Mahnungsvorlage
Mit unserer Mahnungsvorlage Mahnungen schreiben
Für Word und Excel zum Downloaden
Nicht jeder Kunde zahlt pünktlich. Deshalb solltest du wissen, wie du im Forderungsmanagement mit so einem Fall umgehst, auch wenn es ein unangenehmes Thema sein kann. Mit einer passenden Mahnungsvorlage reagierst du souverän auf offene Rechnungen, erinnerst deine Kunden (mit Nachdruck) an ausstehende Zahlungen und behältst den Überblick über deine Finanzen.
Unsere kostenlosen Muster sind individuell anpassbar und nach nur wenigen Klicks einsatzbereit. Füge einfach deine Daten in die Vorlage ein, und schon ist deine Mahnung fertig. So sparst du dir Zeit, trittst freundlich, aber bestimmt auf und erhöhst die Chance, dass deine Rechnung schnell beglichen wird. Probier es direkt aus!
Anleitung für das Mahnung-Muster:
- Lade dir die jeweilige Mahnungsvorlage für Word oder Excel herunter, je nachdem, mit welchem Programm du lieber arbeitest und speichere sie ab.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
- Rechnungsnummer: Hier trägst du die Rechnungsnummer ein, auf die sich deine Mahnung/Zahlungserinnerung bezieht.
- Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die ursprüngliche Rechnung ausgestellt hast.
- Lieferdatum: Zeitpunkt der ursprünglichen Lieferung der Leistung
- Kundennummer: In diesem Feld trägst du die Kundennummer deines Kunden ein, und zwar so, wie du ihn in deiner Kundendatenbank gespeichert hast.
- Ansprechpartner: Hier kannst du einen Ansprechpartner für den Empfänger eintragen, an den er sich bei Rückfragen jederzeit wenden kann.
- Datum: Am Ende dieser Angaben steht das Datum, an dem du die Mahnung schreibst.
- Die wievielte Mahnung es ist und zu welcher Rechnung die Mahnung gehört, schreibst du standardmäßig in die Betreffzeile, z. B.: “Erste Mahnung – Rechnung Nr. 1001”.
- Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext. In diesen schreibst du in einem Text das Datum für die neue Zahlungsfrist und die Bitte den Betrag zu begleichen.
- Jetzt gibst du die Artikel und Dienstleistungen von der ursprünglichen Rechnung an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden.
- Unter den Positionen hast du nochmal Platz für einen Text und deine Signatur.
- Am Ende der Mahnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
- Nun speicherst du die Mahnungsvorlage ab oder druckst sie aus. Für den Versand per E-Mail speicherst du dir das Schreiben zusätzlich als PDF ab.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Schreiben an Kunden, die ihre Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig bezahlen. Mit einem Mahnschreiben forderst du sie zur Zahlung auf, setzt ein neues Fälligkeitsdatum und bringst den Schuldner rechtlich in Zahlungsverzug.
Um den Druck bei weiteren Zahlungsverzögerungen zu erhöhen, kannst du rechtliche Schritte wie ein Mahnverfahren in Aussicht stellen. Im ersten Schreiben solltest du darauf jedoch noch verzichten, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten.
Oft wird vor einer Mahnung erst noch eine Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung verschickt. Auch wenn alle drei Varianten das gleiche Ziel verfolgen (die Begleichung der Rechnung), ist nur die Mahnung rechtlich im Bürgerlichen Gesetzbuch verankert. Daher solltest du dein Schreiben auch ausdrücklich als Mahnung kennzeichnen, wenn du diese Wirkung erzielen möchtest.
Wann und wie oft solltest du mahnen?
Der Gesetzgeber gibt keine festen Fristen vor, ab wann du mahnen darfst oder wie viele Mahnungen nötig sind. Du kannst eine Mahnung grundsätzlich dann verschicken, wenn dein Kunde in Zahlungsverzug ist, also sobald die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Das kann bereits wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Fall sein.
In der Praxis haben sich drei Mahnstufen etabliert, um den Kunden schrittweise zur Zahlung zu bewegen. Ein mögliches Vorgehen sieht so aus:
- 1. Mahnung: Etwa 3 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist, mit einer neuen Frist von 7 Tagen
- 2. Mahnung: Etwa 3 Tage nach der ersten Mahnung, mit einer Frist von 5 Tagen
- 3. Mahnung: Etwa 3 Tage nach der zweiten Mahnung, mit einer letzten Frist von 3 Tagen
Diese Staffelung gibt dem Kunden genügend Gelegenheit, die Zahlung nachzuholen, ohne unnötig Zeit zu verlieren.
