Kfz Rechnung Muster

Wenn du im Kfz- und Autogewerbe unterwegs bist, dann musst du beim Handel oder bei Werkstattarbeiten laufend Rechnungen an deine Kunden ausstellen. Da es in diesem Bereich einige Besonderheiten zu beachten gibt, möchten wir dir die Arbeit mit unserem Kfz Rechnungsmuster erleichtern.

Hier findest du unser Kfz Rechnungsmuster kostenlos als Vorlage mit Anleitung. Die grundsätzlichen Angaben in der Rechnung entsprechen den generellen Pflichtangaben und Bestandteilen einer Rechnung, die du auch bei allen anderen in jeder Branche beachten musst. Die Vorlage gibt es als Word und Excel Vorlage zum Download. Somit kannst du nach dem Downloaden und Ausfüllen das Kfz Rechnungsmuster kostenlos als PDF an deine Kunden senden.

Rechnung schreiben als Werkstatt oder Kfzler

Als Kfzler musst du auf jeden Fall ordentliche Rechnungen ausstellen, da du nach außen einen seriösen Eindruck machen musst. Zudem unterliegst du gewissen gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich der Buchhaltung, denen du ordentlich nachkommen musst. Du kannst also auf jeden Fall von unserer Rechnungsvorlage profitieren. Außerdem gibt es die nebenberuflich selbstständigen Monteure, die kleine Reparaturen oder Autoreinigungen, Hagelschadenbeseitigung oder Ähnliches anbieten. Wenn du also in der Reparatur tätig bist, kannst auch du mit unserem Rechnungsmuster arbeiten.

Vorteile eines Kfz Rechnungsmusters

Die Vorteile eines Kfz Rechnungsmusters sind immer die selben wie bei herkömmlichen Rechnungsvorlagen. Jede Vorlage bietet dir den großen Vorteil der Zeitersparnis und der effektiven Bearbeitung. Du hast eine rechtlich korrekte Basis, auf der du beim Ausfüllen keinen Punkt vergessen kannst. Und die Rechnung sieht stets genau gleich und ordentlich aus, was beim Kunden einen guten und seriösen Eindruck hinterlässt.

Wichtig! Die Kfz Rechnungsvorlage garantiert keine korrekte Auszeichnung einer fortlaufenden Rechnungsnummer, die nach GoBD-Konformitäten zwingend nötig ist! Diese musst du bei jeder Anwendung manuell ausfüllen!

Die Lösung: Kfz Rechnungsprogramm

Auch wenn manuelle Vorlagen eine super Lösung sind, um schnell und effektiv zu arbeiten, bist du mit einem branchenspezifischen Rechnungsprogramm noch besser beraten. Denn mit einer guten Buchhaltungssoftware kannst du rechtlich korrekte Rechnungen erstellen und versenden und diese gleichzeitig mit den erwarteten Zahlungseingängen sowie deinen Mahnabläufen verknüpfen. Unser sevdesk Rechnungsprogramm für Selbstständige im Kfz-Gewerbe ist mit passenden Standardkontenrahmen besonders geeignet für Autowerkstätten, aber auch Autovermietungen oder Kfz-Lackierer.

Anleitung: Kfz Rechnungsmuster ausfüllen

Deine Rechnung muss alle Punkte enthalten, die durch § 14 UStG vorgeschrieben sind.

1. Lade dir zunächst das Kfz-Rechnungsmuster im gewünschten Format herunter.
2. Dann kannst du das Design und deine Firmendaten (samt Logo und Adresse, Umsatzsteuernummer, Steuernummer und Webseite) anpassen und ergänzen. Diese Daten und das Design musst du in der Vorlage, wenn du sie weiterhin verwendest, nur einmal festlegen.
3. Nun ist es wichtig, die fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum auszufüllen.
4. Wahlweise kannst du eine Kundennummern oder Referenzen, die der Kunde eventuell benötigt, aufnehmen. Bei der Arbeit mit einem Online-Rechnungsprogramm wird eine Kundennummer automatisch auf der Rechnung eingefügt.
5. Wenn du kein Einzelunternehmen führst, ist es hilfreich, dem Kunden einen Ansprechpartner und eine Durchwahl zu nennen.
6. Nun trägst du die Daten wie Name, Firma und Adresse des Rechnungsempfängers ein.
7. Danach führst du die gelieferten Positionen auf und füllst dabei die detaillierte Beschreibung, die Anzahl sowie Einzel- und Gesamtpreis aus.
8. Unten auf der Rechnung steht dann die Nettosumme, die Umsatzsteuer mit Betrag und Prozentsatz sowie die Gesamtsumme.
9. Vergiss nicht, deine Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, Zahlungsziel, Skonto etc.) und deine Bankverbindung auf der Kfz Rechnungsvorlage einzutragen.

