Rechnungen schreiben als Freiberufler | Vorgehen & Tipps
Genau wie auch andere Selbstständige, müssen Freiberufler Rechnungen schreiben. Allerdings wissen viele Freiberufler nicht genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als Beleg auch vom Finanzamt anerkannt wird. Die Rechnungsstellung als Freiberufler unterscheidet sich allerdings nicht von der Rechnungslegung anderer Selbstständiger.
Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung für Freiberufler
Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wenn Freiberufler eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung kommt es auf Vollständigkeit an, die Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Adresse und Steuernummer des Freiberuflers
- Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
- Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
- Art der erbrachten Leistung
- Dauer der Leistung in Stunden, sofern zutreffend
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
- Honorar netto
- Steuer
- Umsatzsteuer falls der Freiberufler umsatzsteuerpflichtig ist (Kleinunternehmerregelung beachten!)
- Sonstige Steuern und Abgaben, wenn diese im Rechnungsbetrag enthalten sind
- Honorar brutto
- Zahlungsziel
- Rechnungsdatum und Unterschrift
Noch ein Wort zur Rechnungsnummer. Diese muss fortlaufend vergeben werden. Im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung kann aufgrund der Rechnungsnummer geprüft werden, ob die Rechnungen lückenlos sind. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer ist hingegen kein Problem – solange es die Nachvollziehbarkeit der Rechnung nicht beeinträchtigt.
Eine Ausnahme ist die Kleinbetragsrechnung: Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto kannst du auf eine fortlaufende Rechnungsnummer und weitere Angaben wie den Rechnungsempfänger oder den Zeitraum der Leistungserbringung verzichten.
Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Danach ist die Forderung automatisch verjährt und man kann nur auf die Kulanz des Geschäftspartners hoffen.
Freiberufler müssen nicht nur Rechnungen stellen, um ihr Honorar zu erhalten, sondern auch, um ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt zu belegen. Damit die Rechnung vom Finanzamt anerkannt werden kann, ist es wichtig, dass sie der korrekten Form entspricht und die genannten Angaben enthält.
Jeder Beleg, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, gilt als Rechnung, das Wort „Rechnung“ muss dabei nicht zwangsläufig angegeben werden. Die Nettobeträge müssen nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.
Angaben über die Umsatzsteuer auf der Rechnung
Angaben über die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer sind auf der Rechnung wichtig. Fehlen diese Angaben oder sind sie nicht richtig ausgeführt, kann der Rechnungsempfänger nur den Nettobetrag bezahlen oder eine Berichtigung der Rechnung verlangen. Ist der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt, wird er ganz besonders darauf achten, dass die Angaben zur Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sind. Nur wer die Kleinunternehmerregelung für sich beansprucht, kann darauf verzichten, die Umsatzsteuer explizit auszuweisen. Dann muss allerdings ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein.
Wird eine Rechnung ohne Umsatzsteuer geschrieben, muss auf der Rechnung stehen, welche Befreiungsvorschrift zutrifft. Ansonsten muss der Rechnungsaussteller immer Umsatzsteuer abführen. Auch bei der Rechnungsstellung für Freiberufler gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Nur in schriftlicher Form (egal ob elektronisch oder per Papier zugestellt) besitzt die Rechnung Rechtsgültigkeit.
Rechnung in elektronischer Form – auch für Freiberufler zulässig
Alternativ hast du als Freiberufler auch die Möglichkeit dir den zeitlichem Aufwand zur Rechnungserstellung einzusparen und eine elektronische Rechnung zu erstellen. In Tools wie sevdesk werden Angebote und Rechnungen nicht nur geschrieben und ausgedruckt, sondern auch im System gespeichert. Damit automatisieren Rechnungsprogramme das Mahnwesen. Außerdem erfüllen die meisten Programme die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Archivierung der Rechnung, die sie schreiben. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Übermittlung von Rechnungen im B2B-Bereich 2025 zur Pflicht.
Zudem stehen dir Beispiele für branchenspezifische Rechnungen – auch für Freiberufler, als Mustervordrucke bereit. Hinweise und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern dir als Freiberufler die Rechnungslegung.
Mit einem solchen Rechnungsprogramm kann man sich die Rechnungsstellung als Freiberufler erleichtern, Zeit sparen und sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Die Rechnungsprogramme werden immer aktualisiert und enthalten die neuesten gesetzlichen Regelungen. Erfolgt die elektronische Unterschrift, wird die Rechnung als korrekt ausgewiesen.
Verfügt ihr Kunde nicht über einen PC, dann kann die Rechnung elektronisch erstellt werden. Anschließend muss sie ausgedruckt und im Original unterschrieben werden, wenn sie an den Kunden verschickt wird.
Video: Rechnung schreiben als Freiberufler
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Rechnungsstellung als Freiberufler | So machst du’s richtig!
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