Projektplan erstellen – Schritt für Schritt zu einem erfolgreichen Projekt

Projekte organisieren kann eine große Herausforderung bedeuten. Vor allem, wenn mehrere Stakeholder oder Teams aus verschiedenen Abteilungen involviert sind. Als Projektleiter bedarf es daher eines gut organisierten Ablaufs. Ohne Plan läuft dabei allerdings nichts. Schon gar nicht, wenn es sich um schwierige oder komplexe Projekte handelt. Um hier erfolgreich vorgehen zu können, muss man kein Projektmanagement Profi sein. Was es allerdings braucht, ist ein durchdachter Projektplan. Aber: Wie erstelle ich einen Projektplan? Wie sieht die Projektplanung im Detail aus? Und wie gestalten sich die einzelnen Projektphasen, bzw., wie kann ich sie geschickt überwachen und kontrollieren?

Das erwartet dich heute:

Schritt für Schritt einen Projektplan erstellen – der Projektstrukturplan

Sich voller Gedankengänge und Elan in ein neues Projekt zu stürzen kann aufregend und spannend sein. Und natürlich gibt es Typen von Menschen, die einfach direkt mit der Umsetzung loslegen wollen und sich dabei höchstens Randnotizen machen. Ein kurzes Brainstorming genügt allerdings oft nicht. Statistiken belegen, dass rund ein Viertel aller Projekte bereits an der Projektplanung scheitern. Wer also nicht gerade als „Planungstyp“ und Organisationstalent geboren wurde, der sollte an dieser Stelle tief durchatmen. Vor allem aber, folgende Schritte befolgen, welche letztendlich zu einem gut aufgestellten Projektplan führen. So behalten Projektleiter sämtliche Projektphasen stets im Blick:

Schritt Nummer 1 – Was ist unser Ziel?

Wahrscheinlich kennt man an dieser Stelle sein Ziel bereits. Schließlich wurde es einem von seinem Chef grob definiert. Wichtig ist allerdings, dass auch alle anderen am Projekt beteiligten Personen, die einzelnen Ziele kennen. Und vor allem, diese auch akzeptieren und verstehen. Es gilt also, die wichtigsten internen und externen Stakeholder zu briefen.
Wie?

Indem klar herausgestellt wird, was zu tun ist und warum es zu tun ist. Die Ziele eines Projekts müssen eindeutig definiert sein, um einflussreiche Stakeholder für die Mitarbeit zu gewinnen. Und das ist auch dann notwendig, wenn das Projekt von ganz oben in Auftrag gegeben wurde.

Der erste und essentielle Schritt: Ein Meeting. Hierin wird der Wert des Projektes bestimmt und eine gemeinsame Richtung gefunden. Alle ziehen an einem Strang. Besprochen werden sämtliche Erwartungen an das Projekt und natürlich auch diejenigen des Chefs. Im Anschluss wird die Basis festgelegt, an die sich möglichst alle halten sollten. Gemeint ist vor allem das Budget und der Zeitplan.

Fragen fürs Meeting

  • Welche Erwartungen werden an die einzelnen Stakeholder gestellt?
  • Welche Ziele müssen im Sinne des Unternehmens erreicht werden?
  • Anhand welcher Faktoren können wir den Erfolg des Projekts messen?
  • Wie viel Budget, Zeit und Ressourcen stehen für dieses Projekt zur Verfügung?
  • Haben wir ein gemeinsames und klares Bild vom Ergebnis?

Schritt 2 – Planungs- und Zielsetzungstechniken anwenden und Ziele zuordnen

Die Ziele sind gesetzt, jetzt müssen sie auf das Team und die Ziele des Unternehmens ausgerichtet werden. Idealerweise werden hier alle einzelnen Projektziele, den Anforderungen der am Projekt beteiligten Personen zugeordnet. Jedem sollte klar sein, welche Erwartungen in welchen Zeitabschnitten erfüllt werden müssen. Außerdem gilt es herauszustellen, inwiefern der Fortschritt während des Projekts gemessen werden kann. All diese Punkte und Unterpunkte lassen sich nun skizzieren und veranschaulichen.

