Rechnungsvorlage Handwerker
Du willst als Inhaber eines Handwerksbetriebes kostenlos und zeitsparend Rechnungen schreiben? Mit unserer Rechnungsvorlage und unserem kostenlosen Rechnungsgenerator ist das im Handumdrehen erledigt. Lade dir einfach das für dich passende Handwerker-Rechnungsmuster herunter und lege direkt mit der Rechnungserstellung los.
Mit unserer kostenlosen Handwerker-Rechnungsvorlage Rechnungen erstellen
Als Handwerker hast du jeden Tag viel um die Ohren und unterstützt deine Kunden bei Renovierungen, Reparaturen, Montagen und Instandsetzungen. Am Ende des Tages musst du dich aber trotzdem um die Kundenverwaltung und Rechnungserstellung kümmern. Kein Wunder also, dass du dir deine administrative Arbeit erleichtern willst, ohne dass dabei etwas Wichtiges untergeht. Mit unserer kostenlosen und individualisierbaren Rechnungsvorlage für Handwerker in Word oder Excel sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern hast auch alle Pflichtangaben im Blick. So bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: deine handwerkliche Arbeit.
Handwerker Rechnung – Anleitung
- Zu Beginn wählst du einfach die für dich passende Rechnungsvorlage für Handwerker im Word- oder Excel-Format aus.
- Hast du deine bevorzugte Handwerker-Rechnungsvorlage heruntergeladen, kannst du sofort mit der Erstellung deiner ersten Rechnung beginnen. Trage dazu einfach die Adressdaten deines Kunden und darüber die Daten deines Unternehmens ein.
- Rechts oben kannst du zudem dein Logo einfügen, um der Rechnung einen individuellen Touch zu verleihen.
- Nicht fehlen dürfen natürlich die fortlaufende Rechnungsnummer, das Liefer- bzw. Leistungsdatum und das Rechnungsdatum. Achte darauf, dass die Rechnungsnummer einmalig ist und nach einem nachvollziehbaren System erstellt wird. Viele Unternehmer verwenden deshalb eine Kombination aus dem aktuellen Jahr und der Rechnungsnummer (z. B. RE2025-0001).
- Im nächsten Schritt kümmerst du dich um deinen Betreff. Standardmäßig werden die Rechnungsnummer sowie die Konditionen bezüglich der Abrechnung angegeben.
- Bei der Eingabe der einzelnen Leistungen kannst du die Bezeichnung, den Einzelpreis, die Menge und natürlich den Netto-Gesamtpreis eingeben.
- Nicht vergessen solltest du außerdem den gültigen Umsatzsteuersatz für deine Handwerkerleistung sowie den dazugehörigen Steuerbetrag. In der Excel-Version bietet es sich an, den Bruttobetrag automatisch kalkulieren zu lassen, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.
- Möchtest du weitere Informationen bezüglich der Zahlungsbedingungen, des Grußtextes oder Details zur Lieferung hinzufügen, kannst du das in dem freien Feld unterhalb der Rechnungspositionen tun. Deine Signatur darf natürlich auch nicht fehlen.
- Am unteren Rand des Dokuments findest du den sogenannten Fußtext. Hier müssen weitere Angaben deines Unternehmens eingetragen werden. Dazu gehören folgende Details: Firmenbezeichnung, Telefonnummer, Internetseite, Kontaktinformationen, Kontodaten sowie deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID und der Name des Geschäftsführers.
- Um Zeit zu sparen, kannst du das Dokument nun als individuelles Rechnungsmuster speichern. Zum Verschicken per Mail solltest du die Excel- bzw. Word-Datei als PDF exportieren. Ansonsten kannst du sie natürlich auch einfach ausdrucken und per Post versenden.
Bist du auf der Suche nach einer noch schnelleren und professionelleren Art der Rechnungserstellung? Dann probiere noch heute die Online-Rechnungssoftware von sevdesk zum Erstellen von Rechnungen für Handwerksbetriebe aus.
Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung
Damit deine erstellten Handwerkerrechnungen vom Finanzamt akzeptiert werden, deine Kunden die Handwerkerrechnung in der Steuererklärung absetzen können und Unternehmer den Vorsteuerabzug vornehmen können, musst du gewisse Pflichtangaben machen, sowohl zu deiner Person als auch zu deinen Kunden und deiner Leistung. Diese sind im § 14 UStG geregelt.
