Angebotsvorlage

Anleitung: Mit unserer Angebotsvorlage ein Angebot schreiben 

1. Lade dir unsere kostenlose Angebotsvorlage für Word, Excel oder als PDF herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Angebotsempfängers an.
3. Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:         
   
   1. Angebotsnummer: Ähnlich wie bei der Rechnungsnummer auf einer Rechnung sollten die Angebotsnummern einmalig sein und einem nachvollziehbaren System entsprechen.‍
   2. Angebotsdatum: Hier steht das Datum, an dem du das Angebotsschreiben erstellt hast.
   3. Kundennummer: Es ist ratsam, den Kunden in deiner Kundendatenbank Nummern zuzuordnen. So können die Kunden eindeutig unterschieden werden.
   4. Ansprechpartner: Hier kannst du einen Ansprechpartner für den Angebotsempfänger eintragen, an den er sich jederzeit wenden kann.
4. In den Betreff schreibst du, um welche Angebotsnummer es sich handelt. (z. B.: Angebot Nr. 1001 / Kostenvoranschlag Nr. 1001)
5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext. In diesen schreibst du einen höflichen kurzen Einstiegstext.
6. Jetzt gibst du die Artikel und Dienstleistungen an, die du anbietest. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne USt. und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden, außer du bist Kleinunternehmer. Bei der Klein­unternehmer­regelung musst/darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen.
7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für weiteren Text, die Angabe der Gültigkeitsdauer deines Angebotes, zusätzliche Bedingungen und deine Signatur. Hier kannst du auch den Hinweis darauf geben, wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, z. B.: “Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”.
8. Am Ende des Angebots befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.‍
9. Nun kannst du die Angebotsvorlage / das Musterangebot speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per E-Mail speicherst du es am besten als PDF, während du es für weitere Angebote als kostenloses Word- oder Excel-Dokument speichern kannst.

Bestandteile und Pflichtangaben einer Angebotsvorlage

Beim Schreiben eines Angebotes mit einer Vorlage musst du darauf achten, dass alle wichtigen und relevanten Angaben in deinem Angebotsschreiben (oder auch einem Kostenvoranschlag) enthalten sind. Neben einem ansprechenden Layout sollte in deinem Musterangebot auch alles inhaltlich korrekt und vollständig sein. Das wirkt professionell und außerdem stehst du damit rechtlich von Beginn an auf der sicheren Seite. 

Folgende Bestandteile müssen deshalb in deinem Angebot enthalten sein:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungs- bzw. Angebotsempfängers
• Steuernummer oder USt-ID des leistenden Unternehmens
• Angebotsdatum
• Angebotsnummer (wie eine Rechnungsnummer)
• Eine genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Die Menge und Art der Waren bzw. Dienstleistung
• Der Preis der Waren oder Dienstleistungen (Nettobetrag und Bruttobetrag)
• Der Steuersatz und Steuerbetrag 
• Eventuelle Rabatte oder Skonti, welche du dem Kunden einräumst
• Alle Kosten für Porto, Fracht, Versicherung und Verpackung bei Lieferungen
• Den Gerichtsstand und die Handelsregisternummer (sofern vorhanden) 
• Evtl. den Eigentumsvorbehalt (wenn das Eigentum an einer Ware erst mit der vollständigen Bezahlung des Kaufpreises an den Käufer übergeht)
• Die Zeit für die Warenlieferung oder die Erbringung der Leistung
• Die genauen Zahlungsbedingungen (Vorkasse, Rechnung, …) mit Fristen
• Sämtliche Regelungen über die Warenlieferungen

Beim Schreiben eines Angebotes mit einer Vorlage musst du außerdem darauf achten, dass vor allem die Gültigkeitsdauer bzw. die Angabe der Annahmefrist im Angebot enthalten ist. Mit dieser Annahmefrist definierst du genau, ab wann dein Angebot gültig ist und wie lange diese Gültigkeit Bestand hat.

Was macht ein professionelles Angebot aus?

