Umsatzsteuer für Unternehmer einfach erklärt: Definition, Steuersätze und Beispiele

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer, häufig abgekürzt als USt., ist eine sogenannte Verkehrsteuer. Konkret heißt das: Alle Lieferungen (z. B. Waren) und Leistungen (z. B. Dienstleistungen), die „in den Verkehr“ gebracht werden, sind bis auf wenige Ausnahmen umsatzsteuerpflichtig.

Deshalb musst du als Unternehmer zusätzlich zu deinem eigentlichen Rechnungsbetrag auch noch die Umsatzsteuer über den Regelsteuersatz von 19 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent erheben.

Die eingenommene Umsatzsteuer führst du wiederum direkt ans Finanzamt ab. Das macht sie zu einer indirekten Steuer, da der Verbraucher die Umsatzsteuer bezahlt, du sie als Unternehmer jedoch an den Staat abführst.

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?

Umgangssprachlich sprechen zwar viele von der Mehrwertsteuer, doch korrekter ist der Begriff Umsatzsteuer. Beide, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer, meinen aber dasselbe.

Der Begriff Umsatzsteuer betont mehr, dass sich die Umsatzsteuerpflicht auf den gesamten Umsatz bezieht. Die gesamte Umsatzsteuer bezahlt am Ende das letzte Glied in der Kette, der Endabnehmer.

Der Ausdruck Mehrwertsteuer orientiert sich dagegen mehr auf den Aspekt, dass Firmen nur auf den Mehrwert, den sie mit ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung erzielen, besagte Steuer abführen müssen. Aus diesem Grund darfst du als Selbstständige bzw. Unternehmer von deiner eingenommen Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt schuldest, deine bezahlte Vorsteuer abziehen. Mit diesem Vorsteuerabzug verringert sich deine Zahllast oder wie Steuerprofis sagen, verringert sich deine Umsatzsteuerschuld.

Mehr zum Thema Vorsteuer erfährst du in unserem Beitrag Vorsteuerabzugsberechtigung.

Umsatzsteuer vs. Vorsteuer

Ob es sich um Umsatzsteuer oder um Vorsteuer handelt, ist eine Frage der Perspektive. Also ob du Kunde doder Verkäufer bist. Im Prinzip sprechen wir aber von denselben Beträgen.

Machen wir dazu ein Beispiel: Hast du dir als Unternehmer für 1.000 Euro netto einen neuen Laptop gekauft, bezahlst du als Leistungsempfänger zusätzlich 190 Euro Vorsteuer an den Verkäufer. Da du steuerlich sozusagen in Vorleistung gehst, bezeichnet man die gezahlte Umsatzsteuer hier als Vorsteuer. Der Online-Shop, der dir den Laptop verkauft hat, ist hingegen der Leistungserbringer. Er nimmt ganz regulär 190 Euro Umsatzsteuer von dir ein. Es handelt sich in beiden Fällen um dieselben 190 Euro, sie werden nur anders bezeichnet.

Wie du die Vor- und Umsatzsteuer dem Finanzamt meldest

Als Selbstständiger musst du regelmäßig eine Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt abgeben und dabei deine Umsätze bzw. die gezahlte und eingenommene Umsatzsteuer auflisten. Darin machst du also auch die Vorsteuer geltend. Die Finanzbeamten werden sie dann direkt von deiner eingenommenen, geschuldeten Umsatzsteuer abziehen. Dadurch verringert sich deine Umsatzsteuerzahllast bzw. deine Umsatzsteuerschuld. Im Gegensatz zu privaten Verbrauchern sollen Unternehmer und ihr Unternehmensgewinn nämlich nicht durch die Umsatzsteuer belastet werden.

Dieser Vorsteuerabzug betrifft allerdings nur Vorsteuer-Beträge, die du für deine Betriebsausgaben entrichtet hast. Das kann die Vorsteuer auf besagten Laptop sein, aber auch für Büromaterial, die Hotelübernachtung auf der Dienstreise oder einen Firmenwagen. Private Ausgaben für deinen Haushalt oder die Lebensführung, wie zum Beispiel die Renovierung deines Wohnzimmers, fallen daher nicht unter den Vorsteuerabzug. Ebenso wenig wie Ausgaben für Geschenke, Geldstrafen in Strafverfahren oder die Einkommenssteuer.

