ZUGFeRD
Stell dir vor, du erstellst wie gewohnt eine Rechnung – doch plötzlich wird sie zurückgewiesen. „Bitte als E-Rechnung nach den neuen Vorgaben“, heißt es. Seit dem 1. Januar 2025 wird genau das für fast alle Selbstständigen zur Realität. Denn: Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich tritt in Kraft.
Doch keine Sorge, die Lösung ist einfach: ZUGFeRD. Dieses hybride Rechnungsformat kombiniert ein PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. So kannst du nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern deine Rechnungsprozesse effizienter und sicherer gestalten.
In diesem Artikel erfährst du, wie ZUGFeRD funktioniert, welche Vorteile es bietet und wie du es ganz einfach in deiner Buchhaltung einsetzt.
Was ist ZUGFeRD?
Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat und einen der deutschen Standards für E‑Rechnungen. Die Abkürzung ZUGFeRD steht dabei als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei und einer für den Menschen lesbaren PDF-Datei (im Format PDF/A-3). Damit lassen sich diese Rechnungen einfach darstellen und machen gleichzeitig die maschinelle, automatisierte Verarbeitung möglich. Wie genau das aussieht, schauen wir uns gleich noch genauer an.
ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen die EU-Norm EN 16931 und damit auch die E-Rechnungspflicht (sowohl für Behörden, als auch für B2B), da sie in einem strukturierten und standardisierten Datenformat vorliegen, den digitalen Rechnungsaustausch ermöglichen und von einer Buchhaltungssoftware ausgelesen werden können.
Das Format kann branchenübergreifend genutzt werden.
Du weißt über die E-Rechnung noch gar nicht so richtig Bescheid? Dann schau dir einfach unser Video an:
Wer hat ZUGFeRD eingeführt?
ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. FeRD wurde 2010 gegründet und arbeitet eng mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zusammen. Ziel war es, einen einheitlichen Standard für digitale Rechnungen zu schaffen, der sowohl in Deutschland als auch europaweit und international genutzt werden kann.
Mit der Entscheidung aus dem Wachstumschancengesetz, E-Rechnungen verpflichtend zu machen, kommst du als Selbstständiger kaum noch an ZUGFeRD vorbei.
Profile des ZUGFeRD-Formats
ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Es gibt insgesamt 5 verschiedene Profile, die sich vor allen in ihrem Umfang unterscheiden. Die wichtigsten sind:
- Basic: Enthält nur grundlegende Rechnungsdaten und eignet sich für einfache Rechnungen ohne komplexe Zusatzinformationen.
- EN 16931 (Comfort): Enthält zusätzliche Informationen für eine weitergehende Automatisierung, z. B. Zahlungsdetails und Steuerinformationen und ist die beste Wahl für rechtskonforme E-Rechnungen.
- Extended: Geeignet für komplexe Geschäftsprozesse (z.B. bei der Abrechnung mehrerer Lieferungen)
Zusätzlich gibt es noch die Profile Basic WL und Minimum, mit denen du jedoch keine ordnungsgemäßen Rechnungen erstellen kannst.
Für wen sind ZUGFeRD-Rechnungen verpflichtend?
Eine grundsätzliche Pflicht für ZUGFeRD-Rechnungen gibt es nicht. Allerdings besteht bereits seit November 2020 die E-Rechnungspflicht für Aufträge an Bund, Ministerien und öffentliche Behörden und seit Januar 2025 auch für Geschäfte von Unternehmen zu Unternehmen (B2B). Papierrechnungen sind seitdem nur noch in Ausnahmefällen erlaubt.
ZUGFeRD ist neben der XRechnung eines der Formate, mit dem du die Vorgaben erfüllst und rechtskonforme elektronische Rechnungen erstellst.
Ob du nun ZUGFeRD oder einen anderen Standard verwendest, ist dabei dir überlassen. Später zeigen wir dir auch noch die zentralen Unterschiede.
Unser Experte zur E‑Rechnung hat hier folgenden Tipp:
„Verschickt ZUGFeRD: Wer die XML-Datei braucht, hat sie dabei und alle anderen haben ein schönes PDF.“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Du bist unsicher, ob und ab wann du von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:
Beispiel: Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine normale PDF-Rechnung aus. Der Unterschied: Sie enthält eine eingebettete XML-Datei, in der der strukturierte Code steht.
Wenn du dir das genauer ansehen willst, kannst du unser Beispiel für eine ZUGFeRD-Rechnung herunterladen oder selbst zum Test eine ZUGFeRD-Rechnung mit unserem E-Rechnungsgenerator erstellen.
Bleibt noch die Frage: Und wie erkenne ich, ob es sich um ZUGFeRD oder ein einfaches PDF handelt?
