Rechnungsnummer

Welchen Zweck erfüllt die Rechnungsnummer?

Sie ist tatsächlich vorwiegend für das Finanzamt ein zentrales Kriterium, um die Ordnungsmäßigkeit deiner ausgestellten Ausgangsrechnungen eindeutig feststellen zu können. Diese Möglichkeit der eindeutigen Zuordnung ist wichtig dafür, um die ordnungsgemäße Führung deiner Buchhaltung sowie die deiner Kunden prüfen zu können. Einerseits ist es so, dass du für jede erstellte Rechnung die darauf erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst. Dass das von dir vollständig gemacht wurde, dafür ist die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ein wichtiges Indiz, da sie deine Umsätze in geordneter nachvollziehbarer Systematik darstellt. Andererseits beanspruchen deine Geschäftskunden in deiner ausgestellten Rechnung die an dich gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt. Damit wird deine Rechnungsnummer auch für deine Partnerunternehmen zu einem wichtigen Nachweis der Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Auch für Rechnungen ins EU-Ausland ist die fortlaufende Rechnungsnummer eine Pflichtangabe.

Welche rechtlichen Vorgaben gibt es?

Der genaue Gesetzestext zur Rechnungsnummer kann §14 Absatz 4 Nummer 4 des Umsatzsteuergesetzes entnommen werden:

„(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
[…]
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“

Das spiegelt die bereits erwähnten Kriterien der fortlaufenden und einmaligen Vergabe wider. Diese sind im zugehörigen Umsatzsteuer-Anwendungserlass präzisiert. Unter anderem findest du darin die folgenden Präzisierungen:

• Der Fortlauf der Nummerierung von Rechnungen muss nicht zwingend lückenlos sein. Allerdings sollte ein Bruch der fortlaufenden Systematik nachvollziehbar erklärt werden können, um nicht den Eindruck der Willkür zu erzeugen.
• Buchstaben dürfen innerhalb der Systematik ebenfalls verwendet werden.
• Sogenannte Nummernkreise können als zusätzliche Zuordnungskriterien verwendet werden, beispielsweise für zeitliche, geografische oder organisatorische Kennungen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht der fortlaufenden Rechnungsnummer entbunden.

Wie sollte ich meine Rechnungsnummer aufbauen?

Das hat für dich natürlich einen Einfluss darauf, wie du deine eigene Nummerierung von Rechnungen gestalten kannst. Gerade wenn dein Unternehmen noch relativ neu ist, musst du beispielsweise nicht mit Nummer 1 anfangen, die möglicherweise deinem Kunden signalisiert, dass du noch nicht viel Erfahrung als Unternehmer hast. Stattdessen kannst du auch mit der Nummerierung 364 oder einer anderen willkürlichen Zahl beginnen. Und auch dass diese Zahl immer weiter aufsteigen muss, ist so nicht richtig. Zwar ergibt das durchaus Sinn für die fortlaufende Gestaltung der Rechnungsnummer. Gerade wenn du Nummernkreise integrierst, kann (nicht muss) jeder dieser Kreise eine eigene Rechnungsnummer 1 haben, solange jeder Nummernkreis sie nur einmal verwendet. Bei der Gestaltung der Rechnungsnummer kommt es letztlich darauf an, was genau du damit abbilden möchtest.

So gestaltest du deine Rechnungsnummer möglichst einfach

Die einfachste Möglichkeit dafür ist tatsächlich die einfache fortlaufende Nummerierung. Du fängst bei 1 oder einer beliebigen anderen Nummer an und gibst jeder neuen Rechnung die aktuelle Rechnungsnummer +1. Zum Beispiel: 1, 2, 3, … oder 364, 365, 366…

Achtung: Da du jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben darfst, ist es nicht möglich, nach einem Jahreswechsel einfach wieder von vorne mit der Nummerierung zu beginnen. Behalte daher den fortlaufenden Charakter immer bei, solange du diese Systematik nutzt.