Ein überzeugendes Angebot lebt nicht nur vom Inhalt, sondern auch von der Präsentation. Es wirkt vertrauenswürdig, schafft Klarheit und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit neuen Kunden. Darauf solltest du bei der Angebotserstellung achten:

• Strukturiertes Dokument im eigenen Design: Setze auf ein einheitliches Layout mit deinem Logo und einer klaren Gliederung. So wirkt dein Angebot auf den ersten Blick ansprechend und wiedererkennbar.
• Freundlicher, individualisierter Kopftext: Starte mit einem kurzen persönlichen Einstieg. Damit zeigst du Wertschätzung und baust direkt Nähe zu deinem potenziellen Kunden auf.
• Klare Beschreibung der Angebotspositionen: Beschreibe jede Leistung verständlich und konkret. Gerade bei Dienstleistungen vermeidest du so Missverständnisse und spätere Rückfragen. Die Beschreibung darf daher (je nach Produkt / Service) schon mal etwas länger werden

Ein Beispiel:

Position: Gestaltung und Umsetzung einer Unternehmenswebsite

Beschreibung:
Entwurf und Aufbau einer responsiven Website mit bis zu fünf Unterseiten (Startseite, Leistungen, Über uns, Referenzen, Kontakt).
Im Leistungsumfang enthalten sind:

• Individuelles Design basierend auf dem Corporate Design Ihres Unternehmens
• Umsetzung in WordPress inkl. Installation und Einrichtung
• Suchmaschinenfreundliche Strukturierung der Seiten
• Basis-SEO (Meta-Titles, Beschreibungen, Alt-Texte)
• Schulung zur eigenständigen Pflege der Inhalte (ca. 60 Minuten)
• Transparente Preise inklusive Mehrwertsteuer: Schlüssle deine Einzelpreise sauber nach Leistungen, Arbeitsstunden und Materialkosten auf und weise die Mehrwertsteuer klar aus. Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, muss ein entsprechender Hinweis ins Angebot, dass du keine Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer erhebst.
• Angabe der Gültigkeitsdauer: Nenne eine klare Frist, bis wann dein Angebot gültig ist.
• Versand als PDF: Verschicke dein Angebot immer als PDF. Das verhindert unbeabsichtigte Änderungen.

Vorteile einer Angebotsvorlage

Eine gute Angebotsvorlage spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass dein Angebot von Anfang an professionell wirkt. Du musst nicht jedes Mal bei null anfangen, alle wichtigen Angaben und die richtige Struktur sind schon vorbereitet. Du trägst einfach deine Inhalte ein und fertig ist dein individuelles Angebot.

So gehst du sicher, dass keine Pflichtangaben fehlen und dein Angebot wie ein richtiger Geschäftsbrief wirkt. Das schützt dich vor Missverständnissen und im Zweifel sogar rechtlich, zum Beispiel bei Unklarheiten oder Streitfällen. Gleichzeitig hinterlässt du bei potenziellen Kunden einen positiven Eindruck – und das zählt gerade am Anfang oft mehr als der Preis.

Je nach Format hat jede Vorlage ihre eigenen Stärken:

• Angebotsvorlage in Word: Ideal für individuelle Angebote bei Dienstleistungen oder Einzelaufträgen. Du kannst sie flexibel bearbeiten und anpassen.
• Angebotsvorlage in Excel: Besonders praktisch bei größeren Bestellungen oder wenn du Preise und Rabatte automatisch berechnen willst
• Angebotsvorlage als PDF: Perfekt, wenn du ein nicht veränderbares Angebot verschicken willst. Du kannst (und solltest) Word und Excel-Dateien natürlich auch einfach in eine PDF umwandeln.

Für wen ist eine Angebotsvorlage geeignet?

