Abschlussbuchung

Was ist eine Abschlussbuchung?

Bei der Abschlussbuchung handelt es sich um eine Buchung, welche du nicht zu den ständig anfallenden Geschäftsvorfällen rechnen kannst. Die Abschlussbuchung hat in erster Linie die Aufgabe, dass aus einer bestimmten Anzahl von Abschlussbuchungen der Jahresabschluss deines Unternehmens hervorgeht. Dabei ist jedes Unternehmen, welches kaufmännisch handelt, zum Ende von einem Geschäftsjahr zu diesem Jahresabschluss verpflichtet.

Doch bevor es überhaupt so weit ist und ein Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen vorbereitende Abschlussbuchungen erfolgen. Erst wenn dies alles erledigt ist, kannst du dir die Abschlussbuchung GuV vornehmen und alle Abschlussbuchungen der Bilanz erstellen.

Was gehört zu den Abschlussbuchungen?

Zum Jahresabschluss erstellen gehört immer, dass du alle Salden von den Sachkonten in die GuV, also die Gewinn-und-Verlust-Rechnung bzw. in die Bilanz aufnimmst. Für die GuV kannst du auch einfach unsere kostenlose Gewinn- und Verlustrechnung Vorlage als Orientierunshilfe verwenden.

Das primäre Ziel ist dabei immer, dass du alle Geschäftsvorgänge, welche entweder bisher noch nicht erfasst oder nicht korrekt erfasst wurden, in deiner laufenden Buchhaltung richtigstellst. Dies gilt für die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Erst wenn du diese Aufgabe erledigt hast, sind auch alle deine Konten bereit für den Abschluss. Als Geschäftsvorfälle, welche du richtigstellen musst, gehören beispielsweise folgende Vorgänge:

• Differenzen in Bezug auf Menge und Wert zwischen dem Inventar und den Buchwerten deiner Bestandskonten.
• Die Bildung von Rückstellungen für Aufwendungen, bei denen du aber noch nicht weißt, wie hoch diese sein werden und zu welchem Zeitpunkt sie fällig sind.
• Die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten sowohl aktiv als auch passiv.
• Alle Unterkonten, welche auf die Hauptkonten zum Abschluss gebracht werden müssen.

Dabei haben diese vorbereitenden Abschlussbuchungen etwas Besonderes. Es ist ihr unternehmensinterner Bezug, was heißt, dass hier die Geschäftsvorfälle nicht wirklich auf echten Geschäftsvorfällen beruhen. Das heißt aber auch, dass du extra für die Abschlussbuchungen im Rechnungswesen Eigenbelege anfertigen musst. Auch hierfür gibt es online Eigenbeleg Vorlagen, die du kostenlos herunterladen kannst.

Nachfolgend für dich ein Überblick, was es mit dem Bestandskonto und dem Erfolgskonto auf sich hat. Aus diesen beiden Arten von Konten genierst du deine Bilanz.

Bestandskonto

Als Bestandskonto wird im Rechnungswesen das Konto bezeichnet, welches aus der Bilanz hervorgeht. Vom Bestandskonto gibt es mehrere Bestandskonten, welches alles Konten sind, die ihren Bezug auf Bestände in der Bilanz haben. Aus den Anfangswerten der Bestandskonten bildet sich die Eröffnungsbilanz und umgekehrt aus den Schlusswerten der Bestandskonten ergibt sich am Ende von einem Geschäftsjahr die Schlussbilanz. Die Bestandskonten werden auch Aktiv- oder Passiv-Konto genannt. Dies ist abhängig davon, ob sie in der Bilanz auf der Aktivseite oder der Passivseite zu finden sind.

Folgende Beispiele für Bestandskonten solltest du dir merken:

Erfolgskonto

Das Erfolgskonto bzw. die Erfolgskonten brauchst du, um darauf die Geschäftsvorfälle festzuhalten, welche mit dem Erfolg, also dem Gewinn und Verlust, deines Unternehmens in Zusammenhang stehen. Aus diesem Zusammenhang leitet sich auch der Name Erfolgskonto ab. Hier ist es allerdings so, dass die Schlusswerte der Erfolgskonten nicht direkt in die Bilanz einfließen. Vielmehr gehen sie den Umweg über die Konto von Gewinn und Verlust, also über das sogenannte GuV-Konto. Das Erfolgskonto wird auch unterteilt in Ertragskonto und Aufwandskonto. Das bedeutet aber auch, dass es für jede Art von Aufwand und für jede Art von Ertrag ein eigenes Erfolgskonto gibt. Erfolgskonten haben zu Beginn von einem Geschäftsjahr nie einen Anfangsbestand und starten immer bei null.

