§ 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)

Worum geht es in § 147 AO?

In diesem Paragrafen der Abgabenordnung wird geregelt, welche Unterlagen und Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Solche Fristen sind sowohl im Handelsrecht (HGB) als auch im Steuerrecht (AO, UstG) geregelt. In § 147 AO werden vor allem die Fristen für alle Bücher und Aufzeichnungen beschrieben, die für die Besteuerung relevant sind.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Unterlagen, Verträge, Geschäftsbriefe, Steuerunterlagen, Urkunden und andere Dokumente, müssen irgendwo archiviert werden, wo sie im Bedarfsfall schnell auffindbar sind. Im Geschäftsleben sind das hauptsächlich wichtige Verträge und Rechnungen oder Belege, die später als Nachweise für das Finanzamt wichtig sind.

Die Aufbewahrungspflicht regelt, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Dabei gibt es unterschiedliche lange Fristen, die von der Art der Dokumente abhängen. Auch die Art der Archivierung (Papier oder E-Mail) spielt dabei eine Rolle. Da die Fristen gesetzlich vorgeschrieben sind, droht bei der Nichtbeachtung ein Bußgeld.

In diesem Video erfährst du alles Wichtige zum Thema Aufbewahrungsfristen:

Wer muss sie beachten?

Eigentlich müssen die Fristen der Abgabenordnung von jedem beachtet werden. Denn Unternehmen oder auch Organisationen müssen dies beachten, wenn sie nach Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen oder bestimmte Aufzeichnungen zu machen. Und Privatpersonen haben dieselbe Nachweispflicht, wenn es um Rechnungen oder Kontoauszüge geht. Auch bei Privatpersonen kann übrigens bei Nichtbeachtung der Fristen eine Geldbuße verhängt werden.

Welche Unterlagen sind nach § 147 Abs.1 AO und § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahren?

Beginnen wir zunächst mit dem Handelsrecht. Nach § 257 (1) HGB sind alle Kaufleute dazu verpflichtet, folgende Unterlagen 10 Jahre lang aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“
• die empfangenen Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe
• Buchungsbelege für die von ihm nach § 238 (1) HGB zu führenden Bücher.

Nach dem Steuerrecht, also nach § 147 (1) AO sind die folgenden Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• „alle erforderlichen Unterlagen“ nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Es gibt unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen. Möglich sind 2 Jahre, 6 Jahre, 10 Jahre und in besonderen Fällen unbegrenzte Aufbewahrungsfristen. Wichtig für die Bestimmung der Frist ist natürlich auch der Beginn der Frist.

• 147 AO sieht vor: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

Diese gilt für alle Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen, aber auch Arbeitsanweisungen oder andere Organisationsunterlagen. Dazu kommen die Buchungsbelege und die Unterlagen für die Zollbehörde (die im ATLAS-Verfahren eine Rolle spielen).

Dazu kommen beispielsweise: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Lohnbelege, Mahnbescheide, Miet- und Pachtunterlagen, Personalakten, Handelsregisterauszüge, Kontenpläne, Verträge.

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Diese Frist ist für Handels- und Geschäftsbriefe relevant und für alle Steuerunterlagen und Buchungsbelege. Dazu kommen beispielsweise: Preislisten, Protokolle, Reklamationen, Versand- und Frachtunterlagen, Gutachten, Angebote, Schulungs- und Ausbildungsnachweise.

Abweichungen von den 10 und 6 Jahren, die bei Geschäftsleuten üblich sind, könnten sich aus weiteren Gesetzen ergeben, denn § 140 AO verweist auch auf andere Gesetze (beispielsweise das Umsatzsteuergesetz), aus dem sich abweichende Fristen ergeben könnten. Dazu kommen einige branchenspezifische Vorschriften für bestimmte Berufe und die Vorschriften für Lohn- und Personalunterlagen, die sich aus dem Sozialrecht ergeben.

Im privaten Bereich kommen übrigens noch die 2 Jahres-Frist sowie die unbegrenzte Aufbewahrungsfrist zum Tragen.

Wie lange muss man private Unterlagen aufbewahren?

Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre

Solange sollten Kaufverträge, Kassenbons und Rechnungen aufbewahrt werden. Dies ist wichtig für Garantiefälle und wegen der Gewährleistungsfrist. Besonders wichtig sind daher auch Rechnungen von Handwerkern, Ärzten, Anwälten, Gutachtern oder Notaren.

