Der ultimative Guide zur Kassenbonpflicht 2020

Was besagt die Kassenbonpflicht?

Die Belegausgabenpflicht 2020 besagt, dass für jede erfolgte Transaktion die Vergabe einer Transaktionsnummer notwendig ist. Die Bundesregierung möchte damit das Ziel verfolgen, dass eine nachträgliche Manipulation von digitalen Daten nicht mehr möglich ist. Unterstützt wird dies durch eine Protokollierung, die jegliche Änderungen von Daten sichtbar macht. Mit der Eingabe von Daten beginnt zeitgleich auch diese Protokollierung.

Du wirst dir jetzt sicher denken, dass dieses Vorgehen sicherlich gut ist. Aber warum muss dann zusätzlich zu dieser Protokollierung auch noch jeder Kunden einen Kassenbon erhalten? Die Bundesregierung ist aber der Meinung, dass die Kassenbonpflicht 2020 trotzdem noch zusätzlich erforderlich ist. Es wird damit das Ziel verfolgt, die Transparenz noch weiter zu verstärken. Auf dem Kassenbon werden zusätzliche Daten aufgedruckt. Vergleicht man damit den Bon mit den Aufzeichnungen deiner Software für die Kasse, sind damit mögliche Manipulationen an der Kassensoftware festzustellen.

§ 146a AO und der KassenSichV – die rechtliche Grundlage der Kassenbonpflicht 

In der Regelung des Paragrafen 146a der Abgabenordnung ist beschrieben;

 
• Was ein Elektronische Aufzeichnungssysteme ist
 
• Welche Pflichtbestandteile einer Transaktion enthalten muss
 
• Die Anforderungen an die Speicherung der Grundaufzeichnungen
 
• Was eine Einheitliche digitale Schnittstelle ist
 
• Die Anforderungen an die technische Sicherungseinrichtung
 
• Die Anforderungen an den Beleg
 
• Geltenden Sicherheitsrichtlinien zur Zertifizierung
 
• Zeitpunkt des Inkrafttretens der Regelung

Welcher Sinn steckt hinter der Kassenbonpflicht 2020?

Auf den ersten Blick ist die Kassenbonpflicht für viele völlig unnötig. Doch der Grund für deren Einführung hat durchaus einen einleuchtenden Hintergrund. Mit ihr soll verhindert werden, dass zu viel Steuerhinterziehung betrieben wird. Die Bundesregierung möchte mit der Bonpflicht 2020 das Ziel verfolgen, dass eine nachträgliche Manipulation von digitalen Daten nicht mehr möglich ist.

Wer ist von der Bonpflicht betroffen?

Von der seit 01.01.2020 geltenden Kassenbonpflicht, oft auch als Belegausgabepflicht bezeichnet, sind alle Unternehmer betroffen, welche ein elektronisches Kassensystem haben. Das bedeutet, dass du mit einem solchen System dieser neuen Regelung unterliegst. Egal ob du in der Gastronomie, im Handwerk, im Einzelhandel oder Bereich Dienstleistung tätig bist. Arbeitest du noch mit einer offenen Ladenkasse, dann gilt die neue Bonpflicht nicht für dich.

Gibt es Ausnahmen für die Belegausgabepflicht?

Prinzipiell kannst du eine Ausnahme für die Belegausgabepflicht beantragen. Dies gilt vor allem für Händler, die Waren an eine Vielzahl von Kunden verkaufen, die nicht bekannt sind. In diesem Fall kannst du aus Gründen der Unzumutbarkeit bei der Finanzbehörde eine Ausnahme beantragen. Diese kann aber nach aktuellem Stand frei darüber entscheiden. Eine genaue Richtlinie gibt es derzeit nicht. Wichtig ist für dich, dass eine sachliche oder persönliche Härte klar zu erkennen ist. Aber nicht zu früh freuen. Zusätzliche Kosten, die dir aus der Kassenbonpflicht entstehen, gelten nicht als sachliche Härte. Aufgrund der vielen Beschwerden aus dem Kreis der Betroffenen wird derzeit innerhalb der Regierung über weitere mögliche Ausnahmen beraten.

