Das perfekte Mitarbeitergespräch

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1. Warum Mitarbeitergespräche?

Regelmäßige Gespräche zwischen Chef und Mitarbeiter sind im heutigen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bieten sich perfekt an, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter kennenzulernen, zu lenken und so das Beste aus jedem herauszuholen.

Die Angst vor dem Unbekannten macht Arbeitnehmer vor dem Gespräch oft nervös. Deshalb hilft es zu wissen, aus welchen Gründen Mitarbeitergespräche geführt werden. Man unterscheidet grob zwischen fünf Gesprächsarten:

1. Das Anerkennungsgespräch:

Anlass: Ein Mitarbeiter verdient eine Anerkennung durch außerordentliche Leistungen.
Ziel: Motivation und Bestätigung des Mitarbeiters durch eine positive Rückmeldung.

2. Das Kritikgespräch

Anlass: Ein Mitarbeiter verhielt sich in verschiedenen Situationen nicht richtig.
Ziel: Die Einsicht für falsches Verhalten wecken und so zu besseren Leistungen ermutigen.

3. Das Beurteilungsgespräch

Anlass: Die Leistung eines Mitarbeiters wird beurteilt.
Ziel: Klarheit über Arbeitsziele und Leistung schaffen, sowie für spätere Aufgaben motivieren.

4. Das Unterweisungsgespräch

Anlass: Ein neuer Mitarbeiter soll eingearbeitet werden.
Ziel: Klarheit und Motivation für neue Aufgabengebiete schaffen.

5. Das Delegationsgespräch

Anlass: Ein Mitarbeiter soll eine ganz bestimmte Aufgabe übernehmen.
Ziel: Einweisung und Motivation für die delegierte Aufgabe.

Selbst bei einem Kritikgespräch ist das Ziel immer, Leistung und Stimmung im Unternehmen zu verbessern. Ein Mitarbeitergespräch ist also nicht nur für den Arbeitgeber von Vorteil, sondern auch für den Mitarbeiter.

Vorteile für den Mitarbeiter

• Möglichkeit, Probleme anzusprechen und zu klären
• Möglichkeit Feedback zu äußern
• Chance auf Anerkennung
• Sicherheit durch Klarheit
• Verbesserungsmöglichkeiten durch ehrliches Feedback

Vorteile für den Arbeitgeber

• Vereinbarung von Leistungszielen
• Stärken des Mitarbeiters kennenlernen und effektiv nutzen
• Klärung von Missverständnissen
• Wünsche des Mitarbeiters erfahren

Kurz gesagt: Mitarbeitergespräche sind eine große Chance für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und sollten genutzt werden!

2. Vor dem Gespräch: Wie kann ich mich darauf vorbereiten?

Ob Chef oder Mitarbeiter: Um ein Mitarbeitergespräch richtig nutzen zu können, braucht es eine gute Vorbereitung. Wichtig ist, bereits vor dem Gespräch für klare Erwartungen zu sorgen. Vorab sollten beide Parteien wissen, worum es an dem vereinbarten Termin geht. Dadurch hat jeder die Möglichkeit sich optimal vorzubereiten. Und nur so schafft man Unsicherheiten aus dem Weg und kann sich während dem Gespräch auf die wichtigen Punkte konzentrieren.

Aus Arbeitgebersicht

Das Hauptziel des Gesprächs ist die Motivation des Mitarbeiters. Egal zu welchem Zweck das Gespräch stattfindet, der Mitarbeiter sollte den Raum mit erhobenem Kopf verlassen können. Um das zu erreichen, sollte man klare Aussagen treffen und sich auf gleicher Augenhöhe begegnen.

Bevor du mit der Planung des Mitarbeitergespräches beginnst, sollten alle wichtigen Informationen zusammengetragen werden. Das heißt: Personalakte, Arbeitsvertrag, Beurteilungen und Protokolle vorheriger Gespräche.

Bei der Vorbereitung solltest du folgende Punkte beachten.

Planung von Ort, Dauer und Zeitpunkt:

• Vereinbare den Termin mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Gespräch mit deinem Mitarbeiter.
• Finde einen passenden Ort für das Gespräch.
• Rechne ausreichend Zeit (ca. 60 Minuten) für das Gespräch ein.
• Sorge dafür, dass das Gespräch ohne Störung durchgeführt werden kann.

Planung des Gesprächsinhaltes:

• Informiere deinen Mitarbeiter vor dem Gespräch darüber, worum es an dem Termin geht. Das schafft Vertrauen und ermöglicht dem Mitarbeiter, sich gleichwertig auf das Gespräch vorzubereiten.

Diese Fragestellungen helfen bei der Vorbereitung auf den Gesprächsinhalt:

• Zu welchem Zweck findet das Gespräch statt? Mit welchem Ziel?
• Wie gut hat der Mitarbeiter seine Aufgaben seit dem letzten Treffen übernommen?
• Welche Stärken und Schwächen hat dein Mitarbeiter?
• Was erwartest du in Zukunft von deinem Mitarbeiter?
• Wie kann dein Mitarbeiter dazu beitragen, die gesteckten Ziele zu erreichen?

