Rechnungsvorlage

Rechnungen schreiben war schon immer eine lästige Angelegenheit. Du hast viele Aufträge und wenig Zeit dafür und bist deshalb auf der Suche nach einer kostenlosen Rechnungsvorlage? Dann bist du hier genau richtig! Lade dir hier unsere Rechnungsvorlage als Word-, Excel- oder PDF-Dokument herunter und erstelle in einer Minute deine erste Rechnung damit!

Wir bieten dir eine beschreibbare, kostenlose Rechnungsvorlage für Word, Excel und als PDF zum Download, die individuell anpassbar für deine Kunden ist. Dank dem Rechnungsmuster kannst du Angebote oder Aufträge mit nur wenigen Mausklicks in eine Rechnung mit Platzhaltern für Pflichtangaben überführen.  

Mit Hilfe dieser Rechnungsvorlage für Word, Excel oder als PDF kannst du also im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen, die allen rechtlichen Anforderungen entspricht.

So sieht die Musterrechnung vor deiner Bearbeitung aus:

 Gestalte das Briefpapier deiner Rechnung mit deinem Firmenlogo und bearbeite das Rechnungsmuster in Word, Excel oder als PDF im Stil deines Unternehmens. So behält sie den Look deiner Firma.  

Achte allerdings darauf die Platzhalter für die Pflichtangaben richtig auszufüllen. Dazu gehören beispielsweise die Rechnungsnummer und auch das Rechnungsdatum. Wie du beim Ausfüllen der Vorlage am besten vorgehen solltest und nichts vergisst, erfährst du im Folgenden:

Rechnungsvorlage ausfüllen: Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Tätige den kostenlosen Download der Rechnungsvorlage für Microsoft Word, Excel oder als beschreibbare PDF, je nachdem, mit welchem Programm du lieber arbeitest.
2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Rechnungsempfängers an.
3. Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:  
   1. ‍Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen, nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten, z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer). Erfahre jetzt mehr zur fortlaufenden Rechnungsnummer!‍
   2. Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.‍
   3. Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder des Erbringens der Leistung.
4. Der Betreff der Rechnung in deiner Vorlage kann frei gewählt werden. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen.
5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in diesen kannst du bei Bedarf weitere Informationen schreiben.
6. Jetzt gibst du deine Artikel und Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden.
7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text, beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist oder Ähnliches, und deine Signatur.
8. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
9. Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email die Rechnungsvorlage als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.

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Weitere Infos zum Thema Rechnungsstellung mit einem Muster  

Nachfolgend findest du wichtige Informationen zum Thema Rechnung und zum weiteren Umgang mit dem Rechnungsmuster:

• Pflichtangaben einer Rechnung

• Übersicht: Weitere Rechnungsmuster für deine Bedürfnisse

• Ist eine Rechnungsvorlage rechtssicher?

• Auswahl des richtigen Designs für dein Rechnungsmuster

Pflichtangaben – Was muss deine Rechnung enthalten?

Damit eine Rechnung vollständig ist (und somit auch deine Kunden gegebenenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt), ist es wichtig, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Welche Punkte hier genau abgebildet werden müssen, ist per Gesetz über § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Bitte beachte, dass sich die folgenden Vorschriften auf Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro brutto beziehen. Für Rechnungsbeträge unter dieser Grenze gelten andere Regelungen, die hier gelistet sind.

Hieraus ergibt sich, dass Rechnungen, die du erstellst, unbedingt folgende Angaben enthalten müssen:

• den Namen und die Anschrift des ausstellenden bzw. leistenden Unternehmens
• deine Steuernummer und/ oder USt.-Identifikationsnummer‍
• das Ausstellungsdatum des Dokuments
• die Rechnungsnummer (fortlaufend)
• die Menge der gekauften Produkte bzw. der Art der Leistungen (inklusive Umfang)
• den genauen Zeitpunkt der Lieferung bzw. der erbrachten Leistung
• den verwendeten Steuersatz und entsprechende Steuerbetrag‍
• eventuelle Rabatte‍
• die Gesamtsumme und die Summe des Steuerbetrages
• eventuell Angaben zur Steuerschuld des jeweiligen Adressaten

Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen der Rechnung mit und der Rechnung ohne Umsatzsteuer zu unterscheiden. Auf die spezifischen Details wird in den folgenden beiden Abschnitten eingegangen.  

