Kostenlose Vorlage für Kleinunternehmer Rechnung mit Anleitung
Für Word und Excel zum Download
Du bist Kleinunternehmer? Dann möchtest du dich wahrscheinlich voll und ganz auf dein Business konzentrieren und nicht viel Zeit mit den Formalitäten rund ums Schreiben von Rechnungen verbringen. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorlage für deine Kleinunternehmer-Rechnung geht das ganz einfach, rechtssicher und zeitsparend.
Hier bekommst du eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die du in Word oder Excel nutzen kannst. Egal, ob du gerade startest oder schon länger selbstständig bist: Diese Muster können dir dabei helfen, deine Rechnung professionell und korrekt zu schreiben. Zusätzlich zeigen wir dir, worauf du bei der Rechnungsstellung achten solltest und welche Pflichtangaben auf keinen Fall fehlen dürfen.
Was unterscheidet eine Kleinunternehmer-Rechnung von anderen Rechnungen?
Als Kleinunternehmer darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – und genau das macht den Unterschied zu vielen anderen Rechnungen. Der Grund dafür liegt in der sogenannten Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG): Wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr unter 25.000 Euro lag und im aktuellen Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt, kannst du diese Regelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet: Deine Kunden zahlen nur den Nettobetrag und du führst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.
Klingt entspannt? Ist es auch – wenn du deine Rechnungen korrekt nach der Kleinunternehmerregelung erstellst. Am einfachsten geht das mit einer passenden Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die alle relevanten Angaben bereits enthält.
Anleitung: Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer downloaden & ausfüllen
Du möchtest die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer benutzen, bist aber unsicher, wie genau du sie ausfüllst? Kein Problem! In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Daten richtig einträgst, welche Angaben auf keinen Fall fehlen dürfen und wie du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung korrekt formulierst. So stellst du sicher, dass deine Kleinunternehmer-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht – und gleichzeitig professionell aussieht
Noch einmal zur Übersicht: Die Pflichtangaben, die du bei der Rechnungserstellung beachten musst, sind laut § 14 UStG:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Deine Steuernummer (oder Umsatzsteueridentifikationsnummer)
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum (oder Lieferdatum)
- Beschreibung der Leistung oder Lieferung
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz
Als Kleinunternehmer weist du in deiner Rechnung außerdem darauf hin, dass du keine Umsatzsteuer ausweist. Zulässige Formulierungen für deine Rechnung sind:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Keine Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
- „Rechnungsbetrag ist gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG) umsatzsteuerfrei.“
Ohne diesen Hinweis riskierst du, dass das Finanzamt die Rechnung als fehlerhaft einstuft und du Probleme bei der Buchführung bekommst.
Was muss ich als Kleinunternehmer bei einer Rechnung ins Ausland beachten?
Auch als Kleinunternehmer kannst du Kunden außerhalb Deutschlands haben – innerhalb der EU oder weltweit. Bei der Rechnungsstellung für Auslandsgeschäfte gelten allerdings andere Regeln als bei inländischen Rechnungen.
Beispielsweise hast du als Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die EU-Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Damit kannst du Umsätze in anderen EU-Ländern steuerfrei abrechnen, ohne dich dort umsatzsteuerlich registrieren zu müssen. Voraussetzung ist, dass dein gesamter EU-Umsatz sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr 100.000 Euro netto nicht übersteigt. Für die Nutzung registrierst du dich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und erhältst dort eine spezielle Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.), die du in deinen Rechnungen angibst.
Du willst es ganz genau wissen? Dann findest du alle Details in unserem ausführlichen Ratgeber zu Kleinunternehmer mit Auslandsumsätzen.
Kleinbetragsrechnungen als Kleinunternehmer richtig schreiben
Wenn du als Kleinunternehmer Rechnungen unter 250 Euro ausstellst, kannst du von einer vereinfachten Regelung Gebrauch machen: der sogenannten Kleinbetragsrechnung. Sie ist für alle Leistungen mit geringem Rechnungsbetrag geeignet – egal, ob es sich um ein einzelnes Projekt oder wiederkehrende Leistungen handelt. Der Vorteil: Du führst weniger Pflichtangaben auf, was die Rechnungsstellung deutlich vereinfacht.
Diese Angaben reichen für eine Kleinbetragsrechnung aus:
- Dein Name und die vollständige Anschrift (als Unternehmer)
- Das Rechnungsdatum
- Art und Umfang der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
- Der Gesamtbetrag der Rechnung (ohne gesonderte Ausweisung der Umsatzsteuer)
- Der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Wichtig: Auch bei einer Kleinbetragsrechnung machst du deutlich, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebst. Dieser Hinweis ist wichtig, damit dein Rechnungsempfänger weiß, dass du nach der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG abrechnest und der Gesamtbetrag keine Umsatzsteuer enthält. Du kannst den Hinweis gut am Ende der Rechnung platzieren – zum Beispiel unter dem Gesamtbetrag oder im Fußtext deines Musters bzw. deiner Rechnung.
Rechnungsvorlage oder doch besser ein Rechnungsprogramm?
Die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hilft dir dabei, deine Rechnungen korrekt zu erstellen. Aber was, wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest? Ein professionelles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie sevdesk nimmt dir viele Aufgaben automatisch ab: vom Erstellen deiner Rechnungen nach § 19 UStG über die Verwaltung von Kunden- und Artikeldaten bis hin zur GoBD-konformen Archivierung. Kein manuelles Einfügen von Rechnungsnummern mehr, kein Überlegen beim Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung – sevdesk erledigt das für dich.
Ob Neugründer oder erfahrener Kleinunternehmer – mit sevdesk schreibst du deine Rechnungen nicht nur einfacher, sondern auch zeitsparender und sicherer. Teste jetzt unser Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer – 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
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Häufig gestellte Fragen von Kleinunternehmern zur Rechnungsstellung
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreite?
Sobald du die gesetzlichen Umsatzgrenzen überschreitest, endet dein Kleinunternehmerstatus – automatisch und ohne Antrag. Mit dem Überschreiten zur Regelbesteuerung bist du verpflichtet, Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und den vollständigen Pflichten eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmens nachkommen.
Zur Erinnerung: Als Kleinunternehmer giltst du, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro steigt. In diesem Fall kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG beim Finanzamt anwenden lassen.
Welche Pflichtangaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?
Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, sollte deine Rechnung den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Die Pflichtangaben sind:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Deine Steuernummer
- Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum (bzw. Lieferdatum)
- Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Tipp: Unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zum Ausfüllen und zum Download enthält bereits Platzhalter für alle wichtigen Pflichtangaben. Du musst dir also nichts selbst zusammensuchen – einfach Daten eintragen, speichern und versenden. So sparst du mit unserem Rechnungsmuster Zeit und bleibst auf der sicheren Seite.
Gibt es Ausnahmen bei den Pflichtangaben bei Kleinunternehmer-Rechnungen?
Ja, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Vorgaben. Du darfst dann zum Beispiel auf die Angabe der vollständigen Kundenanschrift verzichten – es reicht der Name und die Anschrift deines Unternehmens. Trotzdem musst du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auch hier klar aufführen. Wenn du dir unsicher bist, nutze am besten unser Rechnungsmuster für Kleinbetragsrechnungen, das die vereinfachten Pflichtangaben bereits berücksichtigt und ergänze einen entsprechenden Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.
Wie vergebe ich eine Rechnungsnummer als Kleinunternehmer?
Deine Rechnungsnummer sollte eindeutig und fortlaufend sein. Du kannst Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen wie Bindestriche oder Slashs verwenden, zum Beispiel 2025-001 oder 05/2025-01.
Wichtig: Verwende kein willkürliches System und lasse keine Lücken – das kann bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kritisch werden.
Wie trage ich Rabatte, Skonto oder Sonderkonditionen in der Rechnung ein?
Sonderkonditionen wie Rabatte oder Skonti sollten vor der Endsumme klar erkennbar aufgeführt werden – am besten direkt unterhalb der Leistungsposten. Gib an, auf welchen Betrag sich der Nachlass bezieht und wie er sich auf die Rechnungssumme auswirkt.
Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen – abgezogen vom Netto-Betrag.“
Wie versende ich meine Rechnung richtig?
Du kannst deine Rechnung digital per E-Mail oder per Post an den Kunden senden. Wichtig ist, dass der Empfänger dem digitalen Versand zustimmt und die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Wichtig: Im B2C-Bereich ist die Zustimmung des Empfängers für den digitalen Rechnungsversand erforderlich – im B2B-Bereich hingegen nicht.
Tipp: Wenn du mit sevdesk arbeitest, wird deine Rechnung direkt als GoBD-konformes PDF erstellt – bereit zum Versand mit nur einem Klick.
Was tun, wenn mir ein Fehler bei der Rechnungsstellung passiert?
In diesem Fall nimmst du eine Rechnungskorrektur vor. Das bedeutet: Du erstellst eine neue, korrigierte Rechnung und verweist dabei auf die ursprüngliche. Die fehlerhafte Rechnung darf nicht einfach gelöscht werden.
Tipp: Nutze unser kostenloses Muster für eine Rechnungskorrektur – damit bist du auf der sicheren Seite und sparst dir manuelles Formatieren.
Wie lange muss ich meine Rechnungen als Kleinunternehmer aufbewahren?
Laut § 14b UStG beträgt die Frist:
- 8 Jahre für Ausgangsrechnungen – also Rechnungen, die du an deine Kunden stellst
- 8 Jahre für Eingangsrechnungen – also Rechnungen, die du von Lieferanten oder Dienstleistern bekommst
Das gilt sowohl für digitale Belege als auch für Papierdokumente. sevdesk unterstützt dich mit integrierter Belegerfassung und digitaler Archivierung, damit du nie den Überblick verlierst – selbst Jahre später nicht.
