Proformarechnung

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist keine echte Rechnung, sondern eher ein Begleitdokument. Sie zeigt lediglich den Wert einer Ware, heißt aber nicht, dass jemand dafür bezahlen muss.

Du brauchst sie zum Beispiel, wenn du

• kostenlose Waren oder Muster ins Ausland schickst,
• dein Kunde per Vorkasse bezahlt, du aber noch keine echte Rechnung stellen kannst,
• oder wenn du Geschenke, Ersatzteile oder Garantielieferungen versendest.

In solchen Fällen hilft die Proformarechnung dem Zoll oder dient als Nachweis in deiner Buchhaltung.

Wichtig ist nur: Sie sollte wie eine normale Rechnung aussehen – mit dem Hinweis „Proformarechnung“, damit klar ist, dass keine Zahlung oder Umsatzsteuer anfällt.

Kurz gesagt: Die Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, zählt aber nicht als klassische (Handels-)Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen Proformarechnung und Handelsrechnung?

Auf den ersten Blick sehen Proformarechnung und Handelsrechnung fast gleich aus – aber sie erfüllen völlig unterschiedliche Zwecke. Stellst du eine Proformarechnung aus, so forderst du deinen Kunden in keiner Weise zu einer Zahlung auf, sondern lieferst nur einen Beleg für die verschickten Waren und deren Wert. Eine Handelsrechnung stellst du dagegen immer dann aus, wenn du für deine versendeten Waren oder Dienstleistungen auch einen Handelswert hast.

Hier einmal die Unterschiede im Detail:

Wann wird eine Proformarechnung verwendet?

Die Proformarechnung verwendest du in der Regel immer dann, wenn du an einen Geschäftspartner bestimmte Waren ohne einen Handelswert versendest. In der Regel handelt es sich um folgende Anwendungsbereiche:

• Bei Lieferungen in Drittländer (Zollanmeldung erforderlich)
  Wenn du Waren in ein Land außerhalb der EU verschickst, musst du sie beim Zoll anmelden – auch dann, wenn sie keinen Verkaufswert haben, etwa bei kostenlosen Mustern oder Geschenken. Die Proformarechnung dient in diesem Fall als Zolldokument und zeigt den tatsächlichen Wert deiner Ware an. Wichtig: Lege der Sendung das Original und drei Kopien der Proformarechnung bei, damit die Zollabwicklung reibungslos funktioniert.‍
• Bei Spenden
  Gemeinnützige Organisationen können Proformarechnungen als Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung verwenden. Damit weisen sie den Wert der Sachspende gegenüber dem Finanzamt oder Spender transparent nach.
• Bei Ersatzteillieferungen
  Wenn du im Rahmen einer Garantie oder Gewährleistung kostenlose Ersatzteile lieferst, handelt es sich nicht um einen Verkauf – also auch nicht um eine handelsübliche Rechnung. Mit einer Proformarechnung kannst du den Wert dieser Lieferung trotzdem korrekt dokumentieren.‍
• Bei Vorkasse-Geschäften
  Bei Vorkasse oder Vorauszahlung dient die Proformarechnung als Vorab-Kopie der Handelsrechnung. Sie informiert den Kunden über die Lieferdetails und den zu zahlenden Betrag und gilt gleichzeitig als Auftragsbestätigung und Zahlungsaufforderung.‍
• Zur Rechnungsabgrenzung
  Wenn du am Jahresende bereits Leistungen erhalten hast, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden, kannst du dafür eine Proformarechnung zur Rechnungsabgrenzung erstellen.
  Sie sorgt dafür, dass deine Buchhaltung vollständig bleibt, bis die tatsächliche Handelsrechnung eintrifft.

Schauen wir uns dazu zwei Beispiele an.

Beispiel 1: Produktmuster an Kunden im Ausland versenden

Situation: Du betreibst ein kleines Designstudio und möchtest einem potenziellen Geschäftskunden in der Schweiz kostenlose Muster deiner handgefertigten Notizbücher schicken.