Folgende Beispiele für Erfolgskonten solltest du dir merken:

• Ertragskonten => Zinserträge, Umsatzerlöse
• Aufwandskonten => Steuern, Miete

Das Betriebsergebnis liefert dir das GuV-Konto und das Eigenkapital wird durch dieses beeinflusst. Da heißt, wenn am Jahresende ein Gewinn zu Buche steht, dann steigt das Eigenkapital und wenn ein Verlust zu Buche steht, dann sinkt das Eigenkapital. Klingt doch völlig logisch, oder?

Vorbereitende Abschlussbuchungen

Um am Ende deines Geschäftsjahres eine Schlussbilanz erstellen zu können, musst du alle Bestandskonten und Erfolgskonten zunächst einmal abschließen. Dazu sind einige der bereits weiter oben im Artikel beschriebene vorbereitende Abschlussbuchungen notwendig. Folgende Bereiche gehören zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen:

• Der Abschluss von Unterkonten auf die Hauptkonten. Beispielsweise kann dies der Abschluss von deinen Privatkonten auf das Eigenkapitalkonto sein.
• Es gehört die Buchung der Abschreibungen zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen.
• Einen weiteren Bereich stellt die Bildung von Rückstellungen dar.

Das mag jetzt zwar nach einer Riesenherausforderung klingen, ist es aber eigentlich gar nicht. Bei den meisten Abschlussbuchungen handelt es sich vielmehr nur um Umbuchungen. Unter anderem ist dies etwa bei den ganzen Unterkonten der Fall. Das hat den Grund, dass du diese Unterkonten nicht einfach in die Bilanz aufnehmen kannst, weil sie dort gar nicht vorkommen dürfen. Das bedeutet, dass du sie einfach über die übergeordneten Konten abschließen musst.

So führst du eine Abschlussbuchung durch

Bei den Abschlussbuchungen musst du im ersten Schritt alle Erfolgskonten abschließen. Dies geschieht über das GuV-Konto. Der Saldo aus dem GuV wird dann mit dem Eigenkapital verrechnet. Im nächsten Schritt musst du dann die Bestandskonten alle abschließen. Dies geschieht über das Schlussbilanzkonto, abgekürzt einfach SBK genannt. Ist dies erfolgt, also alle Ertragskonten und Aufwandskonten sind abgeschlossen, kannst du deine Schlussbilanz erstellen.

Abschlussbuchung der Bestandskonten

Bevor es an die Abschlussbuchung der Bestandskonten geht, musst du zunächst einmal diese Bestandskonten unterscheiden. Es gibt die aktiven Bestandskonten und es gibt die passiven Bestandskonten. Und diese beiden Arten musst du nun abschließen. In der doppelten Buchführung kommt das Schlussbilanzkonto zum Einsatz. Das EBK dient dazu, dass alle Endbestände bzw. alle Salden der Bestandskonten zusammengetragen werden können, um damit die Schlussbilanz zu erstellen. Wie du auch weißt, kommen die Anfangswerte in deine Eröffnungsbilanz und die Schlusswerte kommen in die Schlussbilanz.

Zu den absoluten Klassikern unter den aktiven Bestandskonten gehören schon immer Bank und Kasse. Es ist aber durchaus möglich, dass du hier, je nach Art von deinem Unternehmen, noch andere Konten hinzufügst. Dies können beispielsweise Vermögensgegenstände sein wie etwa Maschinen oder Fahrzeuge etc.

Abschlussbuchung aktives Bestandskonto

Um dir die Abschlussbuchung für deine Bestandskonten besser veranschaulichen zu können, musst du von folgendem Beispiel ausgehen. Du hast am Ende deines Geschäftsjahres eine Summe von 70.510 Euro an Aktiva. Im Klartext heißt das, dass du auf der Aktiv-Seite einen Haben-Saldo hast. Daraus ergeben sich folgende Tatsachen:

• Alle aktiven Bestandskonten stehen in der Bilanz immer auf der linken Seite. Das bedeutet, dass der Endbestand ein Haben-Saldo ist.
• Vom SBK werden alle Salden der Bestandskonten erfasst. Das bedeutet, dass der Bestand der Aktiv-Konten im Soll auf der linken Seite gebucht wird.