Aufbau, Form und Inhalt einer Mahnung
Für Mahnungen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form. Du kannst sie theoretisch sogar mündlich oder über das Telefon aussprechen. Auch eine E-Mail ist grundsätzlich zulässig. Bei Nicht-Reagieren deines Kunden (bzw. des Schuldners) solltest du gegebenenfalls auf ein Einschreiben per Post zurückgreifen, um den Erhalt der Mahnung sicherzustellen. So hast du im Streitfall einen Nachweis darüber, dass du rechtzeitig gemahnt hast. Unsere Vorlagen sind dafür ideal geeignet, da sie dir helfen, professionell und rechtssicher zu kommunizieren.
Wichtig ist, dass du den Kunden in deinem Mahnschreiben klar darauf hinweist, dass die Rechnung offen ist, bisher kein Zahlungseingang erfolgt ist und er sich im Zahlungsverzug befindet. Fordere auch die ausstehende Zahlung eindeutig ein. Der Ton sollte dabei freundlich und professionell, aber zugleich bestimmt sein. Schließlich soll die Mahnung den Kunden motivieren, rasch zu reagieren.
Damit es zu keinen Missverständnissen oder erneuten Fristüberschreitungen kommt, sollte deine Mahnung folgende “Pflichtangaben” enthalten:
- Die klare Bezeichnung als Mahnung
- Deine vollständigen Firmen- und Kontaktdaten sowie die deines Kunden
- Das Datum der Mahnung
- Das ursprüngliche Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer
- Den ausstehenden Betrag
- Einen kurzen Text mit der Zahlungsaufforderung
- Die Art der Leistung und die Positionen der Rechnung
- Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum (sofern gesetzt)
- Einen neuen Zahlungstermin
So hat der Kunde alle Informationen auf einen Blick und kann die Zahlung ohne Verzögerung veranlassen.
Beispieltexte für die drei Mahnstufen
Rein rechtlich reicht dir eine Mahnung, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Das bedeutet: Du bist nicht verpflichtet, mehrere Mahnungen zu verschicken und du könntest nach der ersten Mahnung ohne Androhung von Konsequenzen wie Mahnkosten bereits rechtliche Schritte einleiten.
In der Praxis hängt die Entscheidung oft von verschiedenen Faktoren ab: deiner eigenen Liquidität, der Höhe des offenen Betrags oder der bisherigen Zahlungsmoral des Kunden. Im Geschäftsalltag hat sich daher ein dreistufiges Mahnwesen bewährt. Erst wenn dein Kunde auf keine deiner Mahnungen reagiert, solltest du Maßnahmen wie Inkasso oder ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben.
Im Folgenden stellen wir dir die drei Mahnstufen kurz vor und geben dir Formulierungshilfen für die entsprechenden Mahnungen. Die Beispieltexte könntest du zum Beispiel als Kopftext oder für die E-Mail benutzen.
Erste Mahnung
In der ersten Mahnung geht es darum, den Kunden freundlich an die offene Rechnung zu erinnern und ein neues Zahlungsziel zu setzen, nicht darum, Druck aufzubauen. Verzugszinsen oder Mahngebühren werden dabei in der Regel noch nicht erhoben, ebenso wenig werden rechtliche Schritte angedroht.
Viele Kunden haben die Rechnung schlichtweg verlegt oder vergessen. Genau deshalb ist dein Ton besonders wichtig: freundlich, klar und professionell. Hier ist ein Beispiel, wie der Kopftext für die 1. Mahnung aussehen könnte:
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann,
Zu unserer oben genannten Rechnung konnten wir bislang noch keinen Zahlungseingang feststellen. Die einzelnen Rechnungspositionen haben wir in dieser Mahnung für Sie nochmals übersichtlich aufgeführt. Bitte begleichen Sie den noch offenen Rechnungsbetrag bis zum XX.YY.ZZZZ.
Sollten Sie die Zahlung in der Zwischenzeit bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Zweite Mahnung
Hat die erste Mahnung trotz erneuter Fristsetzung nicht zur Zahlung geführt, solltest du wenige Tage später eine zweite Mahnung versenden. Zu diesem Zeitpunkt ist ein bloßes Versehen als Ursache eher unwahrscheinlich, häufig steckt nun bewusstes Hinauszögern dahinter.
