Rückstellungen buchen – Die verschiedenen Arten & ihre Buchung

Als Selbständiger bist du gehalten, zum Jahresende deine Buchhaltung auf den aktuellen Stand zu bringen. Ein wichtiger Bestandteil deines Jahresabschlusses sind die Rückstellungen nach Steuerrecht. Sie verringern deinen steuerpflichtigen Gewinn, müssen aber zu einem späteren Zeitpunkt steuerwirksam aufgelöst werden. Was also musst du rund um das Thema Rückstellungen buchen und auflösen wissen?

Das erwartet dich heute

Definition: Was sind Rückstellungen?

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, deren Höhe oder Zeitpunkt du zum Jahresende nicht sicher bestimmen kannst. Du bildest sie, um eine eventuelle spätere Verbindlichkeit in deiner Buchhaltung vorwegzunehmen. Aufgrund der Unbekanntheit der Höhe und der Fälligkeit, ist die Bewertung der Rückstellungen in der Bilanz nicht klar definierbar.

Anschauliches Beispiel

Es handelt sich bei einer Rückstellung also um eine Buchung aus einem Geschäftsvorfall, der seinen Ursprung im zurückliegenden Geschäftsjahr hat. Ein typisches Beispiel für die Bildung einer Rückstellung ist eine Rechnung von einem Lieferanten, der für dich eine Leistung erbracht hat und die Rechnung dazu noch nicht gestellt hat. Auch ein fehlendes Gerichtsurteil kann Ursache für die Bildung einer Rückstellung sein. Sehr häufig werden Rückstellungen gebildet, wenn eine Steuerzahlung zu erwarten ist.

In der Bilanz gehören Rückstellungen zum Fremdkapital. Sie werden auf der Passivseite gebucht und reduzieren im Jahr der Bildung deinen steuerpflichtigen Gewinn.

Rückstellungen buchen
Rückstellungen stehen auf der Passivseite

Rückstellungen vs. Rücklagen

Nicht zu verwechseln sind Rückstellungen mit den Rücklagen. Sie stehen auf der Aktivseite deiner Bilanz und sind als finanzielle Reserven für unvorhergesehene Ereignisse gedacht. Rücklagen sind also im Prinzip so etwas wie Eigenkapital, dessen Verwendung an einen bestimmten Zweck gebunden ist.

Rückstellungen buchen: Wie funktioniert das?

Eine wichtige Voraussetzung für die Bildung einer Rückstellung ist, dass die Verbindlichkeit zum Zeitpunkt des Bilanzstichtags bereits abzusehen ist!

Rückstellungen werden netto gebucht, das bedeutet, sie werden ohne Umsatzsteuer angesetzt. Bei der Berechnung der Höhe bist du verpflichtet, eine Schätzung abzugeben. Nach § 253 des Handelsgesetzbuchs (HGB) musst du dabei nach bestem Wissen und Gewissen vorgehen. Das heißt, du musst mit der gebotenen kaufmännischen Vorsicht schätzen. Deine Schätzung ist ordnungsgemäß und fundiert herzuleiten. Dabei darfst du dich auf Erfahrungswerte berufen. Im Idealfall hebst du deine Grundlagen für die Berechnung bei deinen Unterlagen zum Jahresabschluss auf. Das erleichtert dir die Arbeit, wenn eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ansteht.

Wie du bereits weißt, steht eine Rückstellung auf der Passivseite deiner Bilanz. Sie entspricht einer Verbindlichkeit und gehört deshalb nicht zum Vermögen deiner Firma. Der geschätzte Betrag wird auf dem Aufwandskonto im Soll gebucht, auf dem Rückstellungskonto dagegen im Haben.

Rückstellungen werden grundsätzlich mit 5,5 % abgezinst (vgl. § 6 Abs. 1 Nr. 3 und 3a EStG). Es gibt jedoch ein paar wenige Ausnahmen, in denen die Abzinsung unterbleibt.

Wie löst man Rückstellungen auf?

Du darfst eine Rückstellung auflösen, sobald die Verbindlichkeit in ihrer Höhe genau bekannt ist oder wenn der Grund für die Bildung der Rückstellung entfällt. In diesem Fall besteht auch deine Verbindlichkeit nicht mehr. Da du Rückstellung in ihrer Höhe geschätzt hast, können vier verschiedene Szenarien bei der Auflösung eintreten:

1. Falls die Rückstellung höher ist als die Verbindlichkeit, muss du die Differenz als betrieblichen Ertrag ansetzen. Dadurch erhöht sich dein steuerpflichtiger Gewinn.