Eine Angebotsvorlage ist ideal für alle, die selbstständig sind und regelmäßig Angebote schreiben, egal in welcher Branche oder unter welcher Rechtsform. Denn ein professionelles Angebot ist der erste Schritt, um Vertrauen aufzubauen und Aufträge zu gewinnen. Eine Vorlage hilft dir dabei, diesen Schritt schnell, korrekt und überzeugend zu meistern. Ganz konkret profitieren davon:

• Einzelunternehmer und Freiberufler, die regelmäßig individuelle Angebote schreiben – z. B. für kreative Dienstleistungen, Coaching oder IT-Services.
• Kleinunternehmer, die von Anfang an strukturiert und rechtssicher arbeiten möchten.
• Selbstständige und Gewerbetreibende, die ihre Angebote schnell und ansprechend erstellen wollen.
• Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, die Wert auf ein einheitliches Auftreten und effiziente Prozesse legen.

Egal ob Handwerker, Dienstleister oder Warenlieferant, unsere Angebotsvorlagen sind branchenunabhängig nutzbar:

• Handwerk & Dienstleistungen: z. B. Reinigung, Elektriker, Maler, Hausmeisterservice, Gebäudereinigung
• Gastronomie & Events: z. B. Catering, Foodtrucks, Veranstaltungsdienste
• Kreativbranche: z. B. Webdesign, Grafikdesign, Texterstellung
• Beratung & Coaching: z. B. Business-Coaches, Marketingberatung, IT-Dienstleister

Angebotsvorlage, Angebotsgenerator oder Software verwenden?

Eine Angebotsvorlage ist ein super Einstieg, wenn du nur gelegentlich Angebote schreibst oder gerade erst loslegst. Dasselbe gilt für unseren kostenlosen Angebotsgenerator, bei dem du einfach deine Daten online eingibst und das fertige Angebot als PDF per E-Mail zugeschickt bekommst.

Auf Dauer kann das jedoch ziemlich umständlich und zum Zeitfresser werden. Jedes Mal musst du das Dokument neu öffnen oder die Webseite besuchen, Inhalte manuell eingeben und aufpassen, dass sich keine Formatierungsfehler einschleichen. Besonders bei Excel kann das für deine Kunden schnell unübersichtlich wirken, und ein PDF ist zwar professionell, lässt sich aber nur begrenzt individualisieren.

Besonders wenn du häufiger Angebote verschickst, lohnt sich deshalb der Umstieg auf eine Angebotssoftware oder gleich ein Rechnungsprogramm wie das von sevdesk. So kannst du mit wenigen Klicks Angebote schreiben und alles wird automatisch digital gespeichert. Die Infos zu deinen Kunden oder Produkten / Dienstleistungen brauchst du nur einmal Eintippen und kannst sie mit einem Klick wiederverwenden. Ganz ohne copy & paste. Auch der Versand ist direkt aus dem Rechnungsprogramm möglich. 

Deine Angebote sind außerdem GoBD-konform, was dir zusätzliche rechtliche Sicherheit gibt. So hast du nicht nur deine Angebote, sondern deine gesamte Angebotsabwicklung an einem Ort und arbeitest transparent, zeitsparend und zuverlässig.

Angebotsvorlage Angebotsgenerator Buchhaltungssoftware

	Kostenlose Angebotsvorlage Perfekt, wenn du einmalig eine Rechnung schreiben willst	Kostenloser Angebotsgenerator Perfekt für alle, die mehrfach Rechnungen oder Angebote schreiben müssen.	sevdesk Buchhaltungssoftware Perfekt für alle Selbstständigen und KMUs, die rechtssichere und GoBD-konforme Buchhaltung machen wollen.
Format des Angebots
Angebot herunterladen
Fortlaufende Angebotsnummer	–	nicht automatisch hinterlegt
Rechtssichere Angebot	–	*mit fortlaufender Rechnungsnummer
GoBD konform	–	–
Angebot online versenden	–	–
Angebotsstatus verfolgen	–	–
Angebot in ein Drittland	–	–
Angebot in die EU	–	–
Automatisierte Zahlungserinnerungen	–	–
Kontaktdaten speichern	–	–
Artikelpositionen speichern	–	–
EÜR	–	–
Anbindung des Bankkontos	–	–
Preis pro Monat ab	–	–	ab 12,90€* / 14 Tage kostenlos testen
	Download Vorlage	Angebot erstellen	Mehr erfahren

Häufig gestellte Fragen zur Angebotsvorlage