Alle verpflichtenden Bestandteile von Rechnungen kannst du auch in unserem Lexikon nachlesen.

Rechnung mit Umsatzsteuer

Wie bereits weiter oben erwähnt, ist es wichtig, dass du auf einer Rechnung über 250 Euro brutto, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen wird, nicht nur auf den verwendeten Steuersatz, sondern auch auf die genaue Steuersumme hinweist. Nur wenn diese beiden (!) Punkte auf dem Dokument vermerkt sind, kann dein Kunde die gezahlte Vorsteuer auch geltend machen.  

Rechnung ohne Umsatzsteuer  

Falls du auf Basis der Kleinunternehmerregelung arbeitest oder Rechnungen ins EU-Ausland, sowie Rechnungen ins Drittland stellst, fällt in der Regel keine Umsatzsteuer an. Es wäre jedoch falsch, diesen Aspekt auf dem betreffenden Dokument einfach auszuklammern bzw. unerwähnt zu lassen. Solltest du – warum auch immer – für deine Produkte und Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen müssen, musst du den expliziten Grund hierfür auf deiner Rechnung angaben. Ein klassischer Wortlaut hierfür lautet: „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Somit erklärt es sich von selbst, weswegen du keine Umsatzsteuer ausweist und das Finanzamt erkennt auf den ersten Blick, dass dieser Posten nicht schlichtweg vergessen wurde. Es gibt auch eine Vorlage für die Rechnung ohne Umsatzsteuer, die du verwenden kannst.

Kleinbetragsrechnung

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Form der Rechnungsstellung, die für Beträge bis zu einem gesetzlich festgelegten Höchstbetrag (in Deutschland bis zu 250 Euro) genutzt wird. Sie wird häufig im Einzelhandel und bei kleineren Dienstleistungen eingesetzt, um den administrativen Aufwand zu verringern. Im Gegensatz zu regulären Rechnungen sind bei Kleinbetragsrechnungen weniger Pflichtangaben erforderlich, wie beispielsweise die vollständigen Adressen des Leistenden und des Leistungsempfängers. Weitere Angaben wie das Rechnungsdatum und der Steuerbetrag nach Umsatzsteuergesetz sind jedoch trotzdem anzugeben.

Erfahre mehr zu diversen Rechnungsarten in unserem Ratgeber!

Weitere Rechnungsmuster für deine individuellen Bedürfnisse

Neben unserer Standard Musterrechnung, stehen dir weitere kostenlose Vorlagen zur Verfügung, die zu deinen individuellen Anforderungen an die Art Rechnungsstellung passen.

Musterrechnungen mit besonderen Angaben oder Charakter:

• Dauerrechnung Muster‍
• ‍Kleinbetragsrechnung Muster‍
• Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer‍
• Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer‍
• Pauschalrechnung Muster‍
• Privatrechnung Vorlage‍
• Rechnungskorrektur Muster‍
• Stornorechnung Muster‍
• Sammelrechnung Muster‍
• Quittung Vorlage

Musterrechnungen für Branchen und Rechnungsstellung nach Rechtsform:

• Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer‍
• Rechnungsvorlage für Freiberufler‍
• Rechnungsvorlage für Handwerker‍
• Rechnungsvorlage für Fotografen‍
• Rechnungsvorlage über Dienstleistungen‍
• Kfz Rechnung Muster‍
• Rechnungsvorlage für die Gastronomie‍
• Honorarrechnung Muster‍
• Rechnungsvorlage für Musiker

Rechnungsvorlagen bei internationalen Geschäften  

• Rechnungsvorlage Englisch‍
• Rechnung in die Schweiz Muster‍
• Reverse Charge Rechnung Vorlage‍
• Proformarechnung Vorlage‍
• Handelsrechnung Muster

Musterrechnungen für Rechnungsstellung von Projekten

• Abschlagsrechnung‍
• Akontorechnung Muster‍
• Anzahlungsrechnung Muster‍
• Sammelrechnung Muster‍
• Schlussrechnung Muster‍
• Teilrechnung Muster

Ist eine Rechnungsvorlage rechtssicher?