Falls du in einem Abrechnungs- bzw. Voranmeldungszeitraum relativ hohe Summen investierst, weil du dir beispielsweise teure Büromöbel kaufst, kann es passieren, dass du mehr Vorsteuer bezahlst, als du an Umsatzsteuer einnimmst. Daraus entsteht eine negative Umsatzsteuerschuld (= Guthaben beim Finanzamt). Dann muss dir das Finanzamt sogar Geld zurück überweisen. Gerade Gründern in der Anfangsphase hilft das, liquide zu bleiben. Du erkennst dein Guthaben am Minuszeichen vor der Umsatzsteuerschuld am Ende deiner Umsatzsteuererklärung.

Wann du die Umsatzsteuer bezahlen musst

Du führst je nach Höhe deines Umsatzes deine Umsatzsteuer als Voranmeldung monatlich, alle drei Monate oder mit der Steuererklärung einmal im Jahr an das Finanzamt ab. Den Turnus deiner Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt das Finanzamt und orientiert sich dabei an der Höhe deiner Umsatzsteuerschuld.

Je höher dein Umsatz sowie deine Umsatzsteuerzahllast, desto wahrscheinlicher ist es, dass du deine Umsatzsteuer monatlich abführen musst. Das heißt dann auch, dass du jeden Monat eine neue Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen musst.

Aber egal, ob monatlich oder quartalsweise: Der Stichtag für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der 10. des Folgemonats. Zahlst du monatlich, muss deine Vorauszahlung für Mai also bis zum 10. Juni erledigt sein.

Am Ende des Jahres erstellst du dann noch eine Umsatzsteuererklärung, in der du alle bereits gezahlten Beträge auflistet. Die werden dann mit der tatsächlichen Steuerlast verrechnet.

So berechnest du deine Umsatzsteuerzahllast

Um herauszufinden, wie viel Umsatzsteuer du zahlen musst, musst du deine Umsatzsteuerzahllast ermitteln. Dazu ziehst du einfach deine bezahlte Vorsteuer von deiner eingenommenen Umsatzsteuer ab. Ist die Differenz positiv, musst du etwas Umsatzsteuer abführen. Ist sie negativ, erhältst du Geld zurück. Ein Beispiel sieht wie folgt aus:

Du hast dir wie oben erwähnt bei einem Online-Shop für 1.000 Euro netto einen neuen Laptop gekauft. Der Händler schlägt 19 % Umsatzsteuer obendrauf. Du bezahlst also 190 Euro Vorsteuer. Mit deinem Unternehmen verkaufst du 1.000 Waren zu je 11,90 Euro (10 Euro Netto-Verkaufspreis und 19 % Umsatzsteuer). Du nimmst also 1.900 Euro Umsatzsteuer ein (1,90 Euro x 1.000 Produkte).

Somit hast du 1.900 Euro an Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Da du im gleichen Zeitraum jedoch 190 Euro Vorsteuer bezahlt hast, kannst du diese davon abziehen. Deine Umsatzsteuerzahllast gegenüber dem Finanzamt beträgt somit 1.710 Euro, die du im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung begleichst.

Wer ist überhaupt umsatzsteuerpflichtig?

In Deutschland ist jeder Unternehmer unabhängig von seiner Rechtsform dazu verpflichtet, beim Verkauf seiner Waren und Dienstleistungen Umsatzsteuer zu erheben und diese abzuführen. Im Gegenzug ist er jedoch auch vorsteuerabzugsberechtigt und kann dadurch die gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Somit ist die Umsatzsteuer für umsatzpflichtige Unternehmer ein sogenannter Durchlaufposten.

Ausgenommen von der Umsatzsteuerpflicht sind hingegen diejenigen Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das gucken wir uns nochmal genauer an.

