Als Unternehmer will man natürlich möglichst viel Geld verdienen und Gewinn machen. Willst du sicherlich auch. Doch wenn es darum geht die dafür auch notwendigen Rechnungen an die Kunden zu schreiben und zu verschicken, rollen die meisten mit den Augen. Schreibst du selbst auch so ungern Rechnungen, weil es dich so viel Zeit kostet? Dann probiere es doch einfach mal mit unserem Abschlagsrechnung Muster. Einfach für Word oder Excel downloaden, deine Positionen ausfüllen, fertig.

Unter einer Abschlagsrechnung musst du eine ganz normale herkömmliche Rechnung verstehen. Sie hat aber die Besonderheit, dass sie nur einen Teil von einer Gesamtrechnung darstellt. Sehr oft wird die Abschlagsrechnung genutzt, wenn du beispielsweise für einen langen Zeitraum für einen Kunden arbeitest. Diesen Zeitraum der Arbeit sicherst du dann mit Abschlagsrechnungen an den Kunden ab. So vermeidest du, dass du für einen längeren Zeitraum ohne Einkommen bist oder alles selbst vorfinanzieren musst. Mit der Abschlagsrechnung kannst du außerdem erreichen, dass du möglicherweise einen kompletten Zahlungsausfall erleidest. Mit einem Abschlagsrechnung Muster kannst du einfach und schnell diese Art der Rechnung erstellen.

Wie musst du eine Abschlagsrechnung Vorlage ausfüllen?

Wie eingangs erwähnt, handelt es sich bei der Rechnungsart der Abschlagsrechnung um eine ganz herkömmliche Rechnung, welche allerdings nur einen Teil der Gesamtsumme darstellt. Du kannst diese Rechnung also ganz normal wie jede andere Rechnung erstellen. Nutzt du dafür das Abschlagsrechnung Muster, musst du wie folgt vorgehen:

Im ersten Schritt musst du deine Abschlagsrechnung Vorlage entweder in Word oder Excel herunterladen.
Hast du das getan, kannst du bereits mit dem Ausfüllen der Abschlagszahlung Vorlage beginnen. Dazu gibst du links oben die Adressdaten deiner Firma ein und unter diese die Adressdaten des Empfängers der Abschlagsrechnung.
Um dein Logo zu platzieren, kannst du rechts oben den freien Bereich nutzen und anschließend die folgenden Felder befüllen. Zu diesen gehören auf jeden Fall eine einmalige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Lieferdatum.
Den Inhalt für das Feld Betreff kannst du frei formulieren.
Solltest du noch weitere Informationen für den Empfänger haben, kannst du dafür den Platz für den Kopftext unter dem Betreff nutzen.
Im nächsten Schritt musst du auf dem Abschlagsrechnung Muster alle Artikel und Dienstleistungen von dir angeben. Vergiss dabei nicht die Bezeichnung, die Menge sowie Einzelpreis und Gesamtpreis anzugeben. Außerdem müssen die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer enthalten sein.
Brauchst du noch weiteren Platz, kannst du die enthaltene Abschlagsrechnung Textvorlage nutzen. Hier kannst du beispielsweise aufführen, welches Zahlungsziel du vorgibst sowie deine Unterschrift und deinen Firmenstempel.
Am Ende der Abschlagsrechnung Vorlage findest du den Fußtext. Hier gibst du noch einmal alle deine Firmenadressdaten sowie Kontaktnummer wie Telefon, Fax oder Email-Adresse ein. Ganz wichtig ist, dass du hier auch deine Kontodaten wie Name der Bank, BIC/Bankleitzahl und Kontonummer/IBAN eingibst. Überdies gehört hier auch der Name des Geschäftsführers und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hin.‍
Hast du alle Eingaben vorgenommen, kannst du die Abschlagsrechnung Vorlage abspeichern oder ausdrucken. Für den Versand der Teilrechnung per Email kannst du sie auch als PDF speichern.

Welche Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung enthalten?

Da es sich bei der Abschlagsrechnung um eine herkömmliche Rechnung handelt, musst du auch hier für eine ordnungsgemäße Rechnung die nötigen Pflichtangaben vermerken.

Beachte bei der Nutzung der Abschlagszahlung Muster darauf, dass die Rechnung auf jeden Fall als solche bezeichnet wird.
Von dir als Rechnungssteller müssen Name, Anschrift und Firma enthalten sein.
Name, Anschrift und eventuell Firmenname des Rechnungsempfängers sind auszuweisen.
Aufführen musst du deine Ust.-Id.
Die Abschlagsrechnung muss mit einem Ausstellungsdatum versehen sein.
Die Rechnung benötigt eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Datum der Leistungserbringung bzw. Leistungslieferung muss vorhanden sein.
Erbrachte Leistungen sind detailliert von dir darzustellen.
Angaben zum Steuersatz
Rechnungssumme vom Nettobetrag
Nennung vom Umsatzsteuerbetrag
Rechnungssumme vom Bruttobetrag
Solltest du von der Umsatzsteuer befreit sein, dann musst du den Grund für die Befreiung aufführen.

Wann werden Abschlagsrechnungen häufig verwendet?

Abschlagsrechnungen kommen in einigen Bereichen sehr häufig zum Einsatz. Hier ein paar Beispiele, welchen Zweck eine Abschlagsrechnung für dich haben kann und warum sich deshalb der Einsatz von einem Teilrechnung Muster lohnt.

