich vorgeschriebene, korrekte Ausstellung sowie Verbuchung von jeglichen Rechnungen. Daher wird der Begriff „Rechnungslegung“ auch sehr gerne synonym verwendet, allerdings gibt es hier einige Unterschiede. Genau genommen umfasst der Prozess der Faktura nämlich auch die Verbuchung von Gutschriften und gegebenenfalls die Ausstellung von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Wissenswert: Die Fakturierung zählt ebenso wie die Debitorenbuchhaltung, das Mahnverfahren und Inkasso zum Forderungsmanagement. All diese Prozesse sind notwendig, um zu gewährleisten, dass du für deine erbrachten Leistungen auch tatsächlich vergütet wirst. Zusätzlich können wir hier zwischen der Vor- und Nachfakturierung unterscheiden.

Sind Faktura und Rechnung dasselbe?

Die Antwort hierauf lautet: Nein, denn auch wenn eine Rechnung als Faktura bezeichnet werden kann, ist nicht jede Faktura auf Anhieb eine Rechnung.

Sind das bloß Synonyme?

Auch wenn die beiden Begriffe oft und gerne synonym verwendet werden, gibt es einen klaren Unterschied. Hierbei handelt es sich nämlich, wie bereits erwähnt um einen Oberbegriff für unterschiedliche Dokumente. Diese informieren den Kunden als Folge eines Kaufvertrages über das fällige Entgelt. Zu den klassischen Unterformen zählen folgende:

• Rechnungen
• Quittungen
• Eigenbelege

Worin sich diese drei Arten der Faktura unterscheiden, dass erfährst du in einem späteren Abschnitt.

Wichtig: Prinzipiell gilt zu wissen, dass der Unterschied zwischen einer Rechnung und der Faktura in der Finanzwelt definiert werden kann. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist es allerdings üblich, die beiden Begriffe „Faktura“ und „Rechnung“ einheitlich zu verwenden. Diese Vorgehensweise kann man vor allem in Ländern wie Österreich und der Schweiz beobachten.

Faktura: Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachfakturierung?

Zwei Begriffe sind bei der Fakturierung besonders wichtig: Die Vor- und die Nachfakturierung. Demnach unterscheidet man bei der Fakturierung, ob sie vor oder nach der Leistungserbringung geschieht. Doch worin liegen die eigentlichen Unterschiede? Wir verraten es dir:

Die Nachfakturierung

Der häufigere Ablauf ist sicher die Nachfakturierung. In diesem Fall gibt es zuerst die Leistung, im Anschluss die Rechnung und zu guter Letzt das Geld.

Zwei Beispiele zur Erklärung: Der Maler streicht die Wände, schickt anschließend eine Rechnung an den Kunden und bekommt letztendlich sein Geld. Die Metzgereifachverkäuferin reicht die Wurstwaren über den Tresen und mit dem Wechselgeld auch den Kassenbon.

Die Vorfakturierung

Wird die Forderung bereits vor der Lieferung ausgestellt, so spricht man von der sogenannten Vorfakturierung.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Die Vorkasse beim Online-Shopping zählt in die Kategorie der Vorfakturierung. Der Kunde bestellt Ware, bekommt eine Zahlungsaufforderung durch den Verkäufer, bezahlt den offenen Betrag und erhält erst dann seine Ware. Der Versand der Ware erfolgt also erst dann, wenn die offene Zahlung beim Verkäufer eingegangen ist. Auch Prepaid-Systeme und Verträge gehören in den Bereich der Vorfakturierung, denn auch hier werden Gebühren vor der Leistungserbringung gezahlt. Bei der Vorfakturierung findet der Buchhaltungsvorgang also stets vor der Leistung statt.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Lieferung bzw. Leistung. Zumeist wird dabei der Empfang einer Geldleistung dokumentiert.

Wissenswert: Umgangssprachlich werden auch Kassenbons als Quittungen bezeichnet, allerdings zählen diese zu den Kleinbetragsrechnungen.

Mit einer Quittung wird der Empfang eine Ware oder Dienstleistung quittiert bzw. bestätigt. Häufig handelt es sich hierbei jedoch um Geldbeträge. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art der Lieferung es sich handelt, denn der Lieferant kann vom Empfänger immer die Quittungsausstellung verlangen, um den Empfang zu bestätigen.