Umsatzsteuer bei der Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, die pro Jahr weniger als 22.000 Euro (ab 2025: 25.000 Euro) Umsatz brutto erzielen, dürfen sich gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreien lassen. Das heißt, sie müssen ihren Kundinnen und Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Allerdings ist diese Steuerbefreiung nicht nur von Vorteil für dich. Denn sobald du diese Steuerbefreiung anwendest, kannst du dir auch keine gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Du kommst also nicht in den Genuss des Vorsteuerabzuges.

Wichtig: Bis zum Steuerjahr 2024 musst du auch als Kleinunternehmer trotzdem eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung machen. Die sogenannte Nullmeldung. Mit dem Wachstumschancengesetz fällt dieser Aufwand dann aber weg. Willst du mehr über die Befreiung von der Umsatzsteuer erfahren? Dann lies unseren Artikel zur Umsatzsteuerbefreiung.

Steuersatz - Wann 7 % und wann 19 % Umsatzsteuer gelten

Für jeden steuerpflichtigen Umsatz gilt der Umsatzsteuersatz von 19 %. Allerdings kann es auch sein, dass du in besonderen Fällen die Versteuerung über einen anderen Steuersatz durchführst. Zu den bekanntesten Ausnahmen gehören die Steuersätze von 7 % und 0 %. Die einzelnen Umsatzsteuersätze sind im Umsatzsteuergesetz unter § 12 UStG geregelt. Detailfragen werden darüber hinaus in der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (kurz: UStDV) beantwortet.

Regelsteuersatz: 19 % Umsatzsteuer

Standardmäßig muss jeder Endverbraucher in Deutschland laut § 12 Abs. 1 UStG den Regelsteuersatz von 19 % auf seine eingekauften Waren oder Dienstleistungen bezahlen. Ausnahmen bestätigen jedoch die Regel, weshalb du nachfolgend noch weitere Steuersätze findest.

Ermäßigter Steuersatz: 7 % Umsatzsteuer

Das Umsatzsteuergesetz listet unter § 12 Abs. 2 sämtliche Lieferungen und Leistungen auf, die mit dem ermäßigten Steuersatz von 7 % besteuert werden. In der Regel handelt es sich dabei um Produkte des alltäglichen Lebens. Dazu gehören zum Beispiel:

• Zahntechnikerleistungen
• Zeitungen, Zeitschriften und Bücher
• Medizinische und orthopädische Hilfsmittel
• Tickets für Museen, Theater, Konzerte, Zoos und Zirkusveranstaltungen  
• Beherbergung in Hotels, Hostels oder auf Campingplätzen
• die meisten Lebensmittel, inkl. Milch- und Milchmischgetränke
• Personennahverkehr
• Übertragung von Urheberrechten

Weitere Umsatzsteuersätze, die du kennen solltest

Neben dem Regelsteuersatz und dem ermäßigten Steuersatz gibt es jedoch noch weitere Umsatzsteuersätze, die für Unternehmer relevant sein können. Dazu zählen zum Beispiel pauschale Durchschnittssätze oder auch der 0 %-Steuersatz für einige Lieferungen und Leistungen. Gleichzeitig gibt es bei Rechnungen in EU- und Drittländer in Bezug auf die Umsatzsteuer einiges zu beachten.

Durchschnittssätze für land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Auch Betriebe in der Land- und Forstwirtschaft können unter eine Ausnahmeregelung fallen und laut § 24 UStG abweichende Steuersätze verwenden. Dazu muss der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 600.000 Euro betragen. Die Umsatzsteuersätze sind:

• Landwirtschaftliche Erzeugnisse: 9 %
• Forstwirtschaftliche Erzeugnisse: 5,5 %

Was nicht der Umsatzsteuer unterliegt: 0% Umsatzsteuer

Einige wenige Produkte, Dienstleistungen und Berufe sind in Deutschland laut § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit, wie:

• Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, und Heilpraktiker
• Umsätze aus der Tätigkeit als Bausparkassen- oder Versicherungsvertreters
• Umsätze aus der Seeschiff- oder Luftfahrt
• Schul- und Bildungsleistungen, z. B. Volkshochschulkurse
• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
• Veräußerung von Grundstücken
• Ausfuhrlieferungen in Drittländer (Länder außerhalb der EU)
• Innergemeinschaftliche Lieferungen

Umsatzsteuer bei Lieferungen in oder aus dem Ausland

Bei bestimmten Lieferungen und Leistungen innerhalb der Europäischen Union geht mitunter die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger, also deinen Kunden, über. De facto nimmst du bei diesen Lieferungen als Leistungserbringer keine Umsatzsteuer ein. Im Umsatzsteuerrecht spricht man bei solchen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, also bei Rechnungen ins EU-Ausland, vom Reverse-Charge-Verfahren.