Aus diesem Grund ist es ratsam, eine fertige Handwerkerrechnung als Vorlage zu verwenden. Mithilfe unserer sevdesk Rechnungsvorlagen stellst du nämlich sicher, dass du keine Pflichtangaben mehr vergisst und auch nicht in Streitigkeiten mit deinen Kunden oder dem Finanzamt gerätst.
Folgende Angaben müssen in all deinen Handwerkerrechnungen enthalten sein:
Der Name sowie die Anschrift deines Unternehmens. Dabei darf auch die passende Firmierung deiner Firma nicht fehlen.
- Der Name sowie die Anschrift und die Firmierung deines Unternehmens.
- Der Name und die Anschrift deines Kunden beziehungsweise des Rechnungsempfängers.
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer.
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer.
- Der Zeitpunkt der Leistung bzw. Lieferung. Dabei handelt es sich um das Datum, zu dem du die Arbeiten abgeschlossen hast.
- Die genaue Bezeichnung der Rechnungsposten, getrennt nach Materialkosten und Arbeitsstunden. Zusätzlich muss die Menge der Produkte bzw. Leistungen, der Einzelpreis und der Gesamtpreis angegeben werden.
- Die Rechnungssumme als Netto- und Bruttobetrag inklusive des berechneten Steuerbetrags.
- Der gültige Umsatzsteuersatz.
- Rabatt oder Skonto (sofern du einen gewährst)
- Angaben zu Steuerbefreiung (falls zutreffend)
- Hinweis auf 2-jährige Aufbewahrungspflicht (bei Privatpersonen)
Diese Regelungen gelten ab einem Mindestbetrag von 250 Euro brutto. Für Rechnungen mit kleinerem Bruttogesamtbetrag gelten vereinfachte Richtlinien, da diese eine sogenannte Kleinbetragsrechnung darstellen. Der Betrag deiner Rechnung liegt unter der 250 Euro Grenze? Nutze jetzt ganz einfach und kostenlos unser Kleinbetragsrechnungs-Muster zum Download für Word und Excel.
Was ist der Handwerkerbonus?
Der Handwerkerbonus bezeichnet den Betrag, den deine Kunden von der Steuer absetzen können. Um das zu erreichen, müssen zwei Aspekte gegeben sein:
- Es handelt sich um haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen auf dem Grundstück / am Eigentum des Kunden.
- Es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor.
Insgesamt können deine Kunden 20 % deiner Fahrt- und Arbeitskosten von der Einkommensteuer absetzen, solange der Höchstbetrag von 1.200 Euro jährlich nicht überschritten wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du Materialkosten und Arbeitsstunden getrennt voneinander in der Rechnung ausweist.
Die Abschlagszahlung
Unter der Abschlagszahlung oder Abschlagsrechnung wird die Kostenaufstellung für Meilensteine während deiner Arbeit beim Kunden verstanden, meist als prozentualer Anteil einer Gesamtrechnung. Im Gegensatz zu einer Teilrechnung, bei der die bisher erbrachten Leistungen sowie das eingesetzte Material in Rechnung gestellt werden, nutzt du eine Abschlagsrechnung bei sehr hohen Waren- oder Leistungswerten, um vom Kunden eine Anzahlung für noch nicht erbrachte Leistungen einzuholen. Dies ist besonders praktisch, wenn es sich um große Projekte wie Bauvorhaben handelt, da du so einen finanziellen Engpass vermeidest.
Für die Abschlagszahlung liegen keinerlei gesetzliche Regelungen vor, sodass du selbst festlegen kannst, wie viele Zwischenrechnungen du stellen möchtest oder wie hoch diese ausfallen. Du kannst auch auf Fixbeträge zurückgreifen oder nur einzelne Produktpositionen auflisten. Wichtig auch hier: Der Aufbau dieser Kostenaufstellung und die Pflichtangaben entsprechen denen einer „normalen“ Gesamtrechnung. Außerdem muss der Titel dieses Dokuments „Abschlagsrechnung“ lauten
Hinweis:
Sollten Leistungen noch nicht erbracht worden sein, müssen diese mit dem Datum des voraussichtlichen Lieferzeitpunkts versehen werden. Du kannst die Abschlagszahlung also als eine gewisse Art der Übersicht deiner zukünftigen Handwerkerleistungen sehen.