Rechtliche Grundlage für die Befreiung der Belegausgabepflicht

Für die Finanzbehörden gibt es durchaus rechtliche Grundlagen für die Erteilung einer Befreiung. § 146a Absatz 2 AO sieht vor, dass beim oben genannten Fall mit vielen unbekannten Kunden nach § 148 AO aus Gründen der Unzumutbarkeit eine Befreiung möglich ist. Für einzelne Fälle, aber auch für Fallgruppen ist eine Befreiung möglich. Doch dafür müssen weitere Voraussetzungen gegeben sein. Bringt die Einhaltung der in den Steuergesetzen vorgeschriebenen Pflichten in Bezug auf

 
• Aufzeichnung,
 
• Aufbewahrung und
 
• Buchführung

bestimmte Härten mit sich, ist eine Befreiung möglich. Deine Besteuerung durch die Erleichterung darf allerdings nicht beeinträchtigt werden. Du musst aber bedenken, dass dich eine Befreiung der Belegausgabepflicht nicht davon befreit, den Anspruch eines Kunden auf eine Quittung zu missachten. Überdies ist es wichtig, dass deine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung durch eine Befreiung keine Einschränkung erfährt.

Anleitung zur Beantragung einer Befreiung der Belegausgabepflicht

Der Antrag für eine Befreiung der Belegausgabepflicht musst du an das für dich zuständige Finanzamt schickt. Der Antrag dafür muss schriftlich erfolgen. Dazu gehst du wie folgt vor.

 
• Anschreiben an das zuständige Finanzamt mit deinen Geschäftsdaten (Name Unternehmen, Anschrift)
 
• Kennzeichnung des Schreibens mit „Antrag zur Befreiung der Belegausgabepflicht“
 
• Anschließend Formulierung der Befreiung und eine verständliche und nachvollziehbare Begründung.
 
• Schriftlichen Antrag mit Unterschrift versehen

Der Antrag kann formlos von dir, aber auch von deinem Steuerberater eingereicht werden. Dann heißt es für dich, auf die Entscheidung vom Finanzamt zu warten. Wird dieser abgelehnt, hast du danach noch ein Rechtsbehelfs- oder Widerspruchsrecht gegen den Bescheid der Ablehnung.

Welche Pflichtangaben müssen auf einem Kassenbeleg stehen?

Bist du nicht von der Bonpflicht 2020 befreit, musst du dafür sorgen, dass auf deinem Kassenbon alle wichtigen Informationen enthalten sind. Auch in diesem Fall gibt es Vorschriften, welche du genau beachten musst. Alle verpflichtenden Informationen auf dem Kassenbon für dich auf einen Blick.

 
• Auf dem Kassenbon muss der Name und die Anschrift von deinem Unternehmen stehen.
 
• Der Kassenbon muss zeigen, an welchem Tag der Beleg erstellt wurde. Überdies müssen der Beginn und das Ende des Vorgangs aufgeführt sein.
 
• Anzugeben ist, welches Produkt verkauft wurde und in welcher Menge.
 
• Unbedingt aufgeführt werden muss die Transaktionsnummer. Hier handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, die eindeutig der jeweiligen Transaktion zugeordnet werden kann.
 
• Der Beleg musst den Rechnungsbetrag und den jeweiligen Steuersatz enthalten.
 
• Mit der Einführung der Belegausgabepflicht 2020 ist es auch erforderlich, dass der Beleg die Seriennummer von deinem Kassensystem oder von deinem Sicherheitsmodul enthält.
 
• Weitere verpflichtende Informationen auf dem Beleg sind der Betrag je nach Zahlungsart, der Signaturzähler und der Prüfwert.

Welche Alternativen zu klassischen Kassenzetteln gibt es?