Schritt 3 – Projektelemente einzeln beschreiben

In Schritt zwei wurden sämtliche Aufgaben den einzelnen Zielen zugeordnet. Die Stakeholder haben diese akzeptiert und wissen nun, worauf es grundsätzlich ankommt. Jetzt müssen die Elemente des Projekts definiert werden. Jede Aufgabe wird nun einem Verantwortlichen zugeordnet. Ebenso wird der benötigte Zeitaufwand für diese Aufgabe beschrieben. Auch lassen sich hier die dafür benötigten Ressourcen festlegen und bestimmen.

An dieser Stelle lohnt sich das Anlegen eines Projektmanagement–Tools, auf dem jeder einzelne Beteiligte Zugriff hat. So können alle Mitarbeitenden die einzelnen Details und Schritte immer wieder abrufen. Kostspielige Kommunikationsfehler oder Missverständnisse in der Zuteilung werden vermieden. „Ach, ich dachte du machst das?“ gibt es jetzt nicht mehr. Hierbei kann der Einsatz einer Projektmanagement-Software hilfreich sein.

Schritt 4 – Projektzeitplan erstellen

Die zu erfüllenden Aufgaben wurden zugeordnet, sowie Ziele und Pflichten innerhalb dieser definiert. Jeder weiß nun, was er zu tun hat. Aber in welchem Zeitraum? Um diese Frage zu beantworten, bedarf es eines Zeitplans. Hier sollte eine Projektzeitleiste erstellt werden, welche die einzelnen Projektschritte visualisiert. So haben sämtliche Stakeholder stets den Überblick über den Fortschritt des Projekts. Auch kann rechtzeitig erkannt werden, wenn die Deadline zu verpassen droht. Große Aufgaben sind idealerweise in mehrere Teilaufgaben untergliedert.

Unerwartete Engpässe kommen natürlich in jedem Projekt vor. Etwa, weil ein wichtiger Projektteilnehmer ausfällt oder erkrankt. Oder aber, weil an anderer Stelle zeitliche Verzögerungen entstehen. Um hier nicht gleich aufgrund kleiner und durchaus üblicher Vorkommnisse aus dem Konzept gebracht zu werden, braucht es Puffer. Idealerweise werden diese immer dort platziert, bei denen ein erhöhtes Risiko für einen Ausfall besteht. Etwa dann, wenn man an irgendeiner Stelle auf Externe angewiesen ist.

Schritt 5 – Wer macht was und was braucht es dafür?

Am Anfang eines Projekts stehen nicht direkt alle benötigten Verantwortlichen und Mitarbeiter zur Verfügung. Wie viele Personen, wie viel Geld und welche Arbeitsgeräte es wirklich braucht, muss erst herausgefunden werden. In einem Projektplan muss genau definiert sein, wie viele Arbeitskräfte mit welchen Kompetenzen oder Qualifikationen, es wirklich braucht. Dies ist an dieser Stelle auch gar nicht mehr so schwer, schließlich sind die einzelnen Teilaufgaben und Aufgaben bereits genau definiert. Der Projektleiter kann genau herleiten, wie viel Mitarbeiterkapazitäten und Kompetenzen er braucht.

Jetzt müssen die ausgewählten Mitarbeiter den Aufgaben zugeteilt werden. So ist es auch die Aufgabe des Projektleiters, funktionierende Teams zusammenzustellen und Teamleiter zu benennen. Jede einzelne Person muss im Anschluss über seine Verantwortlichkeiten und die Erwartungen Bescheid wissen.

Schritt 6 – Kommunikation und Kontrolle

Eine klare Kommunikation und Transparenz gehört in ein gut funktionierendes Projekt. Es gibt schließlich nichts Stressigeres, als nicht zu wissen, wer über dieses und jenes eigentlich Bescheid weiß. Es lohnt sich demnach, ein gut funktionierendes Tool zu erstellen, auf das alle Zugriff haben. Dort sollten sämtliche Fälligkeitstermine stehen. Auch lassen sich hier Aktualisierungen vornehmen und Berichte erstattet werden. Fortschritte können so von allen verfolgt werden, Fehler sind schneller zu erkennen und Änderungen werden schnell von allen gesehen.