Aus dieser Tatsache ergibt sich für die Abschlussbuchung deiner Bestandskonten folgender Buchungssatz, und zwar immer:

Buchungssatz:

SBK an Aktives Bestandskonto

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Abschlussbuchung passives Bestandskonto

In diesem Fall wird es nun recht einfach, denn die Abschlussbuchung für ein passives Bestandskonto erfolgt genau in umgekehrter Reihenfolge. Auch hier wieder zur besseren Veranschaulichung ein Beispiel. Du hast am Ende vom Geschäftsjahr diesmal einen Betrag von 70.510 Euro an Passiva. Das bedeutet wiederum, dass du einen Soll-Saldo auf der Passiv-Seite hast. Daraus ergibt sich:

• Auf der rechten Seite der Bilanz stehen immer die passiven Bestandskonten. Der Endbestand weist einen Soll-Saldo aus und wird im Soll umgebucht.
• Vom SBK werden alle Salden der Bestandskonten erfasst. Das bedeutet, dass der Bestand der Passiv-Konten im Haben auf der rechten Seite gebucht wird.

Daraus ergibt sich für die Abschlussbuchung auf der linken Seite der Bilanz immer folgender Buchungssatz:

Buchungssatz:

Passives Bestandskonto an SBK

Abschlussbuchung der Erfolgskonten

Kommen wir nun zur Abschlussbuchung für die Erfolgskonten. Vielleicht erinnerst du dich daran, dass diese Erfolgskonten in die Ertragskonten und die Aufwandskonten unterteilt werden. Um die Ertragskonten abzuschließen, gehen wir zum besseren Verständnis wieder von einem Beispiel aus.

Du warst im vergangenen Jahr mit deinem Unternehmen sehr erfolgreich und hast richtig gut Umsatz gemacht. Aus diesem Grund weist dein Ertragskonto für Umsatzerlöse dort einen Saldo von 250.000 Euro am Jahresende aus. Diesen Saldo musst du bei deinem Jahresabschluss auf das Konto von GuV buchen.

• Das Konto für Umsatzerlöse ist ein Erfolgskonto. Du findest den Saldo deshalb im Soll, also auf der linken Seite deiner Bilanz.
• Ebenfalls auf der rechten Seite findest du das GuV-Konto. Dies bedeutet, dass alle Zugänge im Haben, also auf der rechten Seite gebucht werden.

Dein Buchungssatz lautet deshalb wie folgt:

Buchungssatz:

Saldo Umsatzerlöse 250.000 Euro (-Soll) an GuV 250.000 Euro (+Haben)

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Wenn du die Erfolgskonten abschließen willst, musst du neben den Ertragskonten auch die Aufwandskonten abschließen. Es ist ja schließlich sehr wahrscheinlich, dass du in diesem abgelaufenen Geschäftsjahr auch Kosten gehabt hast. Erfasst werden diese auf den Aufwandskonten und am Jahresende wird der Saldo ebenfalls auf dem GuV-Konto verbucht. Auch hier für das bessere Verständnis wieder ein Beispiel.

Um auch wirklich erfolgreich zu sein, musstest du in diesem Jahr 110.000 Euro an Materialkosten, 40.000 Euro an Mietkosten und 70.000 Euro an Personalkosten verbuchen. Aus diesen Kosten ergibt sich ein Saldo in Höhe von 220.000 Euro, den du beim Jahresabschluss auch auf das Konto von GuV verbuchst.

• Auf der linken Seite stehen die Aufwandskonten. Das bedeutet, dass ihr Saldo im Haben auf der rechten Seite steht.
• Ganz rechts in der Bilanz ist das GuV-Konto zu finden. Das bedeutet, dass alle Abgänge im Soll auf der linken Seite gebucht werden.

Dein Buchungssatz lautet deshalb wie folgt:

Buchungssatz:

GuV 220.000 Euro (-Soll) an Saldo Aufwand 220.000 Euro (+Haben)

Erstellung der Schlussbilanz

Wenn das Hauptbuch abgeschlossen wird, geht aus diesem Abschluss die Schlussbilanz hervor. Doch bevor du die Schlussbilanz überhaupt erstellen kannst, müssen von dir alle Sachkonten, also die Bestandskonten und die Erfolgskonten geschlossen sein. Wie oben erwähnt, musst du deine Erfolgskonten über das Konto für GuV, sprich das Gewinn- und Verlustkonto abschließen. Es ist durchaus möglich, dass du gewisse Differenzen zwischen dem Inventar und den Buchwerten hast. Ist dies der Fall, so musst du die Buchwerte entsprechend anpassen.