Wichtig ist, dass du diese innergemeinschaftlichen Umsätze jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern meldest. Die Europäische Union will so Umsatzsteuerbetrug verhindern.

Etwas anders verhält sich die Situation mit Leistungsempfängern, die zwar in Europa, aber außerhalb der EU liegen. Länder wie die Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen zählen nämlich zum Drittlandsgebiet. Sie gehören nicht zur Europäischen Union und fallen daher nicht unter die innergemeinschaftlichen Umsätze. Bei Rechnungen ins Drittland entfallen daher die Besteuerung des Entgelts sowie die Abgabe der Umsatzsteuer. Dies gilt für alle Länder, die nicht Mitglied der EU sind.

Importierst du außerdem Waren aus dem Ausland, musst du dich in jedem Fall sorgfältig mit dem Thema Einfuhrumsatzsteuer beschäftigen. Die hier entstehende Einfuhrumsatzsteuer erhebt im Übrigen der Zoll und nicht das Finanzamt.

Umsatzsteuer berechnen

Grundsätzlich wird für die Umsatzsteuer das Entgelt der Rechnung als Bemessungsgrundlage herangezogen. Das Entgelt ist der Betrag, den du von deinem Kunden für die Lieferung oder Leistung ohne Umsatzsteuer bezahlt bekommst, also der Nettobetrag deiner Rechnung. Um die Umsatzsteuer zu berechnen, gehst du wie folgt vor:

• Bei 19 Prozent Umsatzsteuersatz multiplizierst du einfach deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,19.
• Bei 7 Prozent Umsatzsteuersatz multiplizierst du deinen Netto-Rechnungsbetrag entsprechend mit 0,07.

Diese Summe addierst du auf deinen Rechnungsbetrag und weist sie als Umsatzsteuer mit dem jeweils gültigen Steuersatz in deiner Rechnung separat aus.

Wenn du mehr darüber wissen willst, findest du in unserem Beitrag zum Thema Umsatzsteuer berechnen noch viele weitere Details und Informationen.

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Umsatzsteuer richtig verbuchen

Du weißt jetzt also, dass du auf all deinen Rechnungen Umsatzsteuer berechnen musst und sie an das Finanzamt weitergibst. Und dass du Vorsteuer abziehen darfst. Aber wie bucht man das richtig?

Grundsätzlich solltest du deine Nettobeträge und die Umsatzsteuer immer voneinander trennen. Erledigst du deine Buchhaltung noch mit Excel, machst du am besten zwei Spalten. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, solltest du ein separates Konto für die Umsatzsteuer haben. Darauf landen alle Umsatzsteuerbeträge aus deinen

• Verkäufen auf Rechnung und
• Bar-Verkäufen.

Außerdem verbuchst du darauf z. B. Reklamationen – also, wenn du den Verkaufspreis und damit auch die Umsatzsteuer zurückbuchst.

Zusammenfassung

Die Umsatzsteuer ist für dich als Unternehmer von großer Bedeutung, da sie deine finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt sowie deine eigene Buchhaltung betrifft. Die Unterschiede zur Mehrwertsteuer sowie die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges sind wichtige Aspekte, die du verstehen musst, um deinen Pflichten als Unternehmer nachzukommen. Indem du weißt, wann du welchen Steuersatz anwendest und wie du deine Umsatzsteuer dem Finanzamt meldest, umgehst du steuerliche Fallstricke und hältst gleichzeitig deine Unternehmensfinanzen in Ordnung.

Häufig gestellte Fragen zum Thema