Die Funktion einer Quittung:

In der Praxis kommen Quittungen vor allem bei Barzahlungen zum Einsatz. Schließlich können Barzahlungen im Gegensatz zu Zahlungen per Überweisung nicht einfach mittels Kontoauszug belegt werden. Daher macht es durchaus Sinn, die Zahlung durch eine Quittung bestätigen zu lassen. Dadurch ist der Zahlungsnachweis gegenüber dem Gläubiger aber auch dem Finanzamt eindeutig erbracht. Der Paragraph 368 im BGB besagt, dass der Gläubiger zur Ausstellung einer Quittung auf Nachfrage verpflichtet ist.

Die Pflichtangaben einer Quittung:

Im Vergleich zu Rechnungen müssen auf Quittungen deutlich weniger Angaben erbracht werden. Zu den Mindestangaben zählen daher folgende:

• Nachname des Quittungsempfängers
• Ausstellungsdatum
• Ausstellungsort
• Art sowie Menge des Produktes bzw. der Dienstleitung
• Steuerbetrag
• Steuersatz (entweder 7 oder 19 Prozent)
• Bruttopreis in Zahlen
• Bruttopreis in Worten

Wie anhand der Auflistung zu erkennen ist, ist der inhaltliche Umfang von Quittungen deutlich knapper als bei Rechnungen. Aus diesem Grund kann eine Quittung auch keine ordentliche Rechnung ersetzen. Wer eine Quittungsvorlage benötigt, kann diese kostenlos herunterladen.

Der Eigenbeleg – Was ist das?

Der Eigenbeleg dient als Ersatz für verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnungen sowie Quittungen. Vom Finanzamt wird er als gültiger Ersatzbeleg anerkannt. Hier ist es wichtig zu wissen, dass für alle Buchungen von erfassten Einnahmen und Ausgaben ein separater Beleg benötigt wird. Ohne gültige Nachweise werden die Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt.

Hin und wieder kann es natürlich auch vorkommen, dass es für eine bestimmte betriebliche Zahlung keine Rechnung gibt. Das kann folgende Gründe haben: Entweder wurde sie erst gar nicht ausgestellt oder aber sie ist verloren gegangen. Im ersten Schritt sollte stets versucht werden, ein Duplikat der ursprünglichen Rechnung zu bekommen. Ist das nicht möglich, dann gibt es eine Alternativmöglichkeit, nämlich den Eigenbeleg. Durch diesen selbst geschriebenen Beleg kann die steuerliche Abzugsfähigkeit gesichert werden.

Die Pflichtangaben eines Eigenbelegs:

Auf dem Eigenbeleg sollten unbedingt folgende Angaben vorhanden sein:

• Wie hoch war die Summe, die bezahlt wurde?
• Wofür wurde die Summe bezahlt?
• Wann wurde der Betrag bezahlt?
• An wen wurde die Summe bezahlt?

Darüber hinaus sollte auch angegeben werden, warum ein Eigenbeleg vorgelegt werden muss und weshalb es keine Originalrechnung gibt. Im Grunde genommen sollten also alle Angaben notiert werden, die auch auf der Originalrechnung standen. Zu guter Letzt musst du die Angaben durch die eigene Unterschrift bestätigen. Auch für den Eigenbeleg gibt es Vorlagen, die du kostenlos verwenden kannst.

Wichtig: Der Eigenbeleg dient nur als Notlösung! Im Optimalfall gibt es zu jeder Buchung einen Originalbeleg. Sollten die Eigenbelege jedoch die Ausnahme sein und alle relevanten Angaben enthalten, dann werden diese im Normalfall problemlos vom Finanzamt anerkannt. Ein wenig Vorsicht ist allerdings dennoch geboten, denn bei zu vielen Eigenbelegen leidet die Glaubwürdigkeit der Buchführung. Bei späteren Betriebsprüfungen könnte es daher zu Unannehmlichkeiten kommen. Außerdem stellt der Eigenbeleg keine ordnungsgemäße Rechnung dar. Demnach kann auf diesem Beleg keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

Was sind die Anforderungen an eine Rechnung?