So integrierst du zeitliche Komponenten

Es ist natürlich kein Problem, Datumskomponenten einfließen zu lassen. Beispielsweise kannst du für das Jahr 2021 mit der Rechnungsnummer 2021001, 21001 oder 2021/001 beginnen und die Nummer am Ende der Kennung mit jeder neuen Rechnung fortlaufen lassen. Im Jahr 2022 beginnst du dann einfach mit Rechnungsnummer 2022001, 22001 oder 2022/001. Die Jahreskennung repräsentiert dabei einen Nummernkreis, der innerhalb der Nummerierung ein fixes Kriterium darstellt. Das kann auch auf den jeweiligen Monat oder das ganz konkrete Datum ausgeweitet werden, zum Beispiel 21/01-001 für die erste Rechnung im Januar 2022 oder 20/01/22-001 für die erste Rechnung am 20. Januar 2022. Je kleinschrittiger du das machst, umso mehr verschleierst du damit die tatsächliche Anzahl der von dir ausgestellten Rechnungen.

So integrierst du organisatorische Komponenten

Natürlich kann deine Rechnungsnummer noch weitaus mehr aussagen. Das ist möglich, indem du Nummernkreise über Buchstaben- oder Zahlencodes generierst, die beispielsweise aussagen,

• in welcher Stadt, welchem Bundesland oder welchem Land deine Leistung erbracht wurde,
• welcher Mitarbeiter oder welches Team die Leistung erbracht hat oder
• über welchen Vertriebskanal die Leistung erbracht wurde.

So kannst du durchaus eine ganze Menge Parameter einfließen lassen, beispielsweise NRW-T3-2018-02651 (Bundesland-Team-Jahr-Nummer). Je komplexer es wird, umso wichtiger ist allerdings, dass die einmalige fortlaufende Vergabe der Rechnungsnummer gewährleistet ist. Andernfalls hast du hier eine potenzielle Fehlerquelle für die korrekte Vergabe.

Wie erstelle ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?

Im Grunde genommen gibt es zwei Möglichkeiten beim Rechnungen schreiben: manuell oder mithilfe eines online Rechnungsprogramms. Letzteres hilft bei gewährleisteter Funktionalität Fehler bei der Vergabe der Rechnungsnummern zu vermeiden. Manuell solltest du eine fortlaufende Nummerierung nur dann erstellen, wenn die verwendeten Nummernkreise nicht zu komplex sind und das Rechnungsaufkommen generell nicht zu hoch ist. Andernfalls bietet sich die Nutzung einer der folgenden Optionen an:

• Excel und Word:

Über Makros kann die Nutzung der Programme so gestaltet werden, dass sie automatisch eine einmalige und fortlaufende Dokumentnummer in jedes Dokument integrieren. Entweder können versierte Nutzer diese Funktion selbst integrieren oder Vorlagen finden, die bereits so programmiert sind, dass das Dokument eine fortlaufende Nummerierung vergibt.

• Mit Access Rechnungsnummern erstellen:

Das Programm verfügt über eine integrierte Rechnungsverwaltung. Wenn du Rechnungen mit dem Programm erstellst, vergibt dieses automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer.

• Rechnungsblock mit fortlaufender Nummer:

Diese Blöcke verfügen über eine gewisse Anzahl an vorhandenen Rechnungsvorlagen, die bereits eine – zum Beispiel siebenstellige – einmalige Rechnungsnummer enthalten und innerhalb des Blocks fortlaufend gestaltet sind.

• Rechnungssoftware:

Mit einem Online-Rechnungsprogramm bist du beim Thema Rechnungsnummer Vergabe immer auf der sicheren Seite. Hier wird durch einen internen Sperrkonflikt verhindert, dass eine Rechnungsnummer doppelt vergeben werden kann. Zusätzlich geht das Schreiben von Rechnungen und Angeboten mit einer Rechnungssoftware deutlich schneller und führt alle gesetzlichen Pflichtangaben auf.

Weitere wichtige Fragen rund um die Rechnungsnummer

Brauchen Stornos und Gutschriften Rechnungsnummern?