Die neue Regelung für die Kassensicherheitsverordnung lässt auch die Option offen, dass du nicht jeden Kassenzettel ausdrucken musst. Ist es dir technisch möglich, kannst du deine Kassenzettel an den Kunden auch elektronisch übermitteln. Es gibt hier zwar schon einige Alternative. Doch gerade für kleinere Beträge, beispielsweise beim Bäcker, ist dies leider flächendeckend noch nicht möglich. Die Voraussetzung für die elektronische Übermittlung ist, dass du diesen Beleg unmittelbar zur Verfügung stellst und auch die Signierung bereits abgeschlossen ist.

Mit welchen Konsequenzen muss man bei einer Nichteinhaltung der Belegausgabepflicht rechnen?

Bezüglich zu erwartender Konsequenzen bei Nichteinhaltung der neuen Belegausgabepflicht kannst du erst einmal teilweise beruhigt sein. Das Bundesministerium der Finanzen, kurz BMF genannt, hat im November letzten Jahres mitgeteilt, dass auf eine Verhängung von Bußgeldern erst einmal verzichtet wird. Das bedeutet aber nicht, dass du die Belegausgabepflicht deshalb gänzlich missachten kannst. Vielmehr kann es als Anzeichen gewertet werden, dass du bei Nichteinhaltung das Ziel verfolgst, deinen Aufzeichnungspflichten nicht nachzukommen.

Es ist durchaus möglich, dass du einen Testkäufer in deinem Betrieb hast. Und händigst du diesem keinen Beleg aus, kann dies Folgen für dich haben. Wie erwähnt zwar nicht in Form von einem Bußgeld, aber mit anderen Unannehmlichkeiten. Diese können beispielsweise vermehrte Betriebsprüfungen, welche dann sehr genau ausfallen. Es kann auch die Möglichkeit bestehen, dass das Finanzamt bei dir eine Umsatzschätzung durchführt. In der Regel ist diese sehr häufig mit Steuernachzahlungen verbunden. Das kann für dich dann durchaus finanziell schmerzhaft werden.

Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Mit der Einführung der Kassenbonpflicht 2020 und der Belegausgabepflicht 2020 tritt für dich noch eine weitere Neuerung in Kraft. Es handelt sich hier um die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE genannt. Diese Einrichtung verfolgt das Ziel, die Manipulation von Kassendaten zu verhindern. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik BSI hat dafür technische Richtlinien erlassen. Als Beispiele können hier die Richtlinien BSI TR-0353 und BSI TR-03116 genannt werden. Diese Richtlinie legen die Architektur der einzelnen Bestandteile fest. Um zertifiziert zu werden, müssen die Einrichtungen genau diesen Vorgaben entsprechen.

Meldepflicht der Kassen beim Finanzamt

Jede Kasse mit der technischen Sicherheitseinrichtung unterliegt auch fortan der Meldepflicht. Das bedeutet, ab dem Moment, ab dem du ein Kassensystem mit TSE nutzt, muss dies dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Diese Meldung muss unmittelbar nach Verwendung oder Umrüstung von TSE erfolgen.

Was müssen Geschäfte beachten, die bereits mit einer Registrierkasse arbeiten?

Auch mit Einführung der Belegausgabepflicht besteht für dich keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Arbeitest du aber bereits mit einer solchen, dann muss diese auch bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Dies gilt nun ganz besonders seit Beginn dieses Jahres. Du musst wissen, dass jederzeit das zuständige Finanzamt unangemeldet bei dir vorbeischauen kann und deine Kasse überprüfen darf. Bereits seit dem Jahr 2017 besteht für dich die Pflicht, dass du die Grundsätze der GoBD beachten musst. Es bestehen folgende gesetzlichen Anforderungen an dein Kassensystem.