Die Handwerkerrechnung gegenüber Privatpersonen
Privatkunden können bis zu 1.200 Euro jährlich von der Steuer absetzen, was ihnen einen großen Steuervorteil bietet. Dies ist allerdings nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung des Handwerkers möglich, in der Arbeitsstunden und Materialkosten getrennt voneinander angegeben werden. Der Grund dafür ist, dass nur die Arbeitsstunden und nicht die Materialkosten abgesetzt werden können. Des Weiteren muss der Rechnungsbetrag via Banküberweisung beglichen werden, andernfalls entfällt die Möglichkeit zur Absetzbarkeit in der Steuererklärung.
Begünstigt werden alle Arbeiten an einer Immobilie, die bei deinem Kunden vor Ort durchgeführt werden. Dazu gehören Erhaltungs-, Renovierungs- und Modernisierungsarbeiten. Dabei ist es irrelevant, ob der Rechnungsempfänger der Mieter oder der Eigentümer ist.
Auf der Rechnung selbst kannst du deine Kunden auch auf die Aufbewahrungspflichten aufmerksam machen. Diese beträgt derzeit zwei Jahre, um für spätere Fragen seitens des Finanzamtes gewappnet zu sein.
Die Handwerkerrechnung gegenüber Unternehmen
Solltest du als Handwerker für andere Unternehmen tätig sein, könnten unter Umständen besondere Regelungen bezüglich der Rechnungsstellung gelten. Das gilt vor allen Dingen dann, wenn du als Bauhandwerker bzw. Subunternehmer für ein Bauunternehmen Arbeiten verrichtest. In diesem Fall darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen, weil das Unternehmen, dem du deine Rechnung stellst, deine Kostenaufstellung mit seinen Bauleistungen weiterführt und dann seinem Kunden mit Umsatzsteuer in Rechnung stellt.
Um dir den Unterschied zwischen der Rechnung zweier Bauunternehmer untereinander und der normalen Rechnung zu verdeutlichen, schauen wir uns kurz zwei Beispiele an:
Beispiel Nummer Eins:
Das Bauunternehmen Schöner Bauen GmbH benötigt Unterstützung bei einem seiner Projekte, da die eigenen Mitarbeiter bereits voll ausgelastet sind. Du sollst an der Immobilie eines Kunden die Reparaturen des Mauerwerks vornehmen. Rechtlich gesehen bist du also ein Subunternehmer und darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.
Beispiel Nummer Zwei:
Der Getränkemarkt Lecker Trinken GmbH stellt Mängel an seinem Vertriebsgebäude fest und beauftragt dich, diese auszubessern. Da die Lecker Trinken GmbH nicht zur Baubranche gehört und du zudem an deren eigener Immobilie Ausbesserungen vornimmst, musst du hier die Umsatzsteuer berechnen.
Unsere Musterrechnungen für Handwerker kannst du sowohl als Vorlage mit Umsatzsteuerberechnung oder als Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer herunterladen. Wenn du hingegen unser Online-Rechnungsprogramm nutzt, kannst du die Steuer mit ein paar Klicks ganz einfach aus der entsprechenden Rechnung herausnehmen.
Die Handwerkerrechnung gegenüber Unternehmen – die richtige Rechnungsvorlage im Baugewerbe
Solltest du als Handwerker für andere Unternehmen tätig sein, könnten unter Umständen besondere Regelungen bezüglich der Rechnungsstellung gelten. Das gilt vor allen Dingen dann, wenn du als Bauhandwerker für ein Bauunternehmen Arbeiten verrichtest. In einem solchen Fall darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Um dir den Unterschied zwischen der Rechnung zweier Bauunternehmer und der normalen Rechnung zu verdeutlichen, sollen folgende Beispiele genauer betrachtet werden:
Ist eine Rechnungsvorlage für Handwerker sinnvoll?
Die Entscheidung, eine Rechnungsvorlage als Handwerker zu nutzen, sollte gut abgewogen werden. Für Einsteiger in die Selbstständigkeit und Menschen, die sich mit dem Thema der Rechnungsstellung auseinandersetzen möchten, ist die Musterrechnung für Handwerker eine sinnvolle Idee. Doch spätestens, wenn du voll in den Berufsalltag eines selbstständigen Handwerkers eintauchst, sollte ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk eingeführt werden.
