Meist sind es die kleinen, wiederkehrenden Abläufe in unserem Arbeitsalltag die Zeit und damit auch Geld kosten. Dinge, die mit unserer eigentlichen Arbeit häufig nichts zu tun haben, dennoch für den Erfolg bzw. Betrieb des Unternehmens notwendig sind. Wäre es nicht schön, diese Prozesse zu automatisieren, damit sich die Arbeit von selbst erledigt?
Was ist Workflow-Automatisierung?
Prozesse bestimmten unseren Arbeitsalltag. Grundsätzlich ist ein Workflow oder Arbeitsprozess eine Aktivität, die in Abhängigkeit zu einer anderen steht und regelmäßig wiederkehrt. Prozesse haben einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende.
Hier den Buchhaltungssoftware Vergleich ansehen und herausfinden, ob eine Online oder eine Offline Lösung für die die passende ist.
In Unternehmen unterscheidet man dabei in Kern-, Führungs- und Serviceprozesse. Unter Kernprozessen versteht man die Abläufe, mit denen das Geld generiert wird, also zum Beispiel die Herstellung des Produktes oder die Transaktionsprozesse in einem Online-Shop. Serviceprozesse umfassen die Abläufe, die für die Kernprozesse notwendig sind, selbst aber keine direkten Einnahmen erzeugen, allerdings meist sehr viel Aufwand verursachen. Unter Führungsprozessen werden alle Managementaufgaben, wie zum Beispiel das Qualitätsmanagement oder die Firmenstrategie zusammengefasst.
Der erste Gedanke von Freiberuflern und Kleinunternehmern ist meist, dass dies nur etwas für große Firmen ist, doch wenn man sich intensiver damit beschäftigt, stellt man schnell fest, dass auch kleine Unternehmen eine Vielzahl an Prozessen haben, sei es in der Buchhaltung, im Marketing oder dem Kundenservice. Je bewusster mit dem Thema umgegangen wird, desto mehr Möglichkeiten bieten sich auch für kleine Unternehmen die Arbeiten effektiver zu gestalten.
Wie nutze ich Workflow-Automatisierung für mein Business?
Der erste Schritt ist, sich mit den vorhandenen Prozessen deines täglichen Geschäftsleben auseinanderzusetzen. Zeichne die Prozesse auf, Visualisierung hilft. Damit bist du ein gutes Stück weiter und beginnst dir die Arbeit zu erleichtern. Bei externer Kommunikation der Resultate eines Prozesse bietet sich eine Automatisierung an, um professionell zu wirken und Einheitlichkeit zu erreichen. Mit der Automatisierung stellst du sicher, dass die Ergebnisse einheitlich beim Kunden landen, egal welcher Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut ist. Diese Standardisierung erhöhen zum einen die Qualität der Prozesse, zum anderen erhöht sie die Informationsverfügbarkeit für deine Mitarbeiter.
Kleine Unternehmen sollten am Anfang nicht gleich alle Prozesse automatisieren, gehe behutsam vor und deine Produktivität wird sich merklich steigern.
Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es?
Im Bereich Marketing kann Workflow-Automatisierung zum Beispiel zum Aufbau einer Mailingliste genutzt werden, anhand dieser später zielorientiertes Email-Marketing betrieben werden kann. Du kannst deine Kunden mit ihren Kaufvorlieben katalogisieren. So hast du automatisch alle Kunden zur Hand, die für das jeweilige Angebot interessant sind.
Neben dieser Möglichkeit für die Kommunikation mit deinen Kunden bietet sich auch eine Automatisierung an, die deine verschiedenen Social Media Kanäle miteinander interagieren lässt. Überlege dir, wie viel Zeit du sparst wenn du nicht jedes Mal einen Post deiner Webseite auf allen Plattformen teilen musst, sondern dies automatisch im Hintergrund für dich erledigt wird, sobald du deinen Post veröffentlicht hast.
Doch nicht nur im Marketing und Kundenservice gibt es eine Fülle an Möglichkeiten, auch für die Buchhaltung, das Management oder im Bereich Operations kannst du dir Workflow-Automatisierung zunutze machen.
Welche Mittel stehen zur Verfügung?
Es muss nicht gleich eine teuere Software sein. Freiberuflern und kleinen Unternehmen stehen verschiedene kosten günstige, teilweise kostenlose Anbieter, wie IFTT, Zapier, Pipe (von Yahoo), Cloudwork und Catchapp zur Verfügung. Die beiden Erstgenannten werden im Folgenden detaillierter vorgestellt.
IFTTT
IFTTT ist der bekannteste Dienstanbieter in diesem Bereich. Er orientiert sich allerdings mehr am Privatkundenbereich. Das Prinzip ist einfach. IFTTT trägt das Konzept schon im Namen, ausgeschrieben bedeutet es: If this then that. Damit ist die Grundlage dieser Dienstleistung umschrieben. Ein System, das für eine gegebene Situation eine Aktion festlegt. Oder anders ausgedrückt: Verschiedene Webanwendungen werden durch Anweisungen miteinander verknüpft. Dieses nennt man Rezept. Ein Rezept besteht aus einem Tigger, also der Situation bzw. dem „this“-Teil und einer Aktion, dem „that“-Teil. Dabei gibt es zwei Arten von Rezepten, die do-Rezepte, die aus einer Funktion bestehen und die if-Rezepte, die im Hintergrund laufen und zwei Anwendungen interagieren lassen. Das Tolle daran, es sind keine Programmierkenntnisse nötig und somit führt die einfache Handhabung zu schnellem Erfolg.