 
• Kassenbuch mit Darstellung der einzelnen Positionen und Zahlungsart
 
• Aufbewahrung von Z-Bons die fortlaufend nummeriert sind
 
• Übersicht von Kassenentnahmen, Retouren und Stornierungen
 
• Gesamtsumme aller Brutto-Einnahmen muss abrufbar sein
 
• Aufbewahrung der originalen Belege
 
• Nach jeder Änderung müssen Programmabrufe gespeichert werden
 
• Protokolle von allen Übungsspeicherdaten müssen vorliegen
 
• Es müssen Wartungsprotokolle und Bedienungsanleitungen vorliegen

Arten der elektronisches Kassensystem

In den letzten Jahren hat die Auswahl an elektronischen Kassensystem deutlich zugenommen. Dies ist vor allem den ständigen neuen rechtlichen Richtlinien und Anforderungen geschuldet. Doch welche elektronischen Kassensysteme gibt es überhaupt?

Was müssen Geschäfte beachten, die noch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten?

Wie bereits erwähnt, besteht keine Pflicht für die Führung einer elektronischen Registrierkasse. Du kannst also auch weiterhin mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Offene Ladenkassen werden oft auch als Barkassen bezeichnet. Sie werden ohne jegliche Art von technischer Unterstützung geführt. Selbst wenn du deine Kasse in Form einer Zigarrenkiste unter der Theke führst, handelt es sich um eine offene Ladenkasse. Allerdings musst bei Verwendung der offenen Ladenkasse darauf achten, dass du diese Kasse auch finanzamt-konform führst und die bestimmte Vorschriften beachtest.

 
• Es muss täglich ein Kassenbericht erstellt werden.
 
• Die Ladenkasse muss für einen Prüfer jederzeit lesbar und auswertbar sein.
 
• Im Rahmen der Zumutbarkeit und nach den Grundsätzen der GoBD müssen Einzelaufzeichnungen erfolgen. Diese können handschriftlich vorgenommen werden.
 
• Beim Tagesabschluss muss zwischen dem retograden und progressiven Kassenbericht unterschieden werden.

Was ist bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu tun?

Wie bei der Registrierkasse, so hat das Finanzamt auch bei der offenen Kasse das Recht, diese jederzeit und ohne Vorankündigung zu überprüfen. Dabei musst du vor allem die Punkte Kassenschau, Kassensturz und Kassenbericht beachten.

 
• Was ist eine Kassenschau? Seit dem Januar 2018 ist ein Prüfer vom Finanzamt berechtigt, bei dir eine eine Kassenschau bzw. eine Kassennachschau vorzunehmen. Dies geschieht vor allem in Betrieben, in denen eine recht bargeldintensiver Handel stattfindet. Die kann in einer Bäckerei sein, genauso wie in der Gastronomie, bei Apotheken oder bei Friseuren, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Es ist deshalb ganz wichtig, dass dein Kassenbuch sauber geführt ist und du einen täglichen Kassenbericht erstellst.
 
• Was ist ein Kassensturz? Unter einem Kassensturz versteht man die Zählung vom Kassenbestand, welcher tatsächlich existiert. In der Regel erfolgt der Kassensturz immer zu einem bestimmten Zeitpunkt, meistens am Ende des Geschäftstages. Der Kassensturz ist auch als Maßnahme für die Kassenprüfung zu verstehen.
 
• Was ist ein Kassenbericht? Kassenberichte sind die Grundlage für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Für einen Prüfer vom Finanzamt ist der Kassenbericht immer besonders interessant. Bist du zur Führung von einem Kassenbuch verpflichtet, dann musst du auch einen Kassenbericht erstellen. Im Kassenbericht musst du den täglich ausgezählten Bestand der Kassen auf den Cent genau erfassen. Mithilfe einer Rückrechnung lassen sich aus dem Kassenbericht die Einnahmen des Tages errechnen. Für eine fehlerfreie Führung von Bericht und Buch kannst du ganz einfach unsere kostenlose Kassenbericht Vorlage und zusätzlich auch die Kassenbuch Vorlage zur Hand nehmen!

Beispiel für einen Kassenbericht

Ein Kassenbericht ist sehr wichtig und deshalb musst du auf eine genaue Erstellung achten.