Pflichtangaben einer Kfz Rechnung

Bei einer Kfz-Rechnung haben alle wichtigen Angaben einwandfrei und rechtlich hieb- und stichfest zu sein, damit es später mit dem Finanzamt keine Probleme gibt. Zu den Daten, die du also keinesfalls vergessen solltest, gehören:

• Rechtsform und Steuernummer deines Unternehmens
• Fortlaufende Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beim gewerblichen Autohandel empfiehlt sich eine Kundennummer des Käufers
• Beim Autoverkauf: Datum der Fahrzeuglieferung oder Fahrzeugübergabe (das ist meist gleichzeitig das Rechnungsdatum)
• Name und Kontaktdaten des Rechnungsempfängers
• Beschreibung des gelieferten Gegenstandes beim Autoverkauf:  
  • Fahrzeugmarke, -modell und -typ
  • Nummer der Fahrzeugzulassungsbescheinigung Teil II
  • Fahrgestellnummer
  • Datum der Erstzulassung
  • Kilometerstand bei Vertragsunterzeichnung
• Kaufpreis netto
• Falls eine Mehrwertsteuerpflicht besteht, der Betrag für die 19% Umsatzsteuer und der Brutto-Gesamtbetrag
• Fälligkeitsdatum und Zahlungsziel

Wenn es sich um eine Reparaturrechnung handelt oder um einen Ersatzteilverkauf, dann musst du andere Punkte berücksichtigen:

• Anstelle der Beschreibung des Fahrzeugs nimmst du hier eine genaue Auflistung aller verkauften Produkte oder Service- und Dienstleistungen vor.
• Darunter erfolgt die Angabe des Rechnungsbetrages mit Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie dem Gesamtbruttobetrag.

Kfz Rechnung als Kleinunternehmer stellen

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du keine Umsatzsteuer berechnen. Du stellst deine Rechnung also nur mit dem Nettobetrag aus und verweist auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Hierzu findest du auch unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die du gleichwertig nutzen kannst.

Kfz Kleinbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Betrag von maximal 250 Euro. Diese neue Grenze wurde rückwirkend zum 01.01.2017 festgelegt und betrug zuvor 150 Euro. Eine Kleinbetragsrechnung hat geringere Anforderungen was die Pflichtangaben betrifft. Diese sind in §33 UstDV festgelegt. Danach musst du bei dieser Art der Rechnung nur die vier folgende Angaben berücksichtigen:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
• Das Ausstellungsdatum
• Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände (oder den Umfang der gelieferten Leistungen)
• Das Entgelt sowie den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferungen und Leistungen

Du kannst in diesem Fall also auf deine Steuernummer und Umsatzsteuernummer verzichten. Viele Unternehmen entwerfen allerdings nur ein einziges Rechnungslayout, in dem alle Angaben enthalten sind und nicht zwei Varianten. Auf einer Kleinbetragsrechnung kannst du auch problemlos unterschiedliche Leistungen berechnen, die verschiedene Steuersätze haben. Du musst sie dann nur nach Steuerbeträgen und Steuersätzen getrennt aufführen. Du kannst aber nicht eine einheitliche Leistung mit verschiedenen Kleinbetragsrechnungen abrechnen.

