T-Konten

T-Konto: Eine gängige Methode

Geschäfte nehmen grundsätzlich Einfluss auf die Positionen in der Bilanz. In jedem Unternehmen wird Tag für Tag mit den sogenannten Geschäftsfällen hantiert. Um nicht den Überblick zu verlieren, wird jede einzelne Position bei der Buchführung zunächst einem Konto zugewiesen. Das gelingt mit dem T-Konto.

Im Grunde sind T-Konten vereinfachte Darstellungen von Kontenplänen (zwei Spalten) aus der doppelten Buchführung. Über 700 Jahre wurde diese Art des Buchungsvorganges von Unternehmern angewendet. Jetzt, im EDV-Zeitalter, haben elektronische Systeme das T-Konto auf Papier abgelöst. Manuelle Eintragungen auf den T-Konten wurden dabei durch den Buchungssatz ersetzt. Allerdings ist die Gültigkeit dieser Logik geblieben. Diese musst Du als Selbstständiger kennen, weil diese Arbeitsmethode die Grundlage aller Buchhalter, Steuerfachwirte und Wirtschaftsprüfer ist.

Häufig ist es so, dass schwierige Buchungsfälle nur mit Hilfe der T-Konto-Methode zuverlässig bearbeitet werden können. Wenn Du also zum ersten Mal mit Buchungen zu tun hast, kannst Du auf das T-Konto als gängige Methode zurückgreifen. Auf diese Weise behältst Du den Überblick und kannst dabei alle Buchungsvorgänge zu Soll und Haben üben.

Aufbau und Führung eines T-Kontos

Ein T-Konto heißt so, weil es grafisch wie ein „T“ aussieht:
Es besteht aus zwei Spalten (hier werden Einträge gemacht, die Soll und Haben dokumentieren) und einer Überdachung (Beschriftung/Bezeichnung des Kontos).

Bei einem einfachen T-Konto werden die Bezeichnungen für die Geschäftsfälle gemeinsam mit dem jeweiligen Betrag in die Spalten eingefügt. Links trägst Du die Sollbeträge ein, rechts die Haben-Beträge. So sind Forderungen und Schulden übersichtlich gegliedert.
Grundsätzlich buchst Du dabei auf zwei unterschiedlichen Seiten. Dabei ändert sich stets links die Soll-Position und rechts die Haben-Position. Niemals verändert sich nur eine der beiden Seiten.

Für jede Aktivposition wird ein Aktivkonto, für jede Passivposition ein Passivkonto eingerichtet. Bei der doppelten Buchführung sind erweiterte Kontoblätter notwendig. Hier steht links noch eine weitere Spalte, die den jeweiligen Geschäftsfall beschreibt.

Auflösung der Bilanz in T-Konten

Im Grunde lässt sich jede Transaktion, die Du tätigst, als Bilanzveränderung darstellen. Die einzelnen Positionen Deiner Bilanz ändern sich im laufenden Geschäftsjahr kontinuierlich. Die Dokumentation dieser Bestandsveränderungen wird jedoch nicht in der Bilanz aufgezeigt, sondern in Konten aufgelöst. Diese Bestände führen die Kapitalposten und Vermögensposten der Bilanz fort. Deshalb werden sie Bestandskonten genannt. Unterschieden werden aktive und passive Bestandskosten. Am Ende des Geschäftsjahres musst Du dann den neuen Endstand ermitteln. Deshalb musst Du jeder Position Deiner Bilanz ein Konto zuordnen und den entsprechenden Wert der Bilanzposition dort übertragen.

Konten können zum Beispiel sein:

• Bank
• Kasse
• Verbindlichkeiten
• Maschinen
• Forderungen‍

Zu Beginn des Geschäftsjahres musst Du für jede Bilanzposition ein eigenes Buchungskonto einrichten und den Anfangsbestand festhalten (Eröffnungsbilanzkonto). Im Laufe des Jahres müssen dann alle damit in Verbindung stehenden Geschäftsvorfälle in den T-Konten notiert werden. In großen Unternehmen werden die Buchungskonten dabei in Unterkonten umgewandelt, die sich wiederum auf das Oberkonto beziehen. Zum Jahresende werden die Schlusswerte zunächst auf das übergeordnete Konto, von dort aus in das Inventar und schließlich in die Bilanz übertragen.