Verwendung Abschlagsrechnung Baubranche: In der Baubranche ist die Abschlagsrechnung weit verbreitet. Bauvorhaben werden in den meisten Fällen nicht von heute auf morgen erledigt. Deshalb einigt man sich hier oft auf festgelegte Bauabschnitte und stellt für den erledigten Abschnitt eine Abschlagsrechnung. Es kommt aber auch vor, dass eine Abschlagsrechnung vereinbart wird, die vom Kunden vor Baubeginn bezahlt wird.‍
Verwendung Abschlagsrechnung Handwerk: Auch im Handwerk ist die Verwendung einer Abschlagsrechnung Vorlage durchaus häufig üblich. Es ist im Handwerk ebenfalls die Möglichkeit gegeben, dass du längere Zeit an einem Projekt arbeitest. Ein gutes Beispiel ist hier ein Schreiner, der eine Einbauküche nach Maß anfertigt. In diesem Fall kannst du ein Abschlagszahlung Rechnung Muster nutzen, um vor Start deiner Arbeiten von deinem Kunden eine Teilzahlung zu verlangen.‍
Verwendung Abschlagsrechnung Freiberufler: Du kannst die Abschlagsrechnung Vorlage auch für Teilrechnungen als Freiberufler nutzen. Hast du einen Auftrag an Land gezogen, der dich für einen längeren Zeitraum beschäftigt, hilft dir eine mit dem Kunden vereinbarte Abschlagsrechnung dabei, dein regelmäßiges Einkommen zu sichern. Aber auch der Kunde selbst kann mit dir eine Abschlagsrechnung vereinbaren, damit er besser finanziell planen kann. Eine gute Möglichkeit für beide Seiten, für einen gleichmäßigen Geldfluss zu sorgen.

Einfache oder kumulierte Abschlagsrechnung?

Bei einer Abschlagsrechnung musst du zwischen der einfachen und der kumulierten Abschlagsrechnung unterscheiden. Alle Leistungen und verwendete Materialien berechnest du bei der einfachen Abschlagsrechnung. Somit ergibt sich eine Rechnungssumme aus aufgeführten Materialien und Leistungen.

Kumulierte Abschlagsrechnung Muster

Bei der kumulierten Abschlagsrechnung musst du bei Verwendung des kumulierte Abschlagsrechnung Muster darauf achten, dass die Leistungen und Materialien für den ausgeführten Abschnitt, beispielsweise bei einem Bauvorhaben, aufgeführt sind. Zusätzlich ist es notwendig, die vorangehenden Abschlagsrechnung und den Materialien und Leistungen aufzuführen. Bei der kumulierten Abschlagsrechnung ergibt sich damit eine Summe, die sich auf der Summe aller Abschlagsrechnungen und der aktuellen Abschlagsrechnung zusammensetzt. Handelt es sich um die letzte Rechnung, dann verwendest du in diesem Fall ein Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen Muster.

Welche Besonderheiten gibt es im Baugewerbe zu beachten in Bezug auf Verwendung Abschlagszahlung VOB Muster?

Im Baugewerbe sind in erster Linie Abschlagszahlungen mit einem VOB-Vertrag bei Bauvorhaben von öffentlichen Auftraggebern üblich. VOB steht hier für Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Bei der Verwendung von einem Abschlagszahlung VOB Muster musst du auf ein paar Besonderheiten achten. Es geht in erster Linie darum, dass dein Auftraggeber prüfen kann, ob auch wirklich alle Leistungen auf den Abschlagsrechnungen erbracht wurden. Dies ist in § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB B geregelt. Im Folgenden sind diese Punkte zu beachten:

Eine Abschlagsrechnung muss immer dem Wert der jeweiligen Leistung entsprechen.
In der Abschlagsrechnung Vorlage musst du die Umsatzsteuer ausweisen.
Deine Abschlagsrechnung muss eine Aufstellung enthalten, mit der abgerechnete Leistungen nachprüfbar sind.

Vor allem dem Beilegen dieser Aufstellung musst du besonderen Wert beimessen. Schickst du deine mit einer Abschlagsrechnung Vorlage erstellte Rechnung ohne diese Aufstellung ab, so hast du keinerlei Anspruch auf Zahlung. Überdies hat der Auftraggeber 21 Tage Zeit, die in deiner Aufstellung aufgelisteten Leistung zu prüfen. Erst nach dieser Zeit hast du einen Anspruch auf die Zahlung.

Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung, einer Teilrechnung und einer Schlussrechnung?

Die Begriffe Abschlags- und Teilrechnung werden oft als Synonym verwendet. Doch es gibt zwischen beiden einen erheblichen Unterschied.

Bei einer Teilrechnung verrechnest du alle Leistungen oder Teile, welche bereits erledigt bzw. verbaut wurden. Zu den Teilen gehören allerdings nicht nur Materialien, sondern auch Arbeitsstunden, Maschinenstunden oder andere Leistungen. Teilrechnung ist dabei eher der Begriff, welcher im Sprachgebrauch verwendet wird. Genau genommen ist die Teilrechnung eine Teilschlussrechnung. Innerhalb deiner Buchhaltung spielen diese Teilschlussrechnungen die gleiche Rolle, wie komplette Schlussrechnungen.

In der Abschlagsrechnung ist hingegen oftmals nur ein prozentualer Anteil der zur Verrechnung anstehenden Leistungen von einem Werk oder Projektes enthalten. Die Abschlagsrechnung bezieht sich im Vergleich zur Teilrechnung auch nicht auf ganz explizite Leistungen oder Phasen von einem Projekt. Ein Auftraggeber bezahlt dir beispielsweise für ein Projekt eine Summe in Höhe von 30 % des eingeplanten Projektbudgets. Für diese Summe kannst du mit einer Abschlagsrechnung Vorlage eine Abschlagsrechnung erstellen. Dabei werden aber keine Fristen für bestimmte Leistungserbringungen gestellt.