Sammelrechnung
In einer Sammelrechnung werden in einer einzigen Rechnung mehrere Kundenaufträge abgerechnet. Eine Sammelrechnung sollte dann genutzt werden, wenn man von einem einzelnen Kunden permanent Aufträge erhält und diese dann in periodischen Abständen gemeinsam abrechnen möchte.
Warum sollte eine Sammelrechnung erstellt werden?
Anstatt dem Kunden mehrere einzelne Rechnungen zu senden, kann eine Sammelrechnung z. B. um die unterschiedlichsten Lieferungen an den gleichen Kunden in einer Rechnung zusammenzufassen. Durch die Erstellung einer Sammelrechnung wird Zeit gespart in der Abwicklung und zudem verursacht sie auch weniger Buchungen für das Bank- und Kundenkonto, als wenn jede einzelne Rechnung gebucht werden muss.
Ein Beispiel für eine Sammelrechnung
In einer Woche bestellt der Kunden mehrfach die verschiedensten Produkte. In der Sammelrechnung werden alle bestellten und gelieferten Produkte zusammengefasst und dann dem Kunden berechnet. Selbst die Stromrechnung vom Anbieter, vom man rund um die Uhr Strom bezieht, ist eine Sammelrechnung, denn der Verbrauch wird in der Rechnung für einen bestimmten Zeitraum berechnet.
Was muss eine Sammelrechnung beinhalten?
Die folgenden Angaben müssen zumindest auf der Sammelrechnung enthalten sein:
- Die Summe der Entgelte
- Die Summe der Umsatzsteuer
- Der Abrechnungszeitraum
- Die Einzelabrechnungen – denn hieraus ergeben sich die restlichen Pflichtangaben für die Rechnungen
Muss das Leistungs- oder Lieferdatum auf der Sammelrechnung stehen?
Hier ist die Antwort „Ja“ – denn laut dem Umsatzsteuergesetz muss das Leistungs- oder Lieferdatum auf der Sammelrechnung – bzw. auf jeder Rechnung – stehen. Denn ansonsten riskiert der Kunden seinen Vorsteuerabzug. m Kunden mehrere einzelne Rechnungen zu senden, kann eine Sammelrechnung z. B. Um die unterschiedlichsten Lieferungen an d
Liefer- oder Leistungsdatum: Was ist das?
Es existieren Regelungen, welcher Zeitpunkt als Liefer- oder Leistungsdatum gilt:
Das Lieferdatum bei Waren
Bei der Lieferung von Waren gilt grundsätzlich der Zeitpunkt der Übergabe als Lieferdatum. Sollte also Waren über einen Dritten, zum Beispiel einen Versanddienst versendet werden, dann ist in diesem Fall das Versanddatum ausschlaggebend.
Das Leistungsdatum bei Dienstleistungen
Sofern man als Dienstleister tätig ist, ist es empfehlenswert, wenn ein Abnahmetermin mit dem Kunden vereinbart wird. Dieser Termin gilt dann gleichzeitig als Zeitpunkt der Leistungserbringung.
Ein Tipp: In der Regel erstrecken sich Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum und als Dienstleister muss man dann oftmals in Vorleistung gehen. Um das zu umgehen ist es empfehlenswert, wenn die Vereinbarung von Teilabnahmen, eine Anzahlung oder eine Abschlagsrechnung erstellt wird.
Es gilt allgemein, dass das Liefer- oder Leistungsdatum nicht Tag genau angegeben werden muss. Es reicht durchaus aus, wenn auf der Rechnung eine monatsgenaue Angabe gemacht wird, wie beispielsweise „Lieferungen im Juli 2020“ und dann die entsprechenden Lieferscheine der Sammelrechnung beigelegt werden.
Doch aufgepasst, denn manchmal ist es lohnenswert, das Datum mit Bedacht zu wählen, denn je nachdem, in welches Zeitfenster die Lieferung fällt, kann für ein Unternehmen mit „Soll-Versteuerung“ die abzuführende Umsatzsteuer an das Finanzamt früher oder später fällig werden.
Das Leistungsdatum muss korrekt auf der Rechnung angegeben werden
Der Kunde muss den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung der Sammelrechnung immer klar entnehmen können. Selbst wenn das Lieferdatum dem Rechnungsdatum entspricht, doch in diesem Fall ist es in Ordnung, wenn ein Pauschalhinweis an der Stelle des Lieferdatums wie beispielsweise „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Zudem hat man auch die Möglichkeit, auf die Lieferscheine oder eine entsprechende Auflistung zu verweisen. Allerdings muss hier dann eine deutliche Bezeichnung genutzt werden im Falle des Lieferscheins dann mit der Lieferschein-Nummer.
Es gibt vier Möglichkeiten, das Lieferdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:
- Angabe eines Lieferscheins oder eines Leistungsdatums
- Ein Pauschalhinweis: Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum
- Verweis auf den Lieferschein, der das Datum der Lieferung enthält
- Verweis auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der das Lieferdatum nicht enthält: Das Lieferscheindatum entspricht dem dem Lieferdatum.
Ob Leistungsdatum oder Lieferdatum geschrieben wird, das ist rechtlich gesehen nicht wichtig, doch zumeist bezieht sich das Lieferdatum auf die tatsächliche Lieferung der Waren.
Alles zusammengefasst findest du auch in diesem Video zu Sammelrechnungen:
