Mit einer Abwesenheitsnotiz Outlook kannst du in deinem E-Mail-Konto eine vorbereitete Antwort hinterlegen, die automatisch an alle zurückgesendet wird, die dir eine Nachricht schicken. So kannst du deine Kontakte darüber informieren, wie lange du weg sein wirst und ab wann du zurück bist.
In großen Unternehmen ist es üblich, während des Einzelurlaubs der Mitarbeiter oder während längerer Schließzeiten der Firma (Sommer- oder Weihnachtsurlaub) die Kunden und Lieferanten mittels Abwesenheitsnotiz darüber zu informieren. Darin können auch ein Stellvertreter oder Notfallkontakt angegeben sein. Üblicherweise ist der Wortlaut sogar vorgegeben, damit der Kunde von jedem Sachbearbeiter dieselbe Nachricht erhält. Dies ist im Sinne der Corporate Identity wichtig und verhindert, dass jeder einfach schreibt, was er will.
Die Kommunikation über E-Mail ist heutzutage unerlässlich, um mit deinen Kunden oder Dienstleistern in Kontakt zu bleiben. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Werden Kunden nicht informiert, wissen sie nicht, warum keine Antwort von dir kommt und sind sauer. Sie wissen auch nicht, an wen sie sich wenden sollen. Das ist zum einen ein schlechter Service und kann das Unternehmen im Extremfall einen Auftrag kosten.
Im privaten Bereich oder als Kleinunternehmen kannst du aus denselben Gründen eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Auch hier ist es ein guter Service, wenn deine Kunden Bescheid wissen. Allerdings wird die Nachricht an jeden Absender zurückgeschickt, also auch an Werber oder Betrüger, die sich darüber freuen, wenn du ihnen deine Urlaubsdaten durchgibst, sodass sie gemütlich einen Einbruch planen können.
In der folgenden Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wo und wie du die automatische Antwort in deinem Outlook einrichtest. Diese Anleitung gilt für Microsoft Office Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 und Outlook Office 365.
Du musst zunächst auf die Registerkarte Datei klicken, danach öffnet sich ein Menüfenster. Dort wählst du die Registerkarte Informationen (Kontoinformationen) aus. Dort findest du ein Feld mit einer gelben Tür und einem blauen Pfeil nach links. Daneben steht Automatische Antworten (abwesend).
Achtung: Wenn du keine Exchange-Konten wie Outlook.com benutzt, dann ist diese Funktion nicht verfügbar. Das siehst du auch daran, ob in deiner Statusleiste die Information Verbunden mit Microsoft Exchange angezeigt wird. Auch dafür gibt es allerdings Tricks zur Aktivierung beim Microsoft Support.
Wenn du keine Endzeit angibst (weil du noch nicht weißt, wann du zurück sein wirst), dann musst du die Mails stoppen, indem du wieder über die Automatische Antworten von Schritt 1 einsteigst und Keine automatischen Antworten senden aktivierst.
Deine automatische Antwort lässt sich noch weiter verfeinern, wenn du sie über die Option Regeln bearbeitest. Dann kannst du sogar unterschiedliche Texte an verschiedene Empfänger individuell festlegen.
In Outlook 2007 gibt es einige kleine Unterschiede bei der Einrichtung. Auch hier funktioniert es nur, wenn du einen Microsoft-Exchange-Server installiert hast. Du musst über Extras und Abwesenheitsassistent einsteigen.
Danach kannst du ebenfalls Automatische Antworten wählen und einen Zeitraum eintragen oder über die Regeln vorgehen. Du kannst anschließend die Nachrichten für innerhalb und außerhalb der Organisation eintragen und mit OK abschließen.
Übrigens kannst du mit Nur meine Kontakte ausschließen, dass du auf Werbung antwortest. Leider gehen dabei aber auch Neukunden leer aus.
Wenn du den automatischen Versand wieder abstellen möchtest, deaktivierst du ihn über Extras und Abwesenheitsassistent im Feld deaktivieren bei Automatische Antworten.
Bei Outlook 2003 ist der Microsoft-Exchange-Server ebenfalls notwendig. Danach steigst du auch hier über Extras und Abwesenheitsassistent ein. Hast du keinen Exchange-Server kannst du über Extras und Optionen auf der Registerkarte Weitere die erweiterten Optionen anklicken und den Add-In-Manager auswählen, um die Exchange-Erweiterungsbefehle zu aktivieren.
Die Nachricht kann auch über den Browser eingerichtet werden. Dabei gehst du grundsätzlich gleich vor wie bei der Einrichtung auf dem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. Lediglich der Einstieg ist anders.
Zunächst rufst du im Browser die Seite https://outlook.office.com auf und meldest dich dort mit deinem Login an. Über Einstellungen (Zahnradsymbol) findest du Automatische Antworten. In den alten Versionen steigst du über Extras und Abwesenheitsassistent ein.