Dafür öffnest du die Datei in einem PDF-Reader und schaust dir den Anhang an. Befindet sich dort eine XML-Datei, hast du eine ZUGFeRD-Rechnung.
Öffnest du diesen Code, sieht das in etwa so aus:
Du siehst schon, dass dieser Code eher für Maschinen geschrieben ist als für Menschen.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Du weißt jetzt also, was ZUGFeRD in der Theorie ist. Schauen wir uns als Nächstes an, was das für deinen Buchhaltungsalltag bedeutet. Denn du musst ja auch mit ZUGFeRD-Rechnungen umgehen können – sowohl bei Eingangsrechnungen als auch bei Ausgangsrechnung.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und versenden
Eine PDF-Datei zu erstellen ist einfach. Das geht im Zweifel auch mit Word und Excel. Der eingebettete XML-Code lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres kreieren. Dafür brauchst du entweder sehr gute technische Kenntnisse oder – was viel einfacher ist – du nutzt ein Tool, das dir deine Rechnung automatisch erstellst. Du hast dabei zwei Möglichkeiten:
- Kostenloser ZUGFeRD-Generator: Bei einem Generator gibst du ohne Anmeldung im Browser deine Rechnungsdaten ein und bekommst du fertige ZUGFeRD-Rechnung per Mail.
- ZUGFeRD-Software: Bei einer professionellen Software wie sevdesk gibst du ebenfalls deine Daten ein und kannst deine fertige Rechnung herunterladen oder direkt versenden. Vorteil hier: Du kannst auf gespeicherte Kunden- und Produktinformationen zurückgreifen. Das macht den Rechnungsprozess deutlich effizienter. Und auch die GoBD-konforme Archivierung hast du schon abgehakt.
Hast du deine ZUGFeRD-Rechnung geschrieben, verschickst du sie als PDF-Datei inkl XML-Code zum Beispiel per Mail an den Rechnungsempfänger. Ausdrucken und per Post verschicken geht hier nicht, denn der Rechnungsversand muss zwingend elektronisch sein. Alternativ kannst du auch Plattformen oder Portale wie Peppol oder das EDI-Verfahren nutzen.
Gut zu wissen: Du verschickst beim ZUGFeRD-Format immer nur ein Rechnungsdokument. Also nicht ein PDF plus eine XML-Datei. Der XML-Code muss in das PDF eingebettet sein.
Der Steuerberater Daniel Kiriakou rät:
„Wenn ich bisher noch kein Tool für die digitale Rechnungsstellung verwende, muss ich mich jetzt mit der Frage auseinandersetzen, nicht ob, sondern welches Tool verwende ich.“
- Daniel Kiriakou, Steuerberater
Du suchst nach deinem kostenlosen Tool, um E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen und willst einfach mal ein Gefühl für den neuen Standard bekommen?
Dann nutze jetzt unseren E‑Rechnungsgenerator. Einfach Daten eingeben und schon bekommst du deine Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung per Mail!
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und öffnen
Zum Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung reicht erst einmal ein E-Mail-Postfach. Am besten legst du dir dafür eine extra E-Mail-Adresse an (z.B. rechnungen@deine-firma.de).
Durch den PDF-Teil lassen sich Rechnungen im ZUGFeRD-Format auch ziemlich einfach öffnen und auslesen. Das heißt: Du oder deine Kunden brauchen nicht unbedingt ein Tool, um Eingangsrechnungen anzuschauen.
Wichtig zu wissen ist aber, dass bei Abweichungen zwischen PDF und XML immer der XML-Code entscheidend ist. Daher solltest du den auch lesbar machen. Das geht zum Beispiel mit unserem kostenlosen E-Rechnung Viewer oder mit einer ZUGFeRD-Software. Mit der zweiten Option kannst du deine Rechnungen auch direkt weiterverarbeiten und verbuchen.
Mehr Details bekommst du in unserem Artikel „E-Rechnung empfangen und lesen“.
ZUGFeRD-Rechnungen archivieren
Alle ZUGFeRD-Rechnungen, die du bekommst oder selbst schreibst, musst du 8 Jahre lang GoBD-konform archivieren. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Dokumente in der Zeit nicht veränderbar sein dürfen. Das ist besonders wichtig, wenn sich mal ein Betriebsprüfer ankündigt.
Die korrekte Aufbewahrung stellst du in der Regel jedoch nur mit einer entsprechenden Archivierungssoftware sicher.
Du willst mehr zu dem Thema wissen? Dann lies in unserem Artikel zur Archivierung von E-Rechnungen weiter.