Kfz Rechnung vs. Rechnung über Autoverkauf – der Unterschied

Beim Autoverkauf kann es zu unterschiedlichen Konstellationen kommen. Je nachdem, ob die Beteiligten Privatleute oder Händler sind. Denn bei Privatleuten sind die Anforderungen an die Rechnungen anders als bei Händlern, die ihre Rechnungen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung ausrichten müssen.

Autoverkauf mit Rechnung nach Differenzbesteuerung

Ein Autohändler, der ein Fahrzeug an einen Privatkunden verkauft, kann von der Differenzbesteuerung nach §25a UStG profitieren. Dabei handelt es sich um eine Sonderregelung, bei der nur die Differenz zwischen dem Verkaufspreis und dem Einkaufspreis des Autos zur Steuerberechnung herangezogen wird. Dies ist aber nur unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• du bist Wiederverkäufer,
• du wickelst den Autoverkauf im EU-Gebiet ab und
• du bist nicht vorsteuerabzugsberechtigt

Das ist immer dann der Fall, wenn der Endkunde ein Privatkunde ist oder du selbst als Autohändler nur Kleinunternehmer bist. Alle wichtigen Infos, die du zu diesem Thema wissen musst plus eine Rechnung als Vorlage zur Differenzbesteuerung findest du im verlinkten Artikel.

Rechnung für den privaten Autoverkauf

Wenn du dein Auto als Privatmann an einen anderen Privatmann verkaufst, so brauchst du keine besondere Rechnung dafür. Auch der Privatmann, der beim Händler ein neues Auto kauft, braucht keine spezielle Rechnung, denn er kann sie ohnehin nicht bei der Steuer absetzen. Dasselbe gilt auch, wenn jemand seinen Gebrauchtwagen an einen Händler verkauft, ohne ein neues Fahrzeug dort zu kaufen. Wenn du als Händler ein Auto an einen Privatkunden verkaufst, musst du allerdings eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen. Dazu gehört auch die Angabe des Umsatzsteuerbetrages in Höhe von 19%. Für dich als Händler ist das wichtig – es sei denn, du bist Kleinunternehmer und darfst als Händler keine Umsatzsteuer ausweisen. Dann weise bitte darauf hin, beispielsweise durch einen Satz wie „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 1 UStG.“

Rechnungsstellung bei gewerblichem Autoverkauf

Als Autohändler kannst du deine Fahrzeuge auch gewerblich an andere Händler weiterveräußern. Bei dem Leistungsaustausch zwischen Unternehmen ist aber eine Rechnung wichtig. Hier hängt die Umsatzsteuer davon ab, ob die Kleinunternehmerregelung eine Rolle spielt. Sie ist ausschlaggebend dafür, ob die Umsatzsteuer erwähnt oder weggelassen wird. Wenn du dabei die Umsatzsteuer ausweisen darfst, dann musst du den Nettobetrag für das Fahrzeug plus die 19 % Mehrwertsteuer (Steuersatz und Betrag!) plus den Bruttobetrag auf der Rechnung angeben. Denn in diesem Fall handelt es sich um zwei Firmen, die beide ihre Umsatzsteuer und Vorsteuer über das Finanzamt geltend machen können und bei denen diese Steuer nur einen durchlaufenden Posten darstellt.

Firmenwagen verkaufen

Wenn du für dein Unternehmen ein Firmenwagen besitzt, den du privat weiterverkaufst, dann musst du eine ordentliche Rechnung dafür ausstellen, auch wenn die Privatperson die Steuer ihrerseits nicht beim Finanzamt geltend machen kann. Im Regelfall wirst du dein Fahrzeug an einen Händler verkaufen und ein neues Fahrzeug erstehen. Immerhin kannst du bei einem rein betrieblich genutzten Fahrzeug alle Kosten von der Steuer absetzen. Bei diesem Verkauf sind dann zwei Unternehmen beteiligt und die Umsatzsteuer ist mit auf der Rechnung auszuweisen. Sie ist ein durchlaufender Posten, den der Händler und der Verkäufer jeweils geltend machen können. Wieder zu beachten ist hierbei nur, ob der Verkäufer Kleinunternehmer ist. In dem Fall kann er die Umsatzsteuer nicht angeben.