Um über die App die Abwesenheitsnotiz für Android und iOS zu erstellen, gehst du in die Outlook-App und öffnest auf deinem Foto-Icon über das Zahnradsymbol Einstellungen dein Office 365-Konto. Dort findest du unter den Kontoeinstellungen die Automatische Antworten, wo du auf der Folgeseite den Regler nach rechts schieben musst.
Danach musst du entscheiden, wem du antworten willst. Du kannst wählen zwischen Allen antworten und Nur meiner Organisation antworten. Dann trägst du deinen Text ein und bestätigst mit Fertig.
Es gibt keine Vorschrift oder Norm für einen bestimmten Text. Diesen kannst du frei wählen oder er wird von deinem Unternehmen womöglich vorgegeben. Wichtig ist, dass die Nachricht eine höfliche Begrüßung sowie einen Hinweis auf den Abwesenheitszeitraum enthält. Dazu gehört üblicherweise der Hinweis auf deine Vertretung. In international tätigen Unternehmen empfiehlt sich der Text zusätzlich auf Englisch. Wenn du Sachbearbeiter für ein bestimmtes Land bist, macht es natürlich Sinn, den Text noch in der jeweiligen Landessprache (Chinesisch, Russisch oder Ähnliches) hinzuzufügen.
Ein Standardtext, der praktisch immer passt, wäre beispielsweise:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom (Datum) bis (Datum) im Urlaub und ab dem (Datum) wieder für Sie erreichbar.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Name), (Abteilung), (Durchwahl), (E-Mail).
Mit freundlichen Grüßen
(Deine Unterschrift)
Wahlweise fügst du einen Hinweis darüber ein, dass die E-Mails nicht gelesen werden/nicht weitergeleitet werden/erst nach deiner Rückkehr gelesen werden.
Noch kürzer, aber genauso effektiv wäre auch folgendes Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin leider vom (Datum) bis (Datum) nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder ab (Datum). Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Mit freundlichen Grüßen
(Deine Unterschrift)
Aber Vorsicht: Ein solcher Text kommt eher innerhalb der Firma und bei kürzeren Ausfallzeiten zum Tragen, wenn du den Grund für deine Abwesenheit nicht angeben willst (beispielsweise ein Notfall). Ansonsten ist der Text ohne Vertretungsangabe nicht hilfreich und daher nicht für Kunden geeignet.
Hier kannst du noch beachten, ob du auf British English mit „Dear sirs“ oder American English mit „Gentlemen“ beginnst, da im Schriftverkehr Unterschiede bei Anrede und Gruß bestehen. Ganz häufig, um beiden Varianten gerecht zu werden, lässt man allerdings auch Anrede und Grußformel einfach weg.
Beispielsweise könntest du folgenden Text schreiben:
Thank you for your E-Mail. I will be out of office from (Datum) – (Datum) and will be back on (Datum). Your E-Mail will not be forwarded. In urgent cases please contact: (Name, Email, Telefon).
Sicherlich kannst du auch viele lustige Abwesenheitsnotizen, gerne untermalt mit witzigen Cartoons, verwenden. Aber in den meisten Fällen ist das nicht empfehlenswert. Beispielsweise für eine kreative Medienagentur wäre es verständlich, aber bei einem Wirtschaftsprüfer oder Anwalt kommt eine solche Nachricht eher unseriös rüber. Verwende witzige Sprüche in diesem Fall also nur, wenn es zu deinem Image und deinem Unternehmen passt.
Du kannst die automatische Antwort in Oultook ganz einfach wieder deaktivieren. Wenn du eine Abwesenheitsnotiz aktiviert hast, zeigt dir Outlook an, dass du automatische Anworten verschickst. Wenn du diese deaktivieren willst, musst du lediglich auf den Button deaktivieren klicken und dein Konto verschickt keine automatischen Antworten mehr.
Wie du gesehen hast, ist das Einrichten der Abwesenheitsnotizen nicht besonders kompliziert und sogar bei alten Versionen und Outlook und ohne Exchange-Server möglich. Außerdem kannst du sie auf allen mobilen Endgeräten einrichten. Falls du Hilfe dabei brauchst, findest du Hinweise auf den Microsoft Support-Seiten im Outlook-Hilfecenter. Das Einrichten selbst ist nicht sehr schwierig, du musst allerdings auch auf die Inhalte achten. Sei höflich und gib dem Kunden Hilfestellung. Wann bist du wieder erreichbar? An wen kann er sich im Notfall wenden? Große Firmen überlassen hier nichts dem Zufall, sondern geben einheitliche Texte vor, die verwendet werden müssen.
Dabei werden auch internationale Kunden entsprechend berücksichtigt. Entweder durch eine zusätzliche Angabe auf Englisch oder einer Landessprache der vom Sachbearbeiter betreuten Kunden. Bei der Verwendung solltest du allerdings darauf achten, dass du auch mit einer korrekten Übersetzung arbeitest, damit es professionell aussieht. Apropos professionell: verzichte lieber auf lustige Sprüche, die den Kunden zwar erheitern, aber unseriös wirken.
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