Auflösung der Bilanz in T-Konten: Beispiel

Noch einmal kurz zusammengefasst: Jede Buchung bei einem Geschäftsvorfall braucht also mindestens ein Soll- und ein Habenkonto.
Zur Veranschaulichung kannst du dir vorstellen, dass du 10 Kilo Kartoffeln kaufst. Das Konto, das davon berührt wird, ist das Konto „Vorräte“.

Du kaufst also 10 Kilo Kartoffeln für 30 Euro. Verkaufst du davon wiederum 5 Kilo (Wert 15 Euro), sieht dein Konto folgendermaßen aus:
Auf der Sollseite trägst du „Kartoffeln 30 Euro“ ein. Die verkauften 5 Kilo schreibst du auf die Haben-Seite. Allerdings – aufgepasst – zählt hier nicht die Menge, sondern der Wert: Eintragen musst du also „Kartoffeln 15 Euro.
Jetzt musst du die größere Seite zusammenzählen (Soll-Seite). Diese 30 Euro überträgst du auf die Haben-Seite und berechnest die Differenz:
30€ – 15€ = 15€
Das ist dein Saldo. Also das, was auf deinem Konto ist.

T-Konto Vorlage

Mit T-Konten lassen sich Buchungen leicht veranschaulichen. Früher oder später wirst du wahrscheinlich eine Vorlage für T-Konten benötigen – oder dir die Sachlage genau vor Augen führen zu können. Doch es ist zu umständlich, jedes Mal zu Stift und Lineal zu greifen. Im Schreibwarengeschäft kannst du entsprechende Blöcke kaufen. Besser ist vielleicht, im Netz nach entsprechenden Musterformularen zu suchen. Im Internet gibt es jede Menge Vorlagen in verschiedenen Formaten, die du dir ausdrucken kannst.

T-Konto Vorlage: Word

Du kannst Dir kostenfrei PDF-Vorlagen einfach ausdrucken oder zunächst an deinem PC ausfüllen, um sie anschließend mit deinen individuellen Inhalten auszudrucken.

T-Konto Vorlage Excel

Excel-Vorlagen für T-Konten gibt es ebenfalls mit und ohne Funktion der automatischen Saldenerstellung.

T-Konten: Grundsätze

Es gibt drei Grundsätze, die Du in Bezug auf T-Konten verinnerlichen solltest. Die Logik dieses Prinzips steht auf drei Säulen:

• T-Konto: Betrifft mindestens zwei Konten
• Es gibt mindestens eine Soll- und eine Habenbuchung
• Der Buchungssatz lautet immer Soll an Haben

Grundsatz 1: Betrifft immer mindestens zwei Konten

Es gibt keinen einzigen Geschäftsvorfall, der sich nur auf die Soll- oder die Haben-Seite der Konten auswirkt. Ein T-Konto betrifft also mindestens zwei Konten. Hier ein Beispiel, das diesen Grundsatz veranschaulicht:

Wenn Du Kartoffeln in bar kaufst, ist einerseits das Konto „Vorräte“ und andererseits das Konto „Kasse“ im Spiel. Denn das Konto „Kasse“ verändert sich, weil Du die Kartoffeln bar bezahlst.

Grundsatz 2: Es gibt mindestens immer eine Soll- und eine Habenbuchung

Die betroffenen Konten werden immer auf unterschiedliche Seiten gebucht, ein Konto verändert sich im Soll, das andere im Haben. Auch diesen Grundsatz wollen wir Dir mit dem Kartoffel-Beispiel veranschaulichen:

Es findet eine Sollbuchung statt, und zwar in dem Moment, in dem Du die Kartoffeln kaufst. Warum? Das Konto „Vorräte“ ist ein Aktivkonto, in dem die Vorgänge im Soll gebucht werden. Genauso ist auch das Kassenkonto ein Aktivkonto.