Schritt 7 – Plan B

Eigentlich verlaufen Projekte selten wie am Schnürchen. Die Regel besagt, dass es eigentlich immer zu irgendwelchen Problemen kommt. Und diese lassen sich sogar meistens schon voraussagen, wenn man sie denn miteinbezieht. Mitunter und an manchen Stellen, macht es also durchaus Sinn, einen Plan B zu haben. „Sollte Druckerei XY doch keine Kapazität haben, wenden wir uns an Druckerei Z“.

Projektplan Vorlagen nutzen

Eine geeignete Projektplanvorlage kann dabei helfen, das kommende Projekt richtig zu planen. Selbst komplexe Projekte lassen sich eigentlich ziemlich einfach und unkompliziert planen. Wer sich seinen Projektplan kostenlos erstellen möchte, der kann dies beispielsweise auch mit Excel. Kostenlose Excel Projektplan Vorlagen sind im Internet schnell und einfach zu finden und im Anschluss zu downloaden. Auch kann eine Projektplan Vorlage mit Word erstellt und individuell ausgearbeitet werden. Wer den nächsten Schritt bereits gehen möchte, kann auch eine Vorlage für den Projektauftrag nutzen.

Tipp!

Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist die Erstellung eines Projektplans essenziell. Um sich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren zu können, solltest du andere wichtige Dinge, wie deine Buchhaltung mit der Hilfe einer Buchhaltungssoftware erledigen. Dies spart dir viel Zeit, die du in dein Projekt investieren kannst.

Die wichtigsten W-Fragen im Projektplan

Einen umfangreichen Projektplan können Projektmanager nun einfach selbst erstellen, ganz ohne Stress. Wer damit fertig ist, der notiert sich folgende W-Fragen, um sicher zu gehen, auf dem richtigen Weg zu sein:

  • Wo stehen wir im Projekt?

Diese Frage lässt sich auch zu Beginn des Projekts an die Beteiligten richten. Fragen wir nach unklaren Punkten, nach bereits beteiligten Personen oder nach schon vorliegenden Informationen. Gibt es Stärken oder Schwächen zu berücksichtigen?

  • Warum wollen wir dieses Projekt durchführen?

Was für einen Nutzen haben wir, wenn wir das Projekt erfolgreich beendet haben und welche positiven Effekte erhoffen wir?

  • Was wollen wir erreichen?

Der wichtigste Punkt sollte immer das Ziel sein. Und dieses gilt es zu kennen.

  • Wer ist alles am Projekt beteiligt?

Welche Unterstützung haben wir? Wie wollen wir uns organisieren? Welche Regeln zur Kommunikation sind wichtig?

  • Wie soll das Projekt strukturiert werden?

Was für Aufgaben stehen an und wie können wir diese in Teilprojektaufgaben aufteilen? Welche Risiken stehen an und welche Maßnahmen können wir dann ergreifen?

  • Wann soll das Projektziel erreicht werden?

Wann müssen die einzelnen Projektphasen erreicht sein? Wie lange dauern die Meilensteine?

  • Was kostet das Projekt?

Welche Ressourcen brauchen wir, was kosten sie und welche Gesamtkosten ergeben sich? Wo können wir Budget sparen?

Fertig ist der Projektplan, oder? Der Plan steht und kann nun in die Umsetzung übergehen. Das jedoch nicht immer alles nach Plan verläuft, sollte an dieser Stelle klar sein. Manchmal müssen Pläne auch ganz neu aufgerollt werden. Je nach Komplexität und Länge des Projekts. Viele davon nehmen mehrere Monate oder gar Jahre in Anspruch.

Fazit

Einen Projektplan erstellen ist gar nicht so schwierig, wie vielleicht angenommen. Wer sich kopf- bzw. planlos in ein Projekt stürzt, der übersieht wichtige Details. Noch ehe also ein Projekt in Angriff genommen wird, bedarf es eines Plans. Und der besteht aus essentiell wichtigen Schritten, wie sie soeben beschrieben wurden. Generell können auch die wichtigsten W-Fragen bei der Erstellung helfen. Und auch eine Projektplan Vorlage könnte ein nützliches Instrument darstellen.

Jenny Dirschl

Als Expertin im Bereich Finanzen & Business bringt Jenny komplexe Themen verständlich auf den Punkt. Seit vielen Jahren als Content Marketerin selbstständig, erstellt Jenny mit Know-How und Leidenschaft unique Content mit Mehrwert!

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