Daher darf dein Ton in der zweiten Mahnung bestimmter ausfallen. Du kannst ab dieser Stufe auch Verzugszinsen sowie eine Mahnpauschale von 40 Euro (bei Geschäftskunden) in Rechnung stellen. Wichtig ist eine klare, aber weiterhin sachliche Sprache, die zeigt, dass du es ernst meinst, ohne die Tür für eine einvernehmliche Lösung zu schließen.
Du könntest deine zweite Mahnung wie folgt schreiben:
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann,
Leider haben Sie auf unsere 1. Mahnung vom XX.YY.ZZZZ nicht reagiert. Wir bitten Sie daher erneut, den fälligen Rechnungsbetrag bis zum AA.BB.CCCC zu begleichen.
Falls Sie den genannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen bei einer weiteren Mahnung Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen müssen.
Sollten Sie die Zahlung in der Zwischenzeit bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.”
Dritte Mahnung
Die dritte Mahnung sollte deine letzte Zahlungsaufforderung darstellen. Entsprechend deutlich darf der Ton nun sein: freundlich, aber mit spürbarem Nachdruck. Weise deinen Kunden darauf hin, dass er eine letzte Chance erhält, die offene Rechnung zu begleichen.
In dieser (am besten per Einschreiben verschickten) Mahnung kannst du auch rechtliche Konsequenzen androhen, etwa die Übergabe an ein Inkassounternehmen, die Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Setze eine letzte, kurze Zahlungsfrist und berechne Verzugszinsen sowie die zulässige Mahnpauschale. Bleibt die Zahlung trotz allem aus, lässt du einen der angedrohten Schritte folgen.
Hier ist dein Beispieltext:
“Sehr geehrte(r) Frau/Herr Mustermann,
Leider konnten wir trotz mehrfacher Zahlungserinnerungen vom [Datum 1 eintragen] und [Datum 2 eintragen] noch keinen Zahlungseingang verzeichnen. Wir bitten Sie daher ein letztes Mal, den fälligen Rechnungsbetrag sowie die nun fälligen Verzugszinsen und Mahngebühren bis zum AA.BB.CCCC zu begleichen.
Falls auch bis zu diesem Termin kein Geld auf unserem Konto eingeht, sehen wir uns gezwungen, ohne eine erneute Erinnerung weitere/gerichtliche Schritte [je nach Präferenz] einzuleiten. Bitte beachten Sie, dass dadurch höhere Kosten auf Sie zukommen können.
Sollten Sie die Zahlung in der Zwischenzeit bereits geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.”
Mahnung schreiben mit einer Software
Wenn du professionell wirkende Mahnungen erstellen möchtest, kannst du natürlich mit unseren kostenlosen Mahnungsvorlagen arbeiten. Noch einfacher und effizienter gelingt das allerdings mit einer spezialisierten Software, wie zum Beispiel der Buchhaltungssoftware von sevdesk.
Damit behältst du dein Mahnwesen jederzeit im Griff: Zahlungseingänge werden automatisch geprüft, überfällige Rechnungen erkannt und passende Zahlungserinnerungen direkt erstellt und versendet. So rutscht dir keine überfällige Rechnung mehr durch.
Gerade für Freiberufler, Solopreneure und kleine Unternehmen ist das eine enorme Erleichterung, da auch andere Aufgaben wie Rechnungsstellung oder Buchhaltung mit sevdesk sicher und effizient erledigt werden können. Teste sevdesk jetzt 14 Tage kostenlos und überzeuge dich selbst.
Häufig gestellte Fragen zur Mahnungsvorlage
Wie schreibt man eine Mahnung mit einem Muster?
Nutze unsere Mahnungsvorlage und passe die Felder gemäß Anleitung individuell an. Speichere die fertige Mahnung als PDF oder drucke sie aus und sende sie per E-Mail oder per Einschreiben an deinen Kunden. So stellst du sicher, dass deine Mahnung professionell und rechtswirksam ist.
Wie formuliere ich die erste Mahnung richtig?
Um eine positive Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten, kannst du deine erste Mahnung noch als freundliche Zahlungserinnerung schreiben. Diese sollte dann auch den Namen Zahlungserinnerung tragen. Dies kannst du ganz einfach mit unserer Zahlungserinnerungsvorlage tun.
Ist eine Mahnung per E-Mail rechtsgültig?
Da die Mahnung an keine bestimmte Form (bspw. Schriftform) gebunden ist, ist eine Mahnung per E-Mail rechtsgültig. Außerdem sollte sie eindeutig als Mahnung erkennbar sein und alle relevanten Informationen enthalten. Bewahre den Versandnachweis auf, um im Streitfall die Zustellung nachweisen zu können.