Gerade, wenn es um den Kauf einer Wohnung oder eines Hauses geht, müssen auch Dokumente, die damit zusammenhängen, aufbewahrt werden. Also alle Rechnungen oder Schriftverkehr zu den Bauleistungen (auch Planungen des Architekten oder Statikers), alle Unterlagen zu Handwerkerarbeiten oder Renovierungs- und Reinigungsarbeiten.

Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre

Wenn es in Zusammenhang mit dem Eigenheim zu Reklamationen kommt, dann braucht man Reklamationen und Mängelanspruche bzw. alle dafür relevanten Unterlagen 5 Jahre lang. Und sollte es zu einem Verfahren daraus kommen, müssen die Unterlagen auch danach noch verfügbar sein!

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

Gutverdiener mit einem Einkommen von über 500.000 Euro pro Jahr müssen ihre Kontoauszüge sowie steuerrelevante Buchungsunterlagen 6 Jahre lang aufbewahren.

Aufbewahrungsfrist: 30 Jahre

Wenn es um Mahnbescheide, Urteile oder Prozessakten geht, dann sollten die Unterlagen mindestens 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Lebenslange Aufbewahrung:

Alle persönlich wichtigen Dokumente sind am besten lebenslänglich aufzubewahren. Dazu gehören Geburts- und Heiratsurkunden sowie Taufscheine oder Sterbeurkunden, aber auch Rentenversicherungsrelevante Unterlagen oder ärztliche Gutachten und Schulzeugnisse.

Sonderfall Versicherungsunterlagen:

Diese Unterlagen sind mindestens so lange aufzubewahren, wie die Versicherung läuft.

Fristverlängerungen

Manchmal kann eine Frist auch verlängert werden, falls die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. So etwas kann in Fällen von Steuerkürzungen oder Steuerhinterziehungen vorkommen (§ 169 Abs. 2 S. 2 AO.) Aber auch bei strafrechtlichen Ermittlungen oder inmitten einer Außenprüfung sowie bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Wo müssen die Schriftstücke aufbewahrt werden?

Es gibt sogar Vorschriften, die besagen, wo die Unterlagen aufbewahrt werden müssen. § 146 (2) AO schreibt ausdrücklich vor, dass die Dokumente in Deutschland aufzubewahren sind. Ausnahmen müssen schriftlich beantragt und von der Finanzbehörde genehmigt werden. Für die nach HGB erforderlichen Unterlagen gibt es keine solche Vorschrift. Hier ist nur wichtig, dass die Schriftstücke innerhalb einer angemessenen Frist (§ 239 (4) HGB) vorgelegt werden können.

Formen der Aufbewahrung

Grundsätzlich stehen zwei Aufbewahrungsformen zur Verfügung: die klassische Papierform sowie die moderne digitale Form, die besonders bei E-Mails zum Tragen kommt oder in den modernen digitalisierten Büros. Allerdings ist es nicht in jedem Fall erlaubt, Papierdokumente zu digitalisieren und dann zu entsorgen. Da die Beweiskraft von Urkunden (mit notariellen Sigeln und Stempeln) nur im Original vorhanden ist. Diese können zwar zur Komplettierung von Archiven und zur schnelleren Suche digitalisiert werden, müssen aber im Zweifelsfall im Original vorgelegt werden.

Digitale Dokumente müssen in der Form archiviert werden, wie sie im Unternehmen eingegangen sind. Eine E-Mail also als E-Mail. Sie darf nicht ausgedruckt und dann im E-Mail-Account gelöscht werden. Für die digital erhaltenen und archivierten Dokumente gilt aber dasselbe wie für die Papierunterlagen: sie müssen 6 oder 10 Jahre, je nach Art des Dokuments, aufbewahrt werden.

Wichtig ist bei digital archivierten Dokumenten, dass sie jederzeit abrufbar sind und unveränderbar, vollständig, richtig lesbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sind.

Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Der Steuerpflichtige ist den Behörden gegenüber immer in der Beweispflicht. Daher muss er im Zweifelsfall die notwendigen Dokumente vorlegen können. Kann der dies nicht, obwohl die Dokumente der Aufbewahrungspflicht unterliegen, droht mindestens ein Bußgeld wegen dem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht. Die Steuerbehörden werden dann die Steuerlast schätzen – allerdings deutlich höher als normal. Auch weitere Sanktionen nach dem Strafgesetzbuch oder der AO wären möglich (Verfolgung von Insolvenzstraftagen oder Urkundenunterdrückung oder Verfolgung von Steuerstraftaten und Ordnungswidrigkeiten.)