2. Ist die Verbindlichkeit höher als die gebildete Rückstellung, musst du die Differenz aus deinen Einnahmen des laufenden Geschäftsjahres zahlen. Diese Differenz entspricht einem betrieblichen Aufwand und kommt dadurch einem Verlust gleich.

3. Sofern du die Rückstellung richtig geschätzt hast und sie der tatsächlichen Verbindlichkeit entspricht, wirkt sich die Rückstellungsauflösung erfolgsneutral aus. Dir entsteht weder ein Gewinn noch ein Verlust.

4. Falls der Grund für die Rückstellung entfällt, ergibt sich daraus keinerlei Aufwand. Die Rückstellung wird dann in voller Höhe als betrieblicher Ertrag verbucht und ist zu versteuern.

Achtung!

Als Unternehmer ist es wichtig, dass du dich im Rechnungswesen bestens auskennst, wenn du langfrisitg Erfolg haben willst.

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Welche Arten von Rückstellungen gibt es?

Rückstellungen unterscheidet man nach:

  • Steuerrückstellungen
  • Pensionsrückstellungen
  • Sonstigen Rückstellungen

Was sich darunter im Detail verbirgt, erfährst du in den nächsten Absätzen.

Steuerrückstellungen decken Steuernachzahlungen ab

  • Zu den häufigsten Rückstellungen gehören ausstehende Steuerzahlungen. Steuerrückstellungen beziehen sich auf das vergangene Geschäftsjahr, die Höhe der Zahlung ist unbekannt. Typische Steuerrückstellungen sind Zahlungen für Gewerbesteuer oder für Körperschaftssteuer.
  • Eine Rückstellung für Gewerbesteuer kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn sich dein Geschäft in diesem Jahr sehr gut entwickelt hat und du deshalb zu wenig Gewerbesteuer bezahlt hast. Das Finanzamt wird im kommenden Jahr eine Nachzahlung der Gewerbesteuer von dir verlangen. Um finanziell dafür gerüstet zu sein, bildest du eine Rückstellung.
  • Eine Rückstellung ist eine Verbindlichkeit, sie steht in deiner Bilanz deshalb auf der rechten Seite. Die Bildung einer Steuerrückstellung wird auf dem Aufwandskonto im Soll gebucht, auf dem Rückstellungskonto im Haben. Der Buchungssatz lautet deshalb: Steueraufwand an Steuerrückstellung.
  • Sobald der Steuerbescheid für die Gewerbesteuer vorliegt, löst du die Rückstellung auf. Deine bis dahin unbekannte Verbindlichkeit steht nun in der konkreten Höhe fest. Übersteigt die Steuerschuld deine Rückstellung, entsteht wieder ein betrieblicher Aufwand. Hast du die Steuernachzahlung in der Höhe richtig geschätzt, machst du weder einen Gewinn noch einen Verlust. Die Auflösung der Rückstellung ist erfolgsneutral. War die Schätzung deiner Rückstellung höher als die Steuernachzahlung, entspricht die Differenz einem betrieblichen Ertrag, den du im laufenden Jahr versteuern musst.

Pensionsrückstellungen gehören zu den höchsten Rückstellungen

Pensionsrückstellungen entstehen aus einer abgeschlossenen betrieblichen Altersvorsorge, die das Unternehmen an die Mitarbeiter zahlt. Sie können abhängig von der Zahl der Mitarbeiter und den individuellen Konditionen eine erhebliche Größenordnung ausmachen. Das heißt, dass sich sowohl die Bildung als auch die spätere Auflösung maßgeblich auf den Gewinn auswirken kann, wobei diese Auswirkungen positiv und negativ sein können. Für das Unternehmen kann sich bei der Auslösung wiederum ein enormer zusätzlicher Aufwand ergeben, der einem Verlust entspricht. Es kann aber auch ein großer steuerpflichtiger Gewinn entstehen, der die Steuerzahlung im laufenden Jahr immens in die Höhe treibt.