Eine Rechnung kann man nicht nach Belieben erstellen, denn es gibt gesetzliche Vorschriften zu den Bestandteilen, die einzuhalten sind. In aller Kürze möchten wir dir die gesetzlich festgelegten Pflichtangaben einer Faktura aufzeigen:

1. Name + Anschrift des Empfängers
2. Name + Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens sowie dessen Steuernummer. Sofern vorhanden, muss natürlich auch die Umsatzsteuer-ID angegeben werden. Personen die nach der Kleinunternehmerregelung arbeiten, dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen daher einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung setzen
3. Die (fortlaufende) Rechnungsnummer
4. Genaues Datum der Rechnungsausstellung
5. Zeitraum der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung
6. Menge und Art des Produktes bzw. der Leistung. Versuche hier möglichst genaue Bezeichnungen einzufügen, denn so kannst du lästigen Nachfragen bei der Steuerprüfung vorbeugen
7. Steuerprozentsatz und Steuerbetrag, sofern die Umsatzsteuer ausgewiesen wird

Neben diesen Pflichtangaben sollten auf Rechnungen auch Kontaktdaten angegeben werden, schließlich kann es immer mal wieder zu Rückfragen seitens der Kunden kommen. Selbstverständlich dürfen natürlich auch Kontoverbindung sowie ein genaues Zahlungsziel nicht fehlen. Auch ein Hinweis auf mögliche Folgekosten, wenn die Zahlung nicht fristgerecht erfolgen sollte, darf nicht fehlen. Trotz der zahlreichen Punkte, sollte auf eine übersichtliche Rechnungsgestaltung geachtet werden.

Einen Sonderfall stellen die sogenannten Kleinbetragsrechnungen dar. Hierunter versteht man Rechnungen, die eine Summe von 250 Euro inklusive Steuern nicht übersteigen. In diesem Fall müssen nicht alle oben genannten Angaben gemacht werden. Die Kundenadresse kann beispielsweise außen vor gelassen werden und auch eine Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht nötig.

Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich folgende Angaben enthalten:

• Name + Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
• Art sowie Menge der Ware bzw. Dienstleistung
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
• Sofern du nach der Kleinunternehmerregelung arbeitest und keine Umsatzsteuer verrechnest, musst du einen entsprechenden Hinweis auf deiner Rechnung vermerken.

Rabatte, Skonto und Sonderfälle

Hin und wieder kommt es vor, dass der Rechnungsbetrag und die tatsächlich gezahlte Summe nicht übereinstimmen. Dafür gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Gründe:

• Retouren
• Reklamationen
• Stornierte Bestellungen
• Es handelt sich um eine Rechnung mit Skonto
• Aufgrund von einer Rabattaktion verringert sich der Endbetrag
• Zahlungstoleranz aufgrund eines Irrtums. Durch einen kleinen Zahlendreher, wurde der offene Rechnungsbetrag nicht korrekt überwiesen. Kurzes Beispiel: 299,78 Euro statt 299,87 Euro.

Damit es bei der Fakturierung zu keinerlei Problemen kommt und die Buchhaltung korrekt ist, müssen auch derartige Änderungen und Abweichungen korrekt verbucht werden.

Faktura Software

Wie eine Faktura nun am einfachsten und schnellsten erstellt wird, ist natürlich Geschmackssache. Zudem hängt es auch stark von der Anzahl der Rechnungen und somit auch von der Unternehmensgröße ab. Eine Möglichkeit ist, alle Rechnungen einzeln in Word zu erstellen. Das kostet allerdings ganz schön viel Zeit und sollte daher nur dann gemacht werden, wenn nur sehr selten Rechnungen verfasst werden müssen. Rechnungsprogramme können hier eine gute Alternative sein, denn sie sparen nicht nur Zeit ein, sondern sorgen auch dafür, dass alle Rechnungen einheitlich und GoBD-konform erstellt werden. Daher möchten wir dir in den nachfolgenden Zeilen die zahlreichen Vorteile einer Faktura-Software detailliert aufzeigen:

• Speichern und Wiederverwenden von Kundendaten: Eine Faktura-Software ermöglicht es, jegliche Kundendaten abzuspeichern. Möchtest du einen Brief, eine Rechnung, eine Mahnung oder ein anderes auf den Kunden bezogenes Dokument versenden, dann kannst du den breites angelegten Kunden einfach auswählen. Die Faktura-Software fügt alle relevanten Daten automatisch in das jeweilige Dokument ein.‍
• Pflege von Waren und Dienstleitungen: Sämtliche Waren und Dienstleistungen, welche du deinen Kunden anbietest, kannst du im System anlegen und pflegen. Bei der Rechnungserstellung musst du dann nur noch bereits angelegte Artikel auswählen und deiner Rechnung hinzufügen. Dank dieser Vorgehensweise musst du nicht mehr jede einzelne Position einer neuen Rechnung erneut schreiben. Von nun an, kannst du einfach die angelegten Artikel auswählen und der jeweiligen Rechnung hinzufügen.‍
• Rechtssichere Vorlagen: Ein weiterer Vorteil sind rechtssichere Vorlagen, denn die Vorlagen für Dokumente wie Rechnungen oder Angebote sind in einer Faktura Software im Normalfall immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand. Auch um eine fortlaufende Rechnungsnummer musst du dir von nun an keine Sorgen mehr machen. Dies erledigt die Faktura Software völlig automatisch für dich. Zudem sind auch alle weiteren Daten, die sich auf einer Rechnung befinden müssen, standardmäßig vorausgefüllt.‍
• Abbildung von Geschäftsprozessen: Eine umfangreiche Faktura Software kann neben Rechnungen, auch Aufträge, Lieferscheine und Angebote erstellen. Derartige Dokumente lassen sich einfach aus bestehenden Dokumenten erzeugen. Somit musst du weder den Kunden noch die jeweilige Position erneut auswählen. Zudem hast du stets einen Überblick über deine Prozesse und weißt ganz genau, wann und was als Nächstes ansteht.‍
• Kontrolle aller Zahlungseingänge: Mit Hilfe der Faktura Software kannst du Zahlungseingänge für Rechnungen erfassen. So behältst du zu jeder Zeit den Überblick darüber, welche Kundenrechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Einige Systeme bieten sogar das automatisierte Versenden von Mahnungen an, so kann der Kunde auf bequemen Wege an die Zahlung der Rechnung erinnert werden.

Weitere nützliche Funktionen einer Faktura Software:

Die eben aufgelisteten Vorteile und Funktionen bilden die Basis einer jeden Faktura Software. Die Systeme können aber noch weitaus mehr. Je nachdem, für welche Faktura Software du dich entscheidest, kann das jeweilige System noch einige weitere Funktionen enthalten, welche dir immens viel Arbeit, Zeit und Geld einsparen können. Hierzu gehören folgende:

• Der automatisierte Versand von Briefen: Professionelle Faktura Softwares bieten einen automatisierten Versand von Briefen an. Du ersparst dir also nicht nur das Ausdrucken von Dokumenten, sondern auch das Eintüten und zur Post bringen. Eine gute Faktura Software übernimmt diese Arbeit für dich. Auch der Versand von Fax-Dokumenten erfolgt völlig automatisch.‍
• Plattform- und ortsunabhängig: Einige Hersteller bieten ihre Faktura Software in der Cloud an. Demnach musst du weder etwas herunterladen, noch etwas installieren. Du musst dich lediglich online anmelden und kannst die Software nach einer kurzen Einrichtung sowie Einarbeitung sofort nutzen. Zudem bringt die Cloud-Lösung einen weiteren Vorteil mit sich, denn all deine Daten sind auf sicheren Servern gespeichert. Somit hast du von überall aus Zugriff auf die Anwendung und deine Daten. Hinsichtlich eines Datenverlustes musst du dir keinerlei Sorgen machen, denn dank automatischer Backups durch den jeweiligen Anbieter gehören Datenverluste der Vergangenheit an.‍
• Rechteverwaltung für Angestellte: Einige Faktura Softwares haben eine sogenannte Rechteverwaltung integriert. Diese Zusatzfunktion macht vor allem dann Sinn, wenn auch deine Mitarbeiter mit der Software arbeiten sollen. Auch wenn du diesen zwar vertrauen kannst, sollten sie nicht unbedingt wichtige Einstellungen vornehmen können. Schnell sind Einstellungen vorgenommen, die ungewollte Folgen nach sich ziehen können. Eine integrierte Rechteverwaltung kommt hier genau richtig!‍
• Offene Schnittstelle in Form von API: Soll deine Faktura Software mit anderen Systemen zusammenarbeiten, dann ist eine offene Schnittstelle (API) äußerst sinnvoll. So kannst du zum Beispiel einen Onlineshop über die API mit deiner Rechnungssoftware verknüpfen. Jegliche Bestellungen in deinem Onlineshop erscheinen dann auch in deiner Faktura Software. Dort lassen sich die Bestellungen dann bequem weiter verarbeiten.

Faktura Mac: Die perfekte Lösung für alle kreativen Köpfe!

Überzeuge deine Kunden mit einem ansprechenden und individuellen Rechnungsdesign! Mit einem professionellen Rechnungsprogramm für Mac wie sevdesk kannst du deinen kreativen Ideen freien Lauf lassen. Du kannst nicht nur dein Layout und dein Logo, sondern auch jegliche Kontodaten und sonstige Firmendaten völlig frei definieren. Möchtest du mehr Kreativität in deine Rechnungen bringen und bist in Besitz eines Apple Computers, dann solltest du dich unbedingt nach einer Mac-Faktura-Software umschauen.