Vorteile einer Rechnungsvorlage für Handwerker
Professionelle Musterrechnungen für Handwerker stellen wir dir auf dieser Seite kostenlos zum Download zur Verfügung. Solltest du also gerade mit einem Geschäft beginnen und über sehr wenig finanzielle Mittel verfügen, bietet sich eine kostenlose Variante zur Rechnungserstellung an. Die Vorlagen kannst du ohne viel Aufwand an dein Firmenlayout anpassen und für die zukünftige Rechnungserstellung speichern. Bei der späteren Bearbeitung müssen dann nur noch die Daten des Rechnungsempfängers sowie die einzelnen Posten und das Zahlungsziel angepasst werden.
Tipp:
Um dir noch mehr Arbeit zu ersparen, kannst du in der Excel Rechnungsvorlage eine Art Adressbuch deiner Kunden anlegen und dieses dann mit der Zelle des Adressaten verbinden. So werden auf Mausklick die Kontaktdaten deines Kunden eingetragen, was deine Kundenverwaltung erleichtern kann.
Nachteile einer Rechnungsvorlage für Handwerker
Der große Nachteil einer Word- oder Excel-Vorlage für deine Rechnungen ist, dass sie nicht immer GoBD-konform sind. Laut den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) müssen Kostenaufstellungen immer nachvollziehbar, nachprüfbar, unveränderbar und richtig abgespeichert sein. Vor allem in Bezug auf die letzten beiden Kriterien können fertige Musterrechnungen nicht unbedingt mithalten.
Tipp:
Möchtest du dich rechtlich absichern, ist deshalb der Griff zu unserer Faktura Software angeraten. Hier werden automatisch alle Voraussetzungen der GoBD gewährleistet. Zudem kannst du ein individuelles Design, Änderungen deiner Kontaktdaten, die Berechnung der Umsatzsteuer und vieles mehr mit nur wenigen Klicks umsetzen. Dadurch wird die Rechnungsstellung weniger zeitaufwändig und die Archivierung deutlich einfacher.
Ein weiterer Kritikpunkt ist sicherlich die Fehleranfälligkeit. Vor allem bei Word musst du die komplette Berechnung von Einzel- und Gesamtpreis, Mehrwertsteuer sowie dem Bruttobetrag der Rechnung selbstständig durchführen. Im stressigen Arbeitsalltag schleichen sich dabei gerne mal Fehler ein, die unter Umständen große finanzielle Konsequenzen für dich und deine Kunden haben können.
Was musst du als Kleinunternehmer beachten?
Zu den Kleinunternehmern zählst du, wenn du im letzten Geschäftsjahr maximal 25.000 Euro und im derzeitigen Geschäftsjahr maximal 100.000 Euro Umsatz erwirtschaftet hast. Damit kannst du dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen, was im Umkehrschluss aber auch dazu führt, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen und erheben darfst. Im Bereich unterhalb der aufgeführten Posten deiner Rechnung musst du in diesem Fall auf die Steuerbefreiung hinweisen, bspw. Mit folgendem Satz: „Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“ Auch wenn sich die Kleinunternehmerregelung im Baugewerbe selten anbietet, wollten wir diesen Aspekt nicht vorenthalten.
Eine spezielle Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer findest du zum kostenlosen Download auf unserer Website.
Zusammenfassung
Für den Einstieg in einen Handwerksbetrieb ist unsere kostenlose sevdesk Rechnungsvorlage für Handwerker eine solide und zeitsparende Lösung. Vor allem dann, wenn du dich als selbstständiger Handwerker zunächst auf das Wesentliche konzentrieren willst. Allerdings musst du bedenken, dass unser Word-, Excel- und PDF-Vorlagen weder die Anforderungen der GoBD noch die seit Januar 2025 gültige E-Rechnungspflicht erfüllen.
Wenn du rechtssicher arbeiten und auch bei einer wachsenden Auftragslage professionell abrechnen willst, kommst du langfristig nicht um eine Handwerkersoftware oder ein spezialisiertes Rechnungsprogramm wie sevdesk herum. Damit sparst du dir nicht nur Zeit, sondern schützt dich auch vor unnötigem Ärger mit dem Finanzamt und deinen Kunden.