Da IFTTT kostenfrei ist, solltest du dir zunächst einen Überblick verschaffen, ob der Service für dich bereits ausreichend ist, denn immerhin bietet IFTTT Rezepte für über 100 verschiedene Apps.
Zapier
Wo IFTTT aufhört, setzt Zapier an. Zapier bietet allerdings Lösungen für das Business. Das Prinzip funktioniert wie bei IFTTT, zwei Anwendungen kommunizieren miteinander, um den gewünschten Prozess auszuführen. Bei Zapier nennen sich die Rezepte allerdings Zap. Neben mehreren Anwendungen, bietet Zapier zu dem schnellere Aktualisierungsintervalle der Rezepte und die Möglichkeit komplexere Automatisierungen vorzunehmen. Dies macht Zapier besonders für Geschäftslösungen interessant.
Wie funktioniert Zapier?
- Gehe auf die Seite www.zapier.com
- Registriere dich unter „Sign up“
- Im nächsten Fenster erhältst du eine Übersicht der verfügbaren Anwendungen. Derzeit sind es über 400 Apps unter anderem aus den Bereichen Buchhaltung, Kundenservice, Ecommerce, Email Marketing, Datenmanagement und Projektmanagement.
- du wirst gebeten, mindestens 5 Apps auszuwählen. Du erhältst dann Zap-Vorschläge, also Rezepte, für die einzelnen Anwendungen. Viele Einsatzmöglichkeiten sind hier bereits als Zap gespeichert und können von dir einfach übernommen werden. Solltest du keine passende Lösung finden, kannst du in 7 einfachen Schritten, die keine Programmierkenntnisse voraussetzen selbst ein Zap kreieren.
Einen eigenen Zap kreieren
- Klicke hierfür auf den Reiter „Make a Zap!“
- 1. Schritt: wähle einen Tigger und eine Aktion. Gebe die erste Anwendung an, die du verwenden möchten. Danach erscheint darunter ein Feld, in dem du per Drop-down Menü den gewünschten Tigger auswählst. Wähle die App für die Aktion aus und bestätige dies mit „Continue“
- 2. und 3. Schritt: Du wirst gebeten deine Konten der jeweiligen Anwendungen mit Zapier zu verknüpfen. Solltest du ein Zap erstellen, das mit sensiblen Daten von Dritten arbeitet, stelle sicher, dass dies im Einklang mit den geltenden Datenschutzrichtlinien geschieht.
- Schritte 4 und 5 bieten dir die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen für die verwendeten Apps auszuwählen. Je nach Auswahl und den Funktionen der Anwendungen erhältst du hier entsprechende Optionen. Hast du beispielsweise Dropbox für den Tigger gewählt, kannst du nun einen speziellen Ordner für das Zap festlegen oder detailliertere, benutzerdefinierte Filter anwenden. Per Drop-down werden dir verschiedene Möglichkeiten angeboten. Hast du deinen Email-Account gewählt, erhältst du eine Auswahl an Einstellungen für die zu versendenden Emails.
- Schritt 6 ermöglicht dir den Test deines soeben erstellten Zaps.
- 7. und letzter Schritt: gebe deinem Zap einen Namen und wird aktiviere ihn.
Zapier bietet dir auf seiner Webseite unter „Use Cases“ verschiedene beliebte Rezepte aus unterschiedlichen Bereichen zum Nachbauen an. Außerdem kannst du prüfen, ob deine Anwendung eine entsprechende Schnittstelle anbietet, um sie in ein Rezept einzubinden.
Zapier ist nur in der Grundversion mit 5 Zaps und 100 Tasks pro Monat kostenfrei, außerdem entfallen dabei die Premium Apps und das Autoreplay. Allerdings kannst du jederzeit deinen Tarif ändern. Beginne daher mit der kostenfreien Version, mache dich damit vertraut und analysiere für dein Unternehmen, welche Schritte für eine Automatisierung sinnvoll sind. Je nach Anzahl kannst du dann in einen entsprechenden kostenpflichtigen Tarif wechseln.
Welche Vorteile bringt die Workflow-Automatisierung?
Am Anfang mag es ein wenig zeitaufwendig sein, Prozesse zu identifizieren, Rezepte zu kreieren oder gegebenenfalls auch mit neuen Anwendungen zu arbeiten, doch auf lange Sicht wirst du von Workflow-Automatisierungen profitieren.
Neben Zeit- und Kostenersparnis erhöhst du die Effizienz, indem sie zeitraubende, routinemäßige Arbeitsschritte übernehmen. Weiterhin verbessern sie die Prozesskontrolle, die Geschäftsprozesse an sich und damit den Kundenservice. Durch eine Vereinheitlichung der Prozesse erreichst du eine höhere Qualität, mehr Transparenz und eine größere Informationsverfügbarkeit.
Kleine Unternehmen können damit eventuell einen Angestellten einsparen und Einmannunternehmen oder Freiberufler mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit schaffen.
Achtung!
Mit der Automatisierung deines Workflows machst du einen Schritt in die Digitalisierung. Dadurch ergeben sich aber auch neue Herausforderungen, denen sich jedes Unternehmen im digitalen Zeitalter stellen muss.
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