Planung des Gesprächsablaufes:

• Überlege dir, in welcher Reihenfolge du welche Themenpunkte ansprichst. Genaueres zum Gesprächsablauf erfährst du unter Punkt 3.

Aus Arbeitnehmersicht

Für den Arbeitnehmer ist es unwichtig, sich bei der Vorbereitung Gedanken über den Gesprächsablauf zu machen. Das ist die Aufgabe des Arbeitgebers. Vielmehr sollte man sich darüber klar werden, was seit dem letzten Mitarbeitergespräch passiert ist und was man dem Vorgesetzten vermitteln möchte. Denn das Gespräch bietet die Möglichkeit, über den eigenen Standpunkt, Ziele und Perspektiven zu sprechen.

Vor dem Gespräch solltest du Antworten auf diese Fragen finden:

• Aus welchen Gründen findet das Gespräch statt? Um welche Art von Mitarbeitergespräch handelt es sich?
• Wurden Vereinbarungen innerhalb des letzten Gesprächs getroffen? Wenn ja, wurden sie eingehalten?
• Gibt es Punkte, die du gerne ansprechen würdest? Möchtest du vielleicht Erfahrungen im Ausland sammeln und an bestimmten Projekten beteiligt sein? Warum solltest du hier unterstützt werden?
• Möchtest du dich weiterbilden? Welche Weiterbildungsmaßnahmen hast du ins Auge gefasst?
• Bist du zufrieden mit deiner Arbeit? Bist du eventuell über- oder unterfordert?
• Wo liegen deine Stärken und Schwächen?
• Was stellst du dir für deine Zukunft innerhalb des Unternehmens vor? Möchtest du auf der Karriereleiter aufsteigen?

3. Mitarbeitergespräch: Wie schätze ich mich selbst ein?

Die Mitarbeitergespräch Selbsteinschätzung ist ein wichtiger Teil der Leistungsbeurteilung, auf die man sich vorbereiten kann und sollte. Dabei hilft der Blick auf das letzte Mitarbeitergespräch: Konnte seit diesem Zeitpunkt die Leistung gesteigert werden? Wurden vereinbarte Ziele tatsächlich erreicht?

Wer diese Fragen positiv beantworten kann, hat eine gute Basis für seine Selbsteinschätzung. Sie sind zudem eine Grundlage, um Auskunft zu geben, welche Aufgaben wie gemeistert wurden, bzw., in welchen Bereichen man noch Verbesserungspotenzial sieht. Auch die Unterstützung, die man sich vom Chef wünscht, kann man aus dieser Entwicklung ableiten. Die Selbstbeurteilung verdient immer große Aufmerksamkeit: Sie stellt sicher, dass die Mühe und der geleistete Arbeitseinsatz von den Vorgesetzten auch bemerkt werden.

4. Während dem Gespräch: Der Gesprächsablauf

Natürlich verläuft jedes Mitarbeitergespräch unterschiedlich. Grundsätzlich lässt sich der Ablauf aber in mehrere Phasen unterteilen. Sie sollen dabei helfen, den roten Faden beizubehalten und so für ein rundes Gespräch zu sorgen.

Phase 1: Gesprächseinstieg

• Begrüßung
• Gesprächseinstieg durch Small-Talk
• Mitarbeiter wird über den groben Gesprächsablauf informiert

Phase 2: Feedback

• Welche Aufgaben und Ziele hatte der Mitarbeiter?
• Wie gut wurden diese erledigt bzw. erreicht?
• Was lief gut?
• Was hätte besser laufen müssen?
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit sich selbst, seinem Umfeld und der Situation?

Phase 3: Planung

• Was sollte beibehalten werden?
• Was sollte sich verbessern?
• Welche Aufgaben kommen hinzu und welche fallen weg?
• Welche Ziele sollen vom Mitarbeiter erreicht werden?
• Wie kann sich der Mitarbeiter weiterentwickeln?

Phase 4: Zukunft

• Welche Wünsche hat der Mitarbeiter für die Zukunft?
• Wo sieht er sich in x Jahren?
• Was wünscht er sich vom Arbeitgeber?
• Wo sieht der Arbeitgeber den Mitarbeiter in Zukunft?

Phase 5: Gesprächsabschluss

• Gesprächsergebnisse zusammenfassen
• Vereinbarungen festlegen
• Gibt es noch weitere Themen, die der Mitarbeiter ansprechen möchte?
• Positive Verabschiedung

Die richtige Wortwahl und eine angenehme Körpersprache spielen während dem Gespräch auch eine große Rolle. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag über Körpersprache.

5. Nach dem Gespräch: Und jetzt?

Fast genauso wichtig wie die Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist auch die Nachbereitung. Das heißt, beide Gesprächspartner sollten das Gespräch reflektieren und Antworten auf folgende Fragen finden:

• Wurden alle wichtigen Themen besprochen?
• Bist du mit dem Gesprächsverlauf zufrieden?
• Was würdest du beim nächsten Gespräch anders machen?
• Hast du deine Erwartungen klar kommuniziert?