Grundsatz 3: Der Buchungssatz lautet Soll an Haben

Kommen wir zurück zu unseren Kartoffeln:

Wenn Du zehn Kilo Kartoffeln (3 Euro pro Kilo) kaufst, wäre der Betrag der Sollbuchung 30 Euro (der Wert Deiner Vorräte steigt um diesen Betrag im Soll des entsprechenden Kontos). Andererseits sinkt der Wert des Kassenkontos um ebenfalls 30 Euro (der Barbestand in deiner Kasse sinkt um diesen Betrag im Haben des entsprechenden Kontos). Also sind die Beträge (Sollbuchung und Habenbuchung) gleich hoch.

Wie buche ich richtig?

Einen Buchungssatz buchen

Was Du wissen musst – die generelle Formulierung eines Buchungssatzes heißt „Soll an Haben“.
Das bedeutet, dass alle Konten mit dem im Soll bebuchten Wert vor dem Wort „an“ aufgelistet werden. Bei der Habenseite stehen alle Konten nach dem Wort „an“.

Beispiel: Buchungssatz buchen

Wenn Du also aus der Firmenkasse eine Bareinzahlung in Höhe von 100 Euro auf Dein Firmenkonto buchen willst, würde der Buchungssatz lauten:

1. Bank 100 Euro an Kasse 100 Euro.

• Beim T-Konto Kasse musst Du den Betrag über 100 Euro rechts auf der Haben-Seite eintragen (1. 100,-) was den Zugang signalisiert.
• Beim T-Konto Bank stehen die 100 Euro dann links auf der Soll-Seite (1. 100,-) was den Abgang aufzeigt.

Grundlegende Buchungssätze

Erfolgsunwirksame Buchungen

Bei den sogenannten erfolgsunwirksamen Buchungen verändert sich der Jahresüberschuss der Firma nicht: Es werden nur die Bestandskonten bebucht. Häufig steht die Form der Buchung in Zusammenhang mit Investitionen oder auch mit Transfers von Geldern (Bank an Kasse). Die Rede ist hier auch von einem sogenannten Aktiv-Aktiv-Tausch oder auch Aktivtausch. Bei Umfinanzierungen(Umwandlung von kurzfristigen in langfristige Schulden) kommt wiederum häufig der Passiv-Passiv-Tausch zur Anwendung.

Erfolgswirksame Buchungen

Anders bei den sogenannten erfolgswirksamen Buchungen. Hier wird der Jahresüberschuss berührt, denn es werden neben den Bestandskonten auch Aufwandskonten oder auch Ertragskonten bebucht. Zum Einsatz kommt diese Form der Buchung oft bei dem Verkauf von Gütern, aber auch bei Rohstoffeinkäufen oder anderen Leistungen (zum Beispiel Telefon, Energie oder Medien). Bei diesen Buchungen wird der Jahresüberschuss beeinflusst, weil Bestandskonten sowie Ertrags- und Aufwandskonten bebucht werden.

Buchungen mit Umsatzsteuer oder Vorsteuer

Wie Du weißt, wird der Mehrwert einer Firma versteuert. Ein Mehrwert kommt beispielsweise dann zustande, wenn ein Rohstoff zu einem neuen Produkt weiterverarbeitet wird. Das kann Eisenerz sein, das zu Stahl verarbeitet wird, Kartoffeln, die zu Pommes verarbeitet oder Baumwolle, aus denen Kleidungsstücken gefertigt werden.

Jeder Selbstständige muss den Mehrwert, den er geschaffen hat, besteuern. In diesen Fällen der Veredelung (Rohstoff-Produkt) kann die Höhe der Steuer um die Steuer der vorherigen Stufe des Produkts steuergemindert abgezogen werden. Diese Vorsteuer muss im Unternehmen auf dem sogenannten Vorsteuer-Konto erfasst werden. Am Ende des Geschäftsjahres wird dieser Betrag dann mit der Umsatzsteuer verrechnet.