Ob eine Rechnungsvorlage rechtssicher ist oder nicht, ist natürlich davon abhängig, welche Vorlage du nutzt bzw. von welcher Quelle du sie beziehst und vor allem davon, ob du sie gewissenhaft und fehlerfrei ausfüllst! Besondere Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn du dich dazu entschließt, deine eigene Vorlage oder Musterrechnung – zum Beispiel mit Word oder Excel – zu erstellen. Auch wenn es vergleichsweise einfach ist, ein Rechnungslayout zu kreieren, musst du natürlich unbedingt darauf achten, dass auch wirklich alle Angaben auf der Rechnung (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, usw.) abgefragt werden. Somit stellst du sicher, dass deine Dokumente immer vollständig sind und du die jeweilige Vorlage nur noch ausfüllen musst.

Du hast keine Lust, dich mit allen Vorgaben zur Rechnungserstellung zu befassen, möchtest aber gleichzeitig für Vollständigkeit sorgen? Kein Problem! In diesem Fall lohnt es sich, auf moderne Rechnungsprogramme wie sevdesk zu setzen. sevdesk bietet dir außerdem die Möglichkeit, besondere Gegebenheiten, wie zum Beispiel die Kleinunternehmerregelung, anzugeben und setzt die entsprechend geltenden Vorgaben in einem fertigen Dokument um. sevdesk eignet sich also auch als Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Deine einzige Aufgabe: das Einfügen der jeweiligen Daten. Zusätzlich kannst du die Rechnungen dann sogar über sevdesk versenden.

Ein weiterer Vorteil: da unsere Rechnungssoftware regelmäßig automatisch aktualisiert wird, kannst du dir sicher sein, dass deine Dokumente immer rechtssicher und an die jeweils geltenden Gesetze angepasst sind - egal, ob du ins Ausland oder ins Inland fakturierst.

Wie wählst du das richtige Design für deine Rechnungsvorlage?

Ein Blick auf deine Eingangsrechnungen zeigt dir sicher, dass es keine standardisierten Vorlagen für Rechnungen zu geben scheint. Im Gegenteil! Wenn sichergestellt ist, dass alle Angaben lesbar und vollständig sind, sind deiner Fantasie hier nur wenige Grenzen gesetzt.

Beim Erstellen eines Designs ist es in der Regel sinnvoll, die folgenden Tipps zu beachten:

1. Stelle sicher, dass sich dein Kunde beim Lesen der Rechnung „wohl fühlt“. Oder anders: niemand sollte lange nach Steuersätzen, Leistungsbeschreibung und Co. suchen müssen. Eine klare Struktur ist hier wichtig!
2. Im Sinne eines überzeugenden Wiedererkennungswertes lohnt es sich, auf Farben und Muster zu setzen, die zu deinem Unternehmen passen. Natürlich ist es auch von Vorteil, wenn deine Rechnung das Logo deines Unternehmens beinhaltet.
3. Falls möglich, solltest du deine Rechnung auf eine Seite beschränken. Nur für den Hinweis auf das Zahlungsziel oder deine Unterschrift lohnt es sich in der Regel nicht, „Seite 2“ zu nutzen. Vielleicht kannst du deine Schriftart ein wenig verkleinern? Vielleicht kann der Block der Leistungen bzw. Produkte ein wenig zusammengezogen werden? Doch Vorsicht: Selbstverständlich dürfen keine vorgeschriebenen Angaben gestrichen werden!
4. Vernachlässige nicht die Angaben zu deinen Kontaktmöglichkeiten! Im Zusammenhang mit Rechnungen tauchen immer wieder Fragen auf. Sicherlich hat dein Kunde keine Lust, sich auf die Suche nach deiner Telefonnummer oder Mailadresse zu begeben. Eine praktische Lösung: Gestalte den Bereich zu deinen Kontaktoptionen übersichtlich und optisch abgetrennt vom Rest der Rechnung.Fest steht: Ein individuelles Rechnungsdesign bietet dir die Möglichkeit, dein Unternehmen zu präsentieren und einen Auftrag mit einer persönlichen Note abzuschließen. Hierbei handelt es sich um eine tolle Chance, dich indirekt natürlich auch für weitere Aufträge zu empfehlen und Kunden an dich zu binden.