ZUGFeRD-Rechnung in der Praxis
Mit der E-Rechnungssoftware von sevdesk kannst du deine ZUGFeRD-Rechnungen im Handumdrehen erstellen und verarbeiten. Neugierig, wie das geht? Dann schau dir einfach unser Anleitungsvideo an:
Kann ich eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?
Nein, grundsätzlich kannst du eine PDF-Datei nicht in das ZUGFeRD-Fomat umwandeln. Auch, wenn beide dieselbe PDF-Komponente hätten. Warum? Die Rechnungsdaten müssten z.B. per Texterkennung aus der PDF-Datei herausgelesen werden. Und das ist fehleranfällig. Genau deshalb gibt es ja jetzt den strukturierten E‑Rechnung Standard.
Du wirst daher keinen kostenlosen Generator und kein Gratis-Tool finden, das für die von dir bereits erstellte PDF-Rechnung einen XML-Code ergänzt. Dies ist, wenn überhaupt, nur über kostenpflichtige Dienstleister möglich.
Genauer erklären wir dir das in unserem Artikel "PDF in E-Rechnung umwandeln".
Die bessere Variante ist da, deine Rechnung mit der richtigen E‑Rechnung-Software direkt als ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen. Du willst es kostenlos? Dann starte mit unseren E‑Rechnungsgenerator.
Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung
Mit ZUGFeRD-Rechnungen machst du deinen eigenen Buchhaltungsalltag und auch den deiner Kunden einfacher. Durch das strukturierte Format lassen sich die Daten automatisch verarbeiten, was Fehler reduziert und Zeit spart.
Schauen wir uns die Vorteile noch einmal ganz konkret an:
- Rechtssicherheit: ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht.
- Lesbarkeit: ZUGFeRD-Rechnungen können sowohl von Menschen als auch von Maschinen ausgelesen werden.
- Automatisierte Verarbeitung: Rechnungen können direkt von Buchhaltungsprogrammen erfasst und verbucht werden.
- Kosteneffizienz: Reduziert manuelle Bearbeitungsschritte und spart Papier- sowie Portokosten.
- Schnellere Zahlungsprozesse: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine zügigere Verarbeitung und Bezahlung.
- Internationale Kompatibilität: ZUGFeRD basiert auf EU-Standards und kann im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr genutzt werden.
- Einfache Archivierung: Elektronische Rechnungen lassen sich revisionssicher speichern, wodurch Platz und Ressourcen gespart werden.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung
ZUGFeRD ist nicht das einzige elektronische Rechnungsformat. Insbesondere öffentliche Auftraggeber verlangen häufig XRechnung.
Diese unterscheidet sich vor allem in einen wichtigen Punkt: XRechnungen bestehen einzig und allein aus einer maschinenlesbaren XML-Datei, die – wie schon erwähnt – von Menschen nicht wirklich lesbar ist. Du brauchst zum Auslesen daher ein entsprechendes Tool.
ZUGFeRD ist hingegen die deutlich flexiblere Variante, da wir Menschen die visuelle PDF-Datei lesen und verarbeiten können. Damit könntest du sie theoretisch sogar an End- bzw. Privatkunden (B2C) schicken. Obwohl das aktuell nicht gefordert wird.
Mehr Details zu den Unterschieden bekommst du auch in Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD.
Welches der beiden Formate der E‑Rechnung du am Ende nutzt, bleibt dir überlassen. Beide erfüllen die Anforderungen der EU Norm EN 16931 und des E‑Rechnungsgesetzes.
Mit dem ZUGFeRD-Standard bist du bestens für die E‑Rechnungspflicht aufgestellt und musst eigentlich kaum etwas an deiner Rechnungsstellung ändern. Zumindest, wenn du eine E‑Rechnung Software wie sevdesk nutzt. Du gibst einfach deine Daten ein und wir kümmern uns um den XML-Code. Deine PDF-Rechnung glänzt natürlich weiterhin in deinem eigenen Layout. Du nutzt noch keine Software? Dann teste sevdesk doch jetzt 14 Tage komplett kostenlos und unverbindlich! Deine erste ZUGFeRD-Rechnung wartet schon darauf von dir geschrieben zu werden.
Zusammenfassung
ZUGFeRD vereint das Beste aus zwei Welten: ein lesbares PDF für Menschen und ein strukturiertes XML für Maschinen. Damit erfüllt es nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht, sondern bietet Unternehmen eine zukunftssichere Lösung, um ihre Prozesse effizient zu automatisieren.
Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk gelingt die Umstellung reibungslos. So sparst du Zeit, reduzierst Fehler und profitierst von einer nahtlosen Rechnungsverarbeitung.
Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.
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