Buchung von Anlagevermögen

Hier handelt es sich um eine Darstellung von Positionen, die in Verbindung mit einem Ankauf einer Anlage stehen. Fast immer handelt es sich um einen Aktiv-Aktiv-Tausch (Barkauf etc.) oder auch, wie etwa bei einer Finanzierung, um eine sogenannte Aktiv-Passiv-Mehrung. Auswirkung auf die Bilanz:

Auf der Aktiv-Seite erhöht sich hier der Bereich des Anlagevermögens. Geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, können im Anschaffungsjahr komplett als Betriebsausgabe gelistet werden, wenn sie nicht teurer als 150 Euro waren. Ein separates Konto ist hier also nicht nötig.

Bei Beträgen von 150 bis 410 Euro kannst Du entweder das GWG-Prinzip anwenden und es dann im Kaufjahr voll abschreiben – oder Du erstellst eine Position Sammelposten (bis 1000 Euro) und schreibst die Anschaffungen dann über fünf Jahre ab. Die Buchung von Abschreibungen auf Sachanlagen zählt zu den zahlungsunwirksamen Posten, die den Gewinn des Unternehmens reduzieren. GWG werden genauso gebucht (Sofortabschreibung oder Sammelposten).

Ein weiteres Buchungskonto in Zusammenhang mit Anlage-Käufen kann das „Verkauf von Anlagen“-Konto sein. Darin werden die jeweiligen Buchungssätze der Anlageverkäufe aufgelistet (entweder zum Buchwert, unter dem Buchwert oder über dem Buchwert). Eine Anlage kann für Dich entweder ein Ertrag oder ein Verlust bedeuten.

Buchen von Wareneinkäufen und Verkäufen

• Bei Einkäufen: Das angegebene Wareneingangskonto musst Du gegen das jeweilige Aufwandskonto tauschen, wenn es sich um Vorratsbuchungen handelt.
• Bei Verkäufen: Hier musst Du das jeweilige Forderungskonto gegen ein Kassenkonto ersetzen.

T-Konten abschließen

Was musst Du nun in die Soll-, und was in die Habenseite eintragen? Zunächst lassen sich die Bestandskonten (am Ende der Bilanz) in Aktiv- und Passivkonten gliedern. Bei den Konten zur Vermögensverwendung (Aktivkonten) musst Du die Anfangsbestände und Zugänge auf der Soll-Seite eintragen. Die Abgänge notierst Du auf der Haben-Seite. Bei Passivkonten ist es andersherum. Die Abgänge werden auf der Soll-Seite eingetragen und Zugänge/Anfangsbestände auf der Haben-Seite.

Buchung an das GuV-Konto

Auf dem sogenannten GuV-Konto (Gewinn und Verlust) musst Du schließlich Deine Erfolgskonten abschließen. Hierzu werden auf der linken Seite (Soll) Deine Aufwandskonten verbucht. Die Ertragskonten stehen auf der rechten Seite im Haben. Das GuV-Konto nennt man auch „Unterkonto des Eigenkapitals“, weil es auf dieses Konto maßgeblichen Einfluss hat. Ein Gewinn ergibt sich, wenn die Erträge höher waren als Deine Aufwendungen – das Eigenkapital erhöht sich. Bei einem Verlust verringert es sich.

Der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan

In der Buchführung gibt es viele Konten und Unterkonten, die alle Diese müssen geordnet und bezeichnet werden müssen. Dazu dient der Kontorahmen. Er ist ein vorgegebenes Ordnungssystem für alle Konten der Buchführung. Der Unterschied zum Kontoplan: Während der Kontorahmen normalerweise für eine Branche oder einen Wirtschaftsbereich als Grundgliederung festgelegt ist, beschreibt ein Kontenplan die jeweiligen Anteile, die sich ein Unternehmen aus den jeweiligen Rahmen zunutze macht. Beim Kontenplan wählst Du also die Konten aus einem Rahmen, die zu Deinem Betrieb passen.