Hier siehst du ein Beispiel für einen korrekten Kassenbericht:

Was sollte man bei der Verwendung von einer Barkasse besonders beachten?

Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, muss immer mit einer strengen Kontrolle rechnen. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, dann wird hier besonders genau darauf geschaut. Wichtig ist deshalb, dass die Regeln für eine ordnungsgemäße Buchführung genau zu beachten sind.

 
• Tagesaktuell müssen alle Einnahmen und Ausgabe genau dokumentiert werden.
 
• Alle Bareinnahmen und Barausgaben müssen durch Belege genau nachweisbar sein.
 
• Es ist sinnvoll ein Zählprotokoll zu erstellen für die Tageseinnahmen. Vor allem dann, wenn weitere Mitarbeiter mit der Barkasse arbeiten.
 
• Die Kassenberichte sind immer zu nummerieren und in chronologischer Reihenfolge aufzubewahren.

Was sind die gängigsten Kassen-Fehler?

Selbst bei Führung von einem Auszählprotokoll passieren immer wieder Kassenfehler. Dies gilt für offenen Ladenkassen gleichermaßen wie für die elektronische Kasse. Die häufigsten Fehler im Überblick.

 
• es treten Fehler bei der Addition auf
 
• Umsätze werden nicht genau, sondern gerundet eingetragen
 
• Hartgeld wird sehr häufig nicht gezählt
 
• die privaten Entnahmen werden nicht tagesaktuell erfasst
 
• der Tagesbericht ist falsch, weil nicht vom Tagesumsatz ausgegangen wird, sondern vom Endbestand des Vortages
 
• am Ende von einem Monat wird das Kassenbuch vom Steuerberater geschrieben
 
• die Z-Bons werden nicht fortlaufend erfasst

Kritik an der Kassenbonpflicht

Die Kassenbonpflicht 2020 stößt bei vielen auf massive Kritik. Im Einzelhandel, vor allem bei Bäckern und auch in der Gastronomie macht sich viel Unmut breit. In erster Linie wird argumentiert, dass dies in Zeiten von Nachhaltigkeit und Umweltschutz völlig über das Ziel hinausschießt. Schätzungen aus dem Handel ergeben, dass jährlich mit einer Länge von rund zwei Millionen Kilometern an Kassenbons zu rechnen ist. Doch auch die Umstellung der Kassen erfordert einigen Aufwand und den täglichen Betrieb deutlich stört. Vom bürokratischen Mehraufwand ganz zu schweigen. Viele kleinere Betriebe sehen gar ihre Existenz bedroht.

Für Umwelt und Verbraucher gut, für den Handel nicht wirklich. Den damit ist die Kassenbonpflicht 2020 mit weiteren Kosten für eine Umstellung verbunden. Nicht jeder kann sich das leisten und die Gefahr, dass immer mehr kleine Geschäfte von der Bildfläche verschwinden, ist sehr hoch.

Aber nicht nur aus dem Einzelhandel gibt es Kritik. Auch die Verbraucher sehen hier kein Verständnis, wenn es für den Kauf einem Brötchen einen Bon gibt. Sie sind vielmehr der Meinung, dass man den „richtigen“ Steuerhinterziehern auf den Pelz rücken soll. In den sozialen Medien finden sich immer mehr Bildbeiträge, welchen den Berg von Bons am Ende eines Tages dokumentieren.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Kassenbonpflicht 2020

Wie müssen Trinkgelder behandelt werden?

Trinkgelder müssen nach der Einführung der Kassenbonpflicht 2020 wie alle Auszahlungen durch das TSE elektronisch erfasst werden.

Ist eine Internetverbindung nötig, um eine Kasse mit TSE zu betreiben?

Dies ist nicht zwingend erforderlich. Es gibt bei TSE zwei Arten:

 
• Die TSE-Cloud, für die eine Internetverbindung notwendig ist.
 
• Aber auch die TSE-Hardware, welche beispielsweise mit einem USB-Stick an die Kasse angeschlossen wird.