Sowohl Stornorechnungen als auch Gutschriften unterliegen ebenso den Verpflichtungen, die mit der korrekten Ausstellung einer Rechnung einhergehen. Stornorechnungen sind genaugenommen Korrekturen unrichtig ausgestellter Rechnungen und sollten neben einer eigenen einmaligen Nummer auch einen Verweis auf die zu stornierende Rechnung enthalten. Online finden sich unzählige Vorlagen für Stornorechnungen. Gutschriften sind eine Art umgekehrte Rechnung, eine Abrechnungsgutschrift, und damit ebenso mit einer einmaligen Nummer zu versehen.

Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?

Stellt dir ein anderer Unternehmer zu einer vertraglich vereinbarten Leistung eine Rechnung ohne Rechnungsnummer aus, so kannst du einen Betriebsausgabenabzug im Regelfall auch so anerkannt bekommen. Die Rechnungsnummer ist allerdings zwingend erforderlich, wenn du aus der Rechnung einen Vorsteuerabzug geltend machen willst. Andernfalls erlaubt das Finanzamt diesen nämlich nicht. Entsprechend solltest du in einem solchen Fall die Zahlung zunächst zurückhalten und vom ausstellenden Unternehmen eine korrekt ausgestellte Rechnung verlangen, um deinen Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. Die Ausnahme sind Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto. Für diese gelten eingeschränkte Rechnungskriterien, unter anderem, dass sie keine Rechnungsnummer enthalten müssen.

Müssen Eingangsrechnungen nummeriert werden?

Für die Vergabe der Rechnungsnummern auf deinen Eingangsrechnungen ist ausschließlich das ausstellende Unternehmen zuständig. Wie in der vorherigen Frage aufgezeigt, ist es wichtig, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist, um deinen Vorsteuerabzug zu wahren. Alles andere entzieht sich deiner Kontrolle.

Ist die Belegnummer immer gleich der Rechnungsnummer?

Das muss nicht zwangsläufig so sein. Beispielsweise kann der Begriff des Belegs neben der Rechnung selbst auch weitere Dokumente wie Angebote oder Lieferscheine umfassen. Einige Unternehmen weisen auf einer Rechnung jedoch keine separate Rechnungsnummer, sondern nur eine Belegnummer aus. Diese kannst du als Rechnungsnummer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes betrachten. Entsprechend berechtigt es dich nicht, den Rechnungsbetrag einzubehalten und eine Korrektur durch den Aussteller zu verlangen, wenn eine Rechnung nur eine Belegnummer enthält.

Wie kürzt man die Rechnungsnummer ab?

Gängig sind unter anderem die folgenden Kürzel:
– Rg. oder RG für Rechnung
– GS für Gutschrift
– R.-Nr. oder Rg.-Nr. für Rechnungsnummer
– Abr.-Nr. für Abrechnungsnummer.

Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergebe?

Das ist natürlich der schlimmste Fall, der eigentlich nicht eintreten darf. Anhand der Geschichte von Nico kannst du sehen, welche schwerwiegenden Folgen eine nicht rechtskonforme Rechnung hat.

Allerdings ist es gut, wenn es dir selbst rechtzeitig auffällt. Hast du die falschen Rechnungen bereits versendet, so solltest du die Empfänger über deinen Fehler in Kenntnis setzen, ihnen anschließend eine Stornorechnung sowie eine korrekte Rechnung mit einmaliger Rechnungsnummer zusenden. Um den Vorfall in deiner Buchhaltung eindeutig kenntlich zu machen, sollten alle drei Rechnungen, idealerweise mit entsprechender Betextung, gebucht werden, um den Vorgang so transparent wie möglich darzustellen. Du darfst nämlich Rechnungen mit unrichtigen Angaben korrigieren, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Wichtig ist, dass das nicht erst dem Betriebsprüfer auffällt. Dann drohen – wie eingangs beschrieben – im schlimmsten Fall Hinzuschätzungen für den Umsatz, Steuernachzahlungen und gegebenenfalls strafrechtliche Konsequenzen.