Ablauf:

1. Du erstellst eine Proformarechnung, in der du die Waren genau beschreibst (z. B. „3 Notizbücher, Warenmuster, kein Verkauf“).
2. Du gibst einen Warenwert an, damit der Zoll den Wert einschätzen kann (ohne Umsatzsteuer, da es sich nicht um einen Verkauf handelt).
3. Du schreibst gut sichtbar den Hinweis „Proformarechnung – keine Zahlungsverpflichtung“ auf das Dokument.
4. Die Proformarechnung legst du den Zolldokumenten bei. damit die Beamten alles richtig einordnen können.
5. In deiner Buchhaltung musst du nichts buchen, weil kein Umsatz entstanden ist.

Ergebnis: Der Zoll kann die Ware abfertigen – und du hast einen sauberen Nachweis, dass du nur ein Muster verschickt hast, nicht verkauft.

Beispiel 2: Vorkasse vor Lieferung einer Ware

Situation: Du verkaufst handgemachte Lampen. Ein Kunde aus Österreich bestellt eine Lampe und zahlt direkt per Vorkasse, bevor du sie verschickst.

Ablauf:

1. Du stellst noch keine Handelsrechnung aus, weil du die Lampe erst in zwei Wochen liefern kannst.
2. Stattdessen erstellst du eine Proformarechnung als Bestellbestätigung mit allen Artikeldetails und dem Preis, ebenfalls ohne Umsatzsteuer und mit dem Vermerk „Proformarechnung“.
3. Der Kunde überweist den Betrag auf dein Konto.
4. Sobald du die Lampe verschickst und die Leistung erbracht ist, erstellst du eine richtige Handelsrechnung mit neuer Rechnungsnummer und ausgewiesener Umsatzsteuer.
5. Erst diese Handelsrechnung kommt in deine Buchhaltung.

Ergebnis: Du hast die Transaktion korrekt dokumentiert, der Kunde hat eine transparente Bestätigung. Und du vermeidest, eine steuerlich falsche Rechnung zu früh zu stellen.

Pflichtangaben: Was gehört auf eine Proformarechnung?

Wie du es von einer herkömmlichen Rechnung auch kennst, müssen auch auf die Proformarechnung bestimmte Pflichtangaben. In der Regel handelt es sich hier um die gleichen Angaben wie bei der normalen Handelsrechnung.

Folgende Inhalte muss die Proformarechnung enthalten:

• Kennzeichnung als Proformarechnung oder Pro forma Invoice
• Deinen Namen mit Adresse und Kontaktdaten.
• Name und Anschrift des Empfängers inklusive Ansprechpartner und Kontaktdaten
  
  • Handelt es sich um eine andere Lieferanschrift, musst du diese ebenfalls genau angeben.
• Rechnungsnummer und Vermerk wie „Musterlieferung – Wert nur für Zwecke für den Zoll“
• Das Lieferdatum oder das Leistungsdatum
• Ursprungserklärung (wenn die Ware aus der EU kommt)
• Genaue Bezeichnung der Ware mit Mengenangabe
• Einzelpreis und den Gesamtpreis
• Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer
• EORI-Nummer und Handelsregisternummer
• Kosten für Verpackung, Versicherung und Transport
• Lieferbedingungen

Proformarechnung-Vorlage zum kostenlosen Download

Wenn du regelmäßig Warenmuster, Geschenke oder internationale Sendungen verschickst, kannst du dir direkt die Proformarechnung-Vorlage von sevdesk herunterladen. Sie spart dir Zeit, sorgt für einheitliche Dokumente und minimiert das Risiko, wichtige Angaben zu vergessen.

Mit der Vorlage brauchst du beim nächsten Versand nur noch die Empfänger- und Produktdaten eintragen. Der Rest ist bereits vorbereitet.

Wie ermittelst du den Warenwert für die Proformarechnung?

Der Warenwert in einer Proformarechnung dient nur zur Information, nicht zur Abrechnung. Trotzdem muss er realistisch und nachvollziehbar sein. Vor allem, wenn du Waren ins Ausland oder an den Zoll übergibst.