Was ist, wenn der Kunden keinen Beleg haben möchte?

Laut Auskunft durch das Bundesfinanzministerium ist der Kunde auch nach Einführung der Kassenbonpflicht 2020 nicht dazu verpflichtet, den Kassenbon anzunehmen. Das bleibt dem Kunden allein überlassen. Das befreit den Händler aber nicht vor der Erstellung des Bons.

Was ist, wenn mal eine Kasse ausfällt?

Fällt eine Kasse aus oder funktioniert nicht mehr ordnungsgemäß, dann entbindet dies nicht von der Bonpflicht. In diesem Fall muss der Händler dafür sorgen, dass alles auf einer anderen Registrierkasse erfasst wird. Ist auch dies nicht möglich, so müssen die Belege von Hand erstellt werden.

Wie funktioniert das Meldeverfahren bei Leihgeräten?

Bei einer geliehenen Kassen muss das Gerät ebenfalls dem Finanzamt gemeldet werden. In diesem Fall ist der erste Tag vom Leihvertrag anzugeben.

Muss bei jedem Geschäftsvorgang der Beleg mitgenommen werden?

Der Kunde ist nicht verpflichtet, nach erfolgtem Geschäftsvorgang einen Beleg mitzunehmen. Dies liegt ganz allein in seiner Entscheidungsgewalt. Der Händler kann ihn nicht zwingen, den Beleg in Empfang zu nehmen.

Welche Angaben müssen auf dem Pflichtbeleg stehen?

Ein Kassenbeleg oder ein Kassenbon muss folgende Pflichtangaben enthalten.

 
• Anschrift und Name vom Rechnungssteller
 
• Ausstellungsdatum
 
• Artikelbezeichnung, Menge und Einzelpreis
 
• Gesamtbetrag mit Netto- und Bruttobetrag
 
• Steuersatz der zur Anwendung kam

Wenn jemand keine elektronische Kasse hat, darf er dann handschriftlich eine Quittung ausstellen?

Vom Gesetzgeber ist die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse nicht vorgeschrieben. Arbeit ein Händler mit einer offenen Ladenkasse, besteht keine Verpflichtung zur Ausgabe eines Beleges.

Was bedeutet Kassensturzfähigkeit?

Unter Kassensturzfähigkeit versteht man, dass jederzeit die Möglichkeit gegeben sein muss, den Bestand einer Kassen anhand er geführten Aufzeichnungen auf seine Richtigkeit hin zu prüfen.

Müssen auch mobile Endgeräte, mit denen die Bestellung der Kunden aufgenommen wird, bereits an eine TSE angebunden sein?

Es gilt in diesem Fall eine Unterscheidung zu treffen. Ist es mit dem mobilen Endgeräte offline möglich, ohne eine zentrale Anbindung an eine zentrale Kasse zu betreiben, so gilt es als eigenständiges System für eine Aufzeichnung. In diesem Fall ist die Anbindung an eine TSE notwendig. Handelt es sich nur um ein reines Eingabegerät, ist dies nicht notwendig.

Fazit

Wer eine elektronische Kasse besitzt, für den führt an der Belegausgabepflicht 2020 kein Weg mehr vorbei. Unter ganz bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, eine Ausnahme zu beantragen. Wer keinen Kassenbon ausstellt, muss derzeit noch nicht mit einem Bußgeld rechnen.  Es ist aber zu erwarten, dass hier häufiger sehr genaue Betriebsprüfungen stattfinden. Sollte der Kunden keinen Kassenbon wünschen, so entbindet dies den Händler nicht von der Kassenbonpflicht. Alternativ ist auch eine Versendung des Beleges per App oder E-Mail möglich. Allerdings gibt es dafür zurzeit nur wenige Lösungen, die auch praktikabel sind. Ein Kunde ist nicht verpflichtet, einen Bon anzunehmen. Er kann ihn liegenlassen oder wegwerfen. Beim Kassensystem ist darauf zu achten, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dies gilt vor allem für die Anbindung an eine TSE.