Sonstige Rückstellungen sind vielfältiger Natur

Die Sonstigen Rückstellungen umfassen alle Rückstellungen, die nicht Teil der Steuer- oder Pensionsrückstellungen sind. Darunter fallen:

  • Drohverlustrückstellungen: Drohverlustrückstellungen werden für Geschäftsvorfälle gebildet, die zu einem Verlust aus einem schwebenden Geschäft führen können. Das sind Geschäfte, die von beiden Vertragspartnern bisher nicht unterzeichnet wurden. Eine Rückstellung für Drohverluste wird nur in der Handelsbilanz angegeben, aber nicht in der Steuerbilanz. So schreibt es das Einkommenssteuergesetz im Paragraphen 5 Abs. 4a vor.
  • Garantierückstellungen: Garantierückstellungen werden für unbekannte Gewährleistungsansprüche gebildet, die ein Vertragspartner gegen dich geltend macht. Zum heutigen Zeitpunkt kannst du diesen Anspruch noch nicht abschätzen, dir ist also lediglich bekannt, dass er besteht und eingefordert werden könnte. Außerdem darfst du Rückstellungen für eine Gewährleistung bilden, für die es keine rechtlich verpflichtende Grundlage gibt. Wenn sich abzeichnet, dass du im kommenden Jahr für eine Gewährleistung aufkommen musst, bist du nach den Grundsätzen der vorsichtigen Geschäftsführung berechtigt, eine Rückstellung in angemessener Höhe dafür zu bilden.
  • Prozesskostenrückstellungen: Zu den Prozesskostenrückstellungen gehören Verluste, die aus einem bis zu diesem Zeitpunkt schwebenden Gerichtsverfahren entstehen. Dabei handelt es sich um Verfahren, zu denen bisher noch kein Urteil gesprochen wurde und die deshalb eine ungewisse Verbindlichkeit nach sich ziehen können. Prozesskostenrückstellungen betreffen dich nur, wenn ein Gerichtsverfahren mit ungewissem Ausgang läuft, das dein Unternehmen direkt betrifft.
  • Aufwandsrückstellungen: Aufwandsrückstellungen beziehen sich auf die Instandhaltung eines Gebäudes, das deinem Unternehmen gehört. Wenn du im laufenden Geschäftsjahr eine Instandhaltung unterlässt und sie im kommenden Jahr innerhalb der ersten drei Monate nachholst oder wenn du eine Abraumbeseitigung aus dem laufenden Jahr in das folgende Jahr verschiebst, darfst du dafür eine Aufwandsrückstellung bilden. Auch anstehende Reparaturen an der Immobilie fallen unter die Aufwandsrückstellungen. Kannst du heute schon absehen, dass du Anfang des kommenden Jahres eine Reparatur an deinem Gebäude durchzuführen hast, darfst du dafür eine Rückstellung buchen.
  • Rückstellungen für Aufbewahrungspflichten: Auch Aufbewahrungspflichten für schriftliche oder digitale Unterlagen über deine Geschäftsvorfälle können die Bildung einer Rückstellung begründen. Das ist der Fall, wenn du Rückstellungen für die Erstellung deines Jahresabschlusses durch einen Steuerberater bildest oder wenn die Aufbewahrung von Unterlagen kostenpflichtig wird. Die Höhe der Aufwendungen kannst du zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses häufig noch nicht zuverlässig schätzen, deshalb darfst du dafür eine Rückstellung bilden.

Wie wirken sich Rückstellungen aus?

Rückstellungen können sich auf die Liquidität und auf die Bilanz deiner Firma auswirken.

Liquidität

Für die Liquidität deines Unternehmens haben sie zum Zeitpunkt der Bildung keine unmittelbare Konsequenz. Deine Bestände an Bargeld und Bankguthaben bleiben prinzipiell in voller Höhe erhalten, wenn du Rückstellungen bildest. Da es sich allerdings um mögliche Verbindlichkeiten handelt, musst du natürlich damit rechnen, dass dir im folgenden Jahr entsprechende Ausgaben entstehen, die deine Liquidität dann tatsächlich vermindern.

Bilanz

In der Bilanz steht das Vermögen deines Unternehmens auf der linken Seite. Das Vermögen untergliedert sich in das Anlage– und Umlaufvermögen. Auf der rechten Seite deiner Bilanz findest du dein Eigen- und dein Fremdkapital sowie die Verbindlichkeiten. Rückstellungen stellen ein Aufwand für dein Unternehmen dar, sie verringern deinen Gewinn. Sie stehen wie alle Verbindlichkeiten auf der rechten Seite der Bilanz.

Bei der Bilanz ist außerdem die Handels- von der Steuerbilanz zu unterscheiden. Nicht alle Positionen aus der Handelsbilanz darfst du in unveränderter Höhe in die Steuerbilanz aufnehmen. In der Steuerbilanz darf zum Beispiel eine Rückstellung für Drohverluste nicht aufgeführt werden. Auch bei der Verzinsung von langfristigen Rückstellungen gelten für die Handelsbilanz andere Vorgaben als für die Steuerbilanz. Wenn du hier unsicher bist, lohnt es sich, einen Steuerberater mit der Thematik zu befassen, damit dir keine Fehler unterlaufen, die später zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen können.

Nadine Müller

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