Am besten nimmst du dafür den tatsächlichen Verkaufspreis deiner Ware als Grundlage. Gibt es keinen festen Preis, kannst du dich am geschätzten Herstellungs- oder Marktwert orientieren. Wichtig ist, dass der Betrag den realen Wert der Lieferung glaubwürdig widerspiegelt.

Beispiel: Du verschickst Produktmuster im Wert von 100 €. Dann gibst du diesen Betrag als Warenwert an, auch wenn dein Kunde nichts bezahlt.

Bei kostenlosen Lieferungen oder Geschenken gilt: Der Wert wird trotzdem angegeben, aber du vermerkst klar, dass keine Zahlungspflicht besteht. Das geht zum Beispiel mit dem Zusatz „kostenlose Warenprobe – kein Verkauf“.

Wie buchst du eine Proformarechnung richtig?

In der Buchhaltung spielt die Proformarechnung vor allem eine informative Rolle. Sie dient dazu, Beträge oder Leistungen vorab zu dokumentieren – etwa bei Exporten, Mustersendungen oder internen Abgrenzungen. Rechtlich gilt sie jedoch nicht als Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Das bedeutet: Eine Proformarechnung berechtigt niemals zum Vorsteuerabzug.

Wenn du einen Aufwand bereits erfassen möchtest, obwohl die endgültige Rechnung noch nicht vorliegt, kannst du den Betrag vorläufig ohne Vorsteuer buchen – beispielsweise über ein Rechnungsabgrenzungskonto oder als sonstige Verbindlichkeit. Sobald die echte Rechnung eingeht, ersetzt du die Buchung und machst erst dann die Vorsteuer geltend.

Eine Proformarechnung kann also zur buchhalterischen Orientierung und zeitlichen Zuordnung dienen, erfüllt aber keine steuerliche Funktion. Sie darf deshalb nicht als Ersatzbeleg verwendet werden. Nur die ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer.

Häufige Fehler bei Proformarechnungen (und wie du sie vermeidest)

Bei Proformarechnungen passieren schnell kleine Fehler, die aber große Folgen haben können. Mit dieser Übersicht behältst du den Überblick und vermeidest typische Stolperfallen:

• Umsatzsteuer ausgewiesen:
  Eine Proformarechnung darf keine Umsatzsteuer enthalten. Wenn du sie trotzdem angibst, kann das Finanzamt den Beleg als steuerpflichtige Rechnung werten – auch ohne tatsächlichen Verkauf.
• Falsche Bezeichnung:
  Schreibe immer deutlich „Proformarechnung“ auf den Beleg. Der einfache Begriff „Rechnung“ führt leicht zu Missverständnissen – sowohl beim Kunden als auch in deiner Buchhaltung.
• Falsch verbucht:
  Eine Proformarechnung darf nicht in der Umsatzsteuervoranmeldung auftauchen. Sie ist kein steuerlicher Umsatz, sondern dient nur zur Information – also niemals als Einnahme oder Ausgangsrechnung buchen.
• Kein Zweck angegeben:
  Fehlt der Verwendungszweck (z. B. „Zollunterlage“, „Warenmuster“ oder „Vorkasse“), kann es beim Zoll oder in der internen Abwicklung zu Rückfragen oder Verzögerungen kommen.

Da die meisten Proformarechnungen ja ins Ausland geben, gib am besten den Zweck und die Bezeichnung immer auch auf Englisch an. Hier dafür ein paar praktische Übersetzungen:

Zusammenfassung

Eine Proformarechnung ist kein Zahlungsbeleg, sondern ein Informationsdokument. Sie zeigt den Warenwert, dient der Zollabwicklung oder als Nachweis bei kostenlosen Lieferungen, Spenden oder Vorkasse. Sie sieht zwar aus wie eine Rechnung, löst aber keine Steuer- oder Zahlungspflicht aus. Wichtig ist der Hinweis „Proformarechnung – keine Zahlungsverpflichtung“ und dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. In der Buchhaltung dient sie nur als vorläufiger Beleg, bis die richtige Rechnung vorliegt.

Häufig gestellte Fragen zur Proformarechnung