Im Anschluss musst du den Saldo von deinem Erfolgskonto mit dem Eigenkapital verrechnen. Die Abschlussbuchungen SBK, auch Schlussbilanzkonto genannt, dient dir zum Abschluss deiner aktiven und passiven Bestandskonten. Du musst aber beachten, dass du Konten, welche keinen Saldo aufweisen, weder in das SBK noch in das GuV-Konto aufnehmen kannst.

Die Werte für deine Schlussbilanz entnimmst du anschließend aus dem Schlussbilanzkonto. Es ist aber nicht zwingend selbstverständlich, dass die Werte aus dem SBK und der Schlussbilanz auch identisch sind. Das darf dich nicht irritieren, sollte das der Fall sein. Das lässt sich auch recht einfach erklären.

• Aufbau vom SBK in der Regel formfrei nach betrieblichen und abrechnungstechnischen Aspekten.
• In der Schlussbilanz müssen nach § 266 HGB Form- und Gliederungsvorschriften eingehalten werden, welche vom Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben sind.

Jahresabschluss

Sind alle Abschlussbuchungen vorgenommen, kann der Jahresabschluss in Angriff genommen werden. Das heißt, die Abschlussbuchung GuV ist erfolgt und auch alle anderen Abschlussbuchungen für die Bilanz. Nach erfolgten Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss werden bei diesem Abschluss GuV und Bilanz zusammengefasst. Idealerweise machst du diesen Jahresabschluss zusammen mit deinem Steuerberater, solltest du diese Aufgabe ohnehin nicht schon ihm allein überlassen.

Tipp!

Um Zeit und Kosten zu sparen, lohnt es sich eine Jahresabschluss Software zu nutzen. Dank des integrierten DATEV-Exports, kannst du sogar gemeinsam mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten!

• Bist du Inhaber einer Kapitalgesellschaft, gibt es für dich in Bezug auf den Jahresabschluss noch etwas zu beachten. In diesem Fall musst du auch noch einen Anhang hinzufügen. Dies ist in den §§ 284 bis 288 HGB so geregelt und beschrieben.
• Auch börsennotierte Unternehmen haben in Bezug auf den Jahresabschluss Regelungen zu beachten. Zusätzlich zum Jahresabschluss brauchst du noch eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel.
• Mittelgroße und große Unternehmen müssen neben Jahresabschluss auch noch einen Lagebericht einreichen. In diesem sind die tatsächlichen Zahlen sowie Prognosen und Planwerte enthalten.

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Egal um welchen Jahresabschluss es handelt, so muss noch eine sogenannte Vollständigkeitserklärung hinzugefügt werden. Geregelt ist dies in § 4 Abs. 3 EStG. Diese Erklärung betrifft deinen Steuerberater, denn damit erklärt er, dass er seinen Job auch ordnungsgemäß erledigt hat.

Beachten musst du auf jeden Fall auch die Fristen für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses nach der Offenlegungspflicht. Diese Fristen sind vom Gesetzgeber geregelt und lauten wie folgt:

• Einzelkaufleute haben eine Frist von sechs bis neun Monaten.
• Kleinst- und Kleinkapitalgesellschaften haben eine Frist von sechs Monaten.
• Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften haben eine Frist von drei Monaten zu beachten.

Fazit

Bei einer Abschlussbuchung handelt es sich um eine Buchung, welche nicht zu den laufenden Geschäftsvorfällen gehört. Aus einer Abschlussbuchung geht immer der Jahresabschluss hervor. Diesen Jahresabschluss muss jedes Unternehmen erstellen, welches kaufmännisch handelt. Der Jahresabschluss kann nur dann erstellt werden, wenn es auch die vorbereitende Abschlussbuchung gibt. Die vorbereitende Abschlussbuchung ist notwendig, damit es nur noch Konten gibt, bei denen die Salden auf das GuV-Konto oder auf das Schlussbilanzkonto übertragen werden müssen. Das bedeutet, dass es neben den Abschlussbuchungen für die Bilanz auch beispielsweise die Abschlussbuchung GuV gibt.