Besteht nach dem Treffen nach wie vor Gesprächsbedarf, sollte möglichst schnell ein zweiter Termin vereinbart werden.

Vereinbarungen und Ziele festhalten

Am Ende eines alljährlichen Beurteilungsgesprächs ist eine schriftliche Zielvereinbarung üblich.

Die Zielvereinbarung wird von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam erarbeitet und unterschrieben. Spätestens beim nächsten Mitarbeitergespräch kann dann geprüft werden, ob die Ziele umgesetzt und die Vereinbarungen eingehalten wurden. Es gilt: Je konkreter die Zielformulierung, desto besser lassen sich später Erfolge und Misserfolge messen.

Diese Vorteile hat eine schriftliche Zielvereinbarung:

• Ermöglicht es problemlos über Ziele zu diskutieren
• Sorgt für Sicherheit und Orientierung
• Schafft Klarheit über Vereinbarungen und Ziele

6. Feedback richtig geben und erhalten

Warum ist Feedback eigentlich so wichtig? Wir selbst haben in der Regel häufig eine andere Sicht auf die Dinge, die wir tun. Das Selbstbild weicht somit meist stark vom Fremdbild ab. Damit wir das Fremdbild besser verstehen können, ist es wichtig, dass Feedback gegeben und angenommen wird.

Fälschlicherweise wird Feedback oft mit Kritik gleichgesetzt. Eine konstruktive Rückmeldung kann dabei helfen, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und Missverständnisse aus der Welt zu schaffen.

Auf folgende Punkte solltest du dabei achten:

Feedback richtig geben

• Begründe dein Feedback mit konkreten Situationen und Beispielen. So kann der Gesprächspartner besser nachvollziehen was gemeint ist.‍
• Formuliere Feedback aus der eigenen Empfindung heraus. Am Besten im subjektiv sprechen. „Ich hatte das Gefühl, dass…“‍
• Formuliere Verbesserungsvorschläge. Nach einem negativen Feedback sollte ein Verbesserungsvorschlag folgen.‍
• Packe dein negatives Feedback zwischen zwei positive Rückmeldungen. Die sogenannte Sandwich-Methode hilft, negatives Feedback sanfter zu formulieren. Wende diese Methode lieber selten an. Denn der Zuhörer versteht schnell, was sie bezwecken soll.‍
• Formuliere immer konstruktiv und ehrlich.

Feedback richtig annehmen

• Lass deinen Gesprächspartner ausreden. Danach kannst du das Feedback auf dich wirken lassen, bevor du dich dazu äußerst.‍
• Vermeide voreilige Rechtfertigungen. Und denke daran, dass das Selbstbild oft vom Fremdbild abweicht. Versuche immer zuerst zu verstehen, warum diese Aussage getroffen wurde.‍
• Bei Unsicherheiten nachhaken. Es ist wichtig, Missverständnissen aus dem Weg zu gehen. Wenn du unsicher bist, lieber nochmal nachfragen.

7. Ist das Mitarbeitergespräch eine praktische Grundlage für erfolgreiche Führungsarbeit?

Mitarbeitergespräche sind ein wertvolles Instrument, um die Motivation zu steigern und um Vertrauen aufzubauen. Sie bieten nicht nur dem Unternehmen und den Führungskräften, sondern auch den Mitarbeitern selbst Vorteile. Aufgaben und Ziele lassen sich besser kommunizieren. Das Arbeitsklima profitiert erwiesenermaßen; ebenso die partnerschaftliche Zusammenarbeit in einer offenen Unternehmenskultur. Zielvereinbarungen im Mitarbeitergespräch erhöhen das Leistungsbewusstsein. Auch die Mitarbeiterbindung und Beziehung zwischen Mitarbeitern und Führungskräften profitiert.
Das Mitarbeitergespräch informiert zudem über Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten und kann Mitarbeitern neue Perspektiven eröffnen. Es ist zugleich so etwas wie ein Frühwarnsystem, das Konflikte und Negativtrends zeitgerecht aufspürt.

8. Fazit

Mitarbeitergespräche sollten nicht unterschätzt werden. Weder vom Arbeitgeber, noch vom Arbeitnehmer. Mit einer guten Vor- und Nachbereitung sorgst du für Klarheit und eine gute Stimmung im Team. Nicht umsonst wird das Mitarbeitergespräch als eines der wichtigsten Führungsinstrumente beschrieben.

Natürlich solltest du immer im Hinterkopf behalten, dass auch bei einer optimalen Vorbereitung Dinge schief gehen können. Schließlich treffen hier zwei Menschen aufeinander, die das Gespräch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Es ist also wichtig, möglichst unvoreingenommen in das Gespräch zu gehen und zu versuchen, die Position des Gegenübers zu verstehen.

Dem Anderen zu vermitteln, dass einem etwas an dem Gespräch liegt, ist wahrscheinlich am Wichtigsten. Und dieses Gefühl vermittelst du am Besten durch eine gute Vorbereitung.

Alles Wichtige haben wir